Внедрение кис на предприятии

Минимизация ресурсов при внедрении КИС

После того, как руководство предприятия приняло решение о внедрении КИС, следующая задача — сделать так, чтобы процесс внедрения завершился успешно и потребовал минимальных затрат ресурсов. Ключевыми элементами успеха является правильное определение целей проекта внедрения, его задач, требуемый уровень качества, необходимое сочетание всех видов ресурсов.

На практике встречаются следующие основные варианты действий:

Полное осуществление внедрения осуществить собственными силами,.

Реализация проекта «под ключ» силами внешней компании-консультанта,.

Привлечение руководителя проекта от внешней компании-консультанта,.

Привлечение экспертов по продукту от внешней компании-консультанта.

Основными вариантами являются, конечно, I и II. Варианты III и IV являются «промежуточными» (таблица 1).

Таблица 1. — Сравнение вариантов внедрения КИС.

Естественно, что оптимальное решение представляет собой комбинацию вариантов, рассмотренных выше, и зависит как от этапов проекта, так и от ситуации на каждом отдельном предприятии.

Для того, чтобы определить необходимую степень участия сторонних специалистов или потребность в собственных ресурсах, нужно:

четко определить цели и задачи проекта.

детально выявить существующие связи проекта.

определить необходимые человеческие ресурсы проекта и.

оценить степень готовности предприятия к внедрению системы прежде всего, с точки зрения наличия персонала, подготовленного в области знания программного продукта и опыта управления проектами.

Цели и задачи проекта определяют уровень опыта и знаний специалистов, которых необходимо привлечь к его выполнению. Указанный опыт необходим в следующих областях:

знание программного продукта,.

управление проектом внедрения.

Естественно, что значимость указанных областей зависит от условий выполнения конкретного проекта.

Первый пример — когда планируется внедрение несложного программного продукта (например, для составления и контроля платежного календаря) на небольшом количестве рабочих мест. Такое внедрение может быть проведено и силами системного администратора предприятия или специалиста финансового отдела, разбирающегося в программах на уровне продвинутого пользователя.

Совсем другая ситуация когда предприятие устанавливает сложную систему (такую, как класса ERP) для решения ряда сложных и взаимосвязанных управленческих задач. Практически очевидно, что в такой ситуации не обойтись без опытных экспертов по ERP-системам, так как настройка ERP-системы требует знания многих особенностей как конкретного программного продукта, так и предметной области, системы бизнес-функций предприятия.

Связи проекта очень важны. проект внедрения — это, прежде всего, проект по внесению изменений в текущую деятельность компании. Процесс внесения изменений затрагивает многие подразделения предприятия, их сотрудников. Среди сотрудников могут быть как люди, поддерживающие эти изменения, так и активные их противники. Кроме того, могут быть затронуты и интересы различных контрагентов предприятия.

Необходимо установить связь всех действующих субъектов (в первую очередь подразделений предприятия и отдельных сотрудников), которых тем или иным образом затрагивает реализация проекта, а также определить их заинтересованность в проекте (положительную или отрицательную). Необходимо оценить, какие субъекты, связанные с проектом, могут оказать на него отрицательное влияние (и, соответственно, принять меры к его снижению), и от каких субъектов можно получить помощь, и какую.

С учетом выявленных целей и связей проекта определяются необходимые человеческие ресурсы.

Среди человеческих ресурсов проекта необходимо особо выделить команду внедрения, которая в зависимости от выбранной формы реализации проекта своими или сторонними силами берет на себя функции от организации контакта между предприятием и фирмой-консультантом (в случае выбора варианта внедрения сторонними силами) до полной реализации проекта (в случае внедрения собственными силами).

Оценка степени готовности предприятия к внедрению информационной системы в части наличия необходимых ресурсов может быть произведена путем анализа опыта и знаний, имеющихся в распоряжении предприятия специалистов.

Кроме того, немаловажным фактором является наличие на предприятии менеджеров, владеющих современными методами управления и понимающих всю важность и необходимость интегрированной информационной системы на предприятии, умеющих использовать ее для решения своих задач. Именно руководители среднего звена предприятия во многом определяют успех проекта внедрения. Если менеджеры знают, что новый программный продукт существенно повысит качество предоставляемой им информации, а заложенные в нем современные методики управления помогут увеличить эффективность деятельности вверенных им подразделений, то это — уже половина успеха проекта.

Именно в области реализации изменений в работе предприятия заключается основная проблема проекта внедрения.

Таким образом, главные вопросы, на которые необходимо ответить руководству предприятия при принятии решения о том, какими силами реализовывать проект, сможет ли предприятие подобрать таких специалистов, которые смогли бы обеспечить как наилучшее использование возможностей программного продукта для удовлетворения потребностей предприятия, так и организацию проекта внедрения, быть «мотором» проекта.

Следует знать, что при внедрении информационной системы собственными силами существует большая опасность того, что проект внедрения станет плохо управляемым, и собственная команда внедрения рано или поздно «переключится» на решение текущих проблем вместо достижения глобальных целей проекта. Поэтому внедрять систему собственными силами следует лишь в том случае, когда руководству компании удастся построить с собственной командой внедрения отношения как со сторонним консультантом в части постановки задач и контроля их выполнения. Если же нет полной уверенности в этом, то услуги сторонних консультантов в итоге обойдутся дешевле.