Организация документов в делопроизводстве
Номенклатура дел в Университете предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при… Читать ещё >
Организация документов в делопроизводстве (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу.
Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел в Университете предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Университета, Положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения (утв. Госархивом СССР 15.08.1988 г.), Методическими указаниями по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения (утв. Минобразованием РФ 11.05.1999).
В Университете составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел Университета (Приложение 15).
Номенклатура дел структурного подразделения не позднее 15 ноября текущего года составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить её в Общий отдел.
Сводная номенклатура дел Университета составляется работниками Общего отдела на основе номенклатур дел структурных подразделений, ежегодно уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Университета получают выписки из соответствующих её разделов для использования в работе.
Названиями разделов сводной номенклатуры дел Университета являются названия структурных подразделений.
Графы сводной номенклатуры дел Университета и номенклатуры дел структурного подразделения заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого подразделения, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Университете цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10−05, где 10 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре этого структурного подразделения. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков определяется степенью важности документов, составляющих дела. В начале, располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные документы, переписку и т. д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.).
Заголовок дела, как правило, состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.); название организации, структурного подразделения или коллегиального органа (автор документа); краткое содержание документов дела; название местности с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которому относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих различные виды документов по одному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сформированы в деле (планы, списки, доклады и т. п.).
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Графа 3 заполняется по окончании календарного года, а кафедрами, факультетами и УМУ — по окончании учебного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения (утв. Госархивом СССР 15.08.1988 г.), а при отсутствии сроков хранения в вышеуказанном перечне — указывается срок хранения, согласованный с Экспертной комиссией Университета.
В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.