Табличные процессоры. 
Табличный процессор MS EXCEL

Цель: изучить технологию обработки данных средствами электронных таблиц.

Табличный процессор MS Excel предназначен для работы с таблицами данных, преимущественно числовых.

Основное рабочее пространство Excel — это рабочая книга, состоящая из одного или нескольких рабочих листов. Каждый из рабочих листов имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлыке листа, расположенного в его нижней части. С помощью ярлыков можно переключаться между листами, входящими в одну рабочую книгу. Чтобы переименовать лист надо щелкнуть дважды на его ярлычке и ввести новое имя листа.

Рабочий лист состоит из столбцов и строк. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами (всего 256 столбцов), строки последовательно пронумерованы цифрами. На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Сочетание буквы, обозначающей столбец и номера строки называется адресом ячейки или ссылкой на ячейку. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.

Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателем мыши.

Справа и снизу от рабочего листа находятся полосы прокрутки, при помощи которых можно быстро просмотреть содержимое листа, которое не поместилось на экране.

На данные, расположенные в соседних ячейках можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают через двоеточие, указывая номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например, A1: F15.

Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, это можно сделать протягиванием левой кнопкой мыши от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Чтобы выделить столбец или строку, следует щелкнуть мышью на заголовке столбца / строки. Для выделения нескольких смежных ячеек используется клавиша — {Shift}, для выделения несмежных ячеек — {Ctrl}.

Ввод и редактирование данных. Определенная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы MS Excel. Место ввода отмечается текстовым курсором. Чтобы завершить ввод данных в ячейку используйте клавишу {Enter}. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки используют клавишу {Esc}. Для удаления содержимого ячейки или выделенного диапазона служит клавиша {Delete}. Данные в ячейке можно редактировать тремя способами: 1) можно выделить ячейку и щелкнув на строке формул отредактировать данные в ней; 2) отредактировать данные в текущей ячейке, нажав функциональную клавишу {F2}; 3) отредактировать данные в ячейке, сделав в ней двойной щелчок мышью.

Форматирование данных. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числовые — по правому. Чтобы изменить формат отображения данных в ячейке или в выбранном диапазоне, используют команду Формат — Ячейки. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (кол-во знаков после запятой, указание денежной единицы и т. д.), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт, задавать фоновый цвет, управлять отображением и видом рамок.

Вычисление в Excel. Формула в Excel может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.

Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию можно легко посчитать в уме. Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.

Абсолютная и относительная адресация ячеек. При копировании формул адреса в ссылках, называемых относительными, автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

Формулы и функции используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Все функции используют одинаковые правила синтаксиса:

Если функция появляется в самом начале, то ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.

Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга точкой с запятой. Аргументы могут быть константами, формулами, текстом, другими функциями. Функции, являющиеся аргументами другой функции, называются вложенными. (до 7 уровней вложенности) Для удобства работы функции Excel разбиты на категории:

Построение диаграмм. Диаграмма — графическое изображение данных, наглядно показывающее соотношение каких-либо величин.

Гистограмма — столбчатая диаграмма, которая графически отображает статистические распределения какой-либо величины по количественному признаку.

Круговая диаграмма — строится по одному ряду данных и отображает процентное распределение величины.

График — используется для отображения последовательного изменения величины во времени, или относительно другой величины.

Для наглядного показа тенденции изменения некоторой переменной целесообразно на график вывести линию тренда.

Изменения данных в таблице приводит к изменению диаграммы и наоборот.

Базы данных в Excel. База данных — это средство, использующееся для хранения, организации и поиска информации. Простые базы данных, состоящие из одной таблицы можно создавать средствами Excel.

Сортировка данных в списке. Для упорядочения ячеек по значениям предусмотрена операция сортировки. Данные — Сортировка.

По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Для сортировки дней недели, названия месяцев в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком, используется пользовательский порядок сортировки.(При помощи Сервис — Параметры — Списки можно создать свой порядок сортировки) Автофильтр. Для применения автофильтра необходимо:

Щелкнуть по любой ячейке внутри списка;

Выбрать команду Данные — Фильтр — Автофильтр. В ячейках с именами полей появятся кнопки со стрелками вниз.

Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, надо нажать кнопку со стрелкой в том столбце, где содержатся искомые данные Выбрать критерий фильтрации в списке.

Чтобы отфильтровать список по двум значениям в одном столбце или применить для отбора операторы сравнения, используют пункт Условие. Затем в диалоговое окно пользовательского автофильтра необходимо внести операторы сравнения и значения критерии отбора. Если необходимо отобрать строки, удовлетворяющие одновременно двум условиям отбора, то надо подключить флажок И; если необходимо отобрать строки, удовлетворяющие одному из условий отбора, то следует подключить флажок ИЛИ.

Для удаления фильтра из одного столбца — нажать кнопку со стрелкой и выбрать пункт Все. Для удаления фильтра из всех столбцов — Данные-Фильтр — Отобразить все.

Чтобы отключить автофильтр Данные — Фильтр — Автофильтр.

Расширенный фильтр (фильтрация по критериям). Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки. Следует оставить не менее трех строк между списком и критериями расширенного фильтра. Для отбора по критериям необходимо:

• — скопировать из списка заголовки фильтруемых столбцов;
• — введите в строки под заголовками условий требуемые критерии отбора;
• — укажите ячейку в списке;
• — выберите команду Данные — Фильтр — Расширенный фильтр;
• — в поле диапазон исходных данных указать диапазон расположения исходного списка;
• — в поле диапазон условий указать диапазон сформированных на шаге 2 критериев отбора.

Подведение промежуточных итогов в списке. Отсортировать список по столбцу, для которого необходимо подвести итоги.

• — указать ячейку в этом списке;
• — выбрать команду Данные — Итоги;
• — выбрать столбец, содержащий группы, по которым необходимо подвести итоги, из списка При каждом изменении в — это должен быть тот столбец, по которому проводилась сортировка списка на шаге 1;
• — выбрать функцию, необходимую для подведения итогов, из списка Операция;
• — выбрать столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги, в списке Добавить итоги по;
• — для подведения вложенных итогов необходимо отключить опцию Заменить текущие итоги.

Удаление промежуточных итогов — Выбрать команду Данные — Итоги, и нажать кнопку Убрать все.

Анализ данных при помощи сводной таблицы. Сводная таблица — это таблица, которая используется для быстрого подведения итогов или объединения больших объемов данных. Меняя местами строки и столбцы можно создать новые итоги исходных данных, отображая разные страницы. Сводная таблица создается с помощью мастера сводных таблиц, используемого для размещения и объединения анализируемых данных. Чтобы начать создание сводной таблицы, надо выбрать команду Данные — Сводная таблица.