Разработка автоматизированной информационной системы ООО «Фарватер»

Содержание Введение

1. Описание объекта исследования

1.1 Общая характеристика

1.2 Организационная структура

1.3 Описание системы-прототипа по видам обеспечения

2. Разработка программного обеспечения АРМ

2.1 Информационное обеспечение

2.2 Техническое обеспечение

2.3 Программное обеспечение

2.4 Недостатки системы учета

2.5 Цели создания системы

3. Проектирование базы данных

3.1 Разработка моделей базы данных

4. Разработка автоматизированной информационной системы ООО «Фарватер»

5. Постановка задачи разработки автоматизированной информационной системы Заключение

Скорость и качество получения обработки информации стали сегодня основным условием процветания бизнеса и его существования. Решить эту задачу можно с помощью современных информационных технологий, ведь именно они позволяют управлять информационными потоками. Развитие информационных технологий вообще и Интернета, в частности, позволяет создавать решения, буквально преображающие производственный цикл организаций (здесь предприятие понимается в широком смысле, как бизнес). Любое предприятие представляет собой сложный, интегрированный «организм» и нет необходимости подробно описывать трудности организации работы, с которыми сталкиваются сотрудники. Обозначим кратко недостатки и неудобства, которые целесообразно устранять путем привлечения информационных разработок:

— Основным носителем информации являются документы на бумажном носителе. Между тем развитие техники и технологии создает возможность постепенно переходить от бумажных документов к электронным, что позволяет облегчить работу и сократить время на выполнение разнообразных работ.

— Неоправданно большое время, затрачиваемое на размножение и обработку документов.

1. Описание объекта исследования

1.1 Общая характеристика

Общество с ограниченной ответственностью «Фарватер»

— Фирма была основана в 1993 году.

— Вид деятельности — общестроительные работы.

— Число работников — 27 человек.

— Услуги предоставляет как физическим, так и юридическим лицам.

На сегодняшний день фирма специализируется в следующем:

— Монтаж ПВХ-изделий;

— Установка входных дверей;

— Установка раздвижных балконов;

— Отделка помещений;

— Сантехнические работы.

Разносторонняя направленность бизнеса является гарантией устойчивости фирмы.

Фирма в основном специализируется по монтажным работам из ПВХ-изделий. Из средств массовой информации потребители узнают об услугах фирмы, делают заказы, организация в свою очередь отправляет заявки поставщику. Поставщик изготавливает изделия и передает фирме, она же устанавливает готовые изделия на объекты. В среднем в год устанавливается 1400 м² ПВХ-изделий. Так как оконный бизнес является сезонной работой, фирма специализируется и по другим видам работ, таких как сантехнические и отделочные, установка входных дверей.

Фирма дает гарантию на монтаж и продукцию, поэтому выполненные заказы должны хранится в архивах не менее трех лет.

Вся информация объекта управления предусматривает:

— Обработку данных реального времени и ведение базы данных;

— Формирование отчетных документов;

— Хранение данных.

Информация подлежит структуризации и системной организации, делится на следующие категории:

— Договора и счета с заказчиками;

— Анализ план-графика работы сотрудников фирмы;

— Ежемесячные, квартальные и годовые отчеты;

— Формы и документация порядка и сроков проведения работ;

— Коммерческие предложения других организаций.

1.2 Организационная структура

Во главе фирмы находится генеральный директор. Существующие два офиса, бухгалтерия и отдел снабжения подчиняются директору. В офисах находятся менеджеры, которым подчиняются в свое время, сантех и монтажные участки (рисунок 3).

Рисунок 3 — Организационная структура ООО «Фарватер»

Функции подразделений Основные цели и функции директора:

— Руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности;

— Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, цехов и производственных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции;

— Обеспечивает выполнение организацией всех обязательства перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов и бизнес-планов);

— Принимает меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды;

— Совместно с трудовыми коллективами и профсоюзными организациями обеспечивает на основе принципов социального партнерства разработку, заключение и выполнение коллективного договора, соблюдение трудовой дисциплины, способствует развитию трудовой мотивации, инициативы и активности рабочих и служащих предприятия;

— Защищает имущественные интересы в суде, арбитраже, органов государственной власти и управления.

Основные цели и функции бухгалтерии (главного бухгалтера):

— Главный бухгалтер обеспечивает организацию бухгалтерского учета на предприятии и контроль за рациональным, экономным использованием всех видов ресурсов, сохранностью собственности, активным воздействием на повышение эффективности хозяйственной деятельности предприятия;

— Обеспечение полного учета поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, а также своевременное отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с их движением;

— Обеспечение достоверного учета издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, работ и услуг, результатов внутреннего хозяйственного расчета, арендного подряда производств, цехов, отделений, бригад, бюро, лабораторий и других подразделений предприятия;

— Обеспечение правильного начисления и своевременного перечисления платежей в государственный бюджет, взносов на государственное социальное страхование, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженности банкам по ссудам; отчисление средств в фонды экономического стимулирования и другие фонды и резервы;

— Контроль за правильностью расходования фонда заработной платы, установления должностных окладов, строгое соблюдение штатной, финансовой и кассовой дисциплины;

— Контроль за соблюдением установленных правил проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств.

Основные цели и функции отдела снабжения:

— Получает по договорам, нарядам и другим документам товарно-материальные ценности (сырье, материалы, оборудование, комплектующие изделия, инвентарь, канцелярские принадлежности и т. п.);

— Оформляет документацию на получаемые и отправляемые грузы, заказывает контейнеры, другую тару, а также транспортные средства для их доставки;

— Производит внеплановые закупки материалов;

— Отправляет товарно-материальные ценности в адрес предприятия или сопровождает грузы в пути следования, обеспечивает сохранность и содействует своевременной их доставки;

— Принимает меры по повышению эффективности использования материальных ресурсов путем снижения затрат, связанных с их приобретением, доставкой и хранением;

— Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Основные цели и функции офисов 1,2 (менеджер по продажам):

· Планирует:

— формирование портфеля заказов;

— количество крупных объектов строительства в разработке;

— объемы поставок на объекты;

— поставки и объем монтажных работ.

· Ведет отчетность:

— сформированная БД по объектам;

— информация о клиентах — ведение картотеки;

— объем проделанных работ по каждому объекту;

— финансовые показатели.

· Организует поиск клиентов (объекты строительных организаций):

— анализирует информацию СМИ;

— взаимодействует с проектировщиками — поиск информации об объекте;

— сотрудничает с коллегами — информация о Заказчике;

— вводит данные в карточку потенциального клиента.

· Организует встречи с клиентом:

— ведет телефонные переговоры;

— выходит на руководящий состав;

— планирует встречи;

— готовит презентационные документы: коммерческое предложение на основании первичной информации, рекомендательные письма, фото объектов и др;

— проводит встречу: анализ ситуации, оценка личности контактного лица;

— вводит данные в карту клиента;

· Оформляет проектно-сметную документацию:

— планирует встречи с начальником ПТО;

— передает задания инженеру-сметчику;

— готовит проектную смету;

— готовит пакет документов для переговоров.

· Организует переговоры:

— планирует очередную встречу;

— согласует проектно-сметную документацию с клиентом;

— проводит переговоры по следующим пунктам: стоимость работ, качество и сроки выполнения, гарантийные обязательства.

· Заключает договора:

— составляет договор;

— согласует договор в сметно-договорном отделе (график производства), в юридическом отделе клиента;

— согласует в финансовом отделе: график платежей, стоимость каждого этапа работ;

— организует сбор подписей руководителей исполнителя и заказчика.

· Контролирует платежи:

— выставляет счета на аванс;

— контролирует платежи за выполненные работы на основании справок;

— организует окончательные выплаты в соответствии с актом выполненных работ.

· Отслеживает поставки:

— формирует заявки в соответствии с планируемыми работами на объекте;

— согласует сроки поставок с отделом логистики;

— ведет переговоры с клиентом по поставкам;

— составляет дополнительное соглашение по условиям поставок.

Основные цели и функции монтажного и сантех участков (во главе мастер участка):

— Осуществляет в соответствии с действующими законодательными и нормативными актами, регулирующими производственно-хозяйственную деятельность предприятия, руководство возглавляемым им производственным участком;

— Обеспечивает выполнение участком в установленные сроки производственных заданий по объему производства продукции (работ, услуг), качеству, заданной номенклатуре (ассортименту), повышение производительности труда, снижение трудоемкости продукции на основе рациональной загрузки оборудования и использования его технических возможностей, повышение коэффициента сменности работы оборудования, экономное расходование сырья, материалов, топлива, энергии и снижение издержек;

— Своевременно подготавливает производство продукции на участке, обеспечивает расстановку рабочих и бригад;

— Контролирует соблюдение технологических процессов, оперативно выявляет и устраняет причины их нарушения;

— Участвует в разработке новых и совершенствовании действующих технологических процессов и режимов производства, а также производственных графиков;

— Проверяет качество выполняемых работ;

— Осуществляет формирование бригад (их количественный, профессиональный и квалификационный состав), разрабатывает и внедряет мероприятия по рациональному обслуживанию бригад, координирует их деятельность;

— Готовит предложения о поощрении рабочих или применении мер материального воздействия, о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

— Организует работу по повышению квалификации и профессионального мастерства рабочих и бригадиров, обучению их вторым и смежным профессиям, проводит воспитательную работу в коллективе.

1.3 Описание системы-прототипа по видам обеспечения

В качестве системы-прототипа рассмотрим действующую модель системы учета и оформления заказов общества с ограниченной ответственностью «Фарватер».

Порядок учета и оформления заказов:

— Клиент приходит в офис фирмы, ознакомиться с образцами товара, или посредством телефонного звонка, и может вызвать мастера на обмер, для этого нужна следующая информацию клиента: фамилия, имя, отчество и адресные данные клиента.

— После обмера, замерочный лист передается в офис для обсчета, менеджер, предварительно, до встречи с клиентом просчитывает заказ в имеющейся программе:

o из листа «Образец», выбирается эскиз нужных изделий (рисунок 4);

o образцы переносятся в лист «Расчет заказа» (рисунок 5) и здесь заносятся данные с замерочного листа, а именно, адрес, телефон, размеры и количество изделий и всех комплектующих к ним, выбирается из списка вид профиля изделий и вид откосов;

o также заполняются обязательные поля, выделенные цветом: номер заказа, дата, Ф.И.О. заказчика;

Рисунок 4 — Окно листа «Образец»

Рисунок 5 — Окно листа «Расчет заказа»

o проставляется стоимость за единицу, в поле, которое не видно при печати заказчику (рисунок 6);

Рисунок 6 — Образец оформления заказа

o и вследствие этого рассчитывается стоимость заказа (рисунок 7), на этой страничке клиенту будет видна стоимость каждого комплектующего к заказу и общая стоимость;

Рисунок 7 — Образец листа «Стоимость заказа»

— При непосредственном оформлении заказа в офисе организации, менеджер составляет договор (рисунок 8,9), в котором отображается информация о клиенте (фамилия, имя, отчество, паспортные данные), номер заказа, дата заказа, название заказываемого товара или услуги, сумма заказа, сумма предоплаты, последующей оплаты за него и др.

Рисунок 8 — Образец первой страницы договора Рисунок 9 — Образец второй страницы договора

— После выполнения заказа, заказчиком подписывается акт приемки-передачи, информация в который заносится автоматически при оформлении счет-заказа (Ф.И.О. заказчика, адрес объекта, счет-заказ, наименование, размеры, количество изделий и комплектующих) (рисунок 10). А также из счет-заказа информация переносится в лист «Склад» (рисунок 11), этот документ передается кладовщику для напила и отгрузки в день монтажа.

Рисунок 10 — Лист «Акт»

Рисунок 11 — Лист «Склад»

Пакет документов хранится и у клиента и в организации. Вся эта информация заполняется и хранится на бумажном носителе, в соответствующих папках и журналах (рисунок 12).

Рисунок 12 — Образец занесения в тетрадь заказов

2. Разработка программного обеспечения АРМ

2.1 Информационное обеспечение

база данное информационный структуризация

Информационное обеспечение — это совокупность входящей, хранимой и исходящей информации объекта управления, которая предусматривает:

— обработку данных реального времени;

— формирование отчетных документов;

— хранение данных.

Информация, подлежащая структуризации и системной организации, делится на следующие категории:

— договора и счета с заказчиками;

— анализ план-графика выполнения работ сотрудниками фирмы;

— формы и документация порядка и сроков проведения работ;

— приказы и распоряжения;

— заявки поставщиков;

— корреспонденция.

Информационное обеспечение подразделяется на три основных потока:

— Входящие информационные потоки (заявки, договора, счета и др.) необходимые для оформления заказов;

— Внутренние информационные потоки (приказы, распоряжения, отчетные документы) формируемые во время решения функциональных задач фирмы и присутствующие только внутри данной организации;

— Исходящие информационные потоки (заявки поставщикам, акты) являющиеся результатом функциональных задач фирмы.

2.2 Техническое обеспечение

Техническое обеспечение — это комплекс технических средств, объединенных в единую систему и служащих для достижения цели системы.

Обычная конфигурация рабочего места менеджера:

— Процессор Pentium IV с тактовой частотой 2 ГГц.

— Объём оперативной памяти не менее 256 Мб — 1 Гб.

— Объём жесткого диска 40 Гб и более.

— Рабочее разрешение экрана не менее 1 024 768 при частоте вертикальной развертки 85 Гц.

— Мышь.

— Принтер.

2.3 Программное обеспечение

Программное обеспечение рабочего места менеджера включает следующие программные продукты:

— Операционная система — Windows XP.

— Пакет прикладных программ — Microsoft Office 2003

— Антивирусная программа — NOD 32.

— Программа-архиватор — WinRar.

— Программа записи дисков — Nero Burning ROM.

2.4 Недостатки системы учета

После анализа действующей системы учета были выявлены следующие недостатки:

— Основным носителем информации в настоящий момент являются документы на бумажном носителе. Между тем развитие техники и технологии создает возможность постепенно переходить от бумажных документов к электронным, что позволяет облегчить работу и сократить время на выполнение разнообразных работ.

— На рабочем месте требуется найти необходимый документ, либо отчет, и менеджеру или руководителю приходится искать его среди большого количества документов.

— Неоправданно большое время, затрачиваемое на размножение и обработку документов.

— Документы, основанные на реляционных операциях; документы, основанные на простых запросах, очень легко составляются автоматически. На данный же момент все эти документы делаются вручную и требуют обработки очень большого количества документов одновременно. Все расчеты производятся также вручную, что способствует возникновению различных ошибок и накладок.

2.5 Цели создания будущей системы

Создание АИС учета заказов ООО «Фарватер» имеет следующие цели:

а) систематизация информации;

б) удобство представления информации;

в) оперативная выдача информации;

г) подготовка документации с использованием данных;

д) хранение и классификация информации;

е) формирование запросов;

ж) обеспечение единого формата документации.

3. Проектирование базы данных

К настоящему времени накоплен значительный опыт проектирования баз данных, предназначенных для управления производством, это позволяет сделать процесс создания баз данных более эффективным.

Одной из наиболее распространенных СУБД является MS Access. Широкое применение именно этой СУБД для небольших офисных программ связано с тем, что она интегрирована в пакет прикладных программ MS Office, не требует большого объема памяти и достаточно проста в использовании.

СУБД Microsoft Access основана на использовании реляционной базы данных. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами. Связи в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах. База данных является основой информационной системы, которая позволяет пользователю хранить, обрабатывать и анализировать данные, обеспечивает удобный интерфейс, предоставляет ряд других возможностей.

На сегодняшний день Microsoft Office Access — один из компонентов семейства офисных приложений Microsoft Office — является одной из самых популярных настольных СУБД. Это связано с тем, что СУБД Access предоставляет пользователю очень широкие возможности ввода, обработки и представления данных. Эти средства удобны и высокопродуктивны, что обеспечивает высокую скорость разработки приложений. Microsoft Access дает возможность создавать реляционные базы данных и работать с другими программами, использующими базы данных, такими как Microsoft SQL Server, Delphi и др.

Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

— таблицы для сохранения данных;

— запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

— формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

— отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

— страницы доступа к данным для просмотра, обновления и анализа данных из базы данных через Интернет или интрасеть.

Запросы создаются для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц, для обновления, добавления или удаления группы записей одновременно, для выполнения стандартных или пользовательских вычислений, для создания новых таблиц. Для создания запросов, а также для обновления и управления объектами базы данных, применяется язык SQL (Structured Query Language).

Язык SQL используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access. SQL является полным языком, в нем присутствуют не только операции запросов, но и операторы, соответствующие DDL — Data Definition Language — языку описания данных. Кроме того, язык содержит операторы, предназначенные для управления (администрирования) базы данных.

Для простоты просмотра, ввода и изменения данных непосредственно в таблице создаются формы. При открытии формы Microsoft Access отбирает данные из одной или более таблиц и выводит их на экран. В форме могут отображаться поля из нескольких таблиц. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты. Формы являются тем типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.

Для анализа данных или представления их определенным образом в печатном виде создаются отчеты. Отчет является удобным и эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах. Присоединенный отчет получает данные из базового источника записей. Другие данные, такие как заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчета.

Для обработки событий в форме или отчете применяются макрокоманды (макросы) и модули на языке VBA (Visual Basic for Applications). Макрос — это группа команд, объединенных под одним именем и выполняющих определенную функцию (например, открытие/закрытие формы, отчета, запуск запроса и т. д.). Каждый макрос представляет собой небольшой отлаженный модуль на VBA, их применение значительно упрощает процесс программирования и уменьшает количество ошибок при разработке программы.

С помощью VBA можно настроить формы и отчеты, запустить макросы, а также отобразить объект Access в других приложениях или извлечь данные. Используя Visual Basic для приложений, можно вывести формы и отчеты, выполнить методы объектов, а также создать и изменить элементы. Кроме того, имеется возможность работать с информацией непосредственно: можно создать наборы данных, задать их параметры и изменить информацию в них.

3.1 Разработка моделей базы данных

База данных предназначена для учета деятельности фирмы, а также для хранения данных о заказчиках и сотрудниках.

База данных обеспечивает:

1) учет заказов фирмы;

2) хранение персональных данных о сотрудниках;

3) хранение персональных данных о заказчиках;

4) формирование списка предоставляемых фирмой услуг;

5) формирование и сводных данных о сотрудниках и исполняемых ими заказах;

6) формирование информации о задолженностях по заказам.

Описание предметной области, выполненное без ориентации на используемые в дальнейшем программные и технические средства, называется инфологической моделью.

Для того чтобы база данных адекватно отражала предметную область, проектировщик базы данных должен хорошо представлять себе все нюансы, присущие данной предметной области, и уметь отобразить их в базе данных. Поэтому прежде чем начинать проектирование базы данных, необходимо как следует разобраться, как функционирует предметная область, для отображения которой создается база данных. Предметная область должна быть предварительно описана. Для этого в принципе может использоваться и естественный язык, но его применение имеет много недостатков, основным из которых являются громоздкость описания и неоднозначность его трактовки. Поэтому обычно для этих целей используют искусственные формализованные языковые средства. В связи с этим под инфологической моделью понимают описание предметной области, выполненное с использованием специальных языковых средств, не зависящих от используемых в дальнейшем программных средств.

Описание и анализ предметной области База данных ООО «Фарватер» должна содержать информацию о сотрудниках, а именно:

Данные о сотруднике:

— Фамилия, Имя, Отчество

— Серия паспорта

— Номер паспорта

— Дата выдачи паспорта

— Кем выдан паспорт

— Адрес регистрации

— Адрес проживания

— Телефон

— Дата рождения

— Семейное положение Целью деятельности фирмы является привлечение как можно большего количества заказчиков. Поэтому очевидно наличие как потенциальных, так и фактических заказчиков. В БД необходима следующая информация о них:

Данные о заказчике:

— лицо (физическое или юридическое)

— Наименование (ФИО)

— Адрес регистрации

— Фактический адрес

— Телефон

— для физического лица:

— серия и номер паспорта

— дата выдачи паспорта

— кем выдан паспорт

— для юридического лица:

— ИНН

— КПП

— Расчетный счет

— Банк В ходе своей деятельности сотрудники фирмы выполняют работы на объектах, каждый из которых характеризуется наименованием и местоположением (адресом). Следовательно, система должна содержать и эту информацию:

Данные об объекте:

— Наименование объекта

— Адрес объекта ООО «Фарватер» имеет несколько офисов. Необходима информация о них:

Данные об офисах:

— Наименование

— Адрес

— Телефон ООО «Фарватер» выполняет услуги, у каждой из которых есть название, и ее можно отнести к какой либо категории услуг. Следовательно, необходим список категорий услуг и самих услуг:

Информация о категориях:

— Название Информация об услугах:

— Категория

— Наименование Для учета поступления заказов, для контроля за их выполнением, назначением специалистов для их выполнения необходимо располагать всеми данными о заказах. Каждый заказ имеет номер, характеризуется услугой, которую заказал заказчик для определенного объекта:

Данные о заказах ООО «Фарватер»:

— Номер заказа

— Дата заказа

— Срок выполнения

— Заказчик

— Объект

— Услуга Для учета финансовой стороны заказа введем такие характеристики заказа, как стоимость, вид оплаты (наличный, безналичный), предоплата, информация о том, сделана ли предоплата заказчиком, и информация о том, оплачен ли полностью заказ:

Данные о заказах ООО «Фарватер»:

— Стоимость

— Вид оплаты

— Предоплата

— Предоплата сделана

— Заказ проплачен Так как ООО «Фарватер» имеет два офиса, то для разделения их деятельности каждому заказу необходимо дать соответствующую характеристику:

Данные о заказах ООО «Фарватер»:

— офис Каждый заказ выполняет один или несколько специалистов (не более шести). Для грамотного управления их деятельностью и распределения их по заказам целесообразно иметь данные об исполнителях каждого заказа:

Данные аудитории:

— Кол-во исполнителей

— Исполнитель 1

— Исполнитель 2

— Исполнитель 3

— Исполнитель 4

— Исполнитель 5

— Исполнитель 6

Схемы отношений

Access позволяет строить реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой.

Простейшей и наиболее редкой формой связи между таблицами является связь «один к одному», при которой для каждой записи в одной таблице существует в лучшем случае одна связанная с ней запись в другой таблице. В нашем случае такой связи нет, так как она не имеет смысла.

Гораздо чаще встречается связь «один ко многим», при которой для каждой записи в одной таблице существует одна, несколько или ни одной записи в другой таблице.

Нередко приходится иметь дело также со связью «многие ко многим», при которой отсутствуют ограничения на множества пар записей, принадлежащих связи. Такая связь в Access не используется. Ее необходимо представить в виде двух связей «один ко многим».

При установке связи одна из таблиц является главной, а другая — подчиненной.

Как правило, связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем другой таблицы, которое называют полем ключа. Связанные поля могут иметь разные имена, однако у них должны быть одинаковые типы данных и одинаковые значения свойств.

При наличии связи между таблицами Access будет автоматически выбирать связанные данные из таблиц в отчетах, запросах и формах. То есть в режиме конструктора будем связывать поле с другим с помощью Мастера подстановок.

В меню Сервис->Схема данных просмотрим полученную схему отношений и каждой связью обеспечим целостность данных.

Полученная схема:

Рисунок 12 — Схема данных проектируемой базы данных Построение модели «сущность — связь» (ER-диаграммы)

ER-диаграммы используются для разработки данных и представляют собой стандартный способ определения данных и отношений между ними. Таким образом, осуществляется детализация хранилищ данных. ER-диаграмма содержит информацию о сущностях системы и способах их взаимодействия, включает идентификацию объектов, важных для предметной области (сущностей), свойств этих объектов (атрибутов) и их отношений с другими объектами (связей).

Сущность изображается в виде прямоугольника, вверху которого располагается имя сущности (например, TITLES). В прямоугольнике могут быть перечислены атрибуты сущности; атрибуты ER-диаграмм, набранные полужирным шрифтом 1, являются ключевыми (так Title Identity — ключевой атрибут сущности TITLES, остальные атрибуты ключевыми не являются).

Ниже приведена ER-диаграмма проектируемой базы данных.

Рисунок 13 — ER-диаграмма проектируемой базы данных Описание связей между сущностями Таким образом, имеются шесть сущностей: заказчик, объект, услуга, категория услуги, сотрудник, заказ.

Связь между сущностями «категория услуги» и «услуги» характеризуется принадлежностью услуги к какой-либо категории (только одной). При этом категория может включать в себя любое количество услуг.

Связь между сущностями «заказ» и «заказчик» характеризуется наличием у заказа заказчика (только одного).

Связь между сущностями «заказ» и «офис» характеризуется филиалом ООО «Фарватер», куда пришел заказчика.

Связь между сущностями «заказ» и «услуга» характеризуется услугой, которую заказывает заказчик.

Связь между сущностями «заказ» и «объект» характеризуется объектом (только одним), на который нацелена услуга заказа.

Связь между сущностями «заказ» и «сотрудник» характеризуется сотрудником (-ами), который (-е) выполняют данный заказ.

При проектировании базы данных следует придерживаться правил нормализации таблиц:

Правило 1: Каждое поле любой таблицы должно быть уникальным.

Правило 2: Каждая таблица должна иметь уникальный идентификатор (первичный ключ), который может состоять из одного или нескольких полей таблицы.

Правило 3: Для каждого значения первичного ключа должно быть одно и только одно значение любого из столбцов данных, и это значение должно относиться к объекту таблицы.

Правило 4: Должна иметься возможность изменять значения любого поля (не входящего в первичный ключ), и это не должно повлечь за собой изменение другого поля.

Каждый агрегированный объект будет представлен отдельной таблицей базы данных. Элементы данных будут представлены полями таблиц. Имена таблиц и их полей подберем исходя из имен объектов и элементов данных.

Таблица — это основной объект базы данных. База данных может включать несколько таблиц. В Access таблицей является совокупность данных, объединенных общей темой. Для каждой темы отводится отдельная таблица, что позволяет избежать повторений сохраняемых данных. Это положительно сказывается на эффективности работы с базой данных и уменьшает вероятность возникновения ошибок ввода.

Каждая строка таблицы представляет собой запись, а столбец — поле. Запись содержит набор данных об одном объекте, а поле — однородные данные обо всех объектах.

Создадим базу данных «Фарватер.mdb», состоящую из восьми таблиц. Во всех таблицах ключевыми полями будет поле «ID».

Таблица «Категории услуг» содержит информацию о тех категориях услуг, которые организация может предоставить.

Структура таблицы «Категории услуг»:

Рисунок 15 — Таблица «Категории услуг»

Таблица «Услуги» связана с таблицей «Категории услуг», таким образом в одной категории может быть несколько видов услуг.

Структура таблицы «Услуги»:

Рисунок 16 — Таблица «Услуги»

Так как, организация имеет два офиса, в базе хранится информация и о них. При занесении данных о заказе, менеджером выбирается офис, в котором был сделан заказ.

Структура таблицы «Офисы»:

Рисунок 17 — Таблица «Офисы»

В таблице «Объекты» хранятся данные об объекте, а именно наименование объекта (фамилия, имя, отчество заказчика либо наименование организации) и адрес, где выполняется какая либо услуга.

Структура таблицы «Объекты»:

Рисунок 18 — Таблица «Объекты»

Таблица «Заказчики» содержит информацию о личных данных заказчиков, в таблице хранятся данные как физических, так и юридических лиц.

Структура таблицы «Заказчики»:

Рисунок 19 — Таблица «Заказчики»

Таблица «Сотрудники» содержит информацию о личных и профессиональных данных сотрудника.

Структура таблицы «Сотрудники» приведена на рисунке 20.

Рисунок 20 — Таблица «Сотрудники»

Таблица «Заказы» содержит информацию о совершенном заказе, данные о самом заказчике, и исполнителях, выполнивших этот заказ.

Структура таблицы «Заказы» (рисунок 21).

Рисунок 21 — Таблица «Заказы»

Таблица «Виды оплаты» содержит информацию об оплате заказов тем или иным способом, а именно в кассу офиса (наличный расчет) либо на расчетный счет организации (безналичный расчет).

Структура таблицы «Виды оплаты»:

Рисунок 22 — Таблица «Виды оплаты»

4. Разработка автоматизированной информационной системы ООО «Фарватер»

Основной целью построения автоматизированной информационной системы ООО «Фарватер» является хранение информации о деятельности фирмы (ее заказах), о ее сотрудниках и заказчиках.

В любой момент информация о текущем состоянии дел фирмы может быть просмотрена на формах или распечатана из отчетов БД.

5. Постановка задачи разработки автоматизированной

информационной системы

Дано:

1) система-прототип: действующая информационная система;

2) схема информационных потоков;

3) база данных;

4) техническая структура автоматизированной информационной системы;

5) Ограничение: автоматизированная информационная система должна быть реализована с использованием имеющихся программно-технических средств;

6) Критерий: время, необходимое для оформления одного заказа;

Требуется:

разработать автоматизированную информационную систему учета деятельности фирмы, которая удовлетворяет ограничению и минимизирует критерий.

Процесс разработки автоматизированной информационной системы учета деятельности фирмы ООО «Фарватер» включает комплекс организационных, информационных и технологических этапов, основными из которых являются изучение и анализ известных автоматизированных информационных систем, составление плана организации автоматизированной информационной системы, построение информационной модели, передаваемых между отделами потоков данных, разработка, внедрение и апробация автоматизированной информационной системы.

При создании автоматизированной информационной системы преследовалось несколько целей:

· во-первых, предоставить менеджеру более быстрый и доступный сбор, изменение, обработку и предоставление информации;

· во-вторых, продолжить, и в чем-то оживить, процесс внедрения средств новых информационных технологий в область управления.

Автоматизированная информационная система учета заказов предназначена для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и управляющего персонала и играет большую роль в повышении производительности их труда. Менеджер при помощи этой системы избавляется от выполнения рутинных операций при оформлении, поиске заказа, сравнении заказов между собой, подготовке запланированных работ (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу специалист тратит до 60% своего рабочего времени).

Заключение

1. Описана система-прототип со всеми видами обеспечения, в качестве которой была выбрана действующая система ООО «Фарватер», суть которой заключается в том, что на данный момент ведение и хранение данных о заказах происходит на бумажных носителях.

2. В результате анализа системы-прототипа выявлены достоинства и недостатки действующей системы, и намечены пути их устранения.

3. Разработана схема основных этапов построения автоматизированной информационной системы