Проектирование информационной подсистемы документооборота организаций

• Введение
• 1. анализ информационной подсистемы документооборота организаций
• 1.1 Характеристика документооборота организации
• 1.2 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задач управления
• 1.3 Постановка задачи
• 1.3.1 Цель и назначение варианта решения задачи
• 1.3.2 Общая характеристика организации решения задачи
• 1.3.3 Анализ существующих разработок, обоснование выбора технологии проектирования
• 1.4 Обоснование проектных решений по видам обеспечения
• 2. Проектирование подсистемы документооборота
• 2.1 Обоснование выбора представления модели
• 2.2 Отображение в BPWin
• 2.3 Разработка модели данных и генерация базы данных
• Заключение
• Список литературы

Темой данной курсовой работы является «Проектирование информационной подсистемы документооборота организаций». Выбор данной темы был обусловлен ее актуальностью, а так же личным интересом к изучаемой проблеме. Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранения документов и их использование. Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например: входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в вышестоящие организации и поступающие из них и т. д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Объектом исследования стали основные правила организации документооборота в войсковой части.

В зависимости от объема ведение делопроизводства возлагается на отдельное структурное подразделение, предназначенное только для этих целей. Для ведения делопроизводства используются информационные технологии.

Информационная технология — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта). Использование современных информационных технологий позволяет качественно улучшить процесс управления

Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии — в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информацию.

Информационная система является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства связи и т. д. Основная цель информационной системы — организация хранения и передачи информации. Информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации.

Целью работы является повышение эффективности управления делопроизводством.

Работа состоит из трех частей.

В первой части отражается характеристика изучаемой предметной области, определен порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения, хранения, использования и отправки служебных документов в воинских частях. Подробно рассматриваются функции и задачи, выполняемые структурным подразделением, для обоснования необходимости и цели использования вычислительной техники для решения определенных задач.

Во второй части описана функциональная модель разрабатываемой системы, входная и выходная информация. Модели представлены в стандарте IDEF0 и созданы с использованием инструментальной среды BPWin. Отображение физической и логической модели данных информационной системы отделения экономики и сервиса представлено в нотации IDEF1X. Созданы модели с использованием ERWin.

В третьей части проведена автоматическая генерация модели сущность-связь в БД Microsoft Access, а также созданы формы для внесения данных в базу данных (БД) и составление отчетов.

информационный документооборот microsoft access

1. анализ информационной подсистемы документооборота организаций

Предметной областью курсовой работы, тема которой «Проектирование информационной подсистемы документооборота организаций», является деятельность войсковых частей в сфере делопроизводства.

1.1 Характеристика документооборота организации

Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства.

Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Работа со служебными документами в воинских частях регулируется законодательством Российской Федерации, приказами Министра обороны Российской Федерации и инструкцией по делопроизводству в ВС РФ.

В каждой воинской части организуется делопроизводство, в котором документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Организация документооборота в воинской части — это правила в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Для более эффективной работы делопроизводства целесообразно использовать информационные технологии.

1.2 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задач управления

В настоящее время трудно представить работу без использования средств автоматизации, предназначенных для облегчения ручного труда своих сотрудников.

Чтобы точно определить цели и назначение информационной системы, для разработки которой будут затрачены материальные, технические и программные средства, нужно ознакомиться с задачами и видами работ, которые решает и осуществляет структурное подразделение.

Курсовая работа будет рассматривать разработку такой информационной системы на примере документооборота войсковой части.

1.3 Постановка задачи

Постановка задачи — это описание задачи по определенным правилам, которое дает исчерпывающее представление о её сущности, логике преобразования информации для получения результата.

Цель создания информационной подсистемы документооборота организаций — ускорить и усовершенствовать работу структурного подразделения, упростить процесс составления документации.

1.3.1 Цель и назначение варианта решения задачи

Система документооборота предназначена для решения следующих задач:

1. Хранение документации, согласно законодательству Российской Федерации и приказам МО РФ.

2. Хранение документации в систематизированных каталогах, для быстрого поиска и удобства пользования — в данный момент хранение документации производится программе Проводник, в которой хранятся файлы и папки по отдельности.

3. Упрощение документационного оборота.

1.3.2 Общая характеристика организации решения задачи

Проектирование информационной системы довольно сложный процесс, который имеет свои требования, свою особую хронологическую последовательность и этапы разработки рассматриваются в данной курсовой работе.

Все этапы проектирования информационной подсистемы документооборота организаций:

1. Исследование предметной области, определение требований пользователей информационной системы к ее работе и интерфейсу.

2. Проектирование и отображение структуры делопроизводства в BPWin.

3. Отображение модели данных в ERWin (создание логической и физической модели).

4. Генерирование данных из физической модели ERWin в приложение Access для создания БД, форм для занесения информации и составление отчетов о необходимых для деятельности данных.

В любой организации имеющуюся информацию разделяют на входную, выходную и условно-постоянную.

К входной информации можно отнести информацию, поступающую от организаций. Выходной информацией считаются исполненные документы.

Проектирование информационной системы подразумевает под собой составление проекта реализации БД во всех проектных системах разработки.

1.3.3 Анализ существующих разработок, обоснование выбора технологии проектирования В курсовой работе отслеживается цель создания информационной системы документооборота. Основными факторами выбора технологии проектирования можно назвать следующие:

— быстрота разработки приложения;

— высокая производительность разработанного приложения;

В качестве средства проектирования приложения выбрана система создания Windows-приложения Access, ERWin, BPWin которые помогают пользователям строить приложения, используя полностью интегрированный набор визуальных инструментов, значительно улучшенный компилятор и повторно используемые компоненты. Access обладает широким набором возможностей, начиная от проектировщика форм и кончая поддержкой всех форматов популярных баз данных. Среда устраняет необходимость программировать такие компоненты Windows общего назначения, как метки, пиктограммы и даже диалоговые панели.

1.4 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Подсистема — это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем. Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, программное обеспечение.

Техническое обеспечение — комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Информационное обеспечение — совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в учебном заведении, а также методология построения баз данных

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений. Основу информационного обеспечения составляют базы данных основных процессов (БД) и хранилища знаний. Базы данных должны включать в себя различные информационные фонды — как структурированную совокупность систем, связанных между собой на логическом, смысловом и физическом уровнях.

Программное обеспечение — совокупность комплекса различных по функциям взаимосвязанных программ, участвующих в решении задач управления, и программных документов, необходимых для эксплуатации их программ.

Под технологическими процессами обработки данных (ТПОД) понимается определённый комплекс последовательных операций с использованием определенных методов обработки и инструментальных средств, охватывающих все этапы обработки данных, начиная с регистрации первичных данных до выдачи результата.

В настоящее время работу с документами приходится осуществлять ручным способом, что занимает большое количество сил и времени. Такая работа очень трудоемкая и требует достаточно немалое количество времени, к тому же велика вероятность ошибок при заполнении вручную.

Реализовав данный проект, планируется тем самым облегчить работу сотрудников структурных подразделений.

Использование компьютерных технологий для решения задач делопроизводства позволит не только повысить скорость и качество обработки, но и сэкономить время, затрачиваемое на выполнение этих задач.

2. Проектирование подсистемы документооборота

2.1 Обоснование выбора представления модели

Функциональная модель CASE-средства верхнего уровня BPWin предназначена для описания существующих процессов и идеального положения вещей — того, к чему нужно стремиться Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм — единичных описаний фрагментов системы. Сначала производится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром, после чего проводится функциональная декомпозиция — система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно. Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. Если в процессе моделирования нужно осветить специфические стороны, BPWin позволяет переключиться на любой ветви модели на нотацию и создать смешанную модель.

На основе модели BPWin можно построить модель данных. Для построения модели данных используется мощный и удобный инструмент — ERWin. Хотя процесс преобразования модели BPWin в модель данных плохо формализуется и поэтому полностью не автоматизирован, для облегчения построения модели данных на основе функциональной модели — механизм двунаправленной связи BPWin — ERWin. ERWin имеет два уровня представления модели — механизм логический и физический. На логическом уровне данные не связаны с конкретной СУБД, поэтому могут быть наглядно представлены даже для неспециалистов. Физический уровень данных — это по существу отображение системного каталога, который зависит от конкретной реализации СУБД. ERWin позволяет проводить процессы прямого и обратного проектирования БД. Это означает, что по модели данных можно сгенерировать схему БД или автоматически создать модель данных на основе информации системного каталога. ERWin интегрируется с популярными средствами разработки клиентской части — Visual Basic (Access).

Работа проектировщиков базы данных в значительной степени зависит от качества информационной модели. Информационная модель не должна содержать никаких непонятных конструкций, которые нельзя реализовать в рамках выбранной СУБД. Следует отметить, что информационная модель создается для того, чтобы на ее основе можно было построить модель данных, то есть должна учитывать особенности реализации выбранной СУБД.

При разработке крупных проектов критичным становится время реализации проекта. Одним из решений проблемы может стать автоматическая генерация кода приложения CASE-средствами на основе модели предметной области. Хотя BPWin решает эту задачу, код генерируется на основе модели реляционной модели данных, которая непосредственно не содержит информации о процессах. Как следствие этого сгенерированный код не может полностью обеспечить функциональность приложения со сложной логикой. Объектно-ориентированное проектирование — альтернативная технология кодогенерации, которая лишена этого недостатка.

2.2 Отображение в BPWin

BPWin имеет достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс пользователя, дающий возможность аналитику создавать сложные модели при минимальных усилиях.

При создании новой модели возникает диалог, в котором следует указать, будет ли создана модель заново или она будет открыта из файла. BPWin поддерживает три методологии — IDEF0, IDEF3 И DFD, каждая из которых решает свои специфические задачи. В BPWin возможно построение смешанных моделей, т.о. модель может содержать одновременно все три методологии (рис. 2.1.).

В IDEF0 система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. Такая чисто функциональная ориентация является принципиальной — функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют. Это позволяет более четко смоделировать логику и взаимодействие процессов организации.

IDEF0-модель предполагает наличие четко сформулированной цели, единственного субъекта моделирования и одной точки зрения.

Рис. 2.1. Диалог создания модели «Строительство железнодорожного полотна»

Диаграмма IDEF0. Основу методологии IDEF0 составляет графический язык описания процессов. Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Каждая диаграмма является единицей описания системы и располагается на отдельном листе.

Диаграмма дерева узлов показывает иерархическую зависимость работ, но не в зависимости между работами. Диаграмм деревьев узлов может быть в модели сколько угодно много, поскольку дерево может быть построено на произвольную глубину и не обязательно с корня.

Диаграмма для экспозиции строятся для иллюстрации отдельных фрагментов модели для иллюстрации альтернативной точки зрения, либо для специальных целей.

Моделируемая система рассматривается в BPWin, она имеет свою структуру, которая отображена в иерархическом порядке, как приведено на примере рис. 2.2., а также диаграммы декомпозиции содержащие родственные работы, т. е. дочерние работы при воздействии каких-либо факторов, имеющие общую родительскую работу.

Модель в BPWin рассматривается как совокупность работ, каждая из которых оперирует с некоторым набором данных. Работа изображается в виде прямоугольников, данные — в виде стрелок. Если щелкнуть по любому объекту модели левой кнопкой мыши, появляется всплывающее контекстное меню, каждый пункт которого соответствует редактору какого-либо свойства объекта.

На рисунке 2.2. «Иерархическая структура деятельности службы» представлена структура делопроизводства .

Рис. 2.2. Иерархическая структура деятельности службы

Контекстная диаграмма является вершиной древовидной структуры диаграмм и представляет собой общее описание системы, т. е. деятельность отдела и служб в организации.

Работа, содержимое прямоугольника, обозначает процессы, функции и задачи, которые происходят в течение определенного времени и имеют распознаваемые результаты.

На контекстной диаграмме первого уровня данной курсовой работы, в виде прямоугольника, действие выражено отглагольным существительным.

На рисунке 2.3. представлена работа «Строительство железнодорожного полотна» .

Рис. 2.3. «Строительство железнодорожного полотна» .

Далее производим декомпозицию контекстной диаграммы, которая содержит родственные работы, т. е. дочерние работы, рассматриваем сущность некоторых работ данной диаграммы, которые отражают деятельность работников службы.

Все работы, факторы и полученные результаты представлены на рис. 2.4.

Рис. 2.4. Основные этапы строительства железнодорожного полотна.

Рис. 2.5. Обобщенная схема производства работ.

Более подробно будем рассматривать работу «Создание и ведение документации» .

Диаграммы потоков данных DFD используются для описания документооборота и обработки информации. Подобно IDEF0, DFD представляет модельную системы, как сеть связанных между собой работ. Их можно использовать как дополнение к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций документооборота в корпоративных системах обработки информации, представленных на рис. 2.6.

Рис. 2.6. Контекстная диаграмма третьего уровня

Основой структуры любого документооборота является документ. Выделяют три основных типа документа, составляющих централизованный документооборот: входящие документы, исходящие и внутренние. Рассмотрим каждый из этих типов в отдельности.

Входящие документы — документы, поступившие в учреждение. Все работы, связанные с входящей документацией, представлены на рис. 2.7.

Рис. 2.7. Контекстная диаграмма четвертого уровня «Прием и учет входящей документации» .

Внутренние документы — официальные документы, в основном не выходящие за пределы подготовившей его организации. Данные документы обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, внутренняя служебная переписка (доклады, планы).

Рис. 2.8. Контекстная диаграмма четвертого уровня «Разработка и оформление документов» .

Исходящие документыофициальные документы, отправляемые из у4чреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации.

Все работы, связанные с исходящей документацией, представлены на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Контекстная диаграмма четвертого уровня «Отправка исходящих документов» .

За наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами осуществляется контроль. Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений, осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и исполнители.

Все работы, связанные с контролем за исполнением документов, представлены на рис. 2.10.

Рис. 2.10. Контекстная диаграмма четвертого уровня «Контроль за исполнением документов» .

Все типы документов, составляющие централизованный документооборот, после их исполнения, формируются по тематическому принципу, определяются сроки их хранения. По истечении сроков хранения документы уничтожаются установленным порядком. Порядок хранения и уничтожения документов представлен на рис. 2.11.

Рис. 2.11. Контекстная диаграмма четвертого уровня «Хранение и уничтожение документов» .

2.3 Разработка модели данных и генерация базы данных

Каждой сущности физической модели соответствует сущность схемы данных в Access 2000, все атрибуты сущностей также соответствуют. Все виды связей в точности сохранены и отображены на схеме данных и имеют принятые обозначения. При генерации физическая модель данных ERWin приняла вид схем.

Рис. 2.13. Окно выбора СУБД

Название сущностей располагается над чертой (заголовок таблицы), ключи выделены жирным шрифтом, атрибуты — бледно-серым цветом.

Рис. 2.14. Схема данных

Генерирование данных из ERWin в Access дало точное отображение имеющихся сущностей и связей не только в схеме данных, но и транспортировало в таблицы базы данных с идентичными названиями, для удобства дальнейшей работы с ней (рис. 2.15.).

Рис. 2.15. Меню таблиц базы данных «Документооборот»

Всю необходимую информацию можно заносить в поля и атрибуты таблиц путем прямого ввода данных, т. е. выбрать в меню нужную таблицу, определяя по имени, и открыть при помощи определенной кнопки «Открыть» .

Рассмотрим на примере «Основных таблиц базы данных» на рис. 2.16: они имеет все те же атрибуты, что во всех представленных схемах данных в данной курсовой работе. Наводя курсором на строку (запись), вводим данные в колонки (атрибутов) соответствующие заголовкам. Каждая заполненная и сохраненная запись автоматически отмечается на поле плюсом «+», а новая запись — снежинкой «*» .

С клавиатуры начинаем делать ввод данных, начиная с первой строки, заполняя каждую колонку по порядку, и после этого осуществляем переход на следующую строку или к новой записи.

Рис. 2.16. Основные таблицы базы данных

Как известно, подобное заполнение не эффективно, скучно и не наглядно для пользователя. Для удобства ввода данных и упрощения работы интерфейса базы данных создаются Формы. Форма — это логически выбранные поля таблиц в одну объединенную структуру с удобным интерфейсом, что помогает облегчить работу пользователя с используемой или вводящей информацией базы данных.

Формы являются типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными. Формы бывают нескольких видов: главной и подчиненной или родительской и дочерней.

Подчиненной формой называют форму, вставленную в другую форму. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной формой. Комбинацию «форма/подчиненная форма» часто называют также иерархической формой или комбинацией «родительской» и «дочерней» форм.

Подчиненные формы особенно удобны для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением «один ко многим» .

В данной курсовой работе рассматривается форма журнала размножения которая отображает создание нового документа (рис. 2.17.).

Рис. 2.17. Меню форм базы данных «Создание и ведение документации»

При создании формы «Журнал размножения» автоматически появляется форма «Мастер создания, которая является подчиненной.

Рис. 2.18. Форма «Журнал размножения»

Форма «Журнал размножения» была создана путем перемещения некоторых полей из таблицы «Журнал размножения» в форму.

Между записями можно перемещать, как при помощь клавиш «стрелки» на клавиатуре, так и при помощи вертикальной полосы прокрутки, что находятся справа в подчиненной форме.

Понятно, что база данных создана для ввода, изменения, корректировки, дополнения и хранения определенных данных, но наша цель довести до сведения пользователей о содержимом базы и об определенном получившемся итоге работы. В данной дипломной работе преследуется цель контроля за работой участка. Для этого создаются отчеты.

Отчет — это отбор выводящихся на печать записей из форм в определенной последовательности и в доступном виде (рис. 2.19.).

Рис. 2.19. Меню отчетов базы данных «Создание и ведение документации»

В отчете представлены данные карточки выдачи (рис. 2.20.).

Рис. 2.20. Отчет «Карточка выдачи «

Конечная цель проектирования информационной системы деятельности организации, заключалась в том, чтобы облегчить и автоматизировать работу работников службы в подготовке необходимой документации.

Заключение

Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документов для организации трудно переоценить, это в значительной степени непрерывная череда составления и перемещения документов. Проведя анализ организации документооборота в войсковой части приходим к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота в войсковой части всегда уделяется большое внимание.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данной организации и ее руководства.

1. Приказ Министра обороны Российской Федерации от 23.05.1999 г. № 170 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации» .

2. Коннолли Т., Бегг К., Страчан А. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика, 2-е изд.: Пер. с англ. — М

3. Дейт К. Дж.

Введение

в системы баз данных, 7-е изд.: Пер. с англ. М

4.Благодатских В. А. др. Стандартизация разработки программных средств: Учеб. пособие / В. А. Благодатских, В. А. Волнин, К. Ф. Поскакалов; Под ред. О. С. Разумова. — М.: Финансы и статистика, 2005.

5. Иванова Г. С. Технология программирования: Учебник для вузов. — 2-е изд., стереотип. — М.: Изд-во МГТУ им. Н. Э. Баумана, 2003.

6. Маклаков С. В. CASE-средства разработки информационных систем BPWin, ERWin. — М.: Диалог МИФИ, 2000.

7. Маклаков С. В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite. — М.: ДИАЛОГ — МИФИ, 2003.

8. Вейцман В. М. Автоматизированная разработка корпоративных информационных систем: Учебное пособие — Ярославль: МУБиНТ, 2003.

9. ГОСТ 34.601 — 90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания.

10. ГОСТ 34.602 — 89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.

11.ГОСТ 19.201 — 78 ЕСПД. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению.

12.ГОСТ 19.202 — 78 ЕСПД. Спецификация. Требования к содержанию и оформлению.