Введение. 
Подлинность и описание электронных документов

Электронные документы и электронные технологии применительно к современному делопроизводству зачастую рассматриваются как единая проблема или задача. На самом же деле эти проблемы в достаточной степени изолированные, не связанные неразрывно друг с другом.

Проблема электронных документов — это в первую очередь проблема понятия электронных документов и признания их юридической силы, достоверности или подлинности, возможности отказа от бумажного носителя в процессе документирования управленческой деятельности.

Проблема электронных технологий в делопроизводстве — это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения. Характерно, что большинство автоматизированных систем делопроизводства являются именно технологиями в традиционной среде. электронный технология программный Проблема сохранения информации в электронной (цифровой) форме — это вызов, с которым столкнулись архивисты во всем мире. Главная сложность заключается в том, что такая информация недоступна непосредственному человеческому восприятию, требует особых типов носителей, а ее воспроизведение — специальных программно-технических средств. Если в нужный момент мы не сможем считать данные с носителя, то пользы от записанной на нем информации не будет. Это может случиться как по причине неисправности носителя, так и вследствие его несовместимости с теми средствами воспроизведения, которые окажутся в нашем распоряжении.

Надежность современных машинных носителей оценивается не очень высоко. Предположительный срок их гарантированной сохранности исчисляется лишь несколькими десятилетиями. Но еще хуже, что средства воспроизведения имеют свойство устаревать гораздо быстрее, чем приходят в негодность сами носители. Рынок компьютерной техники обновляется примерно каждые три года, а в течение 10 — 15 лет устаревшие компьютеры практически полностью исчезают. Форматы, в которых закодирована информация, и программное обеспечение, которое поддерживает данный формат, столь же быстро устаревают. Поэтому даже прекрасно сохранившийся диск через несколько десятилетий просто негде будет воспроизвести.

Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов — это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией; это не только и не столько поисковая система, способная «выудить» нужную пользователю электронную информацию, как это часто представляют поставщики специализированного программного обеспечения. Концептуально архив электронных документов (тем более государственный архив) ничем не отличается от традиционного. Это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата и поисковых систем.

Несмотря на то, что электронные документы появились несколько десятилетий назад, решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, защита персональных данных и других конфиденциальных документов в электронном виде и т. д.

Если говорить об опыте долговременного (более 30 лет) хранения электронных документов, то следует обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных архивов. Среди зарубежных национальных архивов следует отметить Центр хранения электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству (CfER NARA) в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный архив цифровых баз данных Великобритании (NDAD UK). На просторах СНГ первыми к организации государственного хранения электронных документов приступили в Республике Беларусь. В 1996 г. там был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД, г. Минск)[11].

В результате документы на машинных носителях, предоставленные сами себе на сравнительно короткий срок (порядка нескольких лет), могут оказаться недоступными. Это уже случилось с первым поколением информационных ресурсов, созданных в вычислительных центрах 1970;х — 80-х годов. По мере выхода из эксплуатации компьютеров, применявшихся в те годы, оказались утраченными практически все данные, не переведенные сразу же в новые форматы и на носители последующих поколений. Например, Министерству статистики Республики Беларусь не удалось несколько лет назад воспроизвести данные переписи населения СССР 1989 года, присланные из Москвы на магнитных лентах.

Дело даже не в том, что информацию технически невозможно конвертировать в современные форматы и технологии. В большинстве конкретных случаев (при некотором минимуме физической сохранности самих носителей) эта задача разрешима. Проблему недолговечности носителей также можно обойти за счет регулярной перезаписи данных на новые поколения носителей, при этом качество записи не ухудшается. Но по мере создания новых информационных систем (и устаревания прежних) масса данных, требующих конвертации, будет неуклонно нарастать. Объем несовместимых данных может оказаться весьма велик, а в нужный момент для их конвертации не окажется необходимых финансовых и трудовых ресурсов. Стоит лишь однажды промедлить с необходимыми мерами, и наверстать упущенное будет гораздо сложнее (и дороже).

Не сможет решить проблему и превращение электронного архива в своеобразный музей компьютерной техники, с помощью которой можно запускать устаревшие программы и воспроизводить данные с устаревших носителей. С каждой сменой поколений компьютерной техники такой «музей» будет пополняться все новыми «экспонатами», а поддержание их работоспособности потребует не меньше сил и средств, чем конвертация данных. Достаточно представить, в какие суммы выльется ремонт такого антикварного оборудования, запасные части для которого давно не выпускаются промышленностью и должны изготавливаться по индивидуальным заказам[6].

Обеспечение сохранности архивных документов — одно из главных направлений работы архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

Проблема хранения документов в электронном виде сегодня достаточно актуальна. Современные технологии открывают новые возможности для хранения документов организаций, архивов. С каждым годом происходит постепенное вытеснение традиционного вида хранения документов электронными. Современная проблема сохранности документов в электронном виде вызывает множество споров безопасно ли такого рода сохранения базы данных. Но, не смотря на все негативные высказывания против данного способа хранения документов, хранение такого рода сегодня занимает важную роль. В нашей стране переход на хранение документов в электронном виде переходит постепенно, в то время как в западных странах он уже практически стал единственным.