Способы автоматизации управленческого учета. 
Единая учетная система

Построение учетно-аналитической системы на основе системы типа ЕRР (Enterprise Resource Planning), называемый иногда планированием ресурсов в масштабе предприятия или системой комплексного управления ресурсами предприятия, SAPR/3, Oracle Applications, BAAN IV и др. является наиболее радикальным способом решения названных проблем. Для этого нужно не только унифицировать методику учета во всех дочерних структурах, но и перенести данные из всех используемых систем в новую систему.

Помимо обеспечения данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета) ERP-система способствует значительному повышению эффективности работы компании, ее прозрачности, а также росту финансовой и производственной дисциплины работников. Бухгалтерская и управленческая отчетность при этом составляются на основе одной и той же первичной информации.

Описание бизнес-процессов и внедрение единой учетной системы занимают несколько лет. В течение этого времени учет приходится вести с помощью старых средств. Кроме того, детализация, которую обеспечивает масштабная ERP-система, зачастую оказывается ненужной — объем экономии в этом случае будет меньше, чем расходы на внедрение.

Внедрять ERP-систему для автоматизации управленческого учета имеет смысл, если предприятие планирует оптимизировать все бизнес-процессы. Если же стоит задача автоматизировать только учетные функции, то достаточно внедрить учетные модули ERP-систем или же использовать более гибкие и более дешевые аналитические системы.

Аналитическая система Получать и анализировать управленческую отчетность можно при помощи системы на базе OLAP-технологии (OLAP — компьютерная технология, позволяющая анализировать данные в любых разрезах. В настоящее время на базе OLAP работают практически все аналитические системы). В этом случае информация из бухгалтерских программ и других учетных систем выгружается в аналитическую систему и на основе полученных данных по установленным правилам в ней формируются управленческие отчеты. В качестве аналитической системы могут использоваться системы (Oracle Financial Analyzer, Hyperion Pillan, «Инталев», «Бюджетное управление»), а так же и системы, разработанные для конкретной компании.

При внедрении таких систем менять существующие бухгалтерские программы обычно не нужно — следует только навести в них порядок, создать единые классификаторы и аналитические счета для обеспечения выгрузки сопоставимых данных.

У большинства описанных систем есть разнообразные инструменты для составления отчетов, что способствует пониманию руководством тонкостей финансового управления компанией.

При разумном количестве операций OLAP-система может импортировать и анализировать первичные данные. Однако при большом числе проводок (которое в крупных компаниях может доходить до миллиона в месяц) система будет перегружена. Если же вводить в систему не первичные данные, а сформированные бухгалтерские отчеты, то неизбежно возникнут проблемы с консолидацией отчетности различных подразделений. Кроме того, бухгалтерские отчеты можно сформировать лишь по закрытии периода, поэтому вся информация будет попадать в систему с большим опозданием.

Данный вариант автоматизации целесообразно использовать в средних компаниях, где количество первичных данных сравнительно невелико.

Корпоративное хранилище данных и аналитическая система.

Чтобы избежать проблем с перегрузкой аналитических систем из-за большого объема первичной информации, в цепочку анализа и обработки данных можно добавить еще одно звено — корпоративное хранилище данных (далее — КХД). КХД представляет собой специально разработанное специалистами предприятия (реже купленное) программное обеспечение, которое одновременно выполняет функции фильтра первичных данных и архива. Схема работы КХД такова: первичные данные попадают в бухгалтерские и иные учетные системы, оттуда — в хранилище, а затем в обработанном и упорядоченном виде переносятся в OLAP-систему.

При импорте данных в хранилище дублирующая информация устраняется автоматически по заранее установленным правилам. На этом этапе контролируется большая часть несоответствий: незаполненные аналитические справочники, неправильная корреспонденция счетов, не говоря уже о более грубых нарушениях (например, ручная правка сальдо). В результате достоверность итоговой информации значительно возрастает. Кроме того, объем обработанных данных становится в 10 раз меньше объема первичной информации, что позволяет разгрузить аналитическую систему.

Основным недостатком является необходимость создания дополнительного хранилища данных, и невозможность получения управленческой отчетности в реальном времени. Срок запаздывания информации, а затем обработки и обратного импорта в отчетные системы составляет минимум сутки.

Компаниям, для которых суточное запаздывание информации не критично (исключая банки, инвестиционные компании, компании мобильной связи и некоторые другие), а объем первичной информации велик, имеет смысл использовать корпоративные хранилища, поскольку это позволяет избежать искажений данных и обойдется дешевле, чем внедрение ERP-системы.

Автоматизация системы управленческого учета на базе КХД.

Система сбора и обработки информации с помощью КХД состоит из четырех основных частей: объединенной системы нормативно-справочной информации (ОС НСИ), системы ввода первичных документов (СВПД), непосредственно корпоративного хранилища данных и аналитической системы (АС). Рассмотрим каждую из них подробнее.

Система НСИ.

Объединенная система нормативно-справочной информации необходима для того, чтобы обеспечить одинаковые справочные данные во всех используемых программах. В ней содержатся всевозможные справочники аналитического учета, информация о планах счетов, методические рекомендации и т. д. Все остальные подсистемы при этом должны быть совместимы с ОС НСИ: при изменении в справочниках НСИ автоматически изменяются соответствующие справочники других систем.

Любые изменения в ОС НСИ могут вноситься согласно регламенту, который должен быть тщательно разработан.

Система ввода первичных документов.

Практика показала, что сотрудники, создающие или получающие первичные документы (договоры, акты, счета-фактуры), наиболее правильно их классифицируют. Поэтому ввод таких документов имеет смысл поручать именно сотрудникам на местах. Он осуществляется с помощью существующих учетных подсистем (например, подсистемы учета материалов или системы для учета работы с клиентами) или же специальной программы, интегрированной с бухгалтерской. Затем введенные данные попадают в бухгалтерию. Бухгалтер просматривает полученные записи, сверяет их с бумажными оригиналами, при необходимости вносит правку и импортирует их в учетную систему, где документы трансформируются в набор проводок.

В производственных компаниях практически не бывает случаев, когда нужно вводить данные о совершившихся, но еще документально не подтвержденных событиях. Однако при необходимости такую функцию можно добавить, например, введя дополнительный аналитический признак «Неподтвержденные документы» и обеспечив возможность экспорта таких документов в КХД без проверки в бухгалтерии.

Корпоративное хранилище.

После того как первичная информация введена в учетную систему, она импортируется в корпоративное хранилище данных в следующем формате: проводка, дата, автор, когда была изменена, данные о счетах/аналитиках, примечание, сумма. КХД автоматически проверяет правильность вводимой информации, устраняет лишние проводки и при необходимости агрегирует данные в соответствии с принятым в компании уровнем детализации (например, амортизационные отчисления по станкам одного типа объединяет в одну статью).

Чтобы не останавливать работу учетных систем, экспорт и импорт данных может происходить ночью. Наряду с учетными данными и карточками учета основных средств в КХД можно хранить планы и бюджеты.

Аналитическая система.

Аналитическая система по запросу формирует отчеты на основе информации, хранящейся в КХД. В результате менеджеры получают отчеты в требуемом формате и с необходимой периодичностью.

Как выбрать нужное программное обеспечение?

Для систем среднего класса (по степени комплексности решения задач) самым важным является их подготовленность к решению поставленных задач. С учетом того, что программное обеспечение должно бороться с проблемами и причинами их возникновения, функциональность программы должна предполагать усложнение и увеличение количества решаемых задач в пределах определенной области.

Системы для решения комплекса задач по информационной поддержке цикла управления, должны быть надежны как в эксплуатации. Такие системы должны позволять вести весь список хозяйственных операций в компании, составлять всю систему бюджетов и показателей (индикаторов) финансово-хозяйственной деятельности. Гибкость таких систем должна быть максимальна, так как для российских предприятий характерно частое возникновение новых бизнесов и изменения правил управленческого учета с тенденцией к их усложнению. Здесь очень важное свойство — это ведение всего спектра хозяйственных операций с получением настраиваемых форм бюджетов, включая бюджет по балансу. Полную и актуальную информацию по текущему состоянию предприятия может представить только Баланс. Причем данный отчет должен быть построен на основании управленческой информации.

Соответственно, система без составления всех управленческих форм отчетности с выходом на управленческий баланс, не может, по определению, считаться оптимальной для комплексной автоматизации управленческого учета.