Документационное обеспечение управление организацией

Нормативно-методическая база делопроизводства в ООО «ПКФ «ОКТЯБРЬСКАЯ» строится на основе ГКРФ и перечне типовых управленческих документов, образующих в деятельности организации с указанием сроков хранения.

Разработка и ведение номенклатуры дел является одним из условных элементов традиционного делопроизводства. В ГОСТ Р51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения номенклатура дел определяется как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке».

Ведение делопроизводства на предприятии осуществляется в соответствии и Инструкцией о делопроизводстве.

Документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Вся документация общества делиться на три документопотока:

• — входящие (поступающие) документы;
• — исходящие (отправляемые) документы;
• — внутренние документы

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении. Документооборот в обществе ведется на основании книг регистрации, на основе входящей и исходящей информации с записью телефонных сообщений, регистрацией выхода в Интернет.

В условиях использования компьютерной техники нормативно предусмотрена возможность хранения утвержденной номенклатуры в памяти ЭВМ «для упрощения ее ведения, корректировки, а, в необходимых случаях, переработки».

Документирование организации охватывает все процессы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам.

Перед тем, как рассматривать документирование организационно-распорядительной деятельности ООО «ПКФ «ОКТЯБРЬСКАЯ» необходимо выяснить какие документы относятся к организационным, а какие к распорядительным.

Организационные документы представлены чаще всего уставами, положениями, инструкциями, правилами.

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организации, относятся решения, приказы, указания. Приказы делятся на производственные и по личному составу.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

Положения и устав ООО «ПКФ «ОКТЯБРЬСКАЯ» входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеют установленную структуру текста. Они разрабатываются в соответствии со спецификой деятельности общества и подписываются руководителем организации.

Должностная инструкция в обществе разработана на каждого сотрудника. Инструкция утверждается руководителем организации, о чем свидетельствует гриф утверждения.

Проекты распорядительных документов — решений — обсуждаются и принимаются на еженедельных планерках. Полностью подготовленные распорядительные документы представляются на подпись руководителю общества.

Информационно-справочными является подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемые им. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит для принятия распорядительных документов. К информационно-распорядительным документам относятся справки, докладные, сводки, письма, письма телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Под системой автоматизации документооборота понимается система, обеспечивающая реализацию широкого спектра функций по управлению документооборотом.

Система автоматизации документооборота сопровождает традиционный бумажный документооборот и создает возможности перехода к безбумажной технологии. Функции электронного документооборота (передачи пользователям по локальной сети электронных образов документа) могут быть реализованы частично, т. е., к примеру, охватывать отдельные категории документов.

В обществе ведется систематизация документооборота.

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

поддержка разработки документов;

• — подготовка версий проектов документов и их согласование;
• — контроль исполнения документов и поручений;
• — формирование различного рода отчетов и справок по документам;
• — контроль доступа к конфиденциальной информации;
• — поиск документов по учетным реквизитам и контексту;

Адресация в системе делопроизводства ведется по принципу функциональных ролей. Предусмотрена возможность установления динамического соответствия между наборами функциональных ролей и конкретными исполнителями. Например: «Заместитель директора" —. он же «специалист по снабжения, специалист по информационным технологиям, специалист по поиску фирм арендаторов.» Установлением этого соответствия должна заниматься административная подсистема.

Документы помещаются в папки, организованные в иерархическую, легко настраиваемую и изменяемую структуру, отражающую бизнес-правила и структуру организации.

Поиск может осуществляться как по содержимому документов для текстовых данных, так и по атрибутам документов, содержащимся в регистрационных карточках: названию, описанию, типу документа, дате загрузки и т. п. Для всех видов хранения, включая нетекстовые документы. Пользователи могут комбинировать критерии поиска, определяя наборы атрибутов, выбирая папки, в которых должен производиться поиск документов, использовать шаблоны и логические операторы.