Функциональные возможности ERP-систем

Большое количество распределенных торговых точек и многочисленной номенклатуры делает проблемы автоматизации логистических процессов наиболее важными. Именно в области логистики зачастую проявляются отраслевые особенности предприятия, нуждающиеся в специальном подходе к автоматизации.

Само понятие «логистика» — довольно сложное и объемное. К бизнес-функционалу, заложенному в ERP-системах, наиболее близко определение, приведенное ниже.

Логистика — наука о планировании, контроле и управлении транспортированием, складированием и другими материальными и нематериальными операциями, совершаемыми в процессе доведения сырья и материалов до промышленных предприятий. Внутризаводской переработки сырья, материалов, полуфабрикатов; доведения готовой продукции до потребителя в соответствии с его требованиями, а также передачи, обработки и хранения соответствующей информации.

Следуя приведенному определению, можно выделить пять направлений логистики: закупочная, транспортная, складская, производственная, распределительная.

Рассматривая эти направления логистики в разрезе функционала ERP-системы, можно более точно определить области логистики, автоматизируемые в розничной торговле представленные в таблице 2.1.

Таблица 2.1 — Области логистики, автоматизируемые в розничной торговле.

Для управления взаимоотношениями с клиентами используют дополнительные программные комплексы, выделенные в отдельный класс систем автоматизации CRM (Customer Relationship Management). Такие системы могут работать как самостоятельно, так и служить дополнением к ERP-системе, расширяя ее функциональные возможности в области управления взаимоотношениями с клиентами.

Для управления складом используют дополнительные программные комплексы, выделенные в отдельный класс систем автоматизации WMS (Warehouse Management System). Такие системы могут работать как самостоятельно, так и служить дополнением к ERP-системе, расширяя ее функциональные возможности в области управления складом.

Источник: данные, полученные в результате анализа функционала EPR-системы Axapta Retail. Структура данных в таблице 2.1 носит субъективный характер и может быть пересмотрена относительно другого определения логистики и EPR-системы.

Рассмотрим теперь более подробно автоматизацию логистических процессов в розничных сетях.

Закупочная логистика. Обеспечение эффективного сотрудничества с поставщиками — одна из важных составляющих получения конкурентных преимуществ. Возможность автоматизированной системы учитывать режим и ассортимент работы каждого поставщика позволяет избежать многих проблем с поставками и временным отсутствием товаров на прилавках.

Одной из важнейших проблем закупочной логистики, которую решает система автоматизации, является централизованное управление закупками. Зачастую закупки в торговых сетях осуществляются децентрализовано, т. е. каждый менеджер по закупкам сам заказывает товар, определяя условия сделки, а руководство видит только уже совершенные закупки.

Такая ситуация может способствовать «сговору с поставщиками» менеджеров по закупкам и, как следствие, ведет не только к повышению расходов, но и появлению на полках магазинов невостребованных товаров. Поскольку в розничных сетях объемы закупок огромны, проконтролировать и оценить их эффективность вручную не представляется возможным. Автоматизация единственный выход в данной ситуации. Рассмотрим, как она работает.

Поставщик присылает в главный офис розничной сети предложение о сотрудничестве. Предлагаемый поставщиком ассортимент, цены и условия поставки в обязательном порядке рассматриваются обычно категорийным менеджером либо ассортиментным советом или коммерческим директором.

При принятии положительного решения данные о поставщике и его ассортименте заносятся в информационную систему предприятия, которая также позволяет зафиксировать различные условия работы с поставщиком: ассортимент, цены, скидки, способ поставки, отсрочки платежей, товарные кредиты. Только после внесения полных данных о поставщике в информационную систему менеджер по закупкам может начинать с ним работать, используя только те условия работы, которые сформированы по данному поставщику в информационной системе.

Информационная система по каждой товарной позиции позволяет определить основного и альтернативных поставщиков. При формировании заказа поставщику система автоматически отправляет данные по заказу основному поставщику (через систему электронного документооборота EDI) и в случае, если он не подтвердил заказ, автоматически открывает список альтернативных поставщиков необходимого товара.

EDI — система электронного обмена коммерческими документами, обеспечивающая автоматическую, оперативную и корректную коммуникацию между партнерами, вне зависимости от того, какую информационную систему они используют. Исходный документ (например, счет или накладная, находящаяся в электронном виде в информационной системе) преобразуется в нужный формат, проверяется на корректность данных и передается автоматически контрагенту (например, розничному предприятию или наоборот поставщику). При этом документ попадает в информационную систему контрагента, а отправитель получает подтверждение о доставке. Использование технологии EDI позволяет сократить количество ошибок при обмене документами и устранить их повторную отправку и прием, а также дает возможность специалистам компании постоянно контролировать финансовые и логистические потоки, вовремя выявляя «узкие места», что способствует повышению конкурентоспособности.

После того как поставщик занесен в систему и в системе зарегистрирована закупка товара у данного поставщика, наступает новый этап для того, чтобы проявить бдительность. Поскольку оплата товара в основном происходит после его поставки на основании полученных сопроводительных документов, на практике зачастую возникают ситуации, когда поставщик привозит товара больше, чем было заказано. Если данное отклонение не отследить, то он выставит счет для оплаты на привезенное количество. Это приведет к тому, что магазин оплатит ненужный излишек товара. Возможна и еще одна ситуация, когда поставщик вместе с товаром привозит документы, в которых указана завышенная цена. В одну поставку товара может входить множество его наименований, и отследить, по какому именно товару была превышена цена, очень сложно. В результате достигнутые с поставщиком договоренности по скидкам в момент оформления закупки оказываются бесполезными, и компания переплачивает за полученный товар. Поскольку параллельно с процессом выстраивания взаимоотношений с поставщиками всегда происходит процесс финансового планирования, то запланированные согласно заключенным договорам затраты на приобретение товара окажутся неточным и придется искать ошибки. В ситуации огромного количества ежедневных закупок и немалых денежных сумм такие отклонения от договоренностей могут быть для компании катастрофическими. Однако отследить, в какой момент возникла ошибка, будет сложно без использования информационной системы, особенно с учетом того, что делают закупки, планируют затраты и принимают товар на склад разные сотрудники.

Важной составляющей в закупочной логистике является функция управления взаиморасчетами с поставщиками, требующая предельной четкости и внимания. Зачастую дела обстоят следующим образом. Менеджер по закупкам договаривается с поставщиком о скидках на товар и выгодном графике оплаты. Оплата товара непосредственно сотрудниками финансовой или бухгалтерской службы производится на основании документов, приходящих в огромных количествах, да к тому же имеющих свойство запаздывать. Работая с огромным количеством документов, финансист или бухгалтер просто не в состоянии отследить все условия и графики оплаты и, если платеж просрочен, поставщик может приостановить поставку. Такая ситуация ведет к ухудшению отношений с поставщиком и сводит на нет все достигнутые с ним договоренности.

При использовании информационной системы дела обстоят иначе. Менеджеры по закупкам настраивают в системе все условия по оплате поставщикам, на основании чего система в автоматическом режиме формирует заявки на оплату. Это дает возможность не только избежать ошибок в расчетах, но и спланировать расход денежных средств на закупки.

Распределительная логистика. Автоматизация процесса взаимоотношения с клиентами позволяет исследовать предпочтения покупателей, повышать их лояльность за счет предоставления скидок, сегментировать покупательскую аудиторию, делать массовые рассылки корреспонденции, выдавать отчеты для принятия решений оптимизации маркетинговых расходов.

Важные конкурентные преимущества торговая компания может приобрести, анализируя информацию о покупателях, получаемую при использовании дисконтных карт, поскольку дисконтная карта — это не только возможность предоставить покупателю скидку, но и получить данные о средней потребительской корзине своих покупателей, разработать новые предложения продажи дополнительных товаров и многое другое. Поэтому автоматизация работы с дисконтными картами один из самых эффективных инструментов, предназначенный для создания системы лояльности постоянных покупателей.

На практике это происходит следующим образом. Отдел маркетинга составляет в информационной системе график проведения ряда мероприятий, уточняя в каких магазинах, по каким дням и какие акции следует провести. Накануне назначенного дня система автоматически рассылает уведомления об изменении отпускных цен на нужный товар в те магазины, где было запланировано проведение акции, выводит на печать новые ценники и меняет настройки всех кассовых аппаратов в этих магазинах. По окончании срока акции настройки кассовых аппаратов и ценники автоматически заменяются на старые.

Рассмотрим теперь некоторые аспекты автоматизации ценообразования. Для розничной торговли проблема ценообразования является одной из самых сложных, в связи с чем, система автоматизации должна предоставлять возможность гибкой настройки различных ценовых форматов.

Рассмотрим практический пример использования достоинств информационной системы в розничном ценообразовании.

Менеджер сети собирает результаты мониторинга цен, данные о наличии каждой товарной позиции в ассортименте конкурирующих торговых точек и информацию о маркетинговых акциях на эти товары. Он заносит эти данные в систему, и на основании занесенных данных система выдает статистический анализ. Она показывает, как изменились цены конкурентов, и по каким товарным позициям сети нужно изменить цену, чтобы не отставать от конкурентного окружения. Менеджер проводит первичное утверждение изменения отпускной цены. Запрос на вторичное утверждение направляется ответственному лицу с детализацией, как и почему предлагается изменить цену. Ответственный за ценовую политику сети просматривает запрос и утверждает или отклоняет его. Ответ автоматически отправляются менеджеру, инициировавшему запрос. Если ответ положительный, система автоматически заносит новую цену в память кассовых аппаратов на заданный период времени и предлагает распечатать новый ценник для торгового зала.

Складская логистика. Автоматизация складской логистики помогает в управлении такими функциями, как контроль хранения и физического перемещения товаров по складу, оптимизация используемого пространства склада и потока товаров, предотвращение кражи товаров, повышение точности в идентификации товара, использование штрих-кодирования и терминалов сбора данных, проведение инвентаризации.

Рассмотрим несколько примеров использования информационных технологий для управления складом.

Повышение эффективности использования складских площадей одна из важнейших проблем складской логистики. От ее разрешения зависит прибыль розничного предприятия. Увеличение числа единиц хранения и сокращение жизненного цикла продуктов требует постоянного перемещения товаров по складу.

Специальные решения для автоматизации управления ячеистыми складами позволяют учитывать сезонность, историю и показатели оборачиваемости продукта. На основании этих показателей система выдает рекомендации по месту для хранения данного вида товара. Система может также определить оптимальный объем ячейки для хранения товара, сформировать график его перемещения по стеллажам и контролировать его исполнение в режиме реального времени.

Проведение инвентаризации одна из самых трудоемких и долгих по исполнению функций складской логистики. Автоматизация этой функции помогает снизить риск хищений и недостач. Использование в ходе инвентаризации терминалов сбора данных и их последующий автоматизированный перенос в систему помогают избежать многократного ввода данных и, как следствие, появления недостоверной информации.

Важным достоинством автоматизации является и то, что на период инвентаризации магазин не придется закрывать на учет. Итоговые данные, полученные в результате проведения инвентаризации, используются для формирования отчетом по магазинам. Зачастую в процессе инвентаризации обнаруживается бракованный товар (также списание товара в брак может использоваться некоторыми сотрудниками в корыстных целях). Ритейлеры уже давно отметили, что товары с нарушенными потребительскими свойствами могут приносить прибыль их можно продать со скидкой, «исправить» или пустить в производство (например, продукты, срок хранения которых подходит к концу, можно использовать в кулинарии, которая сегодня является неотъемлемой частью крупной розничной сети). Автоматизация помогает осуществить непростой процесс перевода товара из категории бракованной продукции в «прибыльную» категорию.

Производственная логистика. К производственной логистике в розничной торговле можно отнести кулинарию, пекарню, разделку мяса, сборку готового изделия. Несмотря на то, что производство в ритейле зачастую является сопутствующим видом деятельности, оно может расширить резервы рентабельности.

Транспортная логистика. Система управления транспортом помогает ритейлерам оптимизировать поставки товара и является дополнительным методом сокращения издержек. Однако для эффективного использования существующих сегодня на рынке решений по автоматизации транспортной логистики важным фактором являются взаимоотношения ритейлера с поставщиком.

Одним из вариантов использования автоматизации транспортной логистики является метод динамической маршрутизации (применяется в системе управления цепочками поставок компании Manhattan Associates).

Поставщик сообщает ритейлеру о готовности товара, а ритейлер при помощи автоматизированной системы управления транспортировками выбирает наиболее короткий и наименее затратный способ доставки и сообщает о нем поставщику. Обычно наименее затратный способ подразумевает несколько остановок, в ходе которых машина заполняется мелкими партиями товаров. Другой способ отправлять полностью загруженные машины, которые доставляют товар в РЦ. В нем груз разбивается на мелкие партии и доставляется либо к ритейлеру, либо напрямую к клиенту.