Стадия реализации проектных решений

Выбор программного обеспечения для решения поставленной задачи методом анализа иерархии

Из представленных на рынке систем автоматизации документооборота, разработанных в России, выбрал такие, как «БОСС-Референт», «CompanyMedia», «Дело».

Данные взяты из источников:

• · Система автоматизации документооборота «Дело»:
  • Ш http://www.doc-online.ru/software/delo/
  • Ш http://www.docva.ru/docflow/sys_review/8.php
  • Ш http://www.junicsoft.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=23&Itemid=170
• · Система автоматизации документооборота «БОСС-Референт»:
  • Ш http://www.boss-referent.ru/about/
  • Ш http://www.docva.ru/docflow/sys_review/7.php
  • Ш http://www.galaxyit.ru/tax-laws/article_full.php?id=155&id_prev=156&id_next=157
• · Система автоматизации документооборота «CompanyMedia»:
  • Ш http://ru.wikipedia.org/wiki/CompanyMedia
  • Ш http://www.docva.ru/docflow/sys_review/1.php

Критерии оценки с точки зрения разработчика:

• · Затраты на внедрение;
• · Длительность внедрения.

Критерии оценки с точки зрения заказчика:

· Функциональная полнота ТПР;

Таблица 3.1 — Исходные данные.

Таблица 3.2 — Матрица согласованности критериев.

Критерий.	Затраты на внедрение.	Длительность внедрения.	Функциональная полнота ТПР.	Степень интеграции с другими программными средствами.
Затраты на внедрение.		1/3.	1/3.	1/5.	0,39.	0,08.	0,97.
Длительность внедрения.					2,28.	0,47.	0,95.
Функциональная полнота ТПР.		1/3.			1,00.	0,21.	1,11.
Степень интеграции с другими программными средствами.		1/3.			1,14.	0,24.	1,23.
Сумма.	12,00.	2,00.	5,33.	5,20.	4,80.	1,00.	4,26.

(1).

Нормализуем вектор по формуле:

(2).

Вычисляем максимальное собственное число матрицы:

(3).

(4).

Вычисляем индекс согласованности по формуле:

(5).

Значение случайной согласованности (СС) берем из Таблицы 3.3.

Таблица 3.3 — Значения случайной согласованности для матриц разного размера.

СС=0,9.

Отношение согласованности (ОС), дающее представление о верности сделанных суждений, вычисляем по формуле:

(6).

При этом, если:

— матрица, безусловно, согласована;

— согласованность матрицы приемлема;

— согласованность матрицы не приемлема.

— матрица согласована Таблица 3.4 — Матрица согласованности по критерию затраты на внедрение.

Вычислим вектор значений альтернатив по формуле (1):

Нормализуем вектор по формуле (2):

Вычисляем максимальное собственное число матрицы по формуле (3) и (4):

Вычисляем индекс согласованности по формуле (5):

Значение случайной согласованности (СС) берем из таблицы 1.

СС=0,58.

Отношение согласованности (ОС), дающее представление о верности сделанных суждений, вычисляем по формуле (6):

— матрица согласована Таблица 3.5 — Матрица согласованности по критерию длительность внедрения.

Вычислим вектор значений альтернатив по формуле (1):

Нормализуем вектор по формуле (2):

Вычисляем максимальное собственное число матрицы по формуле (3) и (4):

Вычисляем индекс согласованности по формуле (5):

Значение случайной согласованности (СС) берем из Таблицы 1.

СС=0,58.

Отношение согласованности (ОС), дающее представление о верности сделанных суждений, вычисляем по формуле (6):

— матрица согласована Таблица 3.6 — Матрица согласованности по критерию функциональная полнота ТПР.

Альтернативы.	Дело.	CompanyMedia.	БОСС-Референт.
Дело.				2,08.	0,60.	1,00.
CompanyMedia.	1/3.			0,69.	0,20.	1,00.
БОСС-Референт.	1/3.			0,69.	0,20.	1,00.
Сумма.	1,67.	5,00.	5,00.	3,47.	1,00.	3,00.

Вычислим вектор значений альтернатив по формуле (1):

Нормализуем вектор по формуле (2):

Вычисляем максимальное собственное число матрицы по формуле (3) и (4):

Вычисляем индекс согласованности по формуле (5):

Значение случайной согласованности (СС) берем из таблицы 1.

СС=0,58.

Отношение согласованности (ОС), дающее представление о верности сделанных суждений, вычисляем по формуле (6):

Таблица 3.7 — матрица согласованности по критерию степень интеграции с другими программными средствами.

В перечень включаются не только поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, информация, присылаемая для сведения, но и все документы, проходящие через службу делопроизводства и подвергающиеся в отраслевых и функциональных структурных подразделениях и службах оперативному учету в специальных учетных формах. Например, бухгалтерские документы первичного учета регистрируются в бухгалтерии; месячные и квартальные отчеты подведомственных организаций учитываются в функциональных или отраслевых структурных подразделениях и др.

6. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел; классификатор документов.

Индексация документов.

• 1. Индексация документов в делопроизводстве — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.
• 2. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа.
• 3. Исключение составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других), протоколов, а в отдельных случаях — предложений, заявлений и жалоб граждан. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы предложений, заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

Формы регистрации документов и порядок их заполнения.

• 1. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка.
• 2. Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.
• 3. В учреждениях с объемом документооборота до 500−600 документов в год допускается регистрация документов в журналах регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.
• 4. При регистрации писем на карточках, как правило, самостоятельно регистрировать следует только инициативный документ (запрос), составленный в данном учреждений или присланный из другого ведомства. Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к регистрационным записям на соответствующий инициативный документ. Заполнение граф журнала производится аналогично заполнению граф карточки.
• 5. Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом.
• 6. Календарная шкала карточки должна использоваться для контроля за сроками исполнения документа; на ней отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ. На карточке формата А6, в которой нанесены только нечетные числа, срок исполнения документа должен отмечаться днем раньше, если он приходится на четное число.
• 7. В графе «Корреспондент» пишется название организации, откуда поступил или куда направляется документ. При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан пишется их фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес.
• 8. В графе «Дата поступления и индекс документа» отмечается дата поступления документа и индекс, который ему присваивается в организации, в которую он поступил.
• 9. В графе «Дата и индекс документа» проставляется дата документа и индекс присвоенный документу организацией — автором документа.
• 10. В графе «Краткое содержание» указывается вид документа, его заголовок или краткое содержание.
• 11. При записи в карточку содержания резолюции указывается также ее автор и дата.
• 12. Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется составление письменного ответа, указывается конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.
• 13. В графе «Контрольные отметки» фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. Графа может быть использована для записей, отражающих движение документа.
• 14. Графы регистрационной карточки «Фонд N», «Опись «N», «Дело N» заполняются в архиве.
• 15. Бланки регистрационной карточки должны изготовляться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148 X 210 мм) и А6 (105 X 148 мм) по ГОСТ 9327–60. Допускается цветовое различие карточек.
• 16. В необходимых случаях, вызываемых спецификой деятельности организации, допускается введение дополнительных реквизитов в регистрационной карточке, например: «Количество листов», «Расписка в получении документа» и др. Расположение реквизитов произвольное.

Допускается также разделение сложных реквизитов карточки на составные части (например: «Дата поступления и индекс документа», «Дата и индекс документа»).

Рисунок Б.1 — Мнемосхема процесса учета входящей документации.

Рисунок В.1 — Контекстная диаграмма функциональной модели.

Рисунок В.2 — Декомпозиция 1-го уровня.

Рисунок В.3 — Декомпозиция 2-го уровняИнформационная модель бизнес-процесса.

Рисунок Г.1 — Информационная модель.

Альтернативы.	Дело.	CompanyMedia.	БОСС-Референт.
Дело.		1/3.	1/3.	0,48.	0,14.	1,00.
CompanyMedia.				1,44.	0,43.	1,00.
БОСС-Референт.