Организация и порядок проведения
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК? это совещательный орган, ее решения… Читать ещё >
Организация и порядок проведения (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Организация экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов в организации проводится:? в делопроизводстве — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;? в архиве? в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК? это совещательный орган, ее решения вступают после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов (3). ЭК действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного положения об ЭК Государственной архивной службой Российской Федерации (Росархивом) разработано Типовое положение. В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан так же ряд нормативно — методических материалов о порядке проведения и оценки информационной ценности различных функциональных групп документов: — изобретений и открытий; - документов с повторяющейся информацией; - научно-технической документации; - рациональных документов и т. д. Для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации.
В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которая осуществляет методическую помощь. ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно проверочной комиссией (ЭПК), соответствующего архивного учреждения. ЭПК является решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов.
В соответствии с многогранностью оценки документов и формируется состав ЭК. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения? состав и содержание всей совокупности документов. ЭК создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. В состав ЭК обязательно включают: должностное лицо, ответственное за документационное обеспечение организации; должностное лицо, ответственное за архив организации; специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации; специалиста по обеспечению защиты информации и др. Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем ЭК? секретарь организации или работник службы документационного обеспечения или архива. Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:? организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;? организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передачи в архив организации;? организация и проведение отбора и подготовки документов к передачи на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются: 1) организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; 2) рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; 3) подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; 4) участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии (Приложение 1). Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем. Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения. Таким образом, организация экспертизы ценности документов в организации проводится в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, в архиве в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. А для ее проведения создается экспертная комиссия, действующая на основании учрежденных руководителем организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии.
экспертиза ценность документ хранение.