Организация справочно-информационной работы

Условием успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе.

Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: первый — в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй — в каком документе (в каких документах) находится информация по нужному вопросу.

Информационно-справочная работа может быть построена как традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода.

Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.

Карточки группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Справочная картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую — на исполненные.

По мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы.

Использование цветных индикаторов позволяет проводить классификацию справочного массива и облегчает поиск нужной информации, повышает оперативность поиска.

Справочные карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами.

Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.

Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ и в какое дело данный документ подшит.

В настоящее время получают все большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа — искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организацией в целом.