Необходимость учета обязательных отчислений из фонда оплаты труда

Учет труда и заработной платы по праву занимает одно из центральных мест во всей системе учета в организации, так как связан с расчетом сумм по оплате труда основному и главному источнику жизнедеятельности работнику организации — и с ее затратами прямо влияющим на финансовой результат хозяйственной деятельности.

Важнейшими задачами учета труда и заработной платы являются: своевременно, в установленные сроки производить расчеты с персоналом организации по оплате труда (начисление заработной платы и прочих выплат, сумм к удержанию и выдачи на руки); своевременно и правильно относить в себестоимость продукции (работ, услуг) суммы начисленной заработной платы и отчисления органам социального страхования; собирать и группировать показатели по труду и заработной плате для целей оперативного руководства и составление необходимой отчетности, а так же расчетов с органами социального страхования, пенсионным фондом и другими внебюджетными органами.

Учет труда и заработной платы должен обеспечить оперативный контроль за количеством и качеством труда, за использованием средств, включаемых в фонд заработной платы выплаты социального характера.

Таким образом, для справедливой оплаты труда работника его труд прежде всего надо правильно измерить и учесть.

В основном это обязанность администрации, но и бухгалтер должен знать состав документации по учету труда и ее содержания.

Для учета личного состава организации создается специальный отдел кадров или назначается уполномоченное лицо.

Чтобы правильно начислить заработную плату, нужно четко и грамотно вести учет отработанного времени и качества работы с первого момента.

Основанием для приема на работу являются:

• — приказ руководителя фирмы о приеме на работу данного работника с указанием даты зачисления на работу;
• — контракт, в котором оговариваются условия труда, оплаты труда, отдыха и особые факторы.

При этом в контракте не должны нарушатся права работника, указанные в трудовом кодексе Кыргызской Республики, например, если в Трудовом Кодексе Кыргызской Республики записано, что длительность рабочей недели в стране составляет 40 часов в неделю, в контракте не может быть оговорена более длинная неделя.

для первичного учета численности персонала предприятия документами основаниями также являются:

приказ о переводе на другую работу (ф. Т-5); прекращение трудового договора (ф. ГЧТ-8);

личная карточка в отделе кадров (ф. Т-2); приказ о предоставлении отпуска (ф. Т-6);

табель учета использования рабочего времени (ф. Ч Т-13).

Лицо, ответственное за учет личного состава работников предприятия, присваивает каждому работнику, принятому на предприятие, табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах, относящихся к этому работнику.

Это удобно для идентификации работающего и для учета его работы с помощью автоматизированных средств компьютеров.

На каждого работника в отделе кадров заводится личная карточка (ф. Т Т-2), в которой указывается все сведения о работнике (образование, состав семьи, профессии, которыми он владеет, факты повышения квалификации и т. д.).

Бухгалтер на основе первичных документов о приеме на работу заполняет на него лицевой счет (ф. Т-54), в котором указывается необходимая информация:

• — фамилия, имя, отчества;
• — цех, отдел предприятия;
• — категория персонала;
• — табельный номер работника;
• — состав семьи работника, в том числе количества детей и иждивенцев (для расчета налогов и определения льгот);
• — дата поступления на фирму;
• — если работник является пенсионером, то указывается вид срок и сумма получаемой пенсии.

Лицевой счет заполняется в течение года, если происходят изменение. далее в нем отражаются помесячно все виды начислений и содержаний, которые произведены; исходя из них вычисляется средний заработок, необходимый для проведения начислений при оплате отпуска, по больничным листкам и т. д.

На следующий год на каждого работника будет открыт новый лицевой счет. Руководитель фирмы приказом назначает лицо, ответственное за ведение табельного учета.

Табель заполняется на списочный состав работников предприятия, принятых на постоянную, временную сезонную работу срокам на 1 день и более (кроме работников, с которыми заключен договор подряд).

В списочный состав включаются:

• — фактически явившиеся на работу;
• — находящиеся в служебных командировках;
• — не явившиеся на работу по болезни оправданные больничным листом;
• — принятое на работу на неполной рабочий день или не полную неделю;
• — работающие на дому по договору;
• — студенты, находящиеся в учебном отпуске с сохранением заработной платы;
• — получившие отгул за работу в выходные и праздничные дни;
• — имеющие выходной день по графику работы на предприятии;
• — находящиеся в отпуске по беременности и родам;
• — другие категории работников (по списку отрасли).

Для отчета вычисляется среднесписочная численность работников за каждый день месяца, включая нерабочие (выходные) дни, и это цифра делиться на число календарных дней отчетного месяца.

Расчет среднесписочной численности подчиняется определенному порядку в соответствии с принятыми документами, например, в этот расчет не включаются женщины в отпуске по беременности и родам по уходу за детьми до трех лет.

Учет заработной платы должен вестись как аналитически, так и синтетически, то есть как по каждому работнику в отдельности, так и обобщенно.

Поэтому и учетные регистры по содержанию записанной в них информации подразделяются на регистры синтетического и аналитического учета.

К регистрам аналитического учета заработной платы относиться расчетные и расчетно-платежные ведомости, налоговые карточки. Сюда не относиться лицевой счет и другие документы.

Как видно, здесь перечислены те документы сводного учета, в которых указаны конкретные работники и те суммы начислений и удержании, которые относятся к каждому из них в отдельности.

Регистры синтетического учета это мемориальные ордера, оборотные ведомости, главная книга, журналы — ордера по счетам и группам счетов и т. д.

Какие именно регистры синтетического учета будут использованы на конкретном предприятии, определяется той системой (формой) счетоводства, которая принята, т. е. утверждена, в соответствии с учетной политикой данного предприятия.

Заработная плата работником организаций в соответствии с законодательством о труде выплачивается не реже чем один раз в месяц в сроки, установленным коллективным договором.

Применяется авансовый и без авансовый порядок расчетов по заработной плате за первую половину месяца. В первом случае работникам выдается аванс, а окончательный расчет производиться при выплате заработной платы за вторую половину месяца Во втором случае работникам вычисляется заработная плата за первую половину месяца по фактически выработанной продукции (произведенной работе) или по фактически отработанному времени.

Оплата труда за время отпуска выплачивается не позднее, чем за два дня до начала отпуска При совпадении сроков оплаты труда с выходными или праздничными днями она должна производиться накануне их.

Работник вправе прекратить работу, если задержка оплаты труда составила свыше 10 дней по истечении месяца, за который должна производиться оплата.

Оплата труда производиться в денежных единицах Кыргызской Республики.

Запрещается оплата труда в форме долговых обязательств — расписок, продовольственных или промтоварных карточек и иных подобных заменителей денежных средств.

Аналитический учет оплаты труда для определения общей суммы выплат за месяц необходим сгруппировать первичные документы, суммировать заработок за выработанную продукцию, добавить выплаты и доплаты и произвести удержания. Документы, обобщающие данные о причитающейся и подлежащей выплате заработной плате, называется расчетной и платежной (расчетно-платежной) ведомостям и причитающиеся заработок показывается в этих ведомостях организации и видам выплат, т. е. в разрезе, который необходим для контроля за использованием фонда оплаты труда и составления различных справок и отчетности. Таким образом, расчетные или расчетно-платежные ведомости выполняют двойную функцию:

Во-первых, по ним могут производить расчеты с работниками, во-вторых, они являются формой аналитического учета, показатели которого используются для составления справок и отчета по труду.

Расчетно-платежная ведомость применяется для расчета и выдачи заработной платы всем работающим в предприятиях.

Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки или выполненных работ, фактически проработанного времени, доплатных листовок и других документов. Одновременно производиться расчет всех удержаний из заработной платы в соответствии с действующим законодательством и определяется сумма, подлежащая к выдаче на руки работнику.

Расчетно-платежная ведомость составляется в одном экземпляре в бухгалтерии предприятия на основании данных лицевого счета и оформляется подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Расчетная ведомость применяется в крупных предприятиях для расчета заработной платы всем работникам предприятия. Форма монтируется в виде журнала, который состоит из основных и вкладных листов. На основных листах слева и справа расположены справочные данные для расчета заработной платы и удержаний. Количество вкладных листов зависит от срока, на который рассчитан журнал: на квартал, полугодие или год.

При применении расчетной ведомости лицевой счет не ведется. На основании расчетной ведомости заполняется платежная ведомость. Платежная ведомость применяется для выдачи заработной платы.

При заполнении платежной ведомости необходимо после последней записи сделать итоговую строку для общей суммы по ведомости.

Итоговые строки могут быть введены так же в конце каждой страницы.

При заполнении платежной ведомости необходимо после последней записи сделать итоговую строку для общей суммы по ведомости.

Итоговые строки могут быть введены также в конце каждой страницы.

Рассчитывать средний заработок отдельных работников (для определения сумм пособий за время болезни по листкам временной нетрудоспособности, за время отпуска и т. д.) по нескольким расчетным ведомостям технически неудобно. Поэтому на каждого работника открывают лицевые счета карточки. В них отражают сведения о стаже работы, времени поступления в организацию, продолжительности отпуска, начисленной на каждый месяц оплаты труда и удержаниях по их видам.

Первичные документы по учету выработки и заработной платы поступают в пачках и подвергаются последовательной обработке. В результате обработки получается в одном процессе расчетный листок по каждому рабочему и одновременно расчетная и платежная ведомости.

По этим же показателям печатается и лицевой счет. Кроме того, автоматически исчисляются и печатаются в указанном лицевом счете суммы для расчета налогов, пособий за время болезни по листкам временной нетрудоспособности и др. На основе тех же данных составляются машинограммы — расчетные (платежные) ведомости по цеху, а затем по организации в целом.

Обобщение других показателей (по видам уплат и категориям работников, по направлениям затрат и др.), получение показателей отчетности осуществляют также автоматически и в соответсвующих машинограммах как по цехам, так и по организации в целом.

При проверке расчетно-платежных документов необходимо выявить соответствие сумм, указанных в первичных документах, выработке, итоговой сумме начисленной оплаты труда сверить фамилии работников в ведомостях или в расчетных листах с данными учета списочного состава; произвести арифметическую сверку итогов ведомости по горизонтали и по вертикали с тем, чтобы убедится в точности сделанных подсчетов причитающийся оплаты, удержанных и подлежащих выплате сумм.