Система внутреннего контроля, действующая на предприятии

Ответственность за организацию бухгалтерского учета на Владимирском Почтамте, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель Предприятия.

Бухгалтерская служба Предприятия включает в себя Дирекцию бухгалтерского учета и бухгалтерии филиалов. Бухгалтерский учет ведется децентрализованно.

Общее методологическое руководство по ведению бухгалтерского учета и осуществлению контроля возлагается на Дирекцию бухгалтерского учета Предприятия, возглавляемую руководителем Дирекции — главным бухгалтером.

Дирекция бухгалтерского учета Предприятия имеет в функциональном подчинении бухгалтерии филиалов, непосредственно возглавляемые главными бухгалтерами этих филиалов.

Дирекция бухгалтерского учета составляет сводную бухгалтерскую отчетность (сводный баланс) на основании отчетов (балансов), предоставленных филиалами в установленные для них сроки.

Для организации работы бухгалтерской службы на Владимирском Почтамте вводятся должностные инструкции работников бухгалтерии (см. Приложение 39), которые обеспечивают четкое разграничение их прав и обязанностей [1,с.66]. Эти инструкции разрабатываются главным бухгалтером Почтамта, а утверждаются руководителем Предприятия. Наряду с должностными инструкциями разрабатывается Положение о бухгалтерской службе, являющееся внутренним нормативно-правовым документом, регламентирующим деятельность службы.

Система внутреннего контроля включает в себя контроль за сохранностью и использованием имущества, законностью и целесообразностью финансово-хозяйственных операций, а также соблюдение достоверности учета и отчетности.

В целях обеспечения сохранности денежных и товарно-материальных ценностей Предприятие заключает договора о материальной ответственности с лицами, отвечающими за сохранность денежных и товарно-материальных ценностей. Поименный перечень лиц, имеющих право получения наличных средств под отчет, утверждается приказом руководителя Предприятия. Сроки нахождения денег в подотчете утверждаются приказом руководителя Предприятия.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности на Предприятии производится инвентаризация имущества и финансовых обязательств. При этом к имуществу относятся основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а к финансовым обязательствам — кредиторская и дебиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

Инвентаризации подлежит все имущество Почтамта независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие Предприятию, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, взятые на комиссию), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества производится как в разрезе его местонахождения, так и в разрезе материально-ответственных лиц.

Инвентаризация имущества проводится перед составлением годовой отчетности в конце каждого отчетного года, при передаче имущества в аренду, при смене материально-ответственных лиц, при установлении фактов хищения или порчи ценностей, в случае стихийных бедствий, при реорганизации, а также по решению руководителя Предприятия. Дата проведения инвентаризации имущества и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности устанавливается приказом руководителя Почтамта.

На основании приказа, о проведении ежегодной инвентаризации, руководителя Владимирского Почтамта проводится инвентаризация:

• -основных средств,
• -материально-производственных запасов,
• -государственных знаков почтовой оплаты,
• -товаров,
• -денежных средств на счетах в банках, расчетов и обязательств (за исключением обязательств по почтовым переводам), расходов будущих периодов, а также имущества, находящегося в пути (за исключением многооборотной тары).

Для проведения инвентаризации на Предприятии формируются постоянно действующие инвентаризационные комиссии, отвечающие за полноту и достоверность результатов инвентаризации имущества и обязательств. Состав этих комиссий утверждается:

• — при проведении инвентаризации на уровне Аппарата управления — руководителем Предприятия;
• — при проведении инвентаризации на уровне филиалов — руководителем филиала.

При проведении инвентаризации на Владимирском Почтамте в соответствии с приказом формируются комиссии (см. Приложение 40), по каждому объекту инвентаризации отдельно:

• -материальный склад;
• -бланочный склад;
• -марочный и коммерческий склад;
• -основные средства, МПЗ, денежные средства, бланки строгой отчетности в ОПС;
• -товары, знаки почтовой оплаты в ОПС;
• -сверка дебиторской и кредиторской задолженности, обязательств по почтовым переводам.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение в отделения почтовой связи Владимирского Почтамта, производится ежемесячно на последнее число отчетного месяца, и отражаются на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

Инвентаризация товаров, принятых на комиссию в отделения почтовой связи Владимирского Почтамта, производится ежемесячно по состоянию на последнее число месяца либо по письменному требованию комитента, и отражаются на забалансовом счете 004 «Товары принятые на комиссию».

Инвентаризация товарно-материальных ценностей находящихся в эксплуатации отделений почтовой связи Владимирского Почтамта, которые отражаются на забалансовом счете 019 «Спецодежда в эксплуатации» производиться ежегодно, согласно приказа руководителя Почтамта. В процессе инвентаризации составляется инвентаризационная опись по каждому почтовому отделению, в которой отражается сличение фактического наличия товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учета. После проверки всех объектов инвентаризации товарно-материальных ценностей составляется сличительная ведомость, в которой сопоставляются результаты проведения инвентаризации фактического наличия с данными по бухгалтерскому учету.

Инвентаризация наличных денежных средств и денежных документов проводится в соответствии с правилами ведения кассовых операций, установленными Центральным Банком РФ.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах в порядке, предусмотренном ст. 12 Закона о бухгалтерском учете [4,с.66]:

• — излишки имущества приходуются, сумма зачисляется на финансовые результаты;
• — недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства, сверх норм — за счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал о взыскании убытков с них, то убытки от недостачи и порчи имущества списываются на финансовые результаты.

Для обеспечения достоверности бухгалтерской отчетности перед ее составлением, проводится инвентаризация дебиторской задолженности, в соответствии с п. 2.5. Учетной политики (см. Приложение 43), и в зависимости от ее срока погашения покупателями и заказчиками задолженность классифицируется либо как долгосрочная, либо как краткосрочная, либо как сомнительная.

Списание задолженности на счетах бухгалтерского учета Владимирского Почтамта рассмотрены в таблице 8.

Таблица 8 Записи на счетах бухгалтерского учета Владимирского Почтамта при списании задолженности.

В бухгалтерской отчетности сомнительная дебиторская задолженность подлежит отражению в составе краткосрочной дебиторской задолженности, срок погашения которой ожидается в течение 12 месяцев после отчетной даты.

В конце отчетного периода на основании проведенной инвентаризации на сумму сомнительной дебиторской задолженности на уровне Филиала управления формируется резерв по сомнительным долгам.

По истечении отчетного периода проводится инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности по сч. 62.01.6 «Расчеты по подписке». Владимирский Почтамт формирует акты сверки с контрагентами по выполненной услуге, и предоставляет им для сверки и подтверждения «конечного сальдо».

Пример.

Владимирский Почтамт оказывал услуги по договору подписке ОАО Владимирской книжной типографии, по акту сверки на конец отчетного периода числится задолженность в пользу Почтамта (см. Приложение 44). Со своей стороны ОАО Владимирская книжная типография с «конечным сальдо» согласно и подтверждает.

На основании возвращенных актов формируется сличительная ведомость по сч.62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». В случае если дебиторская или кредиторская задолженность не соответствует данным Владимирского Почтамта, то предприятие выясняет по какой причине; если же сторонняя организация не возвращает акт сверки расчетов, то Почтамт принимает для сличения свой остаток денежных средств.

Пример.

Почтамту поступают акты сверки расчетов по предоставленным услугам от сторонних организаций. Владимирское областное управление инкассации предоставило Владимирскому Почтамту акт сверки взаимных расчетов по договору подписке. В акте отражается кредиторская задолженность Почтамта перед Инкассацией. После сверки данных бухгалтером Почтамта сложилось «конечное кредитовое сальдо», Владимирский Почтамт подтвердил существующую кредиторскую задолженность перед Инкассацией.

Результаты инвентаризации наравне со всеми хозяйственными операциями подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.