Организационное обеспечение информационной логистики

В каждой организации должно быть решено — кто будет управлять ИС и ИТ, которые для корректной работы требует специалистов, возможно, организованных в специальное подразделение (например, в отдел ИТ). Кроме того, следует решить вопрос о степени децентрализации управления системой: кто отвечает за данные, доступ к ним и за их расположение.

Структура отделов ИТ складывается под влиянием целого ряда факторов, включающих структуру самой организации, степень децентрализации ИС, способ владения данными (отдел ИТ или функциональные подразделения), вопросы сохранности и безопасности и многое другое.

В общем случае подразделение ИТ может включать следующие группы:

операционную группу, ответственную за поддержку вычислительных средств, телекоммуникаций, системного ПО (операторы, техники, системные программисты, системные аналитики, телекоммуникационные менеджеры);

группу создания приложений, отвечающую за создание новых систем и состоящую из проектных менеджеров, системного аналитика, программистов;

информационную группу, обеспечивающую поддержку конечных пользователей.

Сложились две основные формы использования информационных систем и технологий — централизованная и децентрализованная.

Централизованная обработка информации базируется на сосредоточении вычислительных и программных средств и информационных ресурсов в едином центре. Сегодня это мощные сервера с персональными компьютерами (ПК) на рабочих местах. Иногда на ПК специальный оператор обрабатывает задания пользователей.

К достоинствам централизации можно отнести: возможность эффективного контроля за ИС и ИТ, информационными ресурсами и их обслуживанием; возможность управления большими и сложными проектами; лёгкость внедрения единых методологий и стандартизации.

Централизованный подход лучше всего применять, если организация мала, в системе используются очень дорогие информационные ресурсы, либо их использование ограничено, имеется автократическое управление и существует необходимость полного контроля за системой.

Децентрализованная обработка информации сегодня представляет собой совокупность автоматизированных рабочих мест (АРМ), связанных локальной (или глобальной) сетью.

Достоинства децентрализованного подхода: ИС и ИТ более интегрированы с бизнесом — обработка данных и принятие решений осуществляются заинтересованным конечным пользователем; гибкость структуры систем обработки информации; уменьшение общих, в том числе коммуникационных затрат; усиливается ответственность низшего звена сотрудников.

Недостатки децентрализованного подхода: возможность потенциального дублирование и неэффективного использования информационных ресурсов; наличие проблем с совместимостью и стандартизацией ресурсов и др.

Децентрализованный подход применяется, если организация значительна по размерам, существуют потребности в повышении надёжности, скорости и гибкости информационного обслуживания.

В качестве гибрида этих двух способов организации ИС используют частично децентрализованный подход, т. е. имеется мощный вычислительный центр и локальные вычислительные ресурсы, объединённые сетью.

Взаимодействие ИС и ИТ и организации происходит на микроуровне, который отображается во влиянии на отдельных индивидуумов и их работу, а также на работу подразделений организации, и макроуровне, который отражается на всю организацию, отрасль, общество в целом.

Взаимодействие может иметь как положительный, так и отрицательный характер. С одной стороны, развитие технологий снижает затраты на создание ИС, а с другой — стоимость информационного обслуживания растёт в связи с высокой стоимостью используемого при этом квалифицированного труда.

Существует две концепции при внедрении ИС и ИТ в организацию.

Первая концепция ориентируется на существующую структуру организации. Информационные системы и технологии при этом приспосабливаются к организационной структуре, и происходить лишь моделирование методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Степень риска от внедрения технологий минимальна, так как затраты незначительны. И организационная структура фирмы не меняется.

Недостатком такой стратегии является необходимость непрерывность изменения формы представления информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим средствам.

Вторая концепция ориентируется на будущую структуру фирмы. Стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, т.к. рационально распределяются архивы данных, снижается объём циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

К основным недостаткам этой концепции стоит отнести: существенные затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепции и необходимостью обследования всех подразделений организации; наличие психологической напряжённости у сотрудников, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы, штатного расписания и должностных обязанностей.

К достоинствам данной стратегии можно отнести: рационализацию организационной структуры фирмы; максимальную занятость всех работников; высокий профессиональный уровень всех работников; интеграцию профессиональных функций за счёт использования компьютерных сетей.