Документальное оформление и учет удержаний из заработной платы и ее выплаты

Удержания — это сумма, удерживаемая из начисленной заработной платы, согласно нормативных или иных установленных законом документов.

Действующие удержания и вычеты можно подразделить на две группы: обязательные, действующие для всех или для подавляющего большинства сотрудников, и удержания по инициативе организации, то есть применяемые для отдельных сотрудников и в отдельные периоды.

К обязательным удержаниям относятся налог на доходы физических лиц и удержания по исполнительным листам.

К удержаниям по инициативе организации относятся погашение задолженности по ранее выданным авансам, возврат сумм, излишне выплаченных в результате неверно произведенных расчетов, возмещение материального ущерба, причиненного предприятию работником, удержания за брак, взыскание штрафов, суммы, излишне выплаченные за отпуск при увольнении работника и т. п. [29].

Документальное оформление учета удержаний из заработной платы в ООО «ФинЭкс» включает налоговую карточку по учету доходов и налога на доходы физических лиц, справку о доходах физического лица, карточку учета исполнительных документов, исполнительные листы, платежную ведомость и расходный кассовый ордер.

При расчете удержаний бухгалтер должен помнить, что по статье 138 ТК РФ общий размер всех удержаний не может быть более 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодательством, 50% заработной платы, причитающейся к выплате работнику. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником во всех случаях должно сохраниться 50% заработка.

Налог на доходы физических лиц (далее НДФЛ) взимается в соответствии со статьей 23 части второй Налогового кодекса РФ, Законом РФ «Налог на доходы физических лиц».

В состав совокупного дохода включаются доходы, полученные наличным или безналичным путем (то есть в порядке перевода на счет гражданина).

Удержанный НДФЛ в учете отражается следующими проводками:

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам» — на сумму удержанного НДФЛ из заработной платы работников;

Дт 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Кт 51 «Расчетные счета» — на сумму перечисленного НДФЛ в бюджет.

В соответствии со статьей 209 НК РФ объектом налогообложения по НДФЛ является полученный работником в ООО «ФинЭкс» с начала календарного года совокупный доход:

• 1. От источников в Российской Федерации и (или) от источников за пределами Российской Федерации — для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации;
• 2. От источников в Российской Федерации — для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации.

Совокупный годовой доход — все доходы, полученные работником на предприятии за год. Ставки налога на доходы физических лиц для всех доходов работников ООО «ФинЭкс» — 13%.

Перечень выплат членам трудового коллектива, которые не включаются в совокупный годовой доход работника:

• — государственные пособия по беременности и родам, на рождение ребенка, на погребение и другие, предусмотренные законодательством, за исключением пособия по временной нетрудоспособности;
• — суммы, получаемые работниками возмещение ущерба, причиненного им увечья либо иным повреждением здоровья, связанным с исполнением ими трудовых обязанностей;
• — выходные пособия, выплачиваемые при увольнении, а также все виды денежной компенсации, выплачиваемой высвобождаемым работникам при их увольнении с предприятий в соответствии с действующим законодательством о труде;
• — компенсационные выплаты работникам в пределах норм, установленных действующим законодательством и др.

Совокупный доход физических лиц уменьшается на:

• — суммы, перечисленные по заявлениям на благотворительные цели;
• — суммы, направленные на новое строительство или приобретение жилого дома, квартиры, дачи или садового домика на территории РФ. Льгота предоставляется в пределах пяти тысячекратного размера установленного минимума заработной платы за каждый год в течение трех лет;
• — суммы, передаваемые в качестве добровольных пожертвований в избирательные фонды в пределах десятикратного минимума при выборах в органы власти субъектов РФ или пятикратного минимума при выборах, в органы местного самоуправления [33].

Налог исчисляют и удерживают работники бухгалтерии ООО «ФинЭкс» по истечении каждого месяца с суммы налогооблагаемого совокупного дохода физического лица с начала года, с зачетом удержанной за тот же период суммы налога. Окончательный перерасчет НДФЛ по каждому сотруднику бухгалтерия ООО «ФинЭкс» производит по окончании года исходя из совокупного годового дохода за вычетом из него всех сумм, подлежащих исключению.

В соответствии с подпунктом 3 пункта 1 статьи 218 НК РФ «Стандартные налоговые вычеты» каждый работник ООО «ФинЭкс» имеет стандартный налоговый вычет в размере 400 руб. в месяц и действует до того месяца, в котором его доход превысит 40 000 руб. С этого месяца прекращаются стандартные вычеты. Также в соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ «Стандартные налоговые вычеты» налоговый вычет в размере 1 000 руб. за каждый месяц налогового периода распространяется на каждого ребенка у налогоплательщиков ООО «ФинЭкс», на обеспечении которых находится ребенок и которые являются родителями или супругом (супругой) родителя. Указанный налоговый вычет действует до месяца, в котором доход налогоплательщиков, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода (в отношении которого предусмотрена налоговая ставка, установленная пунктом 1 статьи 224 НК РФ) налоговым агентом, представляющим данный стандартный налоговый вычет, превысил 280 000 рублей. Начиная с месяца, в котором указанный доход превысил 280 000 рублей, налоговый вычет, предусмотренный настоящим подпунктом, не применяется.

Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц, форма 1-НДФЛ (Приложение 4) издана во исполнение пункта 1 статьи 230 НК РФ и является первичным документом налогового учета.

Налоговая карточка предназначена для учета ООО «ФинЭкс» персонально по каждому налогоплательщику.

В налоговой карточке содержится информация, касающаяся непосредственно ООО «ФинЭкс».

Налоговая карточка содержит персональную информацию о физическом лице — получателе дохода, необходимую для правильного исчисления налога и представления в налоговые органы сведений о доходах такого лица.

Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу и при заполнении Налоговой карточки не учитываются.

Кроме того, в налоговой карточке указывается расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица, расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица от долевого участия в деятельности организации (дивиденды), общая сумма налога по итогам налогового периода, сведения о доходах, а также результаты перерасчета налога за предшествующие налоговые периоды.

Бухгалтерия ООО «ФинЭкс» при увольнении сотрудника в течение года выдает ему на руки справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (Приложение 6), которая утверждена Приказом ФНС России от 13.10.2006 г. № САЭ-3−04−706. Справка подписывается главным бухгалтером и заверяется печатью.

Для учета сумм удержаний налогов с граждан в пользу государственного бюджета применяется счет 68 «Расчеты по налогам и сборам». Этот счет — пассивный. Сальдо счета отражает сумму задолженности предприятия бюджету. Сальдо отражается в 5 разделе бухгалтерского баланса. Оборот по дебету — суммы, перечисленные в бюджет в погашение задолженности; оборот по кредиту — суммы удержаний налогов из заработной платы рабочих и служащих.

По письменным заявлениям работников могут производиться вычеты из заработной платы для перечисления органам социального страхования, в негосударственные пенсионные фонды, банкам в счет погашения различных ссуд и процентов по ним.

Другим видом удержаний является удержание по исполнительным листам. К исполнительным документам, согласно статье 7 Закона «Об исполнительном производстве», относятся: исполнительные листы, выдаваемые судами, судебные приказы, нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов, постановления органов (должностных лиц), уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях, удостоверения комиссии по трудовым спорам, выдаваемые на основании ее решений, постановления судебного пристава-исполнителя. Исполнительные документы носят для руководства предприятия обязательный характер, поэтому все поступившие в организацию такие документы должны быть зарегистрированы и не позднее следующего дня переданы в бухгалтерию под расписку ответственному лицу, назначенному приказом администрации. В бухгалтерии эти документы также регистрируются и далее хранятся как бланки строгой отчетности. О поступлении исполнительного документа должны быть извещены судебный пристав-исполнитель и взыскатель.

Из заработной платы физических лиц на основании исполнительных документов могут производиться удержания: алиментов на несовершеннолетних детей или на недееспособных родителей, сумм в возмещение вреда, причиненного физическим лицам в результате полной или частичной потери последними трудоспособности, потери кормильца, нанесения имущественного ущерба, сумм в возмещение имущественного вреда или ущерба, причиненного юридическим лицам, сумм в возмещение морального вреда.

Алименты (штрафы) могут удерживаться и по заявлению работника. Размер алиментов на содержание несовершеннолетних детей составляет:

• · на одного ребенка — ј (25%) от заработной платы за вычетом налога на доходы;
• · на 2 детей — 1/3 (33%) от заработной платы за вычетом налога на доходы;
• · на 3 и более детей — Ѕ (50%) от заработной платы за вычетом налога на доходы.

Кроме того, согласно Семейному кодексу, уплата алиментов осуществляется за счет плательщика, поэтому при переводе алиментов по почте с Плательщика должен быть удержан почтовый тариф за пересылку.

Учет расчетов с юридическими и физическими лицами по удержаниям в их пользу организации учитывают на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». В ООО «ФинЭкс» открыт субсчет 1 «Удержание алиментов».

Таким образом, формируются следующие проводки:

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Кт 76−1 «Удержание алиментов» — на сумму удержанных алиментов из заработной платы;

Дт 76−1 «Удержание алиментов».

Кт 51 «Расчетные счета» — на сумму перечисленных алиментов в день получения в банке средств по чеку на оплату труда.

Расчеты с физическими лицами по удержанным суммам могут быть произведены наличными денежными средствами:

Дт 76−1 «Удержание алиментов».

Кт 50 «Касса» — на сумму удержанных алиментов, выданных из кассы.

Выдачу наличных денежных средств оформляют расходным кассовым ордером (Приложение 2,3).

Поступившие в ООО «ФинЭкс» исполнительные документы для взыскания алиментов регистрируются и не позднее следующего дня после их поступления передаются в бухгалтерию, где они регистрируются в специальном журнале и хранятся как бланки строгой отчетности наравне с ценными бумагами. Одновременно бухгалтерия организации извещает судебного исполнителя и взыскателя о поступлении исполнительного листа.

Удержанные суммы алиментов бухгалтерия должна не позднее чем в 3-дневный срок со дня выплаты заработной платы выдать взыскателю лично из кассы, или перевести по почте акцептованным платежным поручением, или перечислить на счет взыскателя по вкладам в отделение Сберегательного банка на основании письменного заявления, поданного получателем алиментов в бухгалтерию организации. Взысканные суммы переводят по почте за счет взыскателя.

После записи всех удержаний по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» остается сумма к выдаче на руки. Оплата труда выдается работникам в сроки, согласованные предприятием с банком, который его обслуживает. Наличные деньги кассир получает по чеку с расчетного счета.

При этом составляется проводка:

Дт 50 «Касса».

Кт 51 «Расчетные счета» — на сумму полученных с расчетного счета денежных средств в кассу организации.

Заработная плата выдается по платежной ведомости. На сумму из платежной ведомости выписывается отдельный расходный кассовый ордер, который регистрируется в Книге регистрации расходных кассовых ордеров в обычном порядке.

Как правило, бухгалтер должен выдать зарплату каждому работнику предприятия в течение трех дней. Бухгалтерам предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, на это дается пять дней (в соответствии с пунктом 9 Письма Центрального банка Российской Федерации № 18 Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»).

Следует отметить, что если работник заранее знает, что не сможет получить зарплату, когда ее будут выдавать на предприятии, то он вправе оформить доверенность на эту сумму. Доверенность должна быть заверена печатью данного предприятия либо у нотариуса. Оформить же ее можно на кого угодно: коллегу, родственника, приятеля. Когда этот человек будет получать деньги, он обязан предъявить кассиру доверенность и любой документ, удостоверяющий личность. В платежной ведомости в графе «Примечание» кассир должен указать — «по доверенности», а получатель — расписаться в графе «Подпись». После того как сумма будет выплачена, доверенность остается в бухгалтерии предприятия и прилагается к ведомости.

При выдаче заработной платы из кассы составляется проводка:

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Кт 50 «Касса» — на сумму выданной заработной платы из кассы.

В случае, когда в течение трех дней работник не явился за зарплатой и никто не получил за него деньги по доверенности, кассир должен в платежной ведомости поставить штамп или написать «депонировано» напротив фамилий тех работников, которым не выдана зарплата, в конце ведомости указать, сколько денег выплачено и сколько депонировано, а затем подписаться, записать в кассовую книгу выплаченную работникам сумму, составить реестр депонированных сумм и на следующий день сдать их в банк.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов депонированная зарплата отражается на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», (субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»).

В бухгалтерском учете ООО «ФинЭкс» при этом делается такая проводка:

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Кт 76−4 «Расчеты по депонированным суммам» — на сумму депонированной заработной платы.

Депонированную заработную плату предприятие обязано выдать по первому требованию работника. Для этого работник должен обратиться в бухгалтерию и, если потребуется, написать заявление с просьбой выплатить ему зарплату, не полученную вовремя. Выплачивая эти суммы, бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер. Если нужно выдать деньги нескольким лицам, то можно составить платежную ведомость.

При выдаче депонированной заработной платы составляется проводка:

Дт 76−4 «Расчеты по депонированным суммам».

Кт 50 «Касса» — на сумму выданной из кассы депонированной заработной платы.

Зарплата, не востребованная работником, хранится три года (пока не истечет срок исковой давности). Затем невостребованная сумма списывается на прочие доходы на основании приказа руководителя предприятия. Но перед тем, как списать дебиторскую задолженность, нужно провести инвентаризацию. При списании депонированной заработной платы на доходы организации составляется проводка:

Дт 76−4 «Расчеты по депонированным суммам».

Кт 91−1 «Прочие доходы» — на сумму списания на доходы предприятия депонированной заработной платы.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что хозяйственные операции по учету удержаний из заработной платы формируются верно, а сумма, удерживаемая из начисленной заработной платы ведется согласно нормативных документов.