Проектирование комплекса задач по автоматизации работы специалиста отдела пассажирских международных перевозок фирмы «Экспресс-РТЦ» на базе "1С: Предприяти

• Введение
• Глава 1. Характеристика компании ООО «Экспресс-РТЦ»
• 1.1 Краткая характеристика компании ООО «Экспресс-РТЦ»
• 1.2 Наличие средств информатизации ООО «Экспресс-РТЦ» располагает 14 компьютерами и 2 МФУ
• 1.3 Описание и анализ действующих на предприятии бизнес-процессов
• 1.4 Обоснование необходимости и выбор путей автоматизации
• 1.5 Описание автоматизированного бизнес-процесса передачи автомобиля в ремонт
• 1.6 Выбор путей автоматизации
• Глава 2. Проектирование комплекса задач по автоматизации работы специалиста отдела пассажирских международных перевозок фирмы «Экспресс-РТЦ» на базе «1С: Предприятие 8.2″
• 2.1 Постановка комплекса задач
• 2.2 Выбор инструментальных средств
• 2.3 Проектирование пользовательского интерфейса
• 2.4 Проектирование состава и структуры базы данных
• Глава 3. Программная реализация комплекса задач и расчет показателей экономической эффективности
• 3.1 Инструкция пользователя (диспетчера)
• 3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проектных решений
• 3.3 Обеспечение безопасности жизнедеятельности при работе с ИС
• Заключение
• Список литературы
• Приложения

Целью дипломного проекта является автоматизация комплекса задач специалиста отдела международных пассажирских перевозок (далее отдел пассажирских перевозок) на предприятии ООО » Экспресс-РТЦ" .

На данный момент на предприятии автоматизированы бизнес-процессы бронирования билетов на рейсы, отмены бронирования на базе 1С Предприятие 8.2 Процессы ремонта автомобиля и закупки запчастей, процесс проведения технического обслуживания, автоматизированы не были, также на предприятии не имеется дисконтной программы для клиентов.

Актуальность выбранной темы обуславливает большая загруженность сотрудника отдела пассажирских перевозок (в частности диспетчера) косвенной работой, не связанной с его прямыми обязанностями. Автоматизация и оптимизация деятельности отдела международных пассажирских перевозок позволит вести точный учет и планирование технического и фактического состояния автомобилей, синхронизацию деятельности сотрудников отдела в единой информационной системе и четко разграничить зоны ответственности сотрудников отдела.

Внедрение информационной системы также позволит увеличить эффективность работы других отделов предприятия, таких как: отдела по работе с клиентами, отдела бухгалтерии, отдела снабжения.

В отчете приведен технико-экономический анализ деятельности ООО «Экспресс-РТЦ», дана характеристика объекта информатизации, описаны существующие средства автоматизации, описаны и проанализированы действующие на объекте бизнес-процессы ООО «Экспресс-РТЦ», выявлены и выбраны проблемы, подлежащие решению.

Глава 1. Характеристика компании ООО «Экспресс-РТЦ»

1.1 Краткая характеристика компании ООО «Экспресс-РТЦ»

Компания «ЭКСПРЕСС-РТЦ» — Региональный Транспортный Центр — занимается пассажирскими перевозками в Финляндию с 2005 года. За это время, был накоплен необходимый опыт для оказания качественных и безопасных услуг, а также занята в Санкт-Петербурге серьёзная ниша по осуществлению пассажирских перевозок. «ЭКСПРЕСС-РТЦ» не является перекупщиком услуг других транспортных компаний, имеет собственный автопарк комфортабельных микроавтобусов марок: Mercedes-Benz Sprinter, Iveco Thesi, Peugeot Boxer, Ford Transit, Volkswagen Crafter, Volkswagen Transporter — и укомплектована своим штатом опытных водителей и гидов.

Все микроавтобусы компании предназначены для пассажирских перевозок на дальнее расстояние и имеют на борту все необходимые условия для комфортабельных поездок. Каждый микроавтобус оборудован автономной печкой, кондиционером, удобными откидными креслами, CD-DVD проигрывателем с ЖК-дисплеем, громкой связью, а также GPS навигацией, что позволяет точно следовать проложенному маршруту. Также, в каждом рейсе, пассажиров сопровождает гид. Всё это позволяет держать уровень цен ниже среднегородских.

В компании имеются следующие направления пассажирских перевозок:

· Международные пассажирские перевозки в страны Скандинавии — ежедневные рейсы и трансферы в Финляндию, Швецию из Санкт-Петербурга

· Междугородние пассажирские перевозки

· Организация трансферов, обзорных экскурсий, обслуживание свадеб, банкетов и других торжественных мероприятий

автоматизация специалист пассажирская перевозка Все услуги компании лицензированы (лицензия № АСС 78 974 007 и допуск № МКП 78 289 к осуществлению международных пассажирских перевозок). Все водители с многолетним стажем работы в области международных перевозок.

Организационная структура предприятия ООО «Экспресс-РТЦ» представлена на рисунке 1.

Функциональные обязанности отделов предприятия:

Бухгалтерский отдел

· Учет хозяйственных операций

· Подпись бухгалтерских и налоговых документов

· Обеспечение соответствия хозяйственных операций российскому законодательству Отдел по работе с клиентами

· Ведение переговоров с клиентами

· Бронирование клиентов на рейсы

· Расчет с клиентами за оказанные услуги

· Ведение клиентской базы

· Составление ежемесячных отчетов по итогам работы Отдел пассажирских перевозок

· Планирование рейсов

· Отправка автомобилей в рейсы

· Мониторинг автомобилей в рейсах

· Ведение базы рейсов

· Составление ежемесячных отчетов по итогам работы Ремонтный отдел

· Проведение тех. обслуживания автомобилей

· Ремонт автомобилей Отдел снабжения

· Прием, размещение, хранение и отпуск ТМЦ

· Инвентаризация ТМЦ

· Расчет с поставщиками за поставленные ТМЦ

· Ведение базы поставщиков

· Составление ежемесячных отчетов по итогам работы Отдел кадров

· Прием на работу специалистов

· Увольнение сотрудников

· Заключение трудовых договоров

· Ведение трудовых книжек Технико-экономические показатели деятельности ООО «Экспресс-РТЦ» представлены в таблице 1.

Таблица 1. Показатели деятельности ООО «Экспресс-РТЦ»

1.2 Наличие средств информатизации ООО «Экспресс-РТЦ» располагает 14 компьютерами и 2 МФУ

В сентябре 2013 года фирма ООО «Экспресс-РТЦ» списала старые компьютеры и закупила новые моноблоки HP Pavilion 23-b232er

· Диагональ экрана: 23"

· Разрешение экрана: 1920 x 1080 точек

· Тип процессора: Intel® Core™ i5

· Частота процессора: 2.7 ГГц

· Количество ядер процессора: 4

· Объём оперативной памяти: 4096 Мб

· Объём накопителя HDD: 1000 Гб

· Оптический привод: DVD-RW

· Видеокарта: NVIDIA GeForce 710A

· Видеопамять: 1 Гб

· Установленная ОС: Windows 7

В организации приобретены и установлены следующие программные средства:

1. ОС Microsoft Windows 7;

2. 1С: Предприятие 8.2: Документооборот 1.3;

3. 1С: Предприятие 8.2: Бухгалтерский учет;

4. БОСС-кадровик;

5. Microsoft Office 2007;

6. Справочно-правовые системы Консультант Плюс;

7. WinRar;

8. ESET NOD32 Antivirus 3.0.684.0;

9. Антивирус Касперского;

10. RS-BANK-WR: АРМ бухгалтера;

11. ПО для работы с сетевыми принтерами;

12. ПО для работы с МФУ;

Каждый компьютер имеет доступ в интернет.

МФУ HP, модель LaserJet Pro M177fw

1.3 Описание и анализ действующих на предприятии бизнес-процессов

Рассмотрим бизнес-процессы отдела пассажирских перевозок. В соответствии с организационной схемой предприятия отдел пассажирских перевозок отвечает за диспетчеризацию рейсов, контроль за техническим состоянием автомобилей и за, собственно, совершение рейсов.

Специалист (далее диспетчер) составляет график новых рейсов, записывая данные о датах рейсах, автомобиле и водителе, отправляющихся в рейс исходя из сведений, полученных от инженера-механика.

Инженер-механик проводит плановые техосмотры и внеплановые ремонты автомобилей. Отправляя машину на ремонт или техосмотр, инженер-механик сообщает диспетчеру по телефону о том, какой автомобиль и на какие ориентировочные сроки будет не доступен для отправки в рейс. Когда ремонт завершится, инженер-механик снова обращается к диспетчеру с целью фиксации факта о проведении ремонта и изменении состояния автомобиля с «В ремонте» на «Свободен» .

Менеджер из отдела по работе с клиентами занимается продажей и бронированием мест на рейсы. За сутки до даты рейса продажа билетов прекращается. Менеджер по работе с клиентами передает информацию по пассажирам диспетчеру. Автобус отправляется в рейс. Далее диспетчер отвечает за мониторинг автомобиля в рейсе и всегда готов выйти на связь с водителем по телефону. По прибытию автомобиля на базу диспетчер составляет план-факт отчет по рейсу, куда вносит сведения о времени в пути, пробеге и остаткам топлива.

Рассмотрим бизнес-процесс отправки автомобиля в рейс на схеме, представленной в нотации BPMN 2.0 (см. рис.2).

Входная, выходная, управляющая информация и механизмы управления представлены в таблице 2.

Таблица 2.

1.4 Обоснование необходимости и выбор путей автоматизации

Произведенный анализ бизнес-процесса передача в ремонт выявил «узкие» места в данном процессе и в работе отдела международных пассажирских перевозок в целом.

· Нет контроля человеческого фактора. Одну машину диспетчер может по ошибке запланировать на несколько рейсов сразу в один день или же составить график рейсов на машину, которая в данный момент на ремонте.

· Из-за отсутствия автоматизированного рабочего пространства сотрудника ремонтного отдела на диспетчера ложится огромный объем работы, не относящийся к его прямым обязанностям, что ведет к замедлению работы всего предприятия и возникает угроза ошибки диспетчера.

· Система коммуникаций между отделами налажено плохо, в связи с чем, падает оперативность работы. Коммуникации между отделами необходимо оптимизировать путем выставления электронных заявок в единой информационной базе.

· Процесс мониторинга и контроля автомобиля в рейсе не оптимизирован: время в пути контролируется только по начальной и конечной точкам маршрута, нет возможности контроля движения автобуса по промежуточным точкам маршрута.

· Нет возможности вести историю поездок, хранить не только контактную информацию о клиентах, но и сведения об оказанных им услугах. Эти данные должны служить основанием для дисконтной программы клиентов, т. е. предоставлять скидки за постоянное пользование услугами ООО «Экспресс-РТЦ» .

Из всех этих проблем можно выделить основной список задач, подлежащих автоматизации:

· Учет фактических рейсов

· Учет количества пассажиров по маршрутам

· Учет внеплановых ремонтных работ

· Мониторинг автомобиля в рейсе

· Расчет прибыли рейсов

· Формирование графиков рейсов

· Анализ загруженности направлений (популярность)

· Контроль технического состояния автомобилей

· Формирование отчетов по фактическим рейсам

· Формирование отчетов по плановому техосмотру

Автоматизированный процесс передачи в ремонт автомобиля исключает возможность ошибки диспетчера. Система автоматически информирует диспетчера о состоянии автомобилей, находящихся на ремонте. Система позволяет отслеживать пробег автомобилей и, соответственно, планировать проведение техосмотров после определенного пробега. Система синхронизирует деятельность менеджера по работе с клиентами и диспетчера, что облегчает ведение учета пассажиров диспетчером. Эти данные учитываются при автоматическом формировании скидок на следующие поездки данного пассажира. Автоматизированная система позволяет четко формировать график рейсов. Исключается возможность совершить ошибку при составлении дат на рейсы — одному автомобилю соответствует только один рейс на определенную дату. Ведется мониторинг автомобиля в рейсе и производится контроль времени на промежуточных точках маршрута. Автоматизирован учет времени в рейсе, составляется отчетность план-факт по каждой остановке на маршруте. Автоматизированная отчетность позволяет вести анализ прибыльности каждого рейса и каждого направления, а так же вести анализ популярности направлений, что облегчает работу топ менеджменту в формировании стратегий для дальнейшего развития компании.

Схема автоматизированного процесса отправки автомобиля в рейс изображена на рисунке 3.

1.5 Описание автоматизированного бизнес-процесса передачи автомобиля в ремонт

Как видно на рис. 3 схема бизнес-процесса стала существенно короче в сравнении со схемой на рис. 2. Это произошло благодаря тому, что некоторые задачи специалиста отдела пассажирских перевозок взяла на себя автоматизированная информационная система. В частности, проверка состояния автомобиля теперь проводится системой самостоятельно без вмешательства диспетчера. Таким образом, система не дает совершить ошибку диспетчеру при составлении графика рейсов, оповещая его о том, что выбранный автомобиль находится на ремонте или же на выбранные диспетчером даты у данного автомобиля уже запланированы рейсы. Следовательно, не тратя время на проверки, работа диспетчера начинается напрямую с формирования карточки рейса. Здесь появилась возможность задавать точки маршрута, остановки. Для каждой остановки диспетчер вводит плановое время прибытия и стоянки, которому должен четко следовать водитель. После того как карточка рейса будет сформирована система автоматически присвоит выбранному автомобилю статус «Занят» на указанные даты рейса.

По причине того, что и диспетчер, и менеджер по работе с клиентами работают в одной системе и с одними базами данных, их непосредственные коммуникации сведены к минимуму. Менеджер оперативно получает информацию на свой рабочий стол о том, что диспетчером был запланирован новый рейс. Соответственно, менеджер может начинать работу по продаже билетов на данный рейс сразу же после создания карточки рейса диспетчером, не дожидаясь звонка или сообщения от диспетчера. За сутки до даты отправления рейса продажа билетов прекращается. Об этом оповещается диспетчер, которому поступает вся информация о пассажирах. После отправления автомобиля по маршруту, диспетчер занимается мониторингом автомобиля в рейсе и готов всегда выйти с водителем на связь. Данному автомобилю система присваивает статус «В рейсе». Диспетчер оповещается водителем об остановках по ходу движения, как плановых, так и не предвиденных. Когда автомобиль возвращается на базу из рейса, водитель передает диспетчеру данные бортовых приборов о пробеге автомобиля и его расходе топлива. Диспетчер вводит эти данные в базу и составляет отчет план-факт по рейсу.

1.6 Выбор путей автоматизации

Рассмотрим возможные варианты информатизации:

1. Приобретение готового проектного решения;

2. Доработка существующего проектного решения;

3. Разработка нового проекта силами сторонней организации;

4. Разработка нового проекта силами сотрудников самой фирмы.

Готовые проекты направлены на широкий круг пользователей, поэтому не могут полностью соответствовать специфике предприятия. Их высокая стоимость и необходимость внедрения и адаптации под деятельность конкретной фирмы представляется невыгодным.

Доработка существующего проектного решения представляется возможной и выгодной, т.к. не требует коренной перестройки системы, а представляет собой только расширение функциональности существующей системы и добавление новых модулей системы.

Разработка проекта сторонней фирмой возможна, так как в настоящее время на рынке представлено огромное количество фирм-разработчиков программных продуктов для бизнеса, подавляющее число которых специализируется на создании новых проектных решений.

Разработка программного продукта сотрудниками организации предпочтительна по причине их вовлеченности и фундаментальных знаний основ рассматриваемого бизнес-процесса, специфики деятельности филиала, что может существенно сократить сроки на разработку и внедрение продукта.

Существующая информационная система предприятия ООО «Экспресс-РТЦ» представлена продуктом MS Excel 2007. Фирма ООО «Экспресс-РТЦ» не располагает компетентными специалистами в штате, способными на доработку существующего проектного решения или разработку нового. В связи с вышеуказанными причинами руководством ООО «Экспресс-РТЦ» было принято решение о замене существующей системы на более функциональную, способную решать весь комплекс задач сотрудника отдела международных пассажирских перевозок. Разработку и внедрение было решено отдать сторонней фирме, занимающейся аутсорсингом. В качестве исполнителя была выбрана фирма ЗАО ТЕЛРОС.

На предприятии ООО «Экспресс-РТЦ» внедрены и эксплуатируются такие продукты фирмы 1С как Документооборот 1.3 и Бухгалтерский учет на базе 1С: Предприятие 8.2 Сотрудники компании знакомы с интерфейсом и функциональностью данных продуктов. В связи с чем, выбор программного обеспечения для дальнейшего автоматизирования бизнеса предприятия был сделан руководством ООО «Экспресс-РТЦ» в пользу продукта 1С: Предприятие 8.2 Внедрение новой ИС позволит автоматизировать не затронутые бизнес-процессы предприятия и оптимизировать уже подверженные автоматизации.

В 1С: Предприятие 8.2 реализован современный эргономичный интерфейс, за счет чего повышена комфортность работы пользователей при работе с системой в течение длительного времени.

Технологическая платформа 1С: Предприятие 8.2 обеспечивает различные варианты работы прикладного решения: от персонального однопользовательского, до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий. Ключевым моментом масштабируемости является то, что повышение производительности достигается средствами платформы, и прикладные решения не требуют доработки при увеличении количества одновременно работающих пользователей.

Система 1С: Предприятие 8.2 является открытой системой. Предоставляется возможность для интеграции практически с любыми внешними программами и оборудованием на основе общепризнанных открытых стандартов и протоколов передачи данных.

Система прав доступа позволяет разрешать доступ пользователей только к тем данным, которые необходимы им для выполнения определенных функций в прикладном решении.

Мощные средства формирования отчетов и печатных форм обеспечивают широкие возможности оформления и интерактивной работы.

Глава 2. Проектирование комплекса задач по автоматизации работы специалиста отдела пассажирских международных перевозок фирмы «Экспресс-РТЦ» на базе «1С: Предприятие 8.2»

2.1 Постановка комплекса задач

Для решения процесса автоматизации поставленных задач необходимо создать программное средство, удовлетворяющее требованиям для решения данных задач. Проектируемое программное средство должно включать в себя следующий состав объектов:

· Таблицы базы данных, в которых должны храниться данные о клиентах, автомобилях, сотрудниках, маршрутах и т. п.

· Журнал операций для регистрации новых рейсов с привязкой к маршруту, автобусу и водителю, постановки автомобилей на ремонт, расчета затрат на рейс и прибыли.

· Отчеты с различными сведениями о рейсах, клиентах, автомобилях.

Разработанное приложение позволит оптимизировать бизнес-процесс специалиста отдела международных перевозок по отправке автомобиля в рейс. Система значительно сократит время регистрации как новых клиентов для менеджера по работе с клиентами, так и регистрацию в базе данных новых рейсов. Передача данных с помощью файлов MS Excel по электронной почте между диспетчером и менеджером по работе с клиентами будет заменена на общую для обоих пользователей базу данных, т.к. проектируемая система будет поддерживать многопользовательский режим работы.

Разрабатываемой для ООО «Экспресс-РТЦ» приложение должно решать следующие задачи:

1. Учет фактических рейсов

Учет отправленных по маршруту автомобилей (даты рейса, автомобиль, водитель, маршрут, цена билета на маршрут, количество свободных мест, затраты на топливо, ФИО пассажиров)

2. Учет количества пассажиров по маршрутам

ФИО пассажира (клиента); поездки, совершенные этим пассажиром (маршруты); информация о выручке, полученной от данного пассажира; информация о количестве совершенных поездок, что является основанием для предоставления скидки данному клиенту на следующие поездки.

3. Учет внеплановых ремонтных работ

Марка и модель автомобиля; дата постановки на ремонт автомобиля; гос. номер автомобиля; ФИО ответственного за ремонт данного автомобиля сотрудника ремонтного отдела; сведения об обнаруженных неисправностях.

4. Расчет прибыли рейсов

Затраты на рейс зависит от протяжённости маршрута и расхода топлива автомобиля. Выручка от рейса формируется посредством продажи билетов пассажирам. Каждый рейс (направление) имеет свою стоимость (цену) билета. Постоянным клиентам предоставляется скидка на поездки. Таким образом, прибыль рейса вычисляется по формуле

П=В-З-С,

где П — прибыль, В — выручка, З — затраты, С — скидки пассажирам

Информационно-технологическая схема решения задачи расчета прибыли рейсов представлена на рисунке 2.1

5. Формирование графиков рейсов

Планирование новых рейсов на будящие даты (Даты рейса, маршрут, автобус, водитель)

6. Анализ загруженности направлений (популярность)

Предоставление сведений о количестве пассажиров на маршруты (направления) за определенные промежутки времени.

7. Контроль технического состояния автомобилей

Сведения о пробеге автомобилей, фиксирование факта совершения техосмотра (Дата техосмотра, автомобиль, пробег автомобиля, ФИО ответственного за техосмотр сотрудника ремонтного отдела)

2.2 Выбор инструментальных средств

Программный продукт разрабатывается под платформу Windows 7. При выборе инструментальных средств нужно учитывать то, что операционные системы постоянно развиваются, а оборудование стареет. Поэтому в дальнейшем будет закупаться новый компьютерный парк, а операционная система обновляться на более современную.

Платформа «1С: Предприятие 8.2» предназначена для автоматизации деятельности различных предприятий, организаций, учреждений и частных лиц. В основе системы лежит гибкая технологическая платформа, возможности которой позволяют создавать и модифицировать самые разнообразные бизнес-приложения.

При разработке автоматизированной системы на платформе «1С: Предприятие 8.2» учитывались следующие цели:

1. Обеспечение системы разграничения прав доступа пользователей к различным объектам и функциям информационной системы.

2. Эргономичный интерфейс, позволяющий легко освоить программу даже начинающему пользователю

3. Возможность работы с базой данных через интернет и на мобильных устройствах

4. Открытость программного кода

Соответственно, разрабатываемый программный продукт для платформы «1С: Предприятие 8.2» является приоритетным, по следующим причинам:

1. Для реализации ограничения прав доступа предназначены специальные объекты конфигурации — Роли. Они обеспечивают реализацию ограничения прав доступа в прикладных решениях. Роль в конфигурации может соответствовать должностям или видам деятельности различных групп пользователей, для работы которых предназначена данная конфигурация. Администратору достаточно лишь указать, к какой области данных пользователю разрешен доступ.

2. Подключение с мобильного устройства через Интернет возможно благодаря использованию веб-клиента и режима низкой скорости соединения. Режим низкой скорости соединения обеспечивает комфортную работу через низкоскоростное интернет-соединение (например, через GPRS-соединение). А веб-клиент позволяет подключаться к информационной базе, используя лишь имеющийся в устройстве браузер.

3. Концепция пользовательского интерфейса системы 1С: Предприятие 8 ориентирована на комфортную эффективную работу и соответствует современным тенденциям. Пользователь может самостоятельно конструировать своё рабочее пространство, располагая панели в разных областях экрана.

4. Большим преимуществом 1С Предприятия перед другими программными комплексами, является открытость кода. Это значит что пользователь, при должной подготовке может сам изменять и настраивать под себя любую конфигурацию фирмы 1С. Открытость кода не обязывает привязываться к одному единственному разработчику программного обеспечения, а позволяет выбирать среди множества фирм 1С франчайзи. Все необходимые инструменты для разработки входят в комплект поставки.

2.3 Проектирование пользовательского интерфейса

Пользовательский интерфейс разрабатывается для таких пользователей как сотрудник отдела международных перевозок, менеджер по работе с клиентами и сотрудник ремонтного отдела. Соответственно, каждому из вышеназванных пользователей необходимо создать рабочие места в системе. Рабочие места должны включать в себя объекты системы, с которыми пользователь будет непосредственно работать ежедневно. Для решения этой задачи было решено воспользоваться функциональной возможностью 1С: Предприятие 8.2 Для каждого пользователя были созданы подсистемы. Каждая подсистема включает в себя определенный набор объектов системы (справочники, документы, регистры и т. п.). Каждому пользователю была создана своя роль, разграничивающая его права доступа.

Таким образом, у каждого пользователя системы появилось свое рабочее пространство, включающее только те объекты данных, с которыми ему предстоит работать.

Были созданы подсистемы Оказание услуг и Ремонт. Пользователями подсистемы Оказание услуг являются менеджер по работе с клиентами и сотрудник отдела пассажирских перевозок. У них разные роли, поэтому некоторая информация, доступная одному из них, будет не доступна другому. Вся остальная информация, необходимая для их синхронной работы, доступна обоим. Пользователем подсистемы Ремонт является начальник ремонтного отдела. Структура подсистемы Оказание услуг и ограничения по ролям пользователей представлены в табл. 3. Структура подсистемы Ремонт представлена в табл. 4.

Таблица 3

Таблица 4.

Интерфейс пользователя представляет собой рабочее пространство для работы с окнами, панель навигации, служащая для перемещения к нужной информации (справочникам, документам и т. п.) и панель команд, необходимая для выполнения быстрых команд по созданию новых объектов, просмотра информации или построения отчетов. У каждого пользователя существует рабочий стол. Рабочий стол — это минимизированное рабочее место. Рабочий стол диспетчера представлен на рисунке 2.2 Основное рабочее место диспетчера представлено в подсистеме Оказание услуг на рисунке 2.3.

Панель навигации разделена на 3 зоны: «Важное» (объекты выделены жирным шрифтом), «Обычное», где содержатся справочники и иные неважные объекты, и зона «См. также», куда помещены все регистры накопления и сведений.

Для регистрации новых рейсов в системе создана электронная форма документа Рейсы, вызываемая нажатием кнопки «Создать» на рабочем столе или же в подсистеме «Оказание услуг» нажатием в панели команд в области «создать» кнопки Рейсы. Форма документа Рейсы представлена на рисунке 2.4.

Реквизитный состав формы документа «Рейсы»

Для регистрации в базе данных новых автобусов создана форма элемента справочника «Автобусы». Внешний вид формы представлен на рисунке 2.5.

Реквизитный состав формы элемента справочника «Автобусы»

Для регистрации в базе данных нового водителя или корректирования информации о старых водителях была создана форма элемента справочника «Водители». Внешний вид формы представлен на рисунке 2.6.

Реквизитный состав формы элемента справочника «Водители»

Для регистрирования в системе новых маршрутов или редактирования сведений о старых маршрутах была создана форма элемента справочника «Маршруты». Внешний вид формы представлен на рисунке 2.7.

Реквизитный состав формы элемента справочника «Водители»

Для контроля технического состояния автомобилей и необходимости проведения техосмотра была создана электронная форма документа «Проверка на пробег», позволяющая совершить проверку пробега автомобилей по заданным параметрам. На основании этой проверки выбранный автобус можно отправить на техосмотр. Внешний вид формы представлен на рисунке 2.8.

Реквизитный состав формы документа «Проверка на пробег»

Для фиксации в базе данных факта проведения техосмотра была создана электронная форма документа «Техосмотр». Вводится на основании документа «Проверка на пробег». Внешний вид формы представлен на рисунке 2.9.

Реквизитный состав формы элемента справочника «Водители»

2.4 Проектирование состава и структуры базы данных

Информационная система, проектируемая в данной дипломной работе, предназначена для автоматизации работы сотрудника отдела пассажирских перевозок. Система обеспечивает автоматизацию следующих процедур обработки информации:

· Ввод, просмотр, редактирование и хранение данных об автомобилях;

· Ввод, просмотр, редактирование и хранение данных о водителях;

· Ввод, просмотр, редактирование и хранение данных о маршрутах;

· Ввод, просмотр, редактирование и хранение данных о сотрудниках ремонтного цеха;

· Ввод, просмотр, редактирование и хранение данных о клиентах;

· Ввод, просмотр и редактирование заявок на рейсы;

· Расчет стоимости рейса;

· Формирование отчетности за заданный период.

Для реализации данного дипломного проекта была выбрана платформа «1С: Предприятие 8.2» .

Для автоматизации вышеперечисленных процедур обработки информации необходимо создать ряд объектов, таких как справочники, документы, регистры, перечисления и отчёты.

Объекты базы данных

Справочники

Для работы с постоянной и условно постоянной информацией с некоторым множеством значений в системе используются объекты типа «Справочник» .

1. Справочник «Тип автобусов»

2. Подчиненный справочник «Водители»

3. Справочник «Клиенты»

4. Иерархический справочник «Маршруты»

Все записи в справочнике делятся на две группы: «В С-Пб» и «Из С-Пб» .

5. Справочник «Сотрудники ремонтного цеха»

Регистры накопления Регистры накопления являются прикладными объектами и предназначены для описания структуры накопления данных. На основе этого объекта платформа создает в базе данных информационную структуру, в которой будут накапливаться данные, поставляемые такими объектами базы данных как документы. Эти данные будут храниться в регистре в виде отдельных записей, каждая из которых имеет одинаковую, заданную в конфигураторе, структуру. В разрабатываемой системы были созданы 6 регистра накопления:

1. Регистр «Фактические рейсы»

2. Регистр «Пробег»

3. Регистр «Учет пассажиров»

4. Регистр «Точки маршрута»

5. Регистр «Ремонтный»

6. Регистр «План Факт»

Регистры сведений Регистры сведений позволяют хранить в прикладном решении произвольные данные в разрезе нескольких измерений. В разрабатываемой системы был создан один регистр сведений:

1. Регистр «Состояние автомобилей»

Структура базы данных представлена на рисунке 2.10.

Существует огромное количество методологий, которые позволяют построить модель информационной системы.

Говоря о визуализации структур данных, разработанных на платформе 1С, прежде всего, необходимо решить, информацию какого рода мы хотим представить в графическом виде. Можно моделировать строение базы данных, используя хорошо известные диаграммы «сущность-связь» ERD в нотациях Чена или Баркера. Но интерпретировать разнообразные типы объектов 1С как простые таблицы было бы ошибочным упрощением. Подобные модели (например, довольно распространенные модели в нотациях IDEF1X (Integration Definition for Information Modeling) и IE (Information Engineering)) ориентированы на проектирование реляционных баз данных, в то время как базы, разработанные на платформе 1С, вообще говоря, таковыми не являются. Более того, одним из ключевых объектов 1С является «документ», предназначенный для отражения хозяйственных событий предприятия. Для документа важным действием является его проведение, изменяющее состояние тех или иных учитываемых данных. Таким образом, документ — это сущность, которую важно рассматривать не только с точки зрения хранения некоторых данных, но и с точки зрения функциональных особенностей системы 1С.

Для моделирования документооборота (в широком смысле) удобны диаграммы потоков данных DFD (Data Flow Diagrams). Традиционно для изображения DFD используются две нотации: Йодана (Yourdon) и Гейна-Сарсона (Gane-Sarson). Однако нужно понимать, что DFD — это средство, скорее предназначенное для моделирования функциональных требований системы, которая представляется в виде сети функциональных компонент, связанных потоками данных. В нашем же случае речь идет о графическом отображении структуры данных, желательно с учетом особенностей идеологии 1С.

В результате было решено остановиться на достаточно простой и понятной нотации IDEF1X и несколько модифицировать ее. В предлагаемой нотации выделяются несколько типов сущностей и связей, а также некоторые правила расположения объектов схемы.

Сущности: справочники, перечисления, документы, регистры сведений, регистры накопления. Для лучшего восприятия каждому типу объектов присвоен свой цвет. Также в данной нотации учитывается возможность использования в прикладных решениях на платформе 1С реквизитов составного типа. Поэтому на самом подробном уровне детализации для каждого атрибута отображается соответствующий набор типов. В свою очередь для регистров на схеме отображаются наборы измерений и ресурсов.

Кроме того, подобная модель предполагает несколько уровней детализации: уровни сущностей, табличных частей (для справочников и документов), атрибутов и описания типов атрибутов.

Связи Связь 1 — один-ко-многим между независимыми объектами. Соответствующие атрибуты дочерней сущности являются величинами ссылочного типа: СправочникСсылка, ДокументСсылка, ПеречислениеСсылка.

Связь 2 — между подчиненными справочниками.

Связь 3 — между регистром и регистратором (документом, осуществляющим движение данного регистра).

Глава 3. Программная реализация комплекса задач и расчет показателей экономической эффективности

3.1 Инструкция пользователя (диспетчера)

1. Запуск информационной системы.

Для того чтобы выполнить запуск информационной системы необходимо сделать 3 шага:

· мышкой дважды щелкнуть на рабочем столе по ярлыку «1С: Предприятие». Ярлык представлен на рисунке 3.1.

· выбрать из списка представленных конфигураций конфигурацию информационной базы «Пассажирские перевозки» (см. рис. 3.2)

· затем откроется окно выбора пользователя. Следует выбрать пользователя «Диспетчер» (см. рис. 3.3)

2. Добавление и просмотр записей о рейсах

Для того чтобы добавить новую запись о рейсе необходимо выбрать на панели действий команду «Рейсы: создать» (см. рис. 3.4).

Откроется карточка нового рейса. Рейсу автоматически присвоится статус «Запланирован». Необходимо заполнить все реквизиты данной формы, а так же табличную часть «Маршруты по движению», как представлено на рисунке 3.5 После ввода всех данных следует нажать на кнопку «Провести и закрыть» в левом верхнем углу формы. С этого момента рейс считается запланированным и менеджер по работе с клиентами может осуществлять продажу билетов на данный рейс.

Для просмотра существующих записей о рейсах необходимо на панели навигации выбрать пункт «Рейсы». Откроется список рейсов. Для лучшего ориентирования в списке рейсы ранжированы по своему статусу и цветовой гамме (см. рис. 3.6).

Бежевый цвет соответствует статусу рейса «Запланирован». Зеленый цвет — статусу «Продажа билетов». Желтый цвет соответствует статусу «В рейсе». Серый цвет — статусу «Возврат», когда машина вернулась из рейса и проводится расчет затрат на рейс. Чтобы открыть какую-либо запись достаточно щелкнуть по ней дважды мышкой.

3. Работа с документом «Рейсы»

После того как карточка рейса сформирована и рейсу присвоен статус «Запланирован», менеджер по работе с клиентами создает на основании данного документа новый документ «Рейсы» со статусом «Продажа билетов», куда вносит фамилии всех пассажиров данного рейса и рассчитывает для них стоимость билета с учетом возможных скидок. В карточке рейса автоматически рассчитывается выручка от билетов. За сутки до отправления автомобиля в этот рейс диспетчер создает на основании документа «Рейсы» со статусом «Продажа билетов» новый документ «Рейсы», которому автоматически присваивается статус «В рейсе». Этот документ служит для фиксации в системе факта отправления автомобиля в рейс, а так же записи фактического времени в пути и времени, затраченного на остановки автомобиля. Диспетчеру необходимо удостовериться в правильности введенных данных и нажать на кнопку «Провести и закрыть» в левом верхнем углу.

Для того чтобы создать документ на основании другого документа необходимо открыть карточку документа, на основании которого будет создаваться новый документ, и, нажав на кнопку «Создать на основании», выбрать необходимый документ. В нашем случае возможно выбрать только один документ — «Рейсы» (см. рис. 3.7).

4. Расчет прибыли за рейс.

По возвращению автомобиля из рейса на базу задачей диспетчера становится расчет фактических затрат рейса и расчет прибыли рейса. Для этого диспетчер создает на основании документа «Рейсы» со статусом «В рейсе» документ «Рейсы», которому автоматически присваивается статус «Возврат». Внешний вид карточки рейса претерпевает некоторые изменения: появляются еще два поля для ввода данных о потраченном топливе и пробеге автомобиля (см. рис. 3.8). Далее система сама рассчитывает фактические затраты на рейс, а затем и прибыль рейса.

5. Контроль человеческого фактора. Диалог системы с пользователем.

Одной из основных предпосылок и задач создания данного программного продукта явилась необходимость обезопасить фирму от нелепых ошибок из-за пресловутого «человеческого фактора». Созданная система вступает в диалог с пользователем и запрещает ему выполнение некоторых функций, если обнаруживается некоторое несоответствие или ошибка пользователя.

Так, система при формировании нового рейса не позволяет диспетчеру записывать в рейс автомобиль, находящийся в ремонте. Кроме того исключается возможность совершить ошибку при составлении дат на рейсы — одному автомобилю соответствует только один рейс на определенную дату. На рисунках 3.9 и 3.10 показано как система сообщает пользователю о недопустимости совершаемых им действий.

6. Изменение и просмотр справочника «Автобусы»

Для открытия справочника «Автобусы» необходимо воспользоваться командой на панели навигации «Автобусы». Откроется форма списка данного справочника. Для более подробного просмотра каждой записи, необходимо дважды щелкнуть мышью по записи (см. рис. 3.11).

Для создания новой записи необходимо нажать на кнопку «Создать» в верхнем левом углу формы списка справочника «Автобусы» .

7. Изменение и просмотр справочника «Водители»

Для открытия справочника «Водители» необходимо воспользоваться командой на панели навигации «Водители». Откроется форма списка данного справочника. Для более подробного просмотра каждой записи, необходимо дважды щелкнуть мышью по записи (см. рис. 3.12).

Для создания новой записи необходимо нажать на кнопку «Создать» в верхнем левом углу формы списка справочника «Водители» .

8. Изменение и просмотр справочника «Маршруты»

Для открытия справочника «Маршруты» необходимо воспользоваться командой на панели навигации «Маршруты». Откроется форма списка данного справочника. Это иерархический справочник. Его записи делятся на две категории: «В С-Пб» и «Из С-Пб». Для просмотра списка записей необходимо дважды щелкнуть мышью по одной из папок. Откроется форма списка справочника «Маршруты». Для более подробного просмотра каждой записи, необходимо дважды щелкнуть мышью по записи (см. рис. 3.13).

Для создания новой записи необходимо нажать на кнопку «Создать» в верхнем левом углу формы списка справочника «Маршруты» .

9. Контроль технического состояния автомобилей. Поиск по пробегу.

Созданная информационная система ведет учет пробега автомобилей. Каждые 7−8 тысяч километров автомобили должны проходить техосмотр. Для облегчения сбора информации о пробегах автомобилей была разработана обработка «Проверка На Пробег» .