Организационная структура ОО «Жамбылский Областной совет Профессиональных союзов»

Организационная структура организации приведена на рисунке 1 и отображает основные отделы организации. Практика проходилась на основе отдела «Главный бухгалтер» и «Комиссия по информационной работе».

Рисунок 1. Организационная структура ОО «Жамбылский Областной совет Профессиональных союзов».

Отдел бухгалтерия состоит из главного бухгалтера и бухгалтеров, подчиненных главному. Функции главного бухгалтера:

составление и сдача бухгалтерской, налоговой, финансовой, статистической отчетности, отчетности в Фонды;

финансовый анализ деятельности организации;

составления бюджета организации;

планирование, анализ и контроль выполнения бюджета;

организация системы управленческого учета;

контроль за выполнением финансово-правовых договоров.

Данная организация работает с 1С: Бухгалтерия 8. Я тем временем прошла инструктаж по технике безопасности и ознакомилась с должностной инструкцией бухгалтера. Ознакомилась со структурой и основными видами деятельности организации. Изучила План бухгалтерских счетов и Учетную политику.

1С: Бухгалтерия 8 для Казахстана предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета на предприятиях Республики Казахстан, в соответствии с действующим законодательством, а также для подготовки форм обязательной (регламентированной) отчетности в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, оказание услуг, производство и т. д. В программе автоматизировано начисление заработной платы по месячной и часовой тарифным ставкам, а также фиксированной суммой и процентом от указанной базы. С помощью «1С: Бухгалтерии 8 для Казахстана» рассчитывают заработную плату «от обратного», а также произвести расчеты по среднему заработку для больничных выплат и отпускных.

В «1С: Бухгалтерии 8 для Казахстана» производятся исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов, облагаемой базой которых служит заработная плата работников организаций:

индивидуальный подоходный налог (ИПН) обязательные пенсионные взносы (ОПВ) социальный налог (СН) социальные отчисления (СО) Прикладное решение поддерживает возможность формирования списков на перечисление ОПВ и СО в электронном виде, и позволяет осуществлять перечисление заработной платы на картсчета сотрудников.

Весь процесс расчет заработной платы (Рис. 2) от ее начисления до расчета налогов и выплат удобно проводить специализированной обработкой — мастером «Расчет регламентированной зарплаты».

Рисунок 2. Начисление заработной платы сотруднику ОО «Жамбылский Областной совет Профессиональных союзов».

Далее руководитель дал задание поставить обновление на 1С: Бухгалтерия 8.2.

Обновление программ 1С: Бухгалтерия 8 состоит из 2-х этапов:

обновление платформы 1С: Бухгалтерия.

обновление конфигурации 1С: Бухгалтерия Обновление платформы 1С: Бухгалтерия.

Для проверки актуальности платформы и конфигурации зашла в Меню — Справка — О программе. Также информацию о последних версиях программ 1С: Бухгалтерия, а так же приблизительные сроки выхода следующих обновлений, я нашла на сайте поддержки пользователей 1С www.users.v8.1c.ru.

Для обновления платформы 1С: Бухгалтерия необходимо сначала скачать файл обновления с сайта технической поддержки www.users.v8.1c.ru/.

Обновление сохраняется на компьютере в архивированном виде, файл setupwin. rar, поэтому скачав файл обновления платформы 1С: Бухгалтерия, его необходимо распаковать программой-архиватором .

Обновление конфигурации 1С: Бухгалтерия 8 через интернет.

Обновила конфигурации 1С: Бухгалтерия 8 из пользовательского режима (не заходя в конфигуратор).

Предварительно создала резервную копию информационной базы Для обновления конфигурации 1С Предприятие 8 через пользовательский режим, зашла в Меню — Сервис — Обновление конфигурации.

Автоматизация процессов делопроизводства в организации Процессы делопроизводства, как и многие другие процессы в организации, автоматизированы и поддерживаются сотрудниками, чья работа напрямую связана с делопроизводством.

Делопроизводство в профсоюзной организации ведется самостоятельно. Порядок ведения номенклатуры дел, отбор документов на хранение и уничтожение определяют ведомственные инструкции, действующие непосредственно на предприятии, в учреждении, организации, при которых находятся профорганизации, их выборные органы (профкомы).

Делопроизводство в профорганизациях и профкомах включает в себя регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, контроль за исполнением документов, ведение протокольного хозяйства, формирование документов в дела, обеспечение их сохранности до передачи на хранение или к уничтожению в соответствии с установленным порядком. Ведение делопроизводства поручается, как правило, одному из членов профкома либо специально назначенному работнику, а ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на председателя профсоюзной организации (профкома).

Поступающая в профсоюзную организацию корреспонденция регистрируется в журнале или карточке и рассматривается председателем (заместителем) профкома.

Форма журнала регистрации входящей корреспонденции.

Также организация использует «Административное делопроизводство» — готовое приложение на базе системы DocsVision, предназначенное для органов государственной власти и ведомств различного уровня, а также крупных предприятий и организаций, использующих аналогичные подходы к организации административного делопроизводства.

Особенности установки DocsVision.

Процессор: 2×4 ядра, 2,5GHz и выше Оперативная память (RAM): 4−8Gb и более Система хранения данных (HDD/SSD): от 200Gb, рекомендуется RAID, не менее 160 IOPS.

Серверные компоненты Docsvision устанавливаются на компьютер с одной из следующих операционных систем:

Microsoft Windows Server 2003 (SP2).

Microsoft Windows Server 2003 R2 (Standard, Enterprise, DataCenter, Web);

Microsoft Windows Server 2008 (Standard, Enterprise, DataCenter, Web);

Microsoft Windows Server 2008 R2 (Standard, Enterprise, DataCenter, Web);

Microsoft Windows Server 2012 (Standard).

Рекомендуемая конфигурация клиентского компьютера следующая:

Процессор: Intel Core i3 или аналоги, 2Ghz и выше.

Оперативная память: от 4 Gb.

Система хранения данных: 200 и более Mb свободного места на диске, рекомендуется SSD.

Видеоподсистема: дискретная видеокарта с поддержкой DirectX 9.

Разрешение экрана: 1280×720 или выше.

Так как в организации установлена операционная система Windows 7, Веб-сервер IIS допускает не более 5 одновременных подключений, поэтому функциональность сервера Docsvision будет ограничена 5-ю пользовательскими сессиями (включая сессии стандартных сервисов Docsvision).

Карточки Карточка является одним из основных объектов, с которыми работает система DocsVision. Имея достаточно сложную структуру, каждая карточка позволяет регистрировать одну единицу хранения (например, документ). В общем случае карточка включает несколько именованных вкладок, каждая из которых содержит специфическую информацию о документе или другом объекте, для описания которого создавалась карточка. Каждая вкладка состоит из одной или более секций, которые представляют собой группу полей, содержащих однотипную информацию. Поле карточки предназначено для описания одного из элементов описываемого объекта, например, автора документа, даты регистрации, номера и т. д.

Каждое поле может содержать только определенный тип данных: это может быть произвольная текстовая информация, дата и время; некоторые поля могут заполняться только в соответствии с данными, которые уже имеются в системе: например, автором, исполнителем и лицом, подписавшим документ, могут быть только сотрудники организации, зарегистрированные в справочнике сотрудников; ссылаться можно только на существующие карточки документов и т. д.

В приложение «Делопроизводство» входят следующие стандартные карточки:

Входящий документ — для работы с входящими документами.

Исходящий документ — для работы с исходящими документами.

Внутренний документ — для работы с документом, который имеет хождение внутри организации, например, внутренним распоряжением.

Архивный документ — для регистрации документа, не требующего дальнейшей обработки.

Карточка файла — создается для хранения и использования произвольного файла в системе DocsVision.

Задача — предназначена для описания совокупности и последовательности исполнения заданий (исполнители, содержание, сроки, контроль и пр.) по выполнению работ, в том числе по исполнению документов.

Задание — предназначена для описания задания конкретному исполнителю в рамках задачи или бизнес-процесса.

Согласование — является средством автоматизации процесса согласования проектов документов.

Бизнес-процесс — предназначен для формального описания бизнес-процессов, имеющих место в организации, в целях автоматизации наиболее важных их аспектов, включая контроль дат начала и завершения, а также проверку исполнения.

Сообщение — позволяет хранить какое-либо сообщение и ссылку на карточку документа, в связи с которой было создано сообщение. Карточка сообщения может создаваться:

автоматически — маршрутизатором для автора задания в случае отказа исполнителя от исполнения или при переадресации задания заместителю исполнителя;

пользователем для хранения в системе сообщения, которое может служить для различных целей.

Бизнес-календарь — вводится в случае, если организация или ее отдельные сотрудники работают по нестандартному рабочему графику. Ведение бизнес-календарей позволяет рассчитывать, например, сроки выполнения заданий.