Детальное изучение предметной области

Целью данной работы является анализ предметной области объектом изучения и последующей автоматизации является сеть магазинов детских игрушек «Игрушкино».

Торговая розничная сеть — самостоятельная производственно-хозяйственная единица, обладающая правами юридического лица, продающая продукцию или оказывающая услуги потребителям, имеющая в собственного на правах хозяйственного ведения или оперативного управления обособленное имущество и несущая ответственность по своим обязательствам.

Развитие экономики государства зависит от того, насколько успешно функционируют в ней предприятия всех отраслей и всех форм собственности.

К особенностям розничных торговых сетей в России относятся:

• — многономенклатурность продукции;
• — надежность поставщиков продукции;
• — длительность цикла подготовки к продажам новой продукции;
• — широко развитые производственные связи.

Торговая сеть магазинов «Игрушкино» продает игрушки вот уже больше десяти лет в Кемеровской, Томской и Новосибирской областях.

Сеть магазинов «Игрушкино» — молодая динамично развивающаяся организация, созданная в 2002 году. Первый магазин появился в г. Кемерово, затем Новокузнецк, к 2007 году уже была построена сеть таких магазинов по всей Кемеровской области. Недавно появились магазины в Томске и Новосибирске.

Функции розничной торговой сети «Игрушкино».

К основным функциям розничной торговой сети относятся:

• — покупка товара у проверенных производителей;
• — продажа и поставка товара покупателю;
• — послепродажное обслуживание товара;
• — управление и организация труда персонала в торговой сети;
• — всестороннее развитие и рост объемов производства в торговой сети;
• -уплата налогов, выполнение обязательных и добровольных взносов и платежей в бюджет и другие финансовые органы;
• — соблюдение действующих стандартов, нормативов, государственных законов.

Предприятие самостоятельно осуществляет свою деятельность, распоряжается купленным товаром, полученной прибылью, оставшейся в его распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей.

Основные цели розничной торговой сети Получение максимальной прибыли — это конечная цель любой коммерческой деятельности, которая достигается через определение и реализацию набора целевых установок как тактического, так и стратегического порядка. Ими являются:

• — увеличение объема продаж;
• — достижение более высоких темпов роста;
• — увеличение доли рынка;
• — увеличение прибыли по отношению к вложенному капиталу;
• — увеличение дохода на акцию компании (если это акционерная компания);
• — увеличение рыночной стоимости акций (если это открытое акционерное общество).

Характер данных целевых установок фирмы определен состоянием экономики в целом, тенденциями развития конкретной отрасли, к которой относится деятельность фирмы, а также стадией цикла жизни самой фирмы.

В целом на выбор целей предприятий оказывают влияние, главным образом, следующие факторы:

• — наличие и объем спроса на продукцию;
• — наличие собственных материальных и финансовых ресурсов;
• — уровень рентабельности;
• — капиталоемкость продукции,
• — наличие надежных поставщиков;
• — наличие квалифицированных кадров.

Структура торговой сети магазинов «Игрушкино»:

Организационная структура торговой сети обеспечивает установление отношений подчинения (субординации) и согласования (достижения единого мнения, координации) в деятельности органов, задачей которых является организация продажи товаров.

Множественность элементов торговой сети, представляющей собой комплекс, сложную систему, вызывает необходимость организованного руководства для обеспечения слаженности их действий. В состав органов управления входят лица, выполняющие распорядительные действия, и группы специалистов, обеспечивающие принятие решений и их реализацию путем сбора исходной информации, ее обработки, подготовки проектов решений и контроль за исполнением решений. Пример организационной структуры розничной торговой сети показан на рис.

Организационная структура розничной торговой сети Основные задачи, решаемые подразделениями.

Отдел продаж. Бухгалтерия. Склад. Отдел закупок. Логистика.

Отдел продаж. Отдел разделен на три различных структуры.

Первое звено занимается генерацией потенциальных клиентов. Его задача найти и получить контакты потенциального клиента, который в принципе заинтересован в продуктах и услугах компании.

Второе звено цепи — как правило, называющееся непосредственно «отделом продаж», — принимает уже «теплых» заинтересованных в продуктах и услугах компании клиентов. Здесь сидят более профессиональные менеджеры, задача которых «закрыть сделку», то есть совершить продажу.

Третье звено — отдел по работе с текущими клиентами. Понятно, что в большинстве бизнесов именно здесь скрыты основные деньги. Ведь продать что-то существующему клиенту примерно в 7 раз дешевле и проще чем новому. И именно на повторных продажах текущим клиентам строится стабильный бизнес.

Задача сотрудников данного структурного подразделения грамотно обрабатывать текущих клиентов, максимизируя повторные продажи.

Функции отдела.

• · Увеличение стоимости продаж.
• · Рост числа продаж
• · Расширение и сохранение клиентской базы.
• · Формирование личных и доверительных отношений с клиентами.
• · Расширение известности компании.
• · Создание имиджа компании как надежного поставщика товаров и игрушек на рынок.
• · Качественная подготовка документов.
• · Развитие личностных и профессиональных компетенций работников отдела.

Права.

• · Отделу продаж предоставлено право:
• · Запрашивать от структурных подразделений и сотрудников компании информацию, документацию и материалы, необходимые для выполнения функций отдела продаж.
• · Вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения по совершенствованию деятельности отдела продаж.
• · Права, предоставленные отделу, реализует директор по продажам, а также работники отдела в соответствии с установленными должностными инструкциями.
• · Директор по продажам имеет персональное право:
• · Участвовать в подборе работников отдела на вакантные должности.
• · Вносить предложения по совершенствованию деятельности других подразделений компании.
• · Участвовать в подготовке и согласовании планов и бюджета компании, касающихся деятельности отдела продаж.
• · Давать подчиненным работникам указания, обязательные для исполнения.
• · Присутствовать на совещаниях и участвовать в обсуждении вопросов, входящих в компетенцию отдела.
• · Определять функции и обязанности работников отдела продаж.

Ответственность.

• · Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим Положением, несет начальник отдела продаж.
• · Начальник отдела продаж несет ответственность за:
• · Невыполнение планов продаж.
• · Несвоевременную и/или некачественную подготовку документов, связанных с деятельностью отдела продаж (небрежное оформление, упущения и ошибки в расчетах, формулировках, исходных данных и др.).
• · Предоставление недостоверных сведений по вопросам, входящим в его компетенцию.
• · Нарушение коммерческой тайны и разглашение конфиденциальной информации о деятельности компании.
• · Несоблюдение работниками отдела трудовой дисциплины.
• · Необеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе и несоблюдение правил пожарной безопасности.
• · Начальник отдела продаж за совершение правонарушений в процессе своей деятельности привлекается к ответственности в порядке, установленном трудовым, административным, уголовным законодательством.
• · Ответственность специалистов отдела продаж устанавливается их должностными инструкциями.

Основные задачи Бухгалтерия.

• § формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности — руководителям, учредителям и собственникам имущества организации, а также внешним — инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;
• § обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
• § предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Торговая розничная сеть «Игрушкино» использует линейную структуру бухгалтерии.

При линейной (иерархической) организации структуры бухгалтерии все работники бухгалтерии получают задания и отчитываются непосредственно перед главным бухгалтером (рисунок). Такая структура бухгалтерии применяется в небольших организациях.

Линейная (иерархическая) организация бухгалтерии.

Склад МЦ и склад готовой продукции На предприятии есть склады МЦ и товаров. На каждом складе производится учет МЦ, товаров, как поступивших, так и отправленных в магазины.

Параметры информационных и материальных потоков Материальные и информационные потоки имеют место как внутри самой торговой сети, так и при её взаимодействии с внешней средой. Так как исследуется торговая сеть, основные внутренние материальные потоки связывают отдел закупок товаров, склады и магазины. Все внутренние материальные потоки дублируются информационными, так как вместе с материалами и продукцией передаются документы и устные сведения.

Внешние материальные потоки связывают организацию как с поставщиками товаров, электроэнергии и воды, так и с оптовыми и розничными покупателями продукции. Данные потоки также дублируются информационными, содержащими информацию о заключенных договорах, выполненных операциях, степени выполнения заказа, поставленных товаров и так далее.

Материальные и информационные потоки между системой и внешней средой представлены на рисунке.

Материальные и информационные потоки между предприятием и внешней средой Материальные потоки:

• 1 — передача ресурсов на предприятие, сопроводительных документов и договоров;
• 2 — передача товаров покупателям.

Информационные потоки:

• 1 — информация о купленных товарах, сведения из сопроводительных документов и договоров;
• 2 — информация о количестве и качестве поставляемой продукции, гарантийном обслуживании, контактных данных, сведения их договоров и т. д.

Модель функционирования торговой сети «Игрушкино» в виде IDEF0-диаграмм.