Проверка персонала во время работы

Мошенничают практически все, только для одних уровень — мелкое воровство, для других — работа на сторону в интересах другой компании. Повсеместно распространено использование телефонных переговоров и автомобильной техники в своих мелкособственнических и корыстных интересах.

Внутрикорпоративному мошенничеству в наибольшей степени подвержены крупные компании и холдинги, имеющие множество разбросанных по стране филиалов. Поиск эффективных мер противодействия этой «болезни» является для фирмы весьма актуальным вопросом.

Средний уровень потерь в розничной торговле от воровства составляет 11,5 процента от оборота. От 70 до 90% этих потерь приходится на долю воровства со стороны собственного персонала. Причем воруют продавцы и грузчики, кладовщики и менеджеры, администраторы и кассиры, охранники и управляющие — вне зависимости от успешности торговой точки и вида товара.

И дело здесь не только и не столько в культуре бизнеса. Процессы протекают более глубинные, чем это может показаться на первый взгляд. Громадный пласт причин, приводящих к воровству, лежит в области психологии. Нелояльность персонала сама по себе не является причиной. Это следствие сложного узла проблем в управлении фирмой, которое объединяет несколько областей.

Как показывает мировой опыт, латентность совершаемых преступлений на производстве очень высока. Тем не менее, можно свести наносимый ущерб собственными работниками к минимуму, если поощрять работников, которые оказывают помощь при проведении служебных расследований по фактам имущественных преступлений. Ведь обычно практически весь коллектив достаточно хорошо осведомлен обо всех этих негативных проявлениях, однако эти факты не становятся достоянием руководства.

Поэтому первейшая задача — постоянно проводить активную политику пропаганды для убеждения персонала в необходимости оказания помощи в этих вопросах. Такого рода сотрудничество должно поощряться по заранее оговоренной схеме, предусматривающей выплату определенного процента от суммы предотвращенного ущерба, который мог бы быть нанесен фирме. Однако это не исключает проверки персонала, которые могут быть:

регулярные (по заранее определенному графику);

оперативные (носят спонтанный характер, в случае ЧП, разглашения конфиденциальной информации, подозрения в отношении конкретных работников и т. п.).

Проверки могут быть гласными (соблюдение инструкции по сохранности конфиденциальной информации, учет корреспонденции, проведение ревизии) и негласные (в тайне от работника).

Наблюдение позволяет выявить поведение человека на работе и дома во время отдыха, праздников, а также его контакты.

Используя незнакомых для работника людей можно устроить провокацию на предмет разглашения конфиденциальной информации во время совместного употребления алкоголя.

Например можно отправить работника в командировку, но заказать два билета в одном купе, второй билет — для проверяющего, с которым работник незнаком. После командировки будет получена информация, окупающую стоимость билета.

Наиболее простые случаи, когда начинает процветать воровство личных вещей работников фирмы. Здесь в едином порыве все заинтересованы в быстрейшей поимке мелкого воришки. И, как правило, эта проблема быстро решается. Сложнее обстоит дело при воровстве имущества, принадлежащего фирме. Многие по-прежнему олицетворяют имущество фирмы с государственным, а раз так, значит, ничье. Во времена Советского Союза, когда имущественным преступлениям противостояла мощная государственная правоохранительная машина, можно было получить большие сроки заключения в виде наказания вплоть до расстрела.

Психология воровства не исчезла с распадом СССР. Только эти люди продолжают с пользой для себя и с переменным успехом «потрошить» нового собственника. Изменились только возможности в зависимости от места работы. Труднее украсть в банке, однако там уносят домой канцелярские принадлежности. В торговых центрах возможности неизмеримо выше, этому помогает коллективная ответственность, режим самообслуживания и т. д. Для каждого конкретного случая есть свои приемы для противодействия этим негативным процессам. Однако работник всегда на себе должен ощущать пристальный взгляд руководства, а также неотвратимость наказания.

Особое внимание необходимо обращать на секретарей и менеджеров по продажам. Особенно опасны секретари всех мастей как люди, через которых проходит вся документация. Это объект, постоянно находящийся в поле зрения ваших конкурентов. Закройте телефонную или телефонные линии секретаря телефонными регистраторами речевых сообщений, и в ближайшую неделю многое станет на свои места. Вы все узнаете о себе и о своей фирме, даже то, о чем сами и не подозревали. Никакого вторжения в частную жизнь в этом случае нет, так как работники обязаны работать в рабочее время, а не проводить его в болтовне со своими родственниками и знакомыми.

При ведении любого вида бизнеса необходимо ограничить число лиц, имеющих отношение к товару.

Работник не должен знать больше, чем ему положено знать для исполнения своих обязанностей по занимаемой должности.

Если работник начинает проявлять повышенный интерес к темам, непосредственно его не касающимся, это первый сигнал для особого к нему внимания.

Все факты, связанные с деятельностью по занимаемой должности (появление нового клиента и т. д.), работник обязан документировать путем занесения в базы данных.

Большинство менеджеров, ведущих работу с клиентами, старается вести учет в своих тетрадях, поэтому при увольнении этой категории работников напрочь теряется информация о клиентах, мало того, вчерашний менеджер сам открывает свое собственное дело, переходя вам дорогу.

Поэтому регулярно, не менее двух раз в месяц нужно контролировать полноту и своевременное пополнение клиентской базы. После первой проверки — предупреждение, в случае повторного неисполнения безжалостное расставание с такими помощниками. Нельзя создавать культ незаменимого человека, так как в дальнейшем такие работники, учитывая свою необходимость для фирмы, будут стараться извлекать максимум выгоды, становясь на путь шантажа. У руководителя в этом случае два пути: согласиться с претензиями работника либо предпринять защитные меры.

Пристальному вниманию должны быть подвергнуты специалисты, связанные с эксплуатацией компьютеров, и программисты. Для руководителя понимание работы этих специалистов затруднено, поэтому на этом пытаются часто сыграть подчиненные. Формируя заданный уровень квалификации работников, необходимо обеспечить эффективную защиту фирмы от рисков, связанных с этой категорией работников. Взаимоотношения со специалистами в области информационных технологий должны быть жестко регламентированы. Необходимо четко определить должностные обязанности системного администратора. Не загружать его работой не по специальности, тем более без дополнительной оплаты труда.

Конфликт руководителя с системным администратором с последующим увольнением администратора — потенциальная угроза информационной безопасности фирмы. Руководитель должен помнить, что он работает с людьми, а системный администратор — с техникой. Здесь разный багаж профессионального опыта: опыт управления людьми и опыт управления информационными системами.

Работа аудитора по проверке бухгалтерии — закон жизни и благополучия хозяина. Не стоит лениться на этапе становления найти возможность и перепроверить результаты аудита. Это очень полезно для дела. Необходимо очень тщательно подходить к выбору аудиторской фирмы. Нужно узнать, кто является хозяином, в том числе и теневым, аудиторской фирмы, чтобы потом не искать мучительно ответа на вопрос, откуда о вас все известно.

Нужно тщательно продумать работу каждой схемы и каждого технологического звена. Все основывается на персональной ответственности, можно мысленно ставить себя на место подчиненных и искать оправдание своему действию или бездействию. Найдя лазейки, их немедленно перекрыть. Все предложения подчиненных подвергать тщательному анализу, искать подвох в предлагаемых схемах. Незамедлительно исключать все криминальные моменты в проекте, какими бы выгодными перспективами ни смущали. Это ловушка для доверчивых, основанная на жадности, алчности руководителя с учетом его слабого понимания отдельных моментов в бизнесе. Лучше лишний раз отказаться, чем потерять свое дело либо оказаться под следствием. Полностью избежать всех рисков, которые встретятся в бизнесе, невозможно, иначе нужно закрыть свое дело. Необходимо на основе проверенной информации оценить степень риска, затем принимать решение.

В конце рабочего дня нужно четко знать ситуацию по трем отчетам:

один от заведующего складом и бухгалтерии с указанием количества отпущенного товара;

второй от менеджера, который развозил товар;

третий — от самого продавца.

Если обнаруживается нестыковка — это первый признак мошенничества.

Для исключения этих явлений применяется наружное и внутреннее наблюдение. Периодически необходимо на основании данных клиентской базы объезжать торговые точки, заводить нужные знакомства с грузчиками, продавцами, водителями, экспедиторами и т. д.

Все нужно тщательно документировать и анализировать, в этом кроется ключик для понимания происходящего в фирме.

По статистике около 30% честные люди. 50% готовы нарушить закон, если есть уверенность в безнаказанности или ждет мягкое взыскание. 20% готовы нарушить закон при любых обстоятельствах.

В жизни каждого человека происходят разные неприятные события, которые могут повлиять на его лояльность к фирме, где он работает. Например, заболел ребенок работника или он влез в долги, проиграл крупную сумму денег и уже «включен счетчик». В такой ситуации работник способен на самый отчаянный поступок. Поэтому необходимо своевременно узнавать о таких ситуациях в жизни работников и пытаться находить выход из трудного положения.