Преимущества системы. 
Системы электронного документооборота

Решения на платформе Alfresco ECM ориентированы на средний и малый бизнес. Внедрение Alfresco позволяет заказчикам сократить операционные издержки за счет:

Быстрого поиска документов и файлов.

Отсутствия потерь документов и необходимости дублирования контента.

Оперативного редактирования и утверждения документов.

Разграничения персональной ответственности сотрудников на разных этапах работы с документами.

Соблюдения политики разграничения доступа пользователей к файлам.

Обеспечения безопасности и защищенности базы данных.

Отсутствия лицензионных отчислений за программное обеспечение.

Ключевые особенности Alfresco ECM:

• 1. Система виртуальных «интеллектуальных» пространств для хранения и работы с данными. Работать с документами не сложнее, чем с общими ресурсами в локальной сети, но гораздо продуктивнее.
• 2. Alfresco ECM является свободным программным продуктом. Исходные коды программы открыты, что позволяет изменять функциональность в зависимости от потребностей заказчика. В архитектуре Alfresco ECM используются только открытые технологии, что упрощает работу над системой сторонним разработчикам.
• 3. Владение системой в варианте Community Edition не требует лицензионных отчислений (любое количество серверов и пользователей) ю.
• 4. Предоставлены полные права заказчику на модификацию системы.
• 5. Заказчикам предоставляются бесплатные обновления версий системы.
• 6. Неограниченное количество рабочих мест: работать в системе Alfresco могут все сотрудники заказчика и внешние контрагенты.
• 7. Высокая производительность. Тесты в benchmark-центре показали среднюю скорость загрузки — 140 файлов в секунду. Всего было загружено 107 млн. файлов. Производительность системы в процессе тестирования не изменилась.
• 8. Кросс-платформенность. Система может быть установлена на сервер MS SQL или MySQL. Партнерами Alfresco являются производители ключевых свободных технологий с открытым исходным кодом — MySQL, SugarCRM, Novell, JBoss, Liferay — что позволяет обеспечить высокую степень интеграции платформы Alfresco с этими решениями.
• 9. Открытая трехзвенная архитектура. Исходные коды программы открыты, что позволяет изменять функциональность в зависимости от потребностей заказчика. Полностью J2EE-приложение. Сервер приложений — JBoss, веб-сервер — Apache Tomcat.
• 10. Интеграция. Система интегрируется в любую IT-инфраструктуру организации, поддерживает работу с любыми типами файлов, обладает возможностью гибкой настройки любых требуемых функций системы электронного документооборота, хранения/обмена файлами, веб-портала. Языки скриптов JavaScript и PHP позволяют легко создавать новые модули на основе имеющейся системы.
• 11. Удобство работы для любого числа пользователей. Легкий доступ к системе из любых источников — офисный пакет, корпоративный портал, Web. Возможность доступа для внешних пользователей. Веб-ориентированность приложений позволяет добиться неограниченной масштабируемости и независимости от используемого на рабочем месте программного обеспечения.

Рассмотрим СЭД на базе Microsoft SharePoint. Схема организации процесса представлена на рисунке ниже.

Рисунок 2 — Организация документооборота в СЭД SharePoint.

Как видно из диаграммы, при поступлении входящего документа заводится карточка в СЭД, а сам входящий документ сканируется-распознаётся, либо уже приходит в электронном виде.

На текущий момент многие ИТ-директора поняли преимущества портальных и платформенных решений, в том числе и для автоматизации электронного документооборота.

Наиболее популярным трендом последних 2−3 лет является использования платформы Microsoft SharePoint для решения подобных задач.

Если посмотреть на рынок систем автоматизации документооборота на SharePoint в России, то можно насчитать порядка 10−15 решений от разных поставщиков: как от мелких, которые ранее занимались аутсорсингом разработки программного обеспечения и созданием корпоративных порталов, так и от крупных, специализацией которых на 100% как раз и является разработка СЭД.