Операции с информацией

Вопрос 1

Опишите операции, которые Вы производите с информацией по роду своей деятельности. Если вы используете компьютер, то опишите, как именно. Предложите способы повышения эффективности работы с информацией в вашей организации, если Вам стало доступно все то техническое и программное обеспечение, которое описано в учебно-методическом комплексе.

Ответ:

Информационная система управления предприятием (ИСУП) — это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, ИСУП — это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла — от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия Управление предприятиями в современных условиях требует все большей оперативности. Поэтому использование информационных систем управления предприятием (ИСУП) является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.

Выделение функциональных подсистем в контуре управления предприятием осуществляют по функциям управления — планирование, производство, материально-техническое снабжение (управление товарно-материальными потоками — логистика), бухгалтерский учет, анализ, в т. ч. маркетинг, управление персоналом.

Каждая функциональная подсистема имеет свой состав комплексов задач и информации, предназначенный для реализации определенных функций управления.

Каждая из подсистем имеет свои первичные документы и регистры учета, свои алгоритмы обработки информации. Все участки связаны между собой и должны быть интегрированы для получения бухгалтерской, управленческой и налоговой отчетности.

Поскольку в информационной системе бухгалтерского учета сосредоточено около 60% всей информации деятельности экономического объекта, то система бухгалтерского учета является источником фактической информации о фактах хозяйственной деятельности практически для всех систем управления предприятием, поэтому должна обеспечивать оперативность, достоверность, точность отражения фактов хозяйственной деятельности. Без использования вычислительной техники решение этих задач невозможно.

Таким образом, автоматизация бухгалтерского учета не только позволяет сократить время на обработку первичных документов с целью получения внешней отчетности, но и своевременно предоставлять необходимую информацию для принятия решений, что служит целям повышения эффективности управления.

В бухгалтерском учете самой распространенной системой управления является 1С: Бухгалтерия 7. 7.

Данная программа обеспечивает выполнение необходимых расчетов, подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов; перенос данных из одной отчетной формы в другую, накопление итогов, представление возможности обращения к данным и отчетам прошлых периодов.

В данной системе бухгалтером решаются следующие задачи:

учет труда и заработной платы;

учет материальных ценностей;

учет основных средств;

учет готовой продукции;

учет финансово-расчетных операций;

учет затрат на производство; сводный учет и составление отчетности.

В состав данного комплекса входят отдельные задачи, для которых характерны логически взаимосвязанные выходные документы, получаемые на основе единых исходных данных. Автоматизация выполнения функций управления требует их расчленения на более мелкие части.

Задачи, решаемые в разделе «Учет труда и заработной платы»: начисление заработной платы работникам предприятия за месяц, расчет удержаний из заработной платы, расчет причитающихся сумм заработной платы и составление сводных документов и др.

Задачи, решаемые в разделе «Учет материальных ценностей»: учет поступления материальных ценностей на склады предприятия, учет движения материальных ценностей по складам предприятия, учет расхода материальных ценностей, учет списания из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов и др.

Задачи, решаемые в разделе «Учет основных средств»: учет движения основных средств и составление регистров аналитического учета, расчет амортизационных отчислений износа основных средств, расчет платежей в бюджет за пользование основными производственными фондами, учет капитального ремонта основных средств и др.

Задачи, решаемые в разделе «Учет затрат на производство»: учет фактического расхода материалов на основное производство, учет затрат на вспомогательное производство, учет расходов на обслуживание производства и управления, чет потерь от брака, сводный учет затрат на производство и др.

Задачи, решаемые в разделе «Учет готовой продукции»: учет выпуска готовой продукции, учет движения готовой продукции на складе, учет отгруженной и отпущенной продукции, учет реализованной готовой продукции и др.

Задачи, решаемые в разделе «Учет финансово-расчетных операций»: учет денежных средств предприятия, учет осуществляемых расчетных операций, учет фондов и резервов, учет кредитов банка, учет недостач и потерь, учет финансовых результатов и др.

Задачи, решаемые в комплексе «Сводный учет и формирование отчетности»: сводный учет по участкам основных средств, материальных ценностей, учета труда и заработной таты, готовой продукции, учета затрат на производство, синтаксический учет производственно-хозяйственной деятельности, разработка сводной отчетности.

Таким образом, данная система позволяет одновременно работать с базой данных сразу нескольким бухгалтерам: по кассовым операциям, по работе с банком, по учету основных средств, по расчету с поставщиками и покупателями, главному бухгалтеру, причем вся информация в базе оперативно обновляется.

Описание рабочего места бухгалтера:

Рабочее место бухгалтера представляет собой рабочий стол с установленным на нем компьютером с необходимым программным обеспечением. Все компьютеры подключены к локальной сети с выходом Интернет. По локальной сети все пользователи подключены к принтеру. Также имеется сканер и факс.

Помимо стандартного программного обеспечения (MS Office, антивирусная программа, архиватор и т. д.) на каждом компьютере установлены специализированные программы, такие как «1С: Бухгалтерия», справочно-правовая система «Гарант», программа налогового учета «Налогоплательщик», система «Клиент-банк».

информационная система управление.

Вопрос 2

Используя прайс-лист какой-либо компьютерной фирмы, составьте смету на приобретение технических и программных средств для Вашего рабочего места. Напишите подробное обоснование целесообразности этих затрат в форме служебной записки для Вашего руководителя. Обоснуйте отдельно приобретение каждого устройства и каждой программы. Как Вы их будете применять? Действительно ли они необходимы?

Ответ:

Возьмем прайс-лист компьютерной фирмы «Левел» и составим смету на приобретение технических и программных средств для рабочего места бухгалтера.

В связи с необходимостью обновления устаревшей техники и программного обеспечения, прошу Вас приобрести новый персональный компьютер и лицензионным программным обеспечением для установки на моем рабочем места. Общая сумма покупки составит 35 965 рублей (смета прилагается).

Перечисленные в смете технические средства необходимы для нормальной работы и сочетают в себе качество и оптимальную стоимость.

Персональный компьютер INTELPentium Dual-Core E5500 — это превосходные функциональные возможности в современном эргономичном и компактном корпусе, отличается высочайшим уровнем качества и надежности, подтвержденных многочисленными тестами на прочность и продолжительность работы, а также международными стандартами качества и безопасности.

Современный мощный компьютер дает возможность быстро обрабатывать информацию, гарантирует целостность данных, а также позволяет устанавливать современное программное обеспечение.

Жидкокристаллический монитор с диагональю 19″ позволяет работать с несколькими окнами одновременно и обеспечивает четкость изображения, компактность.

Кроме перечисленного выше, необходимы клавиатура и мышь. Их можно приобрести относительно недорогие, стандартные без излишеств. Мышь желательно беспроводную, так как каждодневная работа с большим объемом бумаг требует максимальное количество свободного места на столе.

Операционная система Windows обеспечит Что касается программного обеспечения, то необходимо установить операционную систему, пакет прикладных программ и антивирусную программу.

Операционная система Windows 7 Professional содержит в себе всё что только может потребоваться в офисе. А также для удаленной работы. Доступен запуск приложений Windows XP в специальном режиме совместимости, восстановление данных с помощью резервных копий, автоматически создаваемых в домашней или корпоративной сети. Для подключения к корпоративной сети доступна функция «Присоединение к домену», также доступна печать на нужный принтер дома или в офисе с использованием маршрутизации.

Набор приложений Microsoft Office 2010 предлагает новые способы обеспечения оптимальной работы благодаря новым эффективным инструментам, помогающим в творческой реализации идей пользователя, решении проблем и общении с другими пользователями. Приложение, необходимые бухгалтеру из пакета Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint.

Антивирус Касперского 2011 обеспечивает проактивную защиту вашего компьютера от различного вида вредоносных угроз с использованием файлового, почтового, IM и веб антивируса.

Основные компоненты защиты Антивируса Касперского 2011.

Файловый антивирус позволяет избежать заражения файловой системы компьютера. Компонент запускается при старте операционной системы, постоянно находится в оперативной памяти компьютера и проверяет все открываемые, сохраняемые и запускаемые файлы на компьютере и на всех присоединенных дисках.

Почтовый Антивирус проверяет входящие и исходящие почтовые сообщения компьютера. Письмо будет доступно адресату только в том случае, если оно не содержит опасных объектов.

Веб-Антивирус Касперского 2011 перехватывает и блокирует выполнение скрипта, расположенного на веб-сайте, если он представляет угрозу. Строгому контролю также подвергается весь HTTP-трафик. Кроме того, компонент блокирует доступ к опасным веб-сайтам.

IM-Антивирус обеспечивает безопасность работы с интернет-пейджерами. Компонент защищает информацию, поступающую на ваш компьютер по протоколам интернет-пейджеров. IM-Антивирус обеспечивает безопасную работу со многими программами, предназначенными для быстрого обмена сообщениями.

Проактивная защита позволяет обнаружить новую вредоносную программу еще до того, как она успеет нанести ущерб. Работа компонента основана на контроле и анализе поведения всех программ, установленных на вашем компьютере. В зависимости от выполняемых ими действий Антивирус Касперского 2011 принимает решение о том, является ли каждая программа потенциально опасной. Таким образом, ваш компьютер защищен не только от уже известных вирусов, но и от новых, еще не исследованных.

Компонент, встроенный в Веб-Антивирус и IM-Антивирус, который позволяет проверять веб-адреса на принадлежность к спискам фишинговых и подозрительных веб-адресов.

Вопрос 3

Напишите текст, в котором Вы рассказываете своим коллегам о том, какие преимущества Вам даёт постоянное использование текстового процессора MS Word и табличного процессора MS Excel в повседневной работе.

Ответ:

В мощном текстовом процессоре Microsoft Word удобно готовить самые разнообразные документы. Вводимый текст отображается на экране именно в том виде, в каком он будет выведен на печать. Мощные средства редактирования текста приближают его по своим возможностям к настольным издательским системам, сохраняя при этом простоту использования.

Пользователю доступны разнообразные средства редактирования: изменение типа и стиля шрифта, выравнивание абзацев, установка межстрочных интервалов, выделение рамками, многоколонный текст, выделение абзацев, висячие отступы, авто нумерация и многое-многое другое. В текст можно вставлять таблицы, ячейки которых могут содержать как текст, так и числа. Встроенное средство построения диаграмм позволяет с легкостью выбирать любой из множества доступных типов графиков. Более того, в ячейки можно вставлять формулы, автоматически пересчитывающие результат при изменении параметров.

Текст может сопровождаться графикой, которую можно вставлять из уже существующих файлов в различных форматах или создавать, используя встроенный графический редактор. Если документ имеет большой размер, то для удобства работы с ним можно автоматически создавать оглавление или алфавитный указатель.

Большое внимание в Word уделено работе с письмами. Для любого письма можно автоматически создавать конверт, адрес для которого будет выбран из базы данных фактически любого формата. При необходимости отправить одно письмо по нескольким адресам, достаточно просто указать в базе данных соответствующие адреса, и они будут автоматически напечатаны на конвертах.

Word позволяет писать без ошибок. В нем имеется встроенная программа коррекции ошибок. Поддерживается режим динамической проверки орфографии. Каждое написанное слово будет проверяться немедленно, и если оно содержит ошибку ее сразу будет видно по специальной маркировке, которой отмечается слово, написанное неправильно. Для того чтобы произвести коррекцию неверно написанного слова, достаточно будет щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, и пользователю будет предложен список возможных замен.

При подготовке текстовых документов на компьютере используются три основные группы операций:

операции ввода позволяют перенести исходный текст из его внешней формы в электронный вид, то есть в файл, хранящийся на компьютере. Ввод может осуществляться не только набором с помощью клавиатуры, но и путем сканирования бумажного оригинала, перевода документа из графического формата в текстовый.

операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путем добавления или удаления его фрагментов, перестановки частей документа, слияния нескольких файлов, разбиения единого документа на несколько более мелких и т. д. Ввод и редактирование при работе над текстом часто выполняются параллельно.

операции форматирования задают оформление документа; команды форматирования позволяют точно определить, как будет выглядеть текст на экране монитора или на бумаге после печати на принтере.

Основными функциями текстового редактора MS Word являются:

редактирование строк текста;

возможность использования различных шрифтов символов;

копирование и перенос части текста с одного места на другое или из одного документа в другой;

контекстный поиск и замена частей текста;

задание произвольных межстрочных промежутков;

автоматический перенос слов на новую строку;

автоматическую нумерацию страниц;

выравнивание краев абзаца;

создание таблиц и построение диаграмм;

проверка правописания слов и подбор синонимов;

построение оглавлений и предметных указателей;

распечатка подготовленного текста на принтере в нужном числе экземпляров и т. п.

вставка и редактирование формул;

работа с многоколоночным текстом;

вставка в текст большинства внешних объектов различных программ;

автоматическое сохранение редактируемого документа;

возможность создания разнообразных меток (закладки, сноски, ссылки);

возможность работы с различными стилями форматирования;

создание шаблонов документов.

Табличные процессоры — категория программного обеспечения, предназначенного для работы с электронными таблицами. Изначально табличные редакторы позволяли обрабатывать исключительно двухмерные таблицы, прежде всего с числовыми данными, но затем появились продукты, обладавшие помимо этого возможностью включать текстовые, графические и другие мультимедийные элементы. Инструментарий электронных таблиц включает мощные математические функции, позволяющие вести сложные статистические, финансовые и прочие расчеты.

Электронная таблица — это средство информационных технологий, позволяющее решать целый комплекс задач: прежде всего, выполнение вычислений. Издавна многие расчеты выполняются в табличной форме, особенно в области делопроизводства: многочисленные расчетные ведомости, табуляграммы, сметы расходов и т. п. Кроме того, решение численными методами целого ряда математических задач; удобно выполнять в табличной форме. Электронные таблицы представляют собой удобный инструмент для автоматизации таких вычислений. Решения многих вычислительных задач на ЭВМ, которые раньше можно было осуществить только путем программирования, стало возможно реализовать математическое моделирование. Использование математических формул в электронных таблицах позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Основное свойство ЭТ — мгновенный пересчет формул при изменении значений входящих в них операндов. Благодаря этому свойству, таблица представляет собой удобный инструмент для организации численного эксперимента:

подбор параметров, прогноз поведения моделируемой системы, анализ зависимостей, планирование.

Дополнительные удобства для моделирования дает возможность графического представления данных (диаграммы); использование электронной таблицы в качестве базы данных. Конечно, по сравнению с СУБД электронные таблицы имеют меньшие возможности в этой области. Однако некоторые операции манипулирования данными, свойственные реляционным СУБД, в них реализованы. Это поиск информации по заданным условиям и сортировка информации.

Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office.