Поддерживающие процессы. 
Повышение качества управления за счёт внедрения электронной системы управления информацией

Поддерживающие процессы — процессы, которые необходимы для функционирования других процессов и которые создают косвенную ценность для потребителя [7].

Основными поддерживающими процессами является:

• 1. Управление инфраструктурой и производственной средой. ГОСТ требует: организация должна определять, обеспечивать и поддерживать в рабочем состоянии инфраструктуру, необходимую для достижения соответствия требованиям к услуге. Инфраструктура включает:
  • — здания, рабочее пространство и связанные с ними средства труда;
  • — оборудование для процессов (как техническое, так и программные средства) ;
  • — службы обеспечения (транспорт, связь).

Что касается зданий, согласно таблицы в Приложении 1, в нашем учреждении состояние дел следующее:

• — 90% зданий культуры по городу являются приспособленными, т. е. в своё время они проектировались для других целей. В большинстве случаев это квартиры в жилых домах, пристрои к жилым домам, кафе, больницы, где просто размещены музыкальные школы, библиотеки, музеи, театры. При этом никакой перепланировки не было выполнено;
• — 60% зданий по району являются также приспособленными. Учреждения клубов и домов культуры находятся в бывших сельских квартирах, магазинах, пекарнях;
• — здания культуры по городу имеют износ более 23%, по району 39%. Зданиям более 30 лет и в некоторых из них не было ни одного капитального ремонта;
• — в городе имеются незавершённые постройки учреждений культуры, здания с незавершённым капитальным ремонтом;
• — в районе имеются аварийные дома культуры, закрытые клубы на капитальный ремонт.
• — городские здания культуры сильно сконцентрированы в старой части города, что затрудняет посещение детей с других микрорайонов;
• — в некоторых населённых пунктах вообще отсутствует учреждения культуры.

При этом в тех зданиях, которые соответствуют необходимым параметрам, отсутствует 100% использование площадей. С 2008 года в Нефтекамском муниципальном районе активно внедряется программа оптимизации. Её целью является максимально использовать свободные площади зданий. Теперь сельские клубы, дома культуры делят свою площадь с администрацией сельского поселения, библиотекой, почтой, магазином, сберкассой, паспортным столом, детским садом, начальной школой, пунктом милиции или фельдшерско-акушерским пунктом, либо наоборот. Старые здания закрываются на неопределённый срок. Эти действия помогают сократить коммунальные расходы, расходы на капитальный ремонт зданий, обслуживающий персонал. В тоже время посетители теперь идут в одно здание. Все эти действия обязательно сопровождаются разрешениями инспектирующих органов, необходимыми перепланировками и т. п.

Причиной такого состояния является отсутствие финансирования бюджетных учреждений, отсутствие «хозяина» зданий. Нужна специально подготовленная программа с учётом времени реализации, необходимости капитального ремонта, посещаемости и концентрации населения, определения первоочередных работ по капитальному ремонту.

Нормативы по отношению к рабочей среде в образовательных учреждениях, библиотеках и других учреждениях культуры поддерживаются, за этим следят санэпидемстанции, пожарный надзор, ростехнадзор. С недостатком финансирования с каждым годом это становится всё сложнее.

Специальное оборудование, технические средства, музыкальные инструменты в настоящее время стали довольно дорогостоящими и без поддержки государства, меценатства практически не приобретаются нашими учреждениями. Все заработанные средства идут на погашение коммунальных услуг, заработную плату, текущие расходы и приобретение расходных материалов (хозяйственные, канцелярские товары).

За последние пару лет компьютерное оборудование и оргтехника стала более доступной, что позволяет максимально его внедрять в работу учреждения.

Музыкальные инструменты, оборудование сцены, дискотечное оборудование, световая аппаратура поставляются в основном только при открытии нового учреждения или реконструкции старого. В остальных случаях закупок дорогостоящего оборудования не ведётся.

Таблица 2. 3. 1.

Финансирование новых учреждений культуры на оборудование.

Министерством культуры Республики Татарстан с 2008 года организована выдача грантов на значимые проекты: приобретение оборудование, проведение конкурсов и т. п.

Таблица 2. 3. 2.

Гранты, реализованные учреждением.

Бюджет Республики Татарстан выделяет финансовые средства на подписку печатных изданий (газеты, журналы), формирование книжных фондов библиотек, но этого не хватает для полного укомплектования всех библиотек современной литературой.

Таблица 2. 3. 3.

Финансирование на формирование литературы библиотек.

Состав программных средств в нашей организации делится на два вида: лицензионное и не лицензионное. Не лицензионное средства такие как: Windows HP Professional, Windows Server 2003, Microsoft Office 2003/2007, Kaspersky Internet Security. Это самые крупные программные продукты, в тоже время для корпоративных целей наиболее необходимые и дорогостоящие. Именно по этой причине они используются без соответствующих прав, при этом это проявляется в большинстве бюджетных организациях. Существует и другие программы, менее значимые, но также не лицензионные.

К числу лицензионных программных средств относится программный комплекс (ПК) «Гарант», ПК «Барс-Бюджет», ПК «Библиотека» за данные продукты учреждения ежеквартально платят за поддержку и обслуживание.

В тоже время существуют программы, за поддержку и обслуживание которых платит государство: ПК «Такснет», ПК «Налогоплательщик ЮЛ», ПК «ПД СПУ».

Не прозрачно использование программных средств в подведомственных учреждениях, нет единых корпоративных закупок, отдела системных администраторов. Каждое учреждение использует свои собственные силы для обслуживания компьютерного оборудования, программных средств, оргтехники.

Парк транспортных средств в учреждении состоит из различных автомобилей.

Таблица 2. 3. 4.

Парк транспортных средств учреждения.

Данное количество транспорта не достаточно для такого большого учреждения. А если просмотреть состояние данного транспорта, то обнаружим, что «Москвич 412» не используется с 2000 года, «ГАЗ 2131 Волга» с 2006 года и они подлежат списанию. Но как не странно до сегодняшнего дня платится транспортный налог, налог на имущество и начисляется амортизация.

Автомобиль «KIA Spectra» арендуется, и его аренда обходится учреждению в 350 тыс. рублей в год, при этом автомобиль заправляется топливом за счёт учреждения. Другие автомобили требуют капитального ремонта. Весь парк автомобилей был предоставлен либо в качестве дарения крупных предприятий, меценатов.

Связь в учреждениях представлена телефонной связью, интернетом через малоскоростные телефонные модемы (они также используются для отправки электронной почты), почтой. В одном учреждение используется скоростной интернет (ADSL-модем), в одном корпоративная локальная сеть. Корпоративная мобильная связь не используется. Таким образом, современные технологии в области связи в учреждениях культуры практически не используются.

2. Управление информацией. Высшее руководство должно обеспечивать разработку в организации соответствующих процессов обмена информацией, в том числе по вопросам результативности системы.

Процесс обмена информацией в учреждении осуществляется за счёт строгой командной системы управления сверху вниз. Именно за счёт жёстких мер управления высшего руководства процесс работает, но не на 100% результативности. Какой бы не был высший руководитель сильной личностью, он не сможет делать всё в одиночку.

Обмен информацией проводиться по средствам совещаний, телефонных переговоров, отправки заданий, приказов по факсу, телефонограмм, электронной почты, но используется она не всеми учреждениями Данных мероприятий не достаточно для обмена информацией в 21-м веке.

3. Подготовка персонала. Согласно ГОСТа, организация должно обеспечивать подготовку персонала. Подготовка персонала обязательно присутствует в нашем учреждении. Это сложилось как традиция, что новый сотрудник обязательно проходит обучение в течение нескольких недель, с закреплением за ним другого специалиста. Планово проводятся ежегодные обучения вышестоящего персонала (директора, инженерно-технические работники) по технике безопасности, повышению квалификации. Главные отделов бухгалтерии, главный бухгалтер участвуют в специализированных семинарах.

Нет дальнейшей подготовки, переподготовки, проверки знаний простых работников, обслуживающего персонала, персонала напрямую связанного с потребителями, нет делегирования полномочий, нет обогащения труда работников. В нашем учреждении работники сами проявляют себя, заинтересованности в росте персонала со стороны руководства нет.

4. Управление финансами. С этим процессом в нашем учреждении связано отдельно выделенная обособленное учреждение — централизованная бухгалтерия. Другими словами на все подведомственные учреждения одна бухгалтерия. Такой подход освобождает учреждения от дополнительных структурных подразделений, работы связанной с финансовыми потоками, налогообложением, бухгалтерской отчётностью, начислением заработной платы, отчётностью в пенсионный фонд, фонды социального страхования и т. п.

Это позволяет учреждениям больше внимания уделять основной их задачи — предоставление культурных услуг населению. Но наряду с положительными сторонами, присутствуют и отрицательные — время оборота финансов значительно увеличивается. На это влияет увеличение количества документации, отсутствие заинтересованных лиц в бухгалтерии, многоступенчатая обработка документов.

На основании проделанного анализа можно сказать, что для повышения качества управления, проект электронной системы управления информацией должен охватывать следующие процессы: управление документацией и записями, внутренний аудит, управление несоответствиями (в том числе корректирующие и предупреждающие действия), процессы жизненного цикла продукции (требования к услуге сторонних организаций и связь с потребителями), анализ системы высшим руководством, управление информацией, управление инфраструктурой (связь).