Составление программы проверки расчетов с подотчетными лицами

Методы сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора являются:

• · отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
• · несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
• · отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
• · несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
• · задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;
• · списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;
• · отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;
• · отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
• · отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
• · выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (Приложение А).

По результатам опроса (по вопроснику) ответственных работников проверяемого предприятия аудитор может сделать следующие выводы:

• 1) Внутренний контроль расходования и целевого использования денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;
• 2) В нарушении п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы подотчет, выдаются новые авансы;
• 3) Приказы о направлении работников в командировки не оформляются — следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия;
• 4) В нарушение закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц» суточные, возмещаемых сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом".
• 5) В нарушение Закона Российской Федерации «О налоге на прибыль» и Закона Российской Федерации «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется;
• 6) В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия;
• 7) В нарушение Закона Российской Федерации «О налоге на прибыль» и Закона Российской Федерации «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется;
• 8) В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

По результатам опроса, у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет аудитору сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он может сделать основной вывод, что порядок расчетов с подотчетными лицами ведется неудовлетворительно.

Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:

• — если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют не большой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки материальности статьи «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;
• -если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами, оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц, размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.

В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств: наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и пр. (Приложение Б). 4].