Проверка сохранности основных средств

Задача контроля основных средств и нематериальных активов — проверка их сохранности и технического состояния; законности и правильности документального оформления операций по поступлению, перемещению и выбытию; правильности начисления амортизации, своевременности и полноты включения ее в затраты производства; правильности начисления и списания износа основных средств; правильности отражения на счетах бухгалтерского учета операций по поступлению, перемещению и выбытию основных средств; выполнения плана ремонтов, их своевременности и качества, а также установление явных фактов нарушений действующего законодательства относительно управленческих решений ответственных работников ревизуемого предприятия при покупке, использовании, реализации и ликвидации отдельных объектов основных фондов и нематериальных активов; выработка мероприятий по реализации результатов контроля: привлечь к ответственности виновных служащих с возмещением убытков, начисление и наложение штрафных финансовых санкций в пользу государственного бюджета за допущенные нарушения действующего законодательства по объектам контроля, которые взаимосвязаны с налогообложением доходов предприятия (оценка имущества, амортизация, реализация и т. п.).

Аудит основных средств представляет собой трудоемкий и последовательный процесс, начиная с проверки состояния хранения основных средств и заканчивая проверкой достоверности бухгалтерского учета и отчетности по основным средствам.

Сущность этой проверки проявляется в обеспечении сохранности основных средств, в выявлении нарушений и злоупотреблений, установлении их причин, а также в разработке мероприятий по их устранению и недопущению в будущем.

В ходе аудита на основании технических паспортов, записей характеристик объектов в карточках по учету основных средств определялось:

• Ш соответствие действующей на практике классификации классификации, принятой в учетной политике, т.к. расхождения между ними может привести к неправильному начислению износа и, как конечный результат, к неправильному определению себестоимости продукции;
• Ш правильность разделения основных средств по принадлежности (собственные и арендованные), т.к. неправильное их разделение может привести к неправильным расчетам арендной платы;
• Ш правильность разделения основных средств по характеру участия в производстве (действующие и бездействующие), т.к. их неправильное разделение может привести к неправильному начислению амортизации; правильность разделения основных средств по назначению (производственные и непроизводственные), т.к. неправильное их разделение может привести к неправильному начислению износа (на активную часть производственных фондов может начисляться ускоренная амортизация). Ошибочная классификация основных средств может привести к неправильному отражению результатов переоценки.

Особое внимание было уделено правильности отнесения предметов к основным средствам. Так как в случае возникновения расхождений учетной политики и действующего порядка отнесения объектов к основным средствам была бы необходимость выяснить причины расхождений и виновных лиц.

Одним из важных элементов обеспечения сохранности основных средств является правильное их отнесение к той или иной классификационной группе. Согласно учетной политики в ГКОРУП «Облторгсоюз» Верас установлена классификация основных средств согласно установленного законодательством классификатора основных средств.

В ходе проверки, в первую очередь, нами было рассмотрено какие меры приняты на предприятии по обеспечению сохранности основных средств.

Так, в ходе аудита в ГКОРУП «Облторгсоюз» Верас было установлено, что приказом руководителя назначены материально ответственные лица, отвечающие за сохранность основных средств. С ними заключены письменные договоры о полной материальной ответственности, как этого требует законодательство.

Должности материально ответственных лиц соответствуют перечню должностей и работ, занимаемых и выполняемых работниками, с которыми предприятием могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности. На предприятии созданы все необходимые условия материально ответственным лицам для обеспечения сохранности материальных ценностей. Приказом руководителя создана постоянно действующая комиссия для проведения проверки сохранности основных средств.

Аудит начинался с проверки наличия и состояния инвентарных карточек аналитического учета основных средств и соответствия данных аналитического учета данным синтетического учета на проверяемые даты. Для этого сопоставлялись данные описи инвентарных карточек по классификационным группам с имеющимися в картотеке инвентарными карточками. Таким образом, устанавливается отсутствие инвентарных карточек. Убедившись в наличии всех инвентарных карточек, было проверено на 1 число месяца соответствие их стоимости внутри классификационных групп.

Далее мы убедились в достоверности данных инвентарных карточек. Для этого выборочно, по отдельным объектам основных средств, проверялось на основании бухгалтерской справки (Приложение 12) правильность отражения износа по кодам затрат.

Затем проверялось наличие и состояние технических паспортов и другой технической документации, ее оформление, которое необходимо для сверки фактического состояния основных средств и их технической характеристики по данным бухгалтерского учета, а также для установления комплектности отдельных видов основных средств.

В ходе выявления состояния хранения и сохранности основных средств была изучена инвентаризация объектов основных средств в местах их постоянного хранения (Приложение 13,14,15).

Проверялась своевременность проведения инвентаризации основных средств.

Сроки проведения инвентаризации:

• Ш основных средств не реже 1 раза в год перед составлением годового отчета по состоянию на 01.11 отчетного года;
• Ш зданий, сооружений и других неподвижных объектов 1 раз в 2— 3 года.

В нашем случае нарушения сроков проведения инвентаризации не установлено.

Инвентаризация основных средств позволила установить соответствие фактического наличия данным бухгалтерского учета.

В ходе инвентаризации было определено техническое состояние объектов, организация их хранения, эксплуатации, было проверено оборудование помещений пожарно-охранной сигнализацией, рассмотрен порядок организации вывоза и ввоза основных средств на предприятии.

Особое внимание было обращено на состояние хранения мобильных основных средств, техники.

Действующим законодательством предусмотрена материальная ответственность лиц, по вине которых допущено разукомплектование техники в период ее хранения.

Важным элементом обеспечения сохранности основных средств является своевременность их закрепления за материально ответственными лицами по месту нахождения или эксплуатации объектов. С этой целью проверялась правильность ведения инвентарных описей (Приложение 16).

Стоимость закрепленных за материально ответственными лицами основных средств сверялась с данными бухгалтерского учета по счету 01.

Была изучена целесообразность и законность приобретения, выявлялась полнота, своевременность и правильность оприходования поступивших на предприятие основных средств. При помощи выборочной инвентаризации проверялось фактическое наличие и качественное состояние объектов основных средств. Проверялись хозяйственные операции по выбытию и списанию основных средств в целях установления соблюдения действующего законодательства и целесообразности этих операций.

В процессе дальнейшего проведения аудита выявлялась эффективность использования основных средств, соблюдение действующего порядка начисления и использования амортизационных отчислений, а также наличие излишних и не используемых на данном предприятии отдельных машин, оборудования и других объектов.

Заканчивалась проверка основных средств проверкой соответствия данных по учету и отчетности предприятия.

Итак, при организации контроля основных средств первоочередное внимание уделяется проверке состояния их хранения и сохранности, что непосредственно связано с дальнейшим повышением эффективности использования основных средств. Особое место в этой работе занимает организация действенного предварительного контроля [16].

Предварительный контроль за соблюдением установленного порядка хранения и обеспечения сохранности основных средств в ГКОРУП «Облторгсоюз» Верас осуществляют руководители и специалисты.

В осуществлении текущего контроля за состоянием хранения и сохранностью основных средств, кроме работников предприятия, принимают участие представители контролирующих органов.