Процесс учета расчетов с поставщиками и подрядчиками на предприятии

ЗАО «ВАД» работает как с поставщиками, так и с подрядчиками.

Список контрагентов ведется в справочнике Контрагенты (раздел Покупки и продажи). Для удобства работы со списком в справочнике могут быть объединены в группы и подгруппы. (рисунок 2).

Расчёты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после отгрузки ими товарно-материальных ценностей, выполнения работ или оказания услуг, либо одновременно с ними с согласия организации или по её поручению.

В ЗАО «ВАД» с каждым поставщиком и подрядчикам заключается договор на поставку товаров, оказание услуг, который является основным документом, регулирующим отношения сторон, определяет их права и обязанности по поставке товаров (услуг). Для хранения договоров, заключенных с контрагентами, предназначен справочник Договоры Контрагентов, подчиненный справочнику Контрагенты. Все хозяйственные операции с контрагентами оформляются с обязательным указанием договора.

Посмотреть список уже оформленных договоров и оформить новый договор с контрагентом можно непосредственно в форме элемента справочника Контрагенты. (рисунок 3).

Рисунок Договор заключается на один год, а также на разовые поставки.

Для облегчения и ускорения оформления договорных отношений применяется пролонгация, то есть продление сроков действия договоров. В ЗАО «ВАД» большей частью пролонгируются договоры.

Учет расчетов с поставщиками осуществляется на основании правил, прописанных в учетной политике ЗАО «ВАД».

Большинство поставщиков работают по предоплате, выставляя для оплаты счет (Приложение 1), где указываются наименование товара или услуги, и банковские реквизиты поставщика. счет-документ ЗАО «ВАД» использует безналичную форму расчета.

С 1 января 2009 года ЗАО «ВАД», оплачивая в безналичной форме приобретаемые товары, и услуги авансом (полностью или частично), принимает к вычету предъявленный поставщиком НДС, не дожидаясь фактического поступления товарно-материальных ценностей (приемки результата выполненных работ, оказания услуг, передачи имущественных прав) в соответствии с нормой установленной в специально введенном пункте 12 статьи 171 Налогового кодекса Российской Федерации. В бухгалтерском учете возмещение НДС отражается проводкой Дт 68 «Расчеты по налогам и сборам» Кт 76 «НДС с авансов выданных».

Аналитический учет по счету 60 в ЗАО «ВАД» ведется по каждому поставщику и по каждому предъявленному счету.

Счет 60 кредитуется на стоимость фактически поступивших или принятых к оплате товарно-материальных ценностей, потребленных услуг и работ в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов товарно-материальных ценностей или затрат.

Счет 60 по дебету, на котором отражаются суммы исполнения обязательств, включая авансы и предварительную оплату, корреспондирует со счетами учета денежных средств и др. При этом суммы выданных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно.

Типовые хозяйственные операции на предприятии ЗАО «ВАД»:

Пример 1.

Организация приобрела сырье. Стоимость сырья согласно документам поставщика — 162 000 рублей (в том числе НДС — 24 700рублей). Стоимость доставки сырья по документам транспортной компании 15 000 рублей (в том числе НДС — 2287 рублей). Сырье оприходовано на склад. Счета поставщика оплачены.

Дебет10/1 Кредит 60.

— 137 300 рублей приобретено сырье Дебет 19 Кредит 60.

— 24 700 учитываем НДС Дебет 60 Кредит 51.

— 162 000 оплачен счет поставщику Дебет 10/1 Кредит 76.

— 12 713 доставлено сырье Дебет 19 Кредит 76.

— 2287 учитываем НДС Дебет 76 Кредит 51.

— 15 000 оплачен счет за поставку Дебет 68 Кредит 19.

— 26 987 зачет НДС в бюджет.

Пример 2.

Организация заключила договор с поставщиком на приобретение материалов, стоимостью 590 000 руб., в том числе НДС — 90 000 руб. в соответствие с договором 25 октября организация перечислила частичную предоплату поставщику, в сумме 420 000 руб. 6 ноября материалы были получены полностью, после чего был произведен окончательный расчет, в сумме 170 000 руб.

Решение:

25 октября перечислен аванс с расчетного счета:

Дт 60. расчеты по авансам выданным Кт 51 на сумму 420 000 руб.

• 6 ноября получены материалы:
  • а) сумма без НДС — Дт 10 Кт 60 на сумму 500 000 руб.
  • б) сумма НДС — Дт 19 Кт 60 — 90 000 руб.
• 3. зачтен ранее полученный аванс: Дт 60 Кт 60. расчеты по авансам выданным, на сумму 420 000 руб.
• 4. произведен окончательный расчет: Дт 60 Кт 51 — 170 000 руб.
• 5. НДС к вычету: Дт 68 Кт 19 на сумму 90 000 руб.

Пример 3.

Организация приобрела для производственных целей грузовой автомобиль стоимостью 40 120 $, в т. ч. НДС 6 120 $. Оплата предусмотрена договором в рублях по курсу ЦБ РФ, действующему на момент оплаты. Автомобиль получен в сентябре, оплата была произведена в октябре. Курс ЦБ РФ на дату принятия кредиторской задолженности по оплате автомобиля — 28−85 руб., а на дату оплаты поставщику — 29−15 руб.

Решение:

сентябрь. Получен …

октябрь. Произведена оплата поставщику: Дт 60 Кт 51 — 1 169 498 руб.

отражаем отрицательную суммовую разницу: Дт 08 Кт 60 на сумму 10 200 руб. (эту цифру получили путем произведения стоимости автомобиля без учета налога на курсовую разницу).

отражаем НДС по отрицательной разнице: Дт 19 Кт 60 на сумму 1 836 руб. (данную цифру нашли как и предыдущую, путем произведения суммы налога на курсовую разницу).

Поступление товаров от поставщиков отражается документом Поступление товаров и услуг раздела Покупки и продажи. (рисунок 3).

В табличной части Товары по каждому Поступившему товару указывается:

• · Номенклатурная позиция — элемент справочника Номенклатура;
• · Количество
• · Цена
• · Ставка НДС
• · Счет учета и счет НДС

В табличной части Счета расчетов указывается счет учета расчетов с контрагентами и счет авансов. Счета учета расчетов с контрагентом могут быть заполнены автоматически.

На закладке Дополнительно указываются грузоотправитель и грузополучатель из справочника Контрагенты, информация о которых будет выводиться в печатные формы.

Документ Поступление товаров и услуг можно распечатать.

На основании документа Поступление товаров и услуг формируются другие документы, отражающие дальнейшее перемещение товаров и другие связанные события: Списание с расчетного счета, требование-накладная и др.

Обязательным условием принятия НДС к вычету по операциям поступления является факт получения из счета-фактуры от поставщика. Данный факт регистрируется в программе путем ввода документа Счет-фактура полученный либо установкой флажка Предъявлен счет-фактура поставщика на закладке Счет-фактура документа поступления.

Сумма НДС по документу может быть сразу принята к вычету. Для этого необходимо установить флажок Отразить вычет НДС в книге покупок на закладке Счет-фактура.

Документ Счет-фактура полученный может быть введен несколькими способами:

• · Из формы документа поступления ценностей по ссылке Ввести счет-фактуру;
• · На основании документа поступление по кнопке Ввести на основании;
• · Непосредственно из журнала документов счетов-фактур полученных. В новом документе Счет-фактура полученный в реквизите Документ основание-для выписки счета-фактуры необходимо указать документ поступления ценностей и услуг.

Документ Счет-фактура полученный можно ввести на основании на нескольких документов поступлений. Для это нужно перейти в документ основание для выписки счета-фактуры и выбрать из списка документ.

Основным документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками является счет-фактура, который служит основанием для оформления соответствующих банковских платежных документов на перечисление задолженности: платежных требований, аккредитивов, платежных поручений, расчетных чеков.

Счет-фактуру выписывает поставщик на отпускаемые товарно-материальные ценности кроме обычных счетов-фактур по расчетам с поставщиками за поставленную продукцию, товары, услуги применяются также специализированные счета-фактуры для учета НДС (приложение 2). Документ-приложение Помимо счетфактур, выписывается и товарная накладная (Приложение 3), которая является сопроводительным документом при перевозке грузов автомобильным транспортом. Документ-приложение При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя в соответствии с Постановлением № 78 ТТН, выписывается в четырех экземплярах.

Организация одновременно со специализированными счетами-фактурами ведет также журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж по налогу на добавленную стоимость.

Специализированная форма счета-фактуры выписывается поставщиком на покупателя в двух экземплярах. Первый экземпляр в течение 10 дней с даты отгрузки представляется покупателю; он дает право на учет сумм НДС после оплаты товара. Второй экземпляр счета-фактуры остается у поставщика для отражения в книге продаж и начисления НДС по реализованной продукции.

Получаемые и выдаваемые счета-фактуры записываются раздельно в журналы учета счетов-фактур и хранятся в течение полных 5 лет с даты их получения или выдачи. Счета-фактуры подшиваются к журналу и пронумеровываются.

Поставщики кроме учета журнала выданных счетов фактур ведут также специальную книгу продаж, которая предназначена для регистрации счетов фактур. Учет счетов-фактур в книге ведется в хронологическом порядке по мере отгрузки товаров, оказания услуг или получения предоплаты. Записи делаются не позднее 10 дней после совершения операции.

В книге продаж отражаются все реквизиты, содержащиеся в счетах-фактурах, причем суммы НДС фиксируются раздельно по товарам со ставкой обложения налогом в 18 и 10%, отдельно показываются продажи, не облагаемые налогом.

В свою очередь у покупателей товаров, работ, услуг, кроме журнала учета получаемых от поставщиков счетов-фактур, ведется специальная книга покупок, в которой регистрируются счета-фактуры, представляемые поставщиками. Цель ведения книги покупок заключается в определении сумм НДС, подлежащего зачету.

Книга покупок включает все реквизиты поступающих счетов-фактур поставщиков, причем суммы НДС фиксируются раздельно по товарам со ставкой обложения налогом в 18 и 10%, отдельно показываются покупки, не облагаемые по действующему положению НДС.

Регистром учета расчетов с поставщиками является журнал-ордер № 6.

Журнал-ордер № 6 открывается на год с использованием вкладных листов. Реестры операций по расчетам с поставщиками ведут раздельно по каждому поставщику за тот же период, что и журнал-ордер — № 6.

На основании поступающих первичных документов поставщиков в реестрах в течение месяца делают записи в хронологическом порядке, т. е. по каждому поставщику накапливают суммы расчетных операций по соответствующим материальным ценностям, задолженности по счету 60, ее оплаты и др. В конце месяца обороты по счету 60 из реестров переносят в журнал-ордер № 6, где на каждого поставщика отводят одну строку.

Суммы, принятые к платежу по кредиту счета 60, отражаются в соответствующих графах журнала-ордера № 6 по слагаемым, определяющим покупную стоимость поступивших товарно-материальных ценностей; отдельно записывается сумма зачетов, НДС и общая сумма, принятая к оплате.

В конце месяца в журнале-ордере № 6 выводят остатки: по дебету — суммы, оплаченные поставщикам; по кредиту — суммы, причитающиеся к оплате поставщикам.

Для сверки с контрагентами ЗАО «ВАД» использует Акт сверки расчетов, где отражаются дата, сумма и документ являющийся основанием для расчетов, а именно счета-фактуры и их номера, для отражения задолженности и выписки банка и платежное поручение для отражения оплаты.

Инвентаризации по расчетам с поставщиками на ЗАО «ВАД» проводится ежемесячно.