Создание запросов. 
Разработка информационной системы "Ремонтный отдел"

Запросы являются одним из основных инструментов выборки, обновления и обработки данных в таблицах базы данных. Запрос позволяет формировать пользовательское представление о данных, не обязательно отвечающее требованиям нормализации. Результат выполнения запроса — это новая, чаще всего временная, таблица, которая существует до закрытия запроса. Структура такой таблицы определяется выбранными из одной или нескольких таблиц полями. Записи формируются путем объединения записей таблиц, участвующих в запросе. Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц. Простейшие запросы могут быть созданы с помощью мастера. Любой запрос можно создать в режиме конструктора. Конструктор предоставляет удобное для пользователя диалоговое графическое средство формирования запросов, с помощью которого легко может быть построен сложный запрос.

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получит результат в виде виртуальной таблицы. Полученная таблица может использоваться в качестве источника данных в формах, отчетах, страницах доступа к данным, других запросах. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей.

С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:

• * Включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля;
• * Выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;
• * Произвести вычисления в каждой из полученных записей;
• * Сгруппировать записи, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях, в одну запись и одновременно для других полей образовавшихся групп выполнить одну из статистических функций;
• * Произвести обновления полей в выбранном подмножестве записей;
• * Создать новую таблицу базы данных, используя данные из таблиц;
• * Удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных;
• * Добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу. Многотабличный запрос позволяет сформировать записи результата путем объединения взаимосвязанных записей из таблиц базы данных и включая нужные поля из них. Последовательное выполнение ряда запросов позволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию.

В зависимости от последующего использования или способа получения данных, полученных с помощью запроса, в Access существует 4 типа запросов:

• 1. Запросы на выборку. Отбирают нужные поля данных из записей, удовлетворяющих заданному условию из одной или нескольких таблиц и/или других запросов БД.
• 2. Перекрестные запросы формируют данные из таблиц и запросов в виде электронной таблицы (матрицы). В такой таблице заголовки строк образуются из уникальных значений одного поля, заголовки столбцов — из уникальных значений другого поля, а на их пересечении вычисляются какие-либо суммарные значения для отобранного множества записей.
• 3. Запросы на изменение делятся на 4 вида: *На создание новой таблицы;
• *На добавление новых записей в таблицу; *На удаление отобранных записей из таблицы; *На изменение значений каких-либо полей в отобранных записях таблицы.
• 4. Запросы с параметрами — это такие запросы, в которых критерии отбора задаются пользователем при каждом запуске запроса. То есть запрос с параметрами можно получит из любого из трех предыдущих типов запросов, введя в него параметры для отбора записей. При запуске такого запроса на экран выводится окно, в которое следует ввести значение параметра выборки, для каждого из параметров.

¦ В окне БД на вкладке Запросы нажать кнопку Создать или выбрать одну из строк: Создание запроса в режиме конструктора или Создание запроса в режиме мастера;

¦ В окне БД на вкладке Таблицы выбрать инструмент Новый объект/Запрос;

¦ Выбрать в главном меню пункт Вставка/Запрос.

Рис. 9 Диалоговое окно «Новый запрос»

Можно сразу перейти к созданию нового запроса в режиме конструктора, выбрав на вкладке Запросы, Создание запроса в режиме конструктора. Далее в открывшемся окне Добавление таблицы и нажать кнопку Добавить. Для выхода из окна следует нажать кнопку Закрыть.

Рис. 10 Диалоговое окно «Добавление таблицы»

В результате появится окно конструктора запросов — Запрос: на выборку. Окно конструктора запросов разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему данных запросов таблицы. Таблицы представлены списками полей. Нижняя панель является бланком запроса, который нужно заполнить.

В окне конструктора запросов отображаются выбранные таблицы со списком их поле и связей и между ними, имеющиеся в схеме данных базы. Первая строка в списке полей, отмеченная звездочкой (*), обозначается все множество полей таблицы. Кроме того, при добавлении таблиц в схему данных запроса Access автоматически устанавливает связи для объединения таблиц. Связи, которые не были установлены Access автоматически, пользователь может установить прямо в схеме данных запроса, перетащив задействованные в связи поля из одного списка полей в другой. Связь устанавливается вне зависимости от типа отношений между таблицами. Эти отношения могут быть и неопределенными. Однако эти таблицы должны иметь общее поле или поля, по которым между ними может быть установлена связь. Связь устанавливается для объединения записей таблиц по общему полю при их обработке.

В нижней панели окна запроса в виде таблицы представлен бланк запроса. Он предназначен для конструирования структуры таблицы результата запроса и условий выборки записей. Первоначально эта таблица пуста.

Каждый столбец бланка относится к одному полю, с которым нужно работать в запросе. Поля могут использоваться для включения их в таблицу запроса, для задания по ним сортировки, условия отбора записей, а также для выполнения вычислений.

При формировании столбца бланка запроса необходимо знать следующее:

• — В строку поле включается имя поля, используемого в запросе;
• — В строке Сортировка выбирается порядок сортировки записей результата;
• — В строке Вывод на экран отмечаются поля, которые должны быть включены в результирующую таблицу;
• — В строке Условия отбора задаются условия отбора записей;
• — В строке Или задаются альтернативные условия отбора записей.