Деятельность любой организации не обходится без документации. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда.
Грамотно организованное делопроизводство начинается с классификации документов по назначению и принципам их подготовки и оформления.
Если организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация фиксирует в основном внутреннюю деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке. Задачей работы является рассмотрение служебной переписки и особенности оформления письма иностранным партнерам.
Важно не только знать, как правильно составить и оформить документ, но уметь организовать работу с документом на всех этапах его прохождения от момента создания до исполнения.
Документирование деятельности предприятия с участием партнера в основном включает в себя коммерческая переписка, которая является одним из основных средств обмена информацией между иностранными партнерами, учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне. В связи с этим целью данной работы принимается научиться правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию отдельных деловых писем в частности.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- — изучения особенностей стиля написания коммерческих писем;
- — изучения определения и области применения каждого письма;
- — описания хозяйственной ситуации;
- — составления схемы коммерческой переписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией;
- — написания коммерческой переписки, содержащей следующие виды писем:
Письмо-просьба, Сопроводительное письмо, Письмо-подтверждение, Письмо-напоминание, Письмо-извещение, Гарантийное письмо, Письмо-запрос и ответ на него, Заказ и ответ на него, Оферта и ответ на нее.
В данной работе все поставленные задачи будут надлежащим образом выполнены. Далее приведены описания и результаты практических действий и теоретический изысканий произведенных в процессе работы.
