Проектирование базы данных торговой организации

Курсовая работа ПО Реализация базы данных в СУБД ACCESS

НА ТЕМУ: «Проектирование базы данных торговой организации»

СОДЕРЖАНИЕ Введение

1.Теоритическая часть

1.1 Базы данных и системы управления базами данных

1.2 Типы данных 7

1.3 Безопасность баз данных 8

2. Практическая часть

2.1 Схема данных

2.2 Таблицы

2.3. Формы

2.4 Запросы

2.5 Отчеты Заключение Литература

ВВЕДЕНИЕ

Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. В современном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно, они проникают во все сферы человеческой деятельности.

В разных областях экономики зачастую приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

Продукт корпорации Microsoft — Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые в нем формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

Современные информационные технологии — это методы и средства для сбора, хранения, обработки и получения информации на основе современных средств вычислительной техники.

Составными частями любой информационной системы являются БД и приложение для обработки данных. Появление персональных машин класса Pentium, семейства операционных систем Windows фирмы Microsoft и различного программного обеспечения позволяют автоматизировать ручные операции, вести любые виды работ по накоплению информации, ее обработки и получению различных выходных форм.

В курсовой работе ставится задача — разработать проект базы данных для накопления необходимой информации в организации, создать (наполнить) базу данных. Разработать приложение, позволяющее вести учет, контроль, а так же получать различные выходные документы. База данных должна быть спроектирована с учетом реализации запросов различного типа по получению информации. При проектировании базы данных следует учесть возможность выдачи бумажного отчета.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение теории и создания на практике базы данных в продукте корпорации Microsoft для управления базами данных «Microsoft Access» на тему: «Проектирование базы данных торговой организации» занимающийся реализацией птицы-рыбы.

Задачами курсовой работы являются:

Эффективно изложить информацию.

Обеспечить доступ к информации.

Расширить базу данных новыми данными.

Проверить подлинность информации.

Предотвратить возможные ошибки к доступу базы данных.

Открыть доступ только к той информации, которая необходима для работы.

Открыть возможность редактирования информации только проверенным людям.

Облегчить способ для редактирования информации, а также для предоставления отчетности.

1. ТЕОРИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Базы данных и системы управления базами данных База данных — это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

Это утверждение легко пояснить, если, например, рассмотреть базу данных библиотеки. В ней есть все необходимые сведения об авторах, книгах, читателях и т. д. Доступ к этой базе могут иметь как работники библиотеки, так и читатели, которым необходимо найти какое-либо издание. Но среди них вряд ли найдется такое лицо, которое имеет доступ ко всей базе полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольные изменения. Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.

1.2 Типы данных Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.

Текстовый — тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

Числовой — тип данных для хранения действительных чисел.

Поле Мемо — специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

Дата/время — тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

Денежный — тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.

Счетчик — специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование — для порядковой нумерации записей.

Логический — тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

Гиперссылка — специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.

Мастер подстановок — это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.

1.3 Безопасность баз данных Базы данных — это тоже файлы, но работа с ними отличается от работы с файлами других типов, создаваемых прочими приложениями. Выше мы видели, что всю работу по обслуживанию файловой структуры берет на себя операционная система. Для базы данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подход к сохранению данных.

Базы данных — это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность. Нередко с одной и той же базой работают тысячи людей по всей стране. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего сохранить файлы перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети.

Проблема безопасности баз данных решается тем, что в СУБД для сохранения информации используется двойной подход. В части операций, как обычно, участвует операционная система компьютера, но некоторые операции сохранения происходят в обход операционной системы.

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ Разработать базу данных (БД) «Торговая организация», позволяющую вести:

учет имеющегося товара;

учет покупателей;

учет поставки товара;

Основные требования к БД по функциональному набору:

Требования по учету торговли:

Покупка товаров по видам;

Покупка товаров по датам за определенный срок;

Требования по учету покупателей Данные о поставке продуктов покупателям;

Ассортимент птицы-рыбы;

Отчет покупок по датам;

Отчет покупок по видам Структура базы данных

2.1 Схема данных Схема данных отображает в виде дерева модель данных для страницы доступа к данным. В ней хранятся источники данных, поля и элементы управления страницы. Поскольку список полей не отображает содержимого конкретной страницы, для ознакомления со структурой страницы лучше использовать структуру данных. Можно также выбирать отображаемые в структуре данных объекты, задавать их параметры, определять и редактировать связи между источниками данных, удалять поля и источники данных.

Рис. 1.

Составляющими схемы данных являются три таблицы:

«Номенклатура»

«Поставка товара»

«Покупатели»

2.2 Таблицы Таблицы — это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).Все 3 таблицы я создал в режиме конструктора, во всех таблицах ключевым полем является — КодТовара.

Конструктор таблицы «Номенклатура птицы-рыбы» показан на рис. 2.

Рис. 2.

Таблица «Номенклатура птицы-рыбы» показана на рис. 3 предназначена для отображения всего имеющегося ассортимента который есть у организации.

Рис. 3.

Конструктор таблицы «Покупатели» показан на рис. 3.

Рис4.

Таблица «Покупатели» на рис. 4 показывает список покупателей, которые приобретают товар у нашей торговой организации.

Рис5.

Конструктор таблицы «Поставка товара» показан на рис. 5.

Рис. 6.

Таблица «Поставка товара» на рис. 6 показывает, когда поставлен товар в организацию, его вес, количество и цену.

Рис. 7.

2.3 Формы Если запросы — это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы — это средства для ввода данных. Смысл их тот же — предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков.

Для реализации интерфейса созданы формы.

Главная кнопочная форма была создана в режиме конструктора. На главной форме мною были созданы 4 кнопки с переходами в таблицу «Поставки», в форму «Покупатели», и 2 отчета «Отчет по датам» и «Отчет по видам».

Рис. 8.

Форма «Данные о поставке материалов» была создана в режиме конструктора. В данной форме я создал поля в которых отображается дата поставки, количество и цена наименования товара которые заказывал магазин.

Рис. 9.

Форма «Поставщики» была создана в режиме конструктора. В данной форме я создал поля которые показывают какие магазины приобретают продукцию у нашей организации.

Рис. 10.

Форма «Материалы» была создана в режиме конструктора. В данной форме показаны поля с имеющимся ассортиментом, страны поставщика и его единицей измерения.

Рис. 11.

2.4 Запросы Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Для реализации необходимых функции по ведению базы данных были созданы запросы:

«Покупка покупателями продуктов по видам»

«Покупка товаров по датам за определенный срок»

Запрос «По видам продукции». Запрос «По видам продукции» построен с использованием трех таблиц. Тип запроса — выборка. На его основе формируется таблица, показанная на рис. 10.

Рис. 12.

база данные учет запрос Запрос «Покупка товаров по датам за определенный срок»

Запрос «Покупка товаров по датам за определенный срок» построен с использованием трех таблиц. Тип запроса — выборка. Запрос предназначен для вывода на экран продукции которая поступила в определенный период времени.

В качестве условия для отбора записей определено выражение: Between [Дата начало периода] And [Дата конец периода] - для текущей записи в форме, предназначенной для поиска продукции. Форма для ввода данных показана на рис.

Рис. 13.

Рис. 14.

2.5 Отчеты Отчет — это объект базы данных, который используется для отображения и обобщения данных. С помощью отчетов можно распространять и архивировать мгновенные снимки данных в печатном виде, в виде PDFили XPS-файлов и файлов других форматов.

Отчет «По датам» сформулирован с помощью запроса «Покупка товаров по датам за определенный срок». Предназначен для отображения даты поставки продукции заказчику, в каком количестве и во сколько это обошлось.

Рис. 15.

Рис. 16.

Отчет «По видам продукции» сформулирован с помощью запроса «Покупка покупателями продуктов по видам» для отображения всего ассортимента которая наша организация продала заказчику, в каком количестве, в какой единице измерения и за какую сумму.

Рис. 17.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципа построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов.

Современные информационные системы (ИС), реализующие интеграцию данных, характеризуются огромными объемами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей.

Цель информационной системы — обработка данных об объектах реального мира. В широком смысле база данных — это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению. Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Это возможно сделать, если данные структурированы.

Цель данной курсовой работы была достигнута и задачи выполнены. Рассмотрена теория и создана на практике базы данных «Microsoft Access» на тему: «Проектирование базы данных торговой организации» занимающийся реализацией птицы-рыбы. Данный опыт укрепил мои навыки в разработке базы данных «Microsoft Access» и в будущем помогут в этой сфере.

Задачами курсовой работы были:

Эффективно изложить информацию.

Обеспечен доступ к информации.

База данных расширена новый данными.

Проверена подлинность информации.

Предотвращены возможные ошибки к доступу базы данных.

Открыт доступ только к той информации, которая необходима для работы.

Открыта возможность редактирования информации только проверенным людям.

Упрощен способ для редактирования информации, а также для предоставления отчетности.

ЛИТЕРАТУРА

Бекаревич Ю. Б., Пушкина Н. В., Смирнова Е. Ю. Управление базами данных. СПб.: Изд. СПбГУ, 1999.

Гончаров А. Access 97 в примерах.-С.-Петербург: Питер, 1998.

Горев А., Ахаян Р., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. СПб.: Питер, 1997.

Информатика. Базовый курс /Симонович С.В. и др. — СПб: Издательство «Питер», 2000. — 640с.

Информатика. Учебное пособие /Ломтадзе В.В., Шишкина Л. П. — Иркутск: ИрГТУ, 1999. — 116с.

Информатика. Учебное пособие /Под ред. В. Г. Кирия. — Иркутск: ИрГТУ, 1998 часть 2. — 382с.

Корнелюк В. К., Веккер 3. Е., Зиновьев Н. Б. Access 97. М.: СОЛОН, 1998.

Макарова Н. В. Информатика.- Москва: Финансы и статистика, 1997.

Мари Свонсон. Microsoft Access 97: наглядно и конкретно.-Москва: Microsoft Press, Русская редакция, 1997.

Пасько В. Access97 для пользователя.-Киев: BHV, 1997.

Скотт Баркер. Использование Microsoft Access 97.-Киев-Москва: Диалектика, 1997.