Руководство пользователя. 
Автоматизированная информационная система учета офисной техники

Назначение программы

Программа предназначена для автоматизации деятельности работников АХО юридического агентства «Точка опоры» в части учета техники по рабочим местам организации, учета прихода и списания техники, учета заявок пользователей на ремонт, обслуживание, списание, модернизацию или закупку техники, а также печати выходных документов.

Условия применения

Минимальные необходимые требования для нормального функционирования системы: персональный компьютер на базе процессора Intel Celeron с тактовой частотой 600MHz, 256 МБ оперативной памяти, свободное пространство на жестком диске 10 Гб, VGA-совместимый дисплей (рекомендуется SVGA-дисплей).

Описание задачи

Экранные формы приложения приведены в Приложении Б. Формы выходных документов приложения приведены в Приложении В.

Для загрузки программы следует запустить на выполнение исполняемый файл Office. exe и далее работать с ним в соответствии с данным описанием.

После запуска программы на экране появляется главная форма (рисунок Б.1), из главного меню которой можно получить доступ к любой экранной форме.

Для редактирования данных о подразделениях и рабочих местах, параметрах техники, работниках АХО, производителях, статусах заявки (рисунки Б.5, Б.8 Б.11) следует выбрать соответствующий пункт меню «Справочники» главного меню программы. Далее принципы работы с любой из этих форм одинаковы и соответствуют описанному ниже.

Добавление, удаление или сохранение данных на всех формах производится посредством соответствующих кнопок на формах, снабженных всплывающими подсказками. Для добавления новой записи следует нажать кнопку с изображением «+», после чего появится новая пустая строка в таблице данных на форме. Для изменения данных следует выбрать необходимую строку в таблице и ввести в нее новые значения полей. После добавления или изменения следует нажать кнопку с с изображением дискеты для сохранения введенных данных, либо кнопку с изображением «х» для удаления введенных данных. Для удаления выбранной в таблице на форме записи следует нажать кнопку с изображением «х».

Для того чтобы распечатать данные на форме, следует нажать кнопку с изображением принтера (при ее наличии), после чего на экране появится сформированный отчет в формате MS Excel (рисунки В.1 В.10), который можно либо просто просмотреть, либо отправить на печать.

На главной форме на дереве отображаются подразделения и рабочие места, а также служебные разделы (Временное хранение, Списанная техника и Техника общего пользования). В верхней таблице отображается список техники на выбранном на дереве рабочем месте или в служебном разделе. В нижней таблице отображается список заявок на обслуживание от выбранного на дереве рабочего места.

Вся новая техника появляется в разделе Временное хранение, из которого она может быть перемещена на любое рабочее место. Перемещение техники производится простым перетаскиванием выбранного экземпляра техники мышью по технологии «Drag and Drop».

Инвентарный учет техники ведется на форме, вызываемой при выборе пункта главного меню «Учет -> Учет офисной техники» (рисунок Б.2). На форме «Учет офисной техники» для выбранного вида техники отображается весь список моделей выбранного вида, которы можно при необходимости редактировать. Каждая модель имеет произвольный набор параметров, задаваемых в таблице внизу на той же форме. Для каждой модели техники в организации может быть от 0 и больше экземпляров, которые отображаются в таблице внизу на той же форме. Список экземпляров доступен для добавления и редактирования. Однажды заведенный эземпляр не подлежит последующему удалению из БД системы. При заведении нового экземпляра техники ему автоматически присваивается уникальный инвентарный номер, а сам экземпляр добавляется в раздел Временное хранение на главной форме (см. описание выше). Для каждого экземпляра техники устанавливается дата списания. Экземпляры, дата списания которых наступила, автоматически выделяются красным (если экземпляр не списан) или серым (если экземпляр списан).

На форме «Заявки от подразделений», вызываемой из одноименного пункта главного меню «Учет» (рисунок Б.3), ведется учет заявок на ремонт, обслуживание, списание, модернизацию или закупку техники. Заявка может иметь различный статус. Заявки в работе выделяются белым цветом, а отложенные заявки — зеленым. Данные на форме можно отфильтровать по различным критериям, выбирать которые можно, выделяя их галкой.

При перемещении техники автоматически ведется журнал перемещений, который можно просмотреть для выбранного экземпляра техники на форме «Хроника обслуживания и перемещения техники», вызываемой из одноименного пункта меню «Учет», либо нажатием соответствующей кнопки на главной форме. Жунрал перемещений доступен только для просмотра. Хроника обслуживания может доступна для редактирования, добавления и перемещения.

Входные и выходные данные

Входными данными для системы являются: данные о подразделениях и рабочих местах, параметрах техники, работниках АХО, производителях, статусах заявки, информация о приходах техники, параметрах и информации по поступающей технике, заявки от поразделений.

Выходными данными для системы являются:

перечень рабочих мест;

карточка устройства;

инвентарный лист;

списанная техника;

техника, подлежащая списанию;

перечень заявок за период времени;

перечень приходов за период времени.