Первичный и сводный учет заработной платы

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы в филиале ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» используются унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 [10].

Основным документом, регламентирующим отношения между работодателем и работником, является трудовой договор, при заключении которого следует учитывать положения Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», который регулирует отношения в области сбора, изменения и передачи сведений федеральными органами государственной власти РФ и ее субъектов, а также юридическими и физическими лицами с использованием средств автоматизации и без них. Согласно ст. 3 Закона о персональных данных, любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе: фамилия, имя, отчество; год, месяц, дата и место рождения; адрес; семейное, социальное, имущественное положение; образование; профессия; доходы и другая информация — являются персональными данными. Данный перечень не является закрытым, в него можно включить практически все сведения о работнике, которые получает работодатель. Помимо этого ст. ст. 10 и 11 Закона о персональных данных установлены специальные данные, в отношении которых действуют повышенные меры защиты от несанкционированной обработки и распространения [7].

После заключения трудового договора с работником руководитель организации подписывает приказ о приеме работника на работу. Приказы (распоряжения) о приеме работника на работу (форма № Т-1) составляются на всех лиц, принимаемых на работу в филиал Центра. В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Подписанный директором филиала ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику (работникам) под расписку.

На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу в филиал ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района». В бухгалтерии на основании Приказа (распоряжения) о приеме работника на работу открывает на каждого работника лицевой счет и личную карточку форма № Т-2. Личная карточка работника заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в филиале ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» применяется Штатное расписание (форма № Т-3). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) директора филиала ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины в филиале ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» используется табель учета рабочего времени (ф. № Т-13) (Приложение Е). Форма № Т-13 применяется для учета использования рабочего времени в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с заполненными реквизитами создаются с помощью средств вычислительной техники. Табельный учет охватывает всех работников филиала. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов — справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы — по спискам ответственных лиц — начальников отделов.

При оформлении и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, трудовым договором и нормативными актами организации применяется Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику форма № Т-6. Ежегодно, обычно в ноябре (по законодательству — до 01.01 следующего года) месяце, в филиале ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» для каждого отдела составляется график отпусков (форма Т-7). Данный график предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений филиала на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника. График отпусков визируется руководителями структурных подразделений, руководителем кадровой службы и утверждается руководителем филиала ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района». Перенос срока отпуска на другое время осуществляется только с согласия работника и руководителя структурного подразделения, в этом случае в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (форма № Т-60) применяется для расчета среднего заработка и исчисления сумм оплаты за отпуск, компенсации при увольнении и других случаях в соответствии с действующим законодательством. Сведения о виде отпуска, дате начала и конца отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, заполняются на основании приказа. Номер записки-расчета соответствует номеру приказа, являющемуся основанием для предоставления отпуска. В заголовочной части документа заполняются все необходимые реквизиты, указывается, за какой период предоставляется отпуск. Следует указать количество дней основного, дополнительного или (в свободной графе) иного вида отпуска. Таблица «Заработная плата по месяцам» записки-расчета заполняется на основании карточки-справки. В записке указывается сумма начислений за отпуск, удержаний и причитающаяся на руки работнику.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Особенностью ведения документального учета в филиале ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» является то, что данные табельного учета передаются в головную организацию ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района», где производят начисления, удержания и перечисление денежных средств работникам филиала на пластиковые карточки.

Выдача заработной платы производится с использованием пластиковых карточек Visa — elektron на основании договора о перечислении заработной платы сотрудникам филиала ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района». Отдел внутрибанковских операций ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» предоставляет в банк расчетную ведомость, которая содержит следующие сведения: Ф.И.О. работника, сумму выплаты. Банковские счета карт работников открываются на основании паспортных данных, на них осуществляется зачисление средств.

Для более наглядного представления проиллюстрирован график документооборота по учету труда и заработной платы в филиале ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 Схема документооборота по оплате труда на примере филиала ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района».

В целом первичный учет труда и заработной платы в филиале ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района» соответствует предъявляемым требованиям, ведется в соответствии с законодательством и нормативно — правовой базе по данному участку учета. В качестве недостатков необходимо отметить, что применяемая форма Табеля учета рабочего времени, не соответствует типовой форме. В целях получения более полной и точной информации рекомендуется включить в используемый документ данные о специальности и профессии сотрудников организации, графы «Отработано за половину месяца (дни, часы)», «Отработано за месяц (дни, часы)», «Неявки по причинам (код, дни, часы)». В этом случае содержащаяся информация в Табеле учета рабочего времени позволит регулировать фонд рабочего времени и фонд заработной платы филиала ОГУ «Центр социальных выплат населению г. Галича и Галичского района».