Проектирование информационной технологии АРМ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

1.1.1 Характеристика предприятия

1.1.2 Краткая характеристика подразделения или видов его деятельности

1.2 Экономическая сущность задачи

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

1.4.3 Формализация расчетов

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

1.6 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

1.6.1 по техническому обеспечению (ТО)

1.6.2 по информационному обеспечению (ИО)

1.6.3 по программному обеспечению (ПО)

1.6.4 по технологическому обеспечению ГЛАВА 2. Проектирование АРМ

2.1 Информационное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

2.1.1. Концептуальная модель и ее описание

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации

2.1.4 Характеристика результатной информации

2.2 Программное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

2.2.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ГЛАВА 3. РЕАЛИЗАЦИЯ АРМ

3.1 Реализация базы данных АРМ

3.2 Реализация интерфейса АРМ

3.3 Обоснование экономической эффективности проекта

3.3.1 Расчет показателей экономической эффективности проекта ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Сбор, хранение, поиск, переработка, преобразование, распространение и использование информации в различных сферах деятельности приобретают решающее значение для успеха и конкурентной борьбе. В современный информационный век дня предпринимателей ключевое значение имеет не просто разработка принципиально нового изделия, а создание такого продукта или услуги, которые положили бы начало формированию нового направления в производстве, нового рынка. Только в этом случае предприятие (организация) может рассчитывать на приемлемый уровень издержек производства и снижение степени риска при выходе сначала на национальный, а затем на мировой рынок. Предпринимательское дело среди других направлений на конкурентном рынке выделяется с помощью средств информационной индивидуализации бизнеса.

Общество, осознавая важность знания, обеспечивает возможность его приобретения и использования для всех своих членов. Это делается на основе воспитания, обучения и образования, развития культуры и науки. Поскольку данные области имеют внерыночную природу, то решение проблем в них обеспечивается государственным плановым механизмом выделения ресурсов, а не стихией рынка.

Современный бизнес основывается на основательной информационной поддержке со стороны государства, которое строит информационную инфраструктуру бизнеса в виде традиционной и автоматизированной информационных систем. Государство законодательно объявило информационные ресурсы России национальным достоянием, подлежащим защите наряду с другими ресурсами. Организационно информационные ресурсы функционируют в составе Государственной системы научно-технической информации (ГСНТИ) и Государственной автоматизированной системы научно-технической информации (ГАСНТИ). В составе информационных ресурсов концентрируются значительные потоки отечественной и зарубежной информации, которая в обработанном и удобном видах доступна бизнесу.

Образовательный и научный потенциал общества — единственная реальная возможность для генерации актуальных и коммерчески значимых знаний. Если общество не развивает образование и науку, то у членов общества нет ни возможности, ни стимулов генерировать новые знания и эффективно заниматься предпринимательством и бизнесом.

Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированного рабочего места экономиста — снабженца строительной фирмы для учета договорных операций. Главная задача создания АРМ — ведение планового и оперативного учета хозяйственной деятельности предприятия для выработки управленческих решений и получение оперативно-плановой информации для бухгалтерских отчетов. Для решения поставленной задачи в дипломном проекте необходимо:

1. Исследовать предметную область решаемой задачи.

2. Охарактеризовать строительную фирму.

3. Дать краткую характеристику подразделений предприятия и их деятельности.

4. Определить экономическую сущность задачи.

5. Провести обоснование необходимости и цели использование вычислительной техники для решения задачи.

6. Определить цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи.

7. Дать общую характеристику организации решения задачи на ЭВМ.

8. Провести обоснование выбора технологии проектирования.

9. Провести обоснование проектных решений.

10. Представить информационное обеспечение АРМ.

11. Представить программное обеспечение АРМ.

12. Представить технологическое обеспечение решаемой задачи.

13. Обосновать экономическую эффективность проекта.

В результате работы в дипломном проекте проводится проектирование информационной системы учета договоров строительной фирмы с помощью информационных технологий и дана оценка эффективности проектируемой ЭИС с экономической точки зрения.

В первой главе представлен анализ предметной области: изучены функции менеджера — снабженца строительной фирмы, определены возможности реализации и существующего на балансе фирмы вычислительной техники.

Во второй главе отображен процесс проектирования АРМ: созданы все необходимые модели БД и разработан сценарий интерфейса.

В третьей главе описана реализация АРМ.

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

1.1.1 Характеристика предприятия

Строительная фирма ООО «Калуга Строй Водоканал», является предприятием малого бизнеса. Организационно-правовая форма — открытое акционерное общество. Организовано с целью получения прибыли. Основной вид деятельности — строительство, ремонт и обслуживание объектов различного социально-хозяйственного назначения.

Строительная фирма ООО «Калуга Строй Водоканал», предоставляет следующие услуги:

1. Строительство объектов 1 и 2 категории сложности.

2. Отделочные работы фасадов и внутренних помещений.

3. Земляные работы.

4. Фундаментные работы

5. Прокладка наружных инженерных сетей, канализации и водопровода.

6. Кровельные работы.

7. Монтаж металлоконструкций.

8. Электротехнические работы до 1000 КВт.

9. Строительство, ремонт и содержание автомобильных дорог.

10. Оптовая торговля материалами, имеющие отношение к строительной индустрии.

11. Автоперевозки в пределах Российской Федерации.

12. Оказание ремонтно-строительных услуг населению.

13. Услуги генерального подрядчика.

В структуру предприятия входят следующие подразделения рис. 1.

Рис. 1.Структурная схема ООО «Калуга Строй Водоканал»

1.1.2 Краткая характеристика подразделения или видов его деятельности

Во главе предприятия находится генеральный директор, которому непосредственно подчиняются

1. Бухгалтерия.

2. Сметно-договорной отдел (который на самом деле входит в состав отдела снабжения, так как функции выполняет один человек).

3. Главный инженер.

4. Планово-экономический отдел.

5. Отдел снабжения.

6. Начальники участков.

7. Юрист-консул.

Одной из важнейших экономических задач предприятия является задача учета договоров (функции снабжения), которая решается несколькими подразделениями предприятия. В работе над данной задачей задействован отдел снабжения, а также следующие подразделения:

1. Бухгалтерия.

2. Сметно-договорной отдел.

3. Планово-экономический отдел.

Данные подразделения обеспечивают контроль подготовки и исполнения договоров, маршрутизацию и отслеживание состояние договоров, проводят учет документов, связанных с договорными отношениями, ведет подготовку проектно-сметной документации, учет материалов, готовят акты выполненных работ, приходные накладные, готовят документы оплаты по договору. Подготовку и согласование договора проводит юрист-консул предприятия. Бухгалтерия должна производит своевременные платежи по договору или отслеживать их получение от контрагентов, готовить по факту выполнения работ соответствующие акты, формировать проводки по документам или расходам будущих периодов. Генеральный директор решает вопросы, касающиеся совокупности обязательств предприятия или обязательств перед ним, хода реального выполнения работ по договору, ответственных за выполнения его этапов — ведет управленческий учет.

Рис. 2.Схема реализации задач по учету договоров.

На рис. 2 представлена схема реализации задач по учету договоров на предприятии ООО «Калуга Строй Водоканал», так как именно договорная система определяет работу отдела снабжения. И даже снабжение заказ и отгрузка материалов и услуг также оформляется в договорной системе.

1.2 Экономическая сущность задачи

Задача снабженца включает в себя все аспекты работы учреждения с хозяйственными договорами. После подписания договора для задач бухгалтерского учета ключевым становится понятие «обязательства», которые могут быть «товарными» или «денежными». Задача снабжения поддерживает все возможные схемы обязательств — бартер, взаимные зачеты, передача обязательств третьим лицам и т. д. На основании обязательств формируются планируемые платежи по договору. На основании платежных документов исполняются платежные обязательства, появляется или корректируется кредитно-дебиторская задолженность, формируются проводки по счетам, товарные документы «закрывают» товарные обязательства. Набор решения бухгалтерских задач позволяет экономисту — снабженцу получать информацию, которая анализируется и позволяет руководству принимать правильные управленческие решения, что приводит к рентабельной работе предприятия. Поэтому разрабатываемая информационная система для АРМ является экономической информационной системой.

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

В строительной фирме ООО «Калуга Строй Водоканал» традиционно используется программное обеспечение Microsoft Office и имеет следующие характеристики:

— вся информация находится в текстовых файлах формата Word, таблицах Excel или бумажных носителях;

— отсутствует система защиты от несанкционированного доступа;

— отсутствуют программные механизмы разграничения доступа к информации;

— сбор аналитической информации производится путем анализа информации, хранящейся на бумажных носителях;

— информационные технологии применяются, в основном, для хранения личных данных сотрудников, списков групп строителей и создания аттестационных ведомостей.

Все вышеперечисленные недостатки позволяют сделать вывод о необходимости автоматизации труда экономиста — снабженца. Целью использования вычислительной техники является устранение всех вышеперечисленных недостатков, а так же автоматизация обработки и анализа первичной и промежуточной информации и представление итоговой информации в виде отчетов. Работа экономиста — снабженца планово-экономического отдела — это процесс, происходящий во времени, который можно разделить на последовательные этапы:

— подготовительный этап;

— этап оформления договоров;

— этап формирования справочной информации;

— этап учета договоров;

— этап контроля и выполнения подписанных договоров

— этап создания отчетности.

На каждом этапе происходят информационные процессы, которые сведены в таблицу 1.

Таблица 1. Информационные процессы этапов.

1.4 Постановка задачи

Разработать автоматизированное рабочее место экономиста-снабженца планово-экономического отдела строительной фирмы ООО «Калуга Строй Водоканал». Предусмотреть выполнение следующих функций:

1. Создать базу данных для хранения справочной информации по учету производственно-хозяйственных договоров.

2. Обеспечить автоматизированный ввод информации посредствам экранных форм.

3. Реализовать основные функции экономистаснабженца планово-экономического отдела строительной фирмы:

— формирование справочной информации,

— ведение учета договоров,

— учет проектно-сметной документации,

— учет выполнения договорных обязательств,

4. Реализовать автоматизированный способ получения оперативной и плановой отчетности.

5. Организовать систему анализа данных.

6. Организовать автоматизированную систему отчетности.

Проектируемая система относится к системам учетно-аналитического типа, работающая в диалоговом режиме.

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Автоматизация управленческой деятельности предполагает формирование электронной системы организации. Билл Гейтс, определяет электронную «нервную систему» любой организации как среду, автоматизирующую исполнение заранее намеченных действий и событий, планирование и учет, позволяющую своевременно реагировать на незапланированные события и изменения ситуации и дающую, таким образом, огромные преимущества в конкуренции и возможность эффективно работать. 4]

Основными целями разработки АРМ могут служить:

— сокращение времени обработки входной информации и получения результатных показателей;

— повышение степени достоверности выходной информации;

— снижение трудоемкости и количества ошибок при решении задачи.

В программе должны быть реализованы следующие функции:

— максимальная автоматизация ввода показателей из первичных документов;

— хранение форм первичных документов;

— хранение и выдача нормативно-справочной информации по запросу пользователя;

— обеспечение целостности хранимой информации.

Выполнение перечисленных функций осуществлено следующим образом:

1. автоматизация ввода, контроля, загрузки данных первичной информации в базу данных с использованием экранных форм:

— окно просмотра и изменения в списках заказчиков;

— окно создания общего списка подрядчиков;

— окно создания общего списка поставщиков материалов;

— окно формирования договоров;

— формирования информации по проектно-сметной документации;

2. ведение условно-постоянной информации, хранящейся в таблицах базы данных:

— редактирование справочных и учетно-оперативных данных;

— добавление учетных записей;

— удалении учетных записей;

3. выдача справочной информации:

— информация по заказчикам

— информация по подрядчикам

4. отчеты на запросы пользователей:

— формирование итоговой отчетности по заказчикам, по подрядчикам, по поставщикам;

— формирование оперативных отчетов для бухгалтерии.

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Информационное обследование профессиональной деятельности является творческим процессом и не имеет жесткого алгоритма поведения. Изучение требований и функций пользователя системы проведено по принципу «от потребностей практики», что позволило не изменять алгоритм работы экономиста, но в достаточной мере автоматизировать и упростить его работу.

Для автоматизации учета в системе предусматривается система формирование справочной информации, которая позволит сформировать справочники:

1. Справочник по заказчикам.

2. Справочник по подрядчикам.

3. Справочник по поставщикам материалов.

4. Справочник по отделу заключения договоров.

Информация в справочники вводится с помощью экранных форм, разработанных для удобства ввода.

Для проведения оперативного учета в разрабатываемом АРМ предусмотрена система запросов, которая реализует следующие функции:

1. Запрос по менеджерам, ведущим договоры.

2. Запрос по подрядчикам.

3. Запрос для анализа данных.

4. Запрос по договорам, заказчикам и сметам.

5. Запрос по количеству договоров, заключенных с подрядчиками.

6. Запрос по менеджерам.

Для получения отчетов используется система создания отчетной документации.

1. Отчет по заказчика, договорам, сметам.

2. Отчет по отделу заключения договоров.

3. Отчет по подрядчикам

4. Отчет по поставщикам материалов.

5. Аналитический отчет по количеству заключенных договоров.

1.4.3 Формализация расчетов

Всю информацию, содержащуюся в базе данных можно разделить на входную, промежуточную и выходную. Входная информация представлена в виде справочников, сгруппированных в таблице 2.

Таблица 2. Справочники входной информации.

Промежуточная информация представляет собой процесс регистрации информационных процессов, проходящих во времени, которые перечислены в п. 1.3. (таблице 2). Промежуточная информация сведена в таблицу 3 для наглядности понимания.

Таблица 3. Промежуточные функции системы.

В результате обработки полученная в итоге выходная информация представлена в виде отчетов (таблица 4).

Таблица 4. Выходная информация системы.

Последовательность обработки входной информации, необходимой для формирования итоговой выходной информации представлена в виде схемы, которая показывает алгоритм обработки информации.

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

В настоящее время существует достаточно большой набор программных разработок, в состав которых входит подсистема учета договоров. Фирма «1С». Сегодня это бесспорный лидер по известности и тиражу продаж. Прежде всего фирма известна благодаря своему продукту под названием «1С: Бухгалтерия». Существуют базовая и профессиональная разновидности этой программы, а также их различные модификации, предназначенные для использования в локальном и сетевом вариантах.

Фирма «1С» предлагает не только программные средства для автоматизации бухгалтерского учета, но и набор других программных продуктов, таких, как «1С: Электронная почта», «1С: Торговля», «1С: Документооборот», «1С: АФС», «1С: Электронный справочник бухгалтера». Данная фирма выпускает программный продукт для ведения учета договоров, входящий в модуль «1С: Документооборот». Наиболее интересной разработкой является модуль «Учет хозяйственной деятельности» входящий систему комплексной автоматизации банков и предприятий, разработанной фирмой R-style Softlab. Подсистема «Учет договоров» предназначена для автоматизации всех аспектов работы кредитного учреждения с хозяйственными договорами. Модуль обеспечивает ввод и хранение, контроль подготовки и исполнения, маршрутизацию и отслеживание состояния таких договоров. Также программа выполняет учет документов, связанных с договорными отношениями, на основании которых осуществляются бухгалтерские операции, — Актов выполненных работ, Приходных накладных, документов оплаты по договору и т. п.

С помощью подсистемы одновременно автоматизируется работа многих служб, у которых разные задачи и разные технологии. Так, в период подготовки и согласования договор является объектом учета для юридической службы. После его подписания хранение информации о нем становится задачей юристов, секретарей или службы делопроизводства — в зависимости от распределения обязанностей в учреждении. Бухгалтерия должна производить своевременные платежи по договору или отслеживать их получение от контрагентов, готовить по факту выполнения работ соответствующие акты, формировать проводки по документам или расходам будущих периодов. У руководства компании тоже могут возникнуть вопросы (касающиеся, скажем, совокупности обязательств предприятия или обязательств перед ним, хода реального выполнения работ по договору, ответственных за выполнение конкретных его этапов) — для этого система включает элементы управленческого учета. Приложение «Учет договоров» полностью автоматизирует процесс договорных отношений (операции по учету, движению, контролю договоров) для предприятий различных форм собственности и видов хозяйственной деятельности, объединив их подразделения вокруг базисного элемента хозяйственных взаимоотношений — договора.

Возможности подсистемы.

В подсистеме «Учет договоров» предусмотрена следующая функциональность:

— ввод и хранение как общей информации по договорам, так и специфических сведений по договорам определенного вида;

— ввод и хранение текста договора, его приложений, дополнительных соглашений и их разных редакций;

— ввод и хранение информации о структуре договора, его субъектах и предмете договора, об обязательствах по договору и их погашениях;

— ввод, хранение и анализ информации об этапах подготовки договора, мониторинг состояния подготовки договора, автоматическое изменение состояния договора при выполнении очередного этапа;

— ввод, хранение и анализ расчетно-денежных, товарно-денежных и товарно-распорядительных документов по договору;

— ввод и хранение информации о схемах бухгалтерского учета по договору (счета, правила формирования проводок);

— мониторинг состояния исполнения договора и автоматическое изменение состояния договора при обработке или подготовке сопутствующих документов;

— ввод условий и проведение расчета экономических санкций по договорам;

— группировка договоров по разным признакам (группам, категориям, центрам затрат и т. д.);

— хранение шаблонов договоров и сопутствующих документов для быстрого ввода однотипных договоров;

— сбор и хранение информации о потребностях подразделений предприятия, объединение полученных заявок и мониторинг их выполнения;

— разделение доступа к информации по договорам среди ответственных исполнителей;

— проведение анализа цен на основе ранее заключенных договоров.

Технологические особенности подсистемы Схема работы подсистемы «Учет договоров» максимально приближена к привычным, сложившимся в кредитном учреждении технологиям работы с договорами и позволяет снять существенную часть рутинного бремени с банковских работников на каждом из этапов работы с этими документами, что в конечном итоге обеспечивает для банка значительную экономию ресурсов. Перед началом эксплуатации пользователю рекомендуется определить набор наиболее часто используемых типов договоров, которые значительно упростят ввод однотипных документов. Здесь можно указать большую часть их параметров, которые будут автоматически устанавливаться при формировании шаблона договора. Это особенно удобно при обработке повторяющихся договоров или этапов договора, когда они отличаются только датой начала исполнения. Тип договора может содержать сведения о маршруте прохождения договора по подразделениям организации и сотрудникам, которые работают с ним в процессе подготовки и исполнения. Естественно, все установленные по умолчанию параметры договора могут быть откорректированы в период его подготовки. Эти особенности подсистемы обеспечивают максимальную общность, которая подразумевает ведение договоров различного вида, с одной стороны, и простоту ввода самого договора без необходимости указания большого количества ненужных или общепринятых параметров, с другой. Необходимо отметить, что подсистема «Учет договоров» предоставляет пользователю эффективные средства по настройке всех этапов договора «с нуля», без использования заранее подготовленных типов договора. Работу над договором существенно облегчает использование различных справочников, которые можно классифицировать на внутренние, специфические только для приложения «Учет договоров» (например, «Роли участников договора», «Состояния договоров»), и внешние, которые унифицированы для других подсистем комплекса «Учет хозяйственной деятельности банка» («Товары и услуги», «Подразделения», «Сотрудники», «Контрагенты»).

Согласование и подписание договоров

Текст договора обычно формулируется постепенно. Сначала ответственный исполнитель выбирает требуемый шаблон, корректирует его параметры и вводит дополнительную информацию. Затем текст согласуется в соответствии с назначенным маршрутом, который представляет собой список сотрудников банка, чья подпись необходима для утверждения договора в целом. В маршруте также закладывается информация о сроках визирования документа каждым сотрудником, об отказе визировать текст договора, приложения, спецификаций и т. д. При этом для отдельных этапов можно назначать собственные маршруты согласования, что позволяет вести работу над договором параллельно. Когда договор одобрен всеми сотрудниками, указанными в маршруте, он «подписывается в целом», то есть формируется параметр «Дата подписания».

Контроль и выполнение подписанных договоров

После того как договор подписан, на первый план выходят задачи управленческого (контроль обязательств, сроков исполнения и др.) и бухгалтерского учета. Для обеих этих задач ключевым является понятие «обязательство». Гражданский кодекс РФ констатирует, что договор есть всегда набор встречных обязательств нескольких сторон. При этом обязательства могут быть как «товарные» (поставка каких-либо товаров или оказание услуг в определенные сроки и на определенных условиях), так и «денежные» (осуществление оплаты). Приложение «Учет договоров» поддерживает все возможные схемы обязательств — бартер, взаимные зачеты, передача обязательств третьим лицам и т. д. Обязательство содержит информацию о том, к какому из участников договора оно относится, а также сведения о сумме, дате начала действия обязательства. На основании обязательств формируются планируемые платежи по договору — платежный календарь, определяющий, кто из участников договора, когда, кому, сколько и в какой валюте должен платить. Планируемый платеж может производиться по договору в целом, по его этапу, списку этапов, части этапа или по более сложной схеме (предположим, 50% — по факту закрытия работ на одном этапе и тем же платежом 50% — предоплата по следующему этапу). Вся эта информация позволяет не просто отслеживать кредиторскую и дебиторскую задолженность по контрагентам, но и получать необходимую аналитику по обязательствам — по датам, договорам, этапам договора, товарным позициям и иным параметрам. Кроме того, когда в организации назначен сотрудник, ответственный за приемку и контроль работ по этапам, примененную в системе схему документооборота очень удобно использовать не только при заключении договора, но и для контроля его выполнения. С этой целью в маршруте договора или этапа вводятся элементы, относящиеся к процессу исполнения. Руководство может в любой момент получить сведения о том, какие договоры или этапы закреплены за определенным сотрудником, какие из них просрочены (т.е. работы не были закрыты вовремя), и иную управленческую информацию. Подсистема «Учет договоров» позволяет вести учет документов, которые подтверждают выполнение установленных в договоре обязательств. Существуют два вида таких документов — «товарные» (Приходные накладные, Акты выполненных работ) и «платежные». Эти документы можно вводить независимо друг от друга, что особенно удобно в том случае, когда с системой работает много людей, а сотрудники, закрывающие Акты выполненных работ или осуществляющие оплату, к самим договорам доступа не имеют. Позже система «привязывает» эти платежи или акты к соответствующим договорам. На основании платежных документов исполняются платежные обязательства, появляется или корректируется кредиторско-дебиторская задолженность, формируются проводки по счетам. Товарные документы «закрывают» товарные обязательства.

Удобство пользовательского интерфейса

Приложение «Учет договоров» поддерживает Windows-интерфейс, что обеспечивает широкие возможности по настройке модуля. Пользователь может самостоятельно решать, какие данные выводить на экран и в каком порядке, менять шрифт и фон, производить различные операции над столбцами — определять их ширину и цвет, скрывать и отображать, менять местами. Все это позволяет создавать наиболее удобные экранные формы.

Несмотря на перечисленные достоинства программных разработок ведущих Российских фирм, необходимо отметить, сто строительные организации имеют свои специфические особенности по учетной деятельности. В связи с этим проще провести разработку интересующего АРМ, так как она будет более дешевой, более приспособленной под конкретный круг решаемых задач, менее дорогой. Специализированная разработка, в рамках данной дипломной работы, также не будет обладать огромной избыточностью.

1.6 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

1.6.1 по техническому обеспечению (ТО)

Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность обеспечивающих подсистем. Техническое обеспечение — это комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы АРМ. К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения: централизованная и частично или полностью децентрализованная. 4]

Перспективным подходом в настоящее время считается частично децентрализованный подход, применяя как персональные компьютеры, так и большие электронно-вычислительные машины с использованием распределенных сетей. Разрабатываемая информационная система учета хозяйственных операций будет входить в состав автоматизированного рабочего места экономиста — снабженца по учету договоров строительной фирмы. Под АРМ понимается совокупность инструментальных средств конечного пользователя, включающая техническое и организационно-методическое обеспечение задач его профессиональной деятельности на основе персональной ЭВМ, установленной на его рабочем месте, работающей как автономно, так и в составе вычислительной сети. В настоящее время существует множество программных продуктов, обеспечивающих информационные технологии автоматизации офиса. К ним относятся текстовые процессоры, табличные процессоры, системы управления базами данных, электронная почта, электронный календарь, компьютерные конференции, видеотекст, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведение документов, контроль исполнения приказов и т. д.

Изучив предметную область и техническое оснащение представительства, а так же перспективные планы на будущее, был сделан вывод — применение сетевой технологии в данном случае требует существенные финансовые вложения. Существующее техническое оснащение: персональный компьютер класса не ниже Pentium I, принтер марки Canon 100 и отсутствие компьютерных сетей позволяет сделать вывод, что наиболее приемлемой является децентрализованная форма организации технического обеспечения.

1.6.2 По информационному обеспечению (ИО)

В предыдущем пункте дано определение АРМ и сделан выбор по его техническому обеспечению. Но не менее важное место занимает и информационное обеспечение. К информационному обеспечению разрабатываемой системы относятся: входные и выходные документы. Входные документы представляют собой набор справочных сведений, которые заносятся в локальную базу данных посредством специально разработанных форм. Так же к входным документам относится информация о добавлении и изменении свойства номера формы (добавление номера свойства номера) Входной информацией для разрабатываемой системы будет являться информация, получаемая посредством выходных форм.

Работа с информацией происходит посредством экранных форм. Форма — это важнейший визуальный компонент. Формы представляют собой видимые окна WINDOWS и являются основной частью практически любого приложения. В форме размещаются визуальные компоненты образующие интерфейсную часть и системные (не визуальные) компоненты Посредством форм происходит диалог между оператором и АРМ.

При разработке экранных форм использовались разные инструментальные средства, позволяющие ускорить ввод данных, а именно:

— Кнопки. Для организации более дружественного интерфейса мы снабдили кнопки поясняющими надписями и изображениями, отражающими характер их действия;

— Выпадающие списки. Этот компонент позволяет отображать значения выпадающего списка, что очень удобно, так как экономит площадь окна приложения, и предоставляет пользователю выбор из имеющихся значений.

— Окна редактирования - для ввода однострочных текстов;

— Календари. Этот компонент очень эффективен в применении за счет малого места, занимаемого им на форме. При этом он позволяют вводить дату из выпадающего календаря (по виду напоминают выпадающие списки) и обеспечивает безошибочный с точки зрения синтаксиса ввод дат;

— Таблицы. Позволяют представлять информацию в удобном, структурированном виде;

— Многостраничные панели. Позволяют экономить пространство окна на одном и том же месте страницы различного содержания.

Классификатор — это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание экономической информации в АРМ, содержащей наименования объектов, наименование классификационных группировок и их кодовые обозначения. [3]

1.6.3 По программному обеспечению (ПО)

Программное обеспечение — совокупность программ для реализации целей и задач информационной системы АРМ, а также нормального функционирования комплекса технических средств. В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты. К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для типовых задач обработки информации. 4]. Основой любого автоматизированного рабочего места является организация данных, которые подвергаются обработке. В связи с этим необходимо обосновать выбор системы управления базами данных. Наиболее широко используемая для работы под управлением ОС Windows, — СУБД Access.

Access — это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т. п.). С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты.

Access является приложением Windows, а поскольку и Windows и Access разработаны одной фирмой (Microsoft), они очень хорошо взаимодействуют друг с другом. СУБД Access работает под управлением Windows; таким образом, все преимущества Windows доступны в Access, например, вы можете вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот.

Access — это реляционная СУБД. Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Access очень просто комбинировать с данными Excel.

В СУБД Access предусмотрено много дополнительных сервисных возможностей. Мастера помогут вам создать таблицы, формы или отчеты из имеющихся заготовок, сделав за вас основную черновую работу. Выражения используются в Access, например, для проверки допустимости введенного значения. Макросы позволяют автоматизировать многие процессы без программирования, тогда как встроенный в Access язык VBA (Visual Basic for Applications) — специально разработанный компанией Microsoft диалект языка Basic для использования в приложениях Microsoft Office — дает возможность опытному пользователю программировать сложные процедуры обработки данных. Просматривая свою форму или отчет, вы сможете представить, как они будут выглядеть в распечатанном виде. И наконец, используя такие возможности языка программирования С, как функции и обращения к Windows API (Application Programming Interface — интерфейс прикладных программ Windows), можно написать подпрограмму для взаимодействия Access с другими приложениями — источниками данных.

В Microsoft Access добавлено множество новых средств, разработанных для облегчения работы в Интернет и создания приложений для Web. Для доступа к сети Интернет и использования преимуществ новых средств необходимы средства просмотра Web, например Microsoft Internet Explorer, а также модем. Пользователь имеет возможность непосредственно подключаться к узлам Microsoft Web из программ Office (в том числе и из Access) с помощью команды Microsoft на Web из пункта меню. При этом можно, например, получить доступ к техническим ресурсам и загрузить общедоступные программы, не прерывая работу с Access.

Система Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того, Access можно рассматривать и как среду для разработки приложений. Используя макросы для автоматизации задач, вы можете создавать такие же мощные, ориентированные на пользователя приложения, как и приложения, созданные с помощью «полноценных» языков программирования, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами.

Справочная система фирмы Microsoft является лучшей среди аналогичных программ как для новичков, так и для опытных пользователей. Access дает возможность использовать контекстно-зависимую справку, для получения которой достаточно нажать правую клавишу мыши. Какие бы вы ни испытывали затруднения при работе с системой, вам поможет появляющаяся на экране справка по интересующей вас теме. Помимо этого справочная система Access имеет удобные и простые в использовании содержание, предметный указатель, систему поиска, журнал хронологии и закладки. В локализованной версии Access компания Microsoft добавила новое средство — Помощник. Помощник отвечает на вопросы, выдает советы и справки об особенностях используемой программы Достоинства Access в простоте приобретения, в простоте использования в простоте обслуживания.

Для реализации интерфейса используем Delphi, так как это требование в первую очередь было продиктовано желанием и возможностями заказчика.

Несмотря на то, что есть более прогрессивные ВЗСП, но решение остановится на том, что заказчик имеет на балансе именно это сертифицированное программное обеспечение, но и дальнейшая автоматизация ООО «Калуга Строй Водоканал» будет проводится программистом этой фирмы и его знания также ограничено этими средствами. Этот выбор также обусловлен дальнейшим ведением АРМ.

1.6.4 По технологическому обеспечению

В реальных условиях проектирование — это поиск способа, который удовлетворяет требованиям функциональности системы средствами имеющихся технологий с учетом заданных ограничений. В настоящее время широкое распространение получила RAD-методология — методология быстрой разработки приложений. Данная методология охватывает все этапы жизненного цикла современных информационных систем. 4]

RAD-технология позволяет при разработке и создании информационной системы применять спиральную модель жизненного цикла информационной системы, т. е. использовать прототипы. Возможность согласования прототипов системы с непосредственным будущим пользователем системы позволяет не терять общей картины проектируемой системы, контролировать требования заказчика и оперативно вносить необходимые корректировки функциональных возможностей системы. Визуальные инструменты RAD позволяют создавать современные пользовательские интерфейсы с минимальным написанием кодов программ.

Программные средства RAD-разработки делятся на универсальные и специализированные. Специализированные средства разработки ориентированы только на создание приложений баз данных и, как правило, привязаны к вполне определенным системам управления баз данных (Power Builder фирмы Sybase, Visual FoxPro фирмы Microsoft). 5] Среди универсальных систем визуального программирования наибольшее распространение получили: Borland Delphi, Borland C++, Visual Basic, с помощью которых можно разработать приложения практически любого типа, причем программы, разработанные такими средствами в состоянии взаимодействовать практически с любой системой управления базами данных. Возможности таких систем при разработке пользовательского интерфейса слились с созданием прототипов системы. При активном участии пользователя системы, способного корректировать как результаты расчетов, так и собственные требования к системе, сроки изготовления программы сокращаются. Наследованное универсальными системами событийного программирования предполагает описание различных событий различных объектов, установленных на форме-контейнере элементов управления. С помощью событийного программирования можно как обрабатывать информацию, хранящуюся в базе данных, так и создавать, редактировать, модифицировать, удалять объекты баз данных. 5] Как и любая технология, методология RAD имеет ряд своих недостатков и ограничений. Но при разработке относительно небольших систем, разрабатываемых под конкретную организацию, она достаточно эффективна.

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ АРМ

2.1 Информационное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

2.1.1 Концептуальная модель и ее описание

На этапе анализа необходимо подробное исследование как будущих функциональных возможностей разрабатываемой системы, так и информации, необходимой для их выполнения. Поэтому особое внимание было уделено как полноте информации, так и поиску противоречивой, дублирующей или неиспользуемой информации. Каждая сущность имеет неограниченное количество атрибутов, но, проанализировав требования к системе и осуществив детализацию хранилищ данных, будущую модель можно представить в виде связанных между собой отношениями сущностей. Проведя анализ предметной области путем изучения вышеперечисленной информации, были выявлены следующие внешние сущности:

— Заказчик, лицо желающее получить строительные услуги;

— Подрядчик, лицо предоставляющее строительные услуги;

— Поставщик материалов, лицо, обязующееся поставлять материалы на строительство.

— Договор, документ, регламентирующий отношения между подрядчиком, заказчиком и поставщиком материалов.

— Смета, документ, определяющий стоимость работ по договору.

Накопителями данных являются:

— информация о заказчиках;

— информация о подрядчиках;

— информация о поставщиках материалов;

— информация о договорах;

— информация о проектно-сметной документации Информационная система разбита на четыре логические подсистемы:

— система формирования и редактирования исходных данных;

— система запросов;

— система формирование отчетов;

— система анализа данных.

Рис. 3. Концептуальная модель На основе проведения анализа предметной области, концептуальной модели, информационных потоков предприятия можно построить схему потоков данных, где определены основные потоки:

1,4,5 — формирование справочника заказчики;

4,2,6 — формирование справочника поставщики;

3,4,7 — формирование справочника подрядчики;

4,11,9 — формирование данных по договору с заказчиками Рис. 4. Схема потоков данных

12,4,9 — формирование данных по договору с подрядчиками

4,13,9 — формирование данных по договору с поставщиками

4,10 — формирование справочника ответственное лицо

4,11,12,9 — формирование учетных данных по договору с заказчиками

4,12,14,9 — формирование учетных данных по договору с подрядчиками

4,14,13,9 — формирование учетных данных по договору с поставщиками

17,15 — формирование запрос, а по менеджерам

16,18,15 ;

18,19,20,15 — формирование запроса по суммам договоров подрядчиков

21,19,18,15 — формирование запроса по заказчикам, договорам, сметам;

22,23,24,15 — формирование отчета по заказчикам, договорам, сметем;

25,26 — аналитический отчет

27,28 — отчет по подрядчикам

29,27 — отчет по поставщикам материалов

26,27 — отчет по отелу договоров Полученная модель данных графически представлена инфологической моделью рис 5.

Рис. 5. Инфологическая модель данных Датологическая модель (рис.6) строится на основе разработанной инфологической модели и наиболее приемлемой для дальнейшей разработки является реляционная модель данных, где вся информация хранится в виде связанных таблиц, что дает возможность более эффективно хранить информацию, сохраняя целостность данных. Между таблицами устанавливаются отношения «один-ко-многим». Это самый распространенный вид отношений в реляционной базе данных.

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

В таблицах базы данных использованы ключевые поля типа счетчик для удобства поиска и формирования необходимых связей между таблицами. Система классификации разрабатываемой ИС представлена в таблице 5.

Рис. 6.Датологическая модель

Таблица 5. Система классификации.

2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации

Входными данными являются данные для формирования справочной

информации:

1. Данные о заказчике

2. Данные о подрядчике

3. Данные об отделе договоров

4. Данные о поставщиках материалов.

Информация хранится в таблицах:

1. Таблица заказчики

2. Таблица подрядчики

3. Таблица поставщики

4. Таблица отдел договоров.

Входная информация обновляется в процессе работы программы, могут произойти какие-либо корректировки, которые нельзя предусмотреть, такие как расторжение договора, увольнение работника ведущего договор и т. д.

2.1.4 Характеристика результатной информации

Перечни промежуточных функций и выходных документов представлен в таблицах.

Информация, которая формируется в процессе обработки входных данных, хранится в таблицах:

1. Договор_Заказчик

2. Договор_Подрядчик

3. Договор_Поставщик

4. Смета_Заказчик

5. Смета_Подрядчик

6. Смета_Поставщик Описание функций, формирующих промежуточную информацию сведены в таблицу 6.

Таблица 6. Функции.

Структуры таблиц, хранящих информацию из вновь образующих документов, сведены в таблицы 7−16.

Таблица 7. Структура справочника Заказчики.

Таблица 8. Структура справочника Подрядчики.

Таблица 9. Структура справочника Поставщики.

Таблица 10. Структура справочника Отдел договоров.

Таблица 11. Структура таблицы Договор_Заказчик.