Разработка системы автоматизации рабочего места менеджера Сергиево-Посадского БТИ

ВВЕДЕНИЕ

Переход к рыночным отношениям в экономике и научно-технический прогресс чрезвычайно ускорили темпы внедрения во все сферы социально-экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации. Информатизация в области управления экономическими процессами предполагает, прежде всего, повышение производительности труда работников за счет снижения соотношения стоимость/производство, а также повышения квалификации и профессиональной грамотности специалистов. Роль информации в общественной жизни существенно меняется. Информация приобретает преобразующий, определяющий характер.

Качественное новое обслуживание информационных и управленческих процессов связано с использованием современной персональной электронно-вычислительной техники, созданием сетей ЭВМ. Потребность в разработке и применении эффективных и адекватных реальной действительности программ и технологий сегодня возрастает.

С учетом последних решений правительства РФ в области жилищно-коммунального хозяйства важное значение имеет оперативное и качественное информационное обеспечение задач инвентаризации, учета жилищного фонда и формирование соответствующих отчетных документов. Указанные функции выполняют специализированные учреждения — бюро технической инвентаризации (БТИ).

Целью данной работы является разработка автоматизированной информационной системы учета заказов на выполнение работ и формированию отчетной документации БТИ.

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи.

Выполнить технико-экономическую оценку объекта автоматизации.

Провести системный анализ, разработать схему документооборота.

Выполнить формализацию автоматизируемых задач.

Обосновать проектные решения по информационному и программному обеспечению комплекса задач.

Разработать инфологическую модель данных.

Разработать датологическую модель.

Разработать макеты отображения результатов.

Разработать алгоритм и схему интерфейса программного обеспечения АИС.

Выполнить программную реализацию основных задач.

Оценить экономическую эффективность разрабатываемой АИС.

Разработка и внедрение АИС позволит повысить эффективность труда работников БТИ и обеспечит необходимую оперативность и достоверность выполнения работ.

Объектом исследований является Сергиево-Посадское БТИ. Предметом исследования — задачи, связанные с приемом заказов на выполнение работ.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Технико-экономическая оценка объекта управления Преобразования в жилищно-коммунальной сфере на современном этапе осуществляются в рамках реализации нового этапа Государственной целевой программы «Жилище». Основными целями реформирования жилищно-коммунального хозяйства являются [3]:

обеспечение условий проживания, отвечающих стандартам качества;

снижение издержек производителей услуг и соответственно тарифов при поддержке стандартов качества предоставляемых услуг;

смягчение для населения процесса реформирования системы оплаты жилья и коммунальных услуг при переходе отрасли на режим безубыточного функционирования.

Основными способами для достижения указанных целей являются:

совершенствования системы управления, эксплуатации и контроля в жилищно-коммунальном хозяйстве;

обеспечение граждан РФ информационной поддержкой регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним;

обеспечение полной объективной информацией органов государственной власти, на которые возложен контроль над осуществлением градостроительной деятельности.

В дипломной работе рассматривается деятельность предприятия осуществляющего функции по учету недвижимого имущества.

Муниципальное предприятие Сергиево-Посадского района — «Бюро технической инвентаризации» (далее БТИ) создано в соответствии частью 1 Гражданского Кодекса РФ решением Комитета по управлению имуществом Сергиево-Посадского района № 173 от 25.08.95 г. Предприятие находится в муниципальной собственности Сергиево-Посадского района.

Целью деятельности БТИ является создание экономических условий, обеспечивающих повышение финансовой эффективности использования имущества, находящегося в муниципальной собственности Сергиево-Посадского района.

Государственное унитарное предприятие Сергиево-Посадского района Сергиево-Посадское бюро технической инвентаризации (МУП СП БТИ) является органом учета объектов недвижимого имущества (зданий, строений, сооружений, жилых и нежилых помещений и т. д.) в Сергиево-Посадском районе. В МУП СП БТИ собирает информацию о местоположении, количественном и качественном составе, техническом состоянии, уровне благоустройства, стоимости объектов и об изменении этих показателей. Основой государственного учета является технический учет, который осуществляется путем проведения технической инвентаризации и учета документов.

Технический учет объектов недвижимости — описание и индивидуализация недвижимых объектов или их совокупности, как объекта учета, которые позволяют однозначно выделить его из других объектов путем осуществления работ по определению местоположения, технической паспортизации, технической инвентаризации, технической регистрации и документальному учету текущих изменений. МУП СП БТИ осуществляет также официальный статистический учет жилищного фонда и представляет статистическую отчетность в Государственный комитет Российской Федерации по статистике. Для обеспечения операций с объектами недвижимости МУП СП БТИ предоставляет юридическим и физическим лицам по их письменным запросам сведения и справки в соответствии с установленным порядком. МУП СП БТИ осуществляет технический учет объектов недвижимости на территории Сергиево-Посадского районавы в целях обеспечения:

государственного и муниципального управления недвижимым имуществом;

налогообложения и страхования недвижимости;

государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним;

инвестирования недвижимости и градостроительной деятельности;

государственного контроля использования объектов недвижимости;

иных, связанных с владением, пользованием и распоряжением недвижимым имуществом деятельностью.

Основными задачами государственного технического учета и технической инвентаризации объектов градостроительной деятельности являются:

обеспечение полной объективной информацией органов государственной власти, на которые возложен контроль над осуществлением градостроительной деятельности;

формирование обобщенной информационной базы об объектах градостроительной деятельности и их территориальном распределении;

обеспечение полноты и достоверности сведений о налоговой базе;

информационное обеспечение функционирования системы государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним;

сбор и предоставление сведений об объектах градостроительной деятельности для проведения государственного статистического учета.

БТИ является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет в банке, печать и бланк со своим наименованием, а также другие реквизиты. Деятельность осуществляется самостоятельно на принципах полного хозяйственного расчета.

В административном порядке БТИ финансируется и подчиняется Комитету по управлению имуществом Сергиево-Посадского района и администрации Сергиево-Посадского района.

БТИ в соответствии с действующей нормативной базой формируют отчетности в налоговые органы, различные государственные фонды и в органы администрации (схема внешних связей представлена на рис. 1).

Для обеспечения решения задач по предназначению БТИ имеет следующие функциональные подразделения:

отдел приема заказов;

отдел снабжения;

инженерные подразделения;

архив;

бухгалтерия.

Рис. 1 Схема внешних информационных связей БТИ Структура предприятия представлена на рис. 2.

Рис. 2 Организационная структура МУП СП БТИ Общее руководство предприятием осуществляет директор.

Общими задачами отдела бухгалтерии являются:

организация и ведение финансового учета;

учет льготников;

начисление и прием платы за коммунальные услуги;

составление отчетности.

Задачи приема заказов на выполнение работ имеют первоочередную важность, т.к. они связаны с обеспечением финансирования деятельности БТИ. В этой связи рассмотрим их более подробно.

1.2 Экономическая сущность комплекса задач Порядок оказания услуг БТИ определяется рядом нормативных документов, к которым относятся:

— закон о ЖКХ;

— постановление правительства РФ от 1998 г. № 567;

В общем процессе деятельности МУП СП БТИ можно выделить следующие операции:

1. Прием заказа. Клиент в устной форме излагает необходимые ему слуги, предъявляет необходимые документы (паспорт, свидетельство о регистрации и т. п.). Работник отдела приема заказов фиксирует следующую информацию:

— фамилию, имя, отчество;

— серия, номер паспорта;

— адрес;

— название услуги, стоимость.

По результатам приема оформляется и печатается заказ и квитанция.

2. Прием денег. Клиент предъявляет квитанцию и производит оплату в кассе МУП СП БТИ. Кассир фиксирует факт оплаты.

3. Распределение работников (техников) для выполнение услуг. Бригадир с учетом текущей загрузки распределяет работников по услугам.

4. Выдача готового заказа клиенту. Клиент предъявляет бланк заказа, на основании которого находится нужные документы и выдаются клиенту, о чем делается соответствующая отметка.

5. Формирование отчета о выполненных (заказанных) услугах. По указанию начальника отдела формируется отчет в котором указывается количественные и стоимостные значения по заказанным (выполненным) услугам за определенный период.

6. Формирование отчета о выполненных услугах работниками. В конце месяца формируется отчет, в котором отражается сколько и на какую сумму выполнил соответствующий работник услуг.

Помимо типовых задач, работники отдела приема заказов выполняют различные информационные запросы, связанные с поиском информации по таким реквизитам, как: фамилия, адрес, номер заказа, дата.

Схема документооборота, связанная с процессом приема заказов и выполнения услуг МУП СП БТИ представлена на рис. 3.

Таким образом, можно выделить следующие основные задачи, решаемые в отделе приема заказов на выполнение работ:

— учет информации о предоставляемых услугах;

— прием заказа;

— фиксация информация об оплате;

— фиксация информации о выдаче заказа;

— формирование отчетов;

— поиск информации.

Особенностью деятельности является то, что прием заказов осуществляется одновременно несколькими менеджерами одновременно. При этом также в реальном масштабе времени должна обеспечиваться возможность фиксирования информации об оплате заказа, выполняемого кассиром. Формирование отчетов может осуществляться как менеджерами отдела приема заказов, так и руководством. Разработанные диаграммы структурного анализа по нотации IDEF0 приведены в приложении 1.

1.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения данного комплекса задач При решении задач, по обработке и формированию отчетов возникает необходимость обработки и анализа значительного объема информации. Данная информация в основном представлена на бумажных носителях — документах, на которых присутствуют значительное количество разнообразных реквизитов.

В настоящее время деятельность отдела приема заказов неавтоматизированна. Учет заказов осуществляется с использованием локальных средств автоматизации — Microsoft Excel. В связи с большим объемом информации на эту задачу уходит значительное количество времени. Так, например ввод информации об одном заказе занимает более 15 минут, формирование отчета от 40 до 120 минут.

Все это приводит к значительным временным затратам, снижению эффективности работы бухгалтерии, появлению ошибок в отчетах, невозможности оперативных управленческих функций, невозможности многоаспектного анализа данных.

Только применение информационных технологий — средств электронно-вычислительной техники (ЭВТ) — может дать необходимую, физически приемлемую скорость обработки таких объемов информации. Ускоренный прогресс в информационных технологиях, который наблюдается в настоящее время, позволяет утверждать, что производительность и качество работы таких систем будут неуклонно повышаться при незначительном росте их стоимости [1,7].

Современные информационные технологии — системы управления базами данных, аппаратно-технические средства, специализированное прикладное программное обеспечение — способны перевести работу сотрудников бухгалтерии на новый уровень — аналитический. Только данные технологии способны обеспечить полноту охвата и контроля имеющихся массивов информации, которые необходимы для аналитической работы.

Мировой опыт показывает, что внедрение достижении информационных технологий является наиболее прогрессивным и экономически эффективным направлением в работе предприятий и организаций любой сферы деятельности, особенно это характерно для бухгалтерских систем.

Следовательно, в целях повышения эффективности работы отдела приема заказов, необходимо создание автоматизированной расчетной системы, обеспечивающей автоматизацию задач по учету и формированию отчетности.

Неотъемлемую часть процесса разработки сложной информационной системы составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вычислительной техники, определение их характеристик.

Многообразие существующих в настоящее время средств обусловливает нетривиальность проблемы выбора конкретного варианта при создании информационной системы из всего спектра допустимых решений. Такая ситуация предполагает на первоначальном этапе решения проблемы установить некоторые ограничения, как правило, группу требований к различным аспектам разрабатываемой АИС.

В существующем положении на стратегию информатизации в первую очередь оказывают влияние: накопленный парк аппаратных и программных средств, уровень подготовки конечных пользователей, позиция высшего руководства организации.

Решение задач подобного класса предполагает наличие критериев оптимизации и ограничений. Критериями оптимизации здесь являются:

* надежность функционирования системы;

* функциональная полнота системы;

* быстродействие;

* минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

В зависимости от конкретной ситуации перечисленные критерии трансформируются в конкретные требования к системе. К настоящему времени проблема выбора оптимальной платформы вычислительной системы неформализуема. Обычно на практике критерии и требования выбираются эмпирически в зависимости от специфики проблемной области и условий, сложившихся к моменту начала разработки проекта.

К разрабатываемой АИС можно выделить следующие требования:

* к системе в целом;

* по соответствию стандартам;

* к аппаратной платформе и системному программному обеспечению;

* к локальным сетям;

* к интерфейсу с пользователем;

* к функциональным компонентам;

* на системы доступа к данным;

* к совместимости с другими ИС;

* по безопасности системы;

* по администрированию системы;

* к пользователям системы и т. д.

Учет фактических и промышленных стандартов в сфере информатизации позволяет на начальном этапе ориентироваться на наиболее распространенные технические и программные средства. Это в значительной мере позволит снизить затраты на сопровождение и развитие системы обработки данных, кроме того, расширит круг специалистов, которые могут быть привлечены к техническому обслуживанию системы, разработке и развитию прикладных программных средств, а также обеспечит большую свободу наращивания мощности технических и системных программных средств.

С учетом анализа подходов по методологии решения подобных задач наиболее оптимальным вариантом технического обеспечения создаваемой АИС является формирование автоматизированных рабочих мест (АРМ), разделяющихся по специфике решаемых задач. Анализ структуры и задач отдела приема заказов позволяет сделать вывод о необходимости создания отдельных АРМ — приема заказов, с обеспечением возможности последующего наращивания структуры за счет подключения других АРМ (бухгалтерия).

Состав и характеристики компонентов АРМ зависят от ряда факторов, таких как:

обеспечение требуемой оперативности выполнения задач;

обеспечение работы в составе локальной вычислительной сети;

обеспечение соблюдения санитарных норм, эргономических требований;

обеспечение защиты аппаратных средств и информации от возможных внешних факторов (скачки напряжения, влияние бытовых приборов).

В настоящее время одной из основных задач, решаемых с помощью ПЭВМ, является подготовка документов, ведение переписки. При этом стандартом «де факто» стало использование для этих целей продуктов компании Microsoft, таких как Microsoft Office — 2000 (2003). Компания Microsoft разработала систему стандартов для ПЭВМ, обеспечивающих автоматизацию управленческой деятельности.

На основании анализа предлагаемых средств вычислительной техники выбрана следующая конфигурация персонального компьютера работника отдела приема заказов:

система на основе процессора Pentium IV- 2800 MGz;

видеокарта AGP GeForse (64 Mb), или встроенная;

оперативная память 256 Mb;

жесткий диск 80 Gb;

устройство для чтения компакт-дисков 52х.

Общая стоимость данной конфигурации составляет 456 долларов.

В основе выбора оптимальных характеристик лежит анализ соотношения цена — обеспечение решения проектируемых задач. Помимо конфигурации приведенной выше необходимо приобретение устройств ввода (клавиатура, мышь), монитора, принтера, дискет, блока бесперебойного питания.

При выборе монитора необходимо руководствоваться поддержкой монитором стандартов безопасности излучения. Наиболее жесткими стандартами являются шведские стандарты ТСО (ТСО-95,97,99,2003). В целях обеспечения удобной работе в графическом режиме Windows размер диагонали экрана должен быть не менее 15 дюймов. Для автоматизации сектора работы с квартплатой рекомендуется приобретение монитора Samsung SyncMaster 172s, отвечающего стандарту ТСО-2000 (стоимость 206 у.е.).

Выбор принтера заключается в выборе следующих альтернатив:

матричный принтер — невысокая стоимость — шум при печать, невысокая скорость;

струйный принтер — стоимость немного выше матричного, хорошее качество печати — относительно высокая стоимость печатного листа;

лазерный принтер — отличное качество печати, высокая скорость — довольно высокая стоимость.

Анализ современных тенденций офисной автоматизации позволяет сделать вывод о предпочтительности выбора лазерного принтера. В настоящее время одной из популярных моделей является принтер Hewlett-Packard lazerJet-1100.

Таким образом, обоснована необходимость создания АИС и определены основные характеристики технических средств.

1.4 Общая характеристика организации машинной обработки Имеется три основных варианта решения задачи совершенствования системы обработки информации:

1. Усовершенствование существующей системы сбора и обработки информации. Данный вариант не обеспечит значительного эффекта, так как в его основе остается ручная обработка информации.

2. Генерация новой системы с использованием стандартных решений на уровне автоматизированной поддержки и обеспечения процесса сбора и обработки информации. Данный подход обеспечивает решение задачи и позволяет минимизировать как средства на проектирования и внедрения, так и уменьшить сроки внедрения системы.

3. Создание уникальной системы сбора и обработки экономической информации. Данный вариант позволяет создать высокоэффективную систему обработки информации, но в тоже время не обеспечит требуемых сроков окупаемости и внедрения.

Следовательно необходимо создание автоматизированной системы сбора и обработки информации приема заказов с использованием стандартной методологии построения подобных систем.

Основная цель разработки автоматизированной информационной системы — построение функционально полной программной системы, объединяющей решение всего комплекса задач (от учета заказа до формирования соответствующих отчетов) на базе ПЭВМ. Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач:

— оснащение отдела приема заказов вычислительными программно-техническими комплексами со средствами периферии;

— разработка, создание и ведение системы специализированных баз данных и электронного хранилища данных;

— разработка прикладных программных средств, полностью покрывающих функциональные задачи отдела.

С учетом анализа методологии автоматизированного решения расчетно-информационных задач можно определить следующие изменения в содержательной постановке комплекса задач:

Основной задачей является обеспечение своевременного учета всех необходимых факторов для учета заказов и контроля за их выполнением. Решение этой задачи в соответствии с методологией построения автоматизированных систем подразумевает создание системы баз данных (интегрированной базы данных), содержащую необходимую информацию об услугах, заказах.

Задача учета услуг подразумевает реализацию типовых задач работы со справочной информацией: просмотр, добавление, редактирование, поиск, удаление. Для обеспечения этой задачи необходимо разработать соответствующие интерфейсные формы двух типов: форма списка — для просмотра услуг, форма для работы с конкретной услугой.

Задача учета заказа выполняется на основании беседы с клиентом и подразумевает заполнение соответствующих полей. При этом форма должна содержать две части:

— область для ввода информации о заказе;

— табличная часть для ввода заказываемых клиентом услуг.

Изменение функций отдела приема заказов по сбору информации в основном не претерпевают изменений. При использовании автоматизированных информационных технологий управленческий аспект смещается в сторону обеспечения своевременного и точного внесения входящего информационного потока в информационный массив АИС.

В ходе автоматизированного решения задач осуществляется формирование данных, отражающих процессы, связанные с приемом заказов и формированием отчетов.

Предполагаемая схема сбора, обработки и выдачи информации основана на стандартном подходе обработки информации в АИС — замкнутой технологии обработки данных, обеспечивающей корректность ввода оперативных данных, за счет стыковки документов-источников, информационной базы и формирования отчетов, которые в свою очередь могут быть основой для ведения информационного массива.

Источниками оперативной информации в нашем случае являются:

— информация о предоставляемых услугах;

— информация от клиента;

Анализ состава информации, связанной с учетом заказов, позволяет сгруппировать основные расчеты на ПЭВМ, выполняемые в рамках создаваемой АИС:

— математическая обработка (расчет суммы заказа);

— группировка информации, как символьной, так и числовой.

С учетом решаемых задач автоматизированная информационная система должна обеспечить формирование следующих результатов:

— экранная форма с данными об услугах;

— форма работы с заказами;

— форма для ввода нового (редактирования текущего) заказа

— отчет по заключенным заказам (развернутый, свернутый) за текущий месяц;

— отчет по выполнению заказов.

Реализация предполагаемой системы подразумевает формирование трех АРМ работников отдела приема заказов. В этой вязи предполагается реализация сетевой обработки данных. Укрупненная схема (топология) разрабатываемой системы представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 — Системная архитектура, разрабатываемой системы Как следует из рисунка, разрабатываемая система включает три интерфейса:

— интерфейс приема заказов, реализующий функции учета заказа, поиска, формирование типовых отчетов;

— интерфейс кассира, обеспечивающий фиксирование информации об оплате квитанции;

— интерфейс директора, обеспечивающий получение информации по запросу.

1.5 Формализация расчетов Решение задач на ПЭВМ проводится в соответствии с рядом этапов, ориентированных на решение задач любой сложности. Главным при постановке задач является четкое и однозначное задание условий и целей задачи, точное определение исходных данных.

Постановка задач, как правило, сводится к математической формуле описания условий задачи по схеме: дано — требуется — условия.

Выбор метода решения должен обеспечить получение требуемых результатов для любых допустимых исходных данных.

С учетом данного алгоритма формализуем наши задачи.

1. Задача: Учет информации о предлагаемых услугах.

Дано: Информация о названии услуги, стоимости.

Требуется: Зафиксировать информацию в системе баз данных. Обеспечить возможность просмотра, поиска, добавления, редактирования, удаления услуг.

Условия: При вводе информации должен обеспечиваться контроль достоверности данных.

2. Задача: Работа со списком заказов.

Дано: Информация из баз данных.

Требуется: Обеспечить возможность просмотра, поиска, добавления, редактирования, удаления заказов.

Условия: При вводе информации должен обеспечиваться контроль достоверности данных.

3. Задача: Работа с заказом.

Дано: Информация от клиента, сведения из базы данных.

Требуется: Обеспечить возможность удобного ввода информации.

Условия: При вводе информации должен обеспечиваться контроль достоверности данных.

4. Задача: Составление отчета по заключенным заказам.

Дано: Информация из базы данных.

Требуется: Сформировать отчеты установленной формы.

Условия: Должна обеспечиваться возможность формирования как развернутого так и свернутого (группового) вариантов.

5. Задача: Составление отчета по выполнению заказов.

Дано: Информация из базы данных.

Требуется: Сформировать отчеты установленной формы.

Условия: Должна обеспечиваться возможность формирования отчета по не выполненным своевременно заказах.

6. Задача: Составление отчета по выполненным работам.

Дано: Информация из БД.

Требуется: Сформировать отчеты установленной формы.

Условия: Должна обеспечиваться возможность формирования отчета в развернутом (с указанием работника и услуги) или свернутом виде.

1.6 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению комплекса задач Информационное обеспечение (ИО) представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в АИС. Оно включает в себя совокупность показателей, справочных данных, классификаторов и кодификаторов информации, унифицированные системы документации, специально организованные для массового обслуживания, массивы информации на соответствующих носителях.

При проектировании ИО необходимо основываться на основных принципах создания АИС: системности, развития, совместимости, стандартизации и унификации, эффективности.

Проблемы проектирования автоматизированных информационных систем в экономике связаны, с одной стороны, с общими теоретическими основами развития экономики и конкретного экономического объекта (предприятия, фирмы, организации, органа регионального управления, банка, налоговой службы и т. п.), а с другой — со спецификой технологии компьютерной обработки данных. Поэтому рассмотренные базовые принципы дополняются не менее важными организационно-технологическими, без которых невозможна разработка новых информационных технологий. Раскроем наиболее применяемые организационно-технологические принципы создания АИТ.

Одной из современных форм организации информации являются банки данных. Банк данных (БнД) — это система специальным образом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования этих данных.

Особенности банков данных перед «небанковской» организацией данных (совокупность локальных файлов), заключаются в следующем. Наличие единого целостного отображения определенной части реального мира не только сокращает избыточность хранимых данных, но и обеспечивает на основе имеющейся базы данных выполнение новых приложений, включая реализацию разнообразных нерегламентированных запросов. Увеличивается мобильность, гибкость информационной системы. В БнД легче контролируется целостность, непротиворечивость данных. Наличие интегрированной базы данных сокращает затраты не только на создание и хранение данных, но и на их поддержание в актуальном состоянии, уменьшает потоки данных, циркулирующие в системе: из входных документов могут быть исключены данные, которые уже имеются в базе данных или могут быть получены из хранящихся в ней показателей; выходные документы по своему содержанию и срокам представления могут быть максимально приближены к потребностям пользователей, что существенно сокращает выдачу информации, не используемой в процессе управления.

Централизованное управление данными также дает целый ряд преимуществ. При проектировании конкретных приложений программисты освобождаются от функций по организации данных. Системные программные средства в большинстве случаев обеспечивают более качественное выполнение функций по управлению данными, чем индивидуальное проектирование.

Преимуществом БнД является также то, что они обеспечивают возможность более полной реализации принципа независимости прикладных программ от данных, чем это возможно при организации локальных файлов. Большая степень независимости достигается удалением из прикладных программ описаний данных и отсутствием необходимости детального программирования управления данными.

Наличие и использование языковых и программных средств БнД делает базу данных более доступной как для программистов, так и для конечных пользователей.

Таким образом можно сделать вывод о том, что основой формы хранения информации в создаваемой АИС будет являться технология банков (баз) данных.

В БД много различных типов данных и связей между ними. Это еще раз свидетельствует о необходимости концептуальной схемы, позволяющей изобразить связи между элементами данных. Концептуальная схема описывается с помощью модели данных. Модель данных — это комбинация трех основных составляющих [13,15]:

1. Набора типов структур данных, используемых для построения БД.

2. Набора операторов или правил вывода, которые могут быть применимы к любым правильным примерам типов данных, чтобы находить, выводить или преобразовывать информацию, содержащуюся в БД.

3. Набора общих правил целостности, которые прямо или косвенно определяют множество непротиворечивых состояний БД.

Для спецификации концептуальной схемы используется так называемый язык описания данных (ЯОД). Он является языком высокого уровня и позволяет записывать концептуальную схему в терминах некоторой модели данных. Выполнение различных операции с БД обеспечивается использованием языка манипулирования данными (ЯМД), специфика которого зависит от используемой модели данных.

Существует три основные модели, которые используются в системах БД [15,16]:

— иерархическая (подразумевается древовидная структура);

— сетевая (часто имеется ввиду сетевая структура CODASYL)

— реляционная (с двумерными файлами, связанными в определенные ассоциации элементов данных).

Выбор модели данных является первоочередной задачей в процессе создания АИПС, так как каждая модель имеет свои особенности при построении концептуальной схемы. Выбранная модель должна обладать структурой, достаточно полной для описания существующих аспектов реального мира.

Для реляционной модели наиболее полно разработана математическая теория — реляционная алгебра, чего нельзя сказать о других основных моделях данных. В настоящее время существуют развитые языки высокого уровня, позволяющие формулировать запросы на данные, представленные средствами реляционной модели, что позволяет создавать эффективные СУБД.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что в основе построения логической структуры баз данных АИС будет лежать реляционная модель.

При разработки структуры ИО АИС ключевым моментом является выбор ее архитектуры. Под архитектурой ИО понимается распределение информационной базы по подсистемам и компонентам АИС, а также распределение хранения и исполнения этих подсистем и компонентов по различным ЭВМ, объединенных в локальную вычислительную сеть. В нашем случае необходимо сделать выбор между двумя вариантами:

— интегрированная база данных (реализация модели «клиент-сервер»);

— распределенная база данных (в роли серверов выступают клиенты одно-ранговой сети).

С учетом анализа задач, проектируемой АИС, и структуры автоматизируемого подразделения оптимальным вариантом является выбор варианта интегрированного банка данных. Это решение обусловлено тем, что в своей деятельности сотрудники отдела приема заказов работают с единым информационным массивом, в который поступает информация, как от них, так и от других подразделений (услуги, работники).

1.7 Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач Программное обеспечение включает совокупность программ, реализующих функции и задачи автоматизированных информационных технологий и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств. В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программы, а также инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения.

К общесистемному программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и предназначенные для организации вычислительного процесса и решений часто встречающихся задач обработки информации. Они позволяют расширить функциональные возможности ЭВМ, автоматизировать планирование очередности вычислительных работ, осуществлять контроль и управление процессом обработки данных, а также автоматизировать работу программистов. К данному классу ПО можно отнести операционные системы, интегрированные средства управления задачами. В рамках создания данной АИС планируется использование операционной системы Windows XP. Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разрабатываемых при создании АИС конкретного функционального назначения. Оно включает пакеты прикладных программ, осуществляющих организацию данных и их обработку при решении функциональных задач.

При создании АИС помимо информационного обеспечения определяющую роль играет программное обеспечение решаемых задач. В настоящее время на рынке программного обеспечения существует большое число программных продуктов, позволяющих создавать эффективные системы управления базами данных. Данные системы можно условно разделить на два основных типа:

— системы, ориентированные на программиста, которые позволяют создавать только законченные проекты;

— системы, обеспечивающие интерактивную работу с базами данных.

Кроме этого средства разработки СУБД можно разделить в зависимости от операционной системы, по управлением которой могут выполняться разрабатываемые приложения (Windows XP, Linux). В нашем варианте необходимо выбрать средство разработки приложений, функционирующих в среде Windows XP.

Анализ современных средств разработки позволяет разделить их на средства для создания управления глобальными базами данных, работающими в интенсивном режиме (Oracle, Microsoft SQL Server, DB2, InterBase) и средства для автоматизации небольших подразделений (до 10 рабочих станций), такие как Visual FoxPro, Microsoft Access. В нашем варианте предпочтение необходимо отдать второй группе, так как разрабатываемая АИС автоматизирует деятельность небольшого подразделения и не требует обработки очень больших объемов информации (более 1 Mб) в реальном масштабе времени. Анализ доступности средств разработки позволяет сделать вывод о предпочтительности использования пакета Microsoft, который отличается обширным спектром разнообразных средств. Access 2003 является средством создания и диалоговой работы с базой данных с использованием удобного графического интерфейса.

Средствами Access можно реализовать меню ориентированный интерфейс с элементами объектно-событийного управления, когда выполнение определенных функция связывается с определенными событиями (щелчок мыши, нажатие клавиши и т. п.).

С учетом современных тенденций использования средств вычислительной техники наиболее эффективной реализацией АИС будет являться создание специализированных автоматизированных рабочих мест. Анализируя сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.

Согласно принципу системности АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособляемость системы к возможным перестройкам благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возможных факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы — быстро восстановима.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы.

Функционирование АРМ может дать численный эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

1.8 Обоснование проектных решений по технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации Построение технологического процесса АИС зависит от применяемого комплекса технических и программных средств, методов сбора и подготовки данных для обработки, принципов построения информационной базы и т. д.

В соответствии с существующей схемой документооборота отдела приема заказов сбор информации будет представлять собой процедуру ввода информации посредством соответствующих экранных форм в базу данных. Основой технологического процесса является меню, которое содержит набор необходимых подсказок пользователю и перевод системы на выполнение конкретной логической функции.

Этап приемки, контроля и регистрации входной информации — наиболее важный, так как от качества зарегистрированной первичной информации в решающей степени зависит достоверность результатной информации. Характер технологических операций этого этапа зависит от носителя учетной информации. Ввод первичной информации осуществляется непосредственно оператором при приеме заказа со слов клиента посредством устройства ввода ПЭВМ — клавиатуры и отображаться на экране дисплея для визуального контроля данных.

Этап обработки информации на ЭВМ является наиболее автоматизированным. Здесь основную нагрузку несут программные средства. Их взаимосвязанная автоматическая работа обеспечивает математическую и логическую обработку информации, вывод по заданным формам результатных данных.

Выдача информации ведется с помощью ПЭВМ в форме ответа на регламентированные запросы.

Далее в дипломе выполнена практическая реализация задач автоматизации задач с использованием выбранных средств вычислительной техники, информационного, программного обеспечения и технологии обработки информации.

автоматизация менеджер техническая инвентаризация

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Информационное обеспечение комплекса задач

2.1.1 Инфологическая схема и ее описание Содержание информационного обеспечения предполагает распределение информации по видам с учетом их технологических функций, разработку состава и структуры баз данных и установление информационной связи между ними.

Описание предметной области, выполненное без ориентации на используемые в дальнейшем программные и технические средства, называется инфологической моделью предметной области. Иногда к инфологической модели относят и описание характера информационных потребностей пользователей. Инфологическая модель предметной области является исходной к отношению к даталогической модели БД. Она служит связующим звеном между специалистами предметной области и проектировщиками структур БД в процессе проектирования АИС.

Цель инфологического моделирования — создать точное и полное отображение реального мира, используемое в дальнейшем в качестве источника информации для построения БД. Инфологическая модель (ИЛМ) должна отвечать следующим требованиям [28]:

обеспечивать адекватное отображение предметной области и, как следствие, давать возможность получить интегрированное представление о предметной области;

представляться на языке, понятном как специалисту предметной области, так и администратору БД;

содержать информацию о предметной области, достаточную для дальнейшего проектирования;

гарантировать однозначное трактование модели;

быть динамической.

На основании анализа предметной области выявлены информационные сущности и их атрибуты. В результате приведения отношений к третей нормальной форме была разработана инфологическая модель (рис. 5). На схеме приведены основные сущности, выделены для каждой сущности ключи и отмечены основные входящие атрибуты, а также отображены информационные связи для обеспечения комплекса задач автоматизации работы отдела заказов БТИ.

Рисунок 5 — Инфологическая схема АИС отдела приема заказов В теории информационных систем различают простые и составные сущности. Постой сущностью называют сущность, которая не содержит в себе атрибуты других сущностей.

В соответствии со структурой предметной области можно выделить следующие простые сущности:

«Услуга» — сущность, отражающая названия и стоимости;

«Работники» — сущность, отражающая фамилии работников, реализующих определенные услуги;

«Заказы» — сущность, содержащая общую информацию о заказе;

К составным сущностям относятся:

«Квитанция» — сущность отражающая информацию о конкретной квитанции в рамках определенного заказа.

Так же в инфологической модели различают подчиненные сущности — сущности, содержащие атрибуты находящиеся в подчинении (зависящие) от атрибута другой сущности. В разрабатываемой инфологической модели к таким сущностям относятся:

«Услуга в заказе» — сущность, отражающая информацию о конкретной услуге, заказанной клиентом.

Описание связей Кроме связи «объект — свойство», в инфологической модели необходимо зафиксировать характер связи между объектами. Если между объектами и их свойствами связи семантически однородны (любая связь, что объект обладает свойством), то связи между объектами могут быть самыми разнообразными. В инфологической модели эти связи надо именовать.

Схематичное отображение связей с отображением реальных процессов, лежащих учета и работы с информацией по оплате жилья и коммунальных услуг приведено на рис. 6.

Описание процессов В информационной модели описание процесса представляется в виде агрегированного объекта. В структуре разрабатываемой АИС можно выделить следующие процессы:

ЗАКАЗЫВАНИЕ объединяет в единое действие сущности «Заказ» и «Услуга в заказе»;

ОПЛАТА объединяет сущности «Заказ», «Квитанция».

2.1.2 Характеристика входной информации Входные данные системы можно условно разделить на следующие основные группы:

информация об услугах (информация поступает от подразделений технической службы, а также бухгалтерии);

информация о работниках (поступает из отдела кадров).

Анализ предметной области и методологии решения задач в отделе приема заказов позволяет сделать вывод, что в основном поток входной информации будет сводится к дополнению и корректировке информационной базы, созданной при построении системы. Это означает, что при создании системы будет сформирована база с информацией об услугах и работниках. В процессе эксплуатации АИС данные будут лишь корректироваться. При этом предполагается, что информация об услугах будет уточняться на основании информации бухгалтерии и технической службы. Данная информация отражает изменение стоимости, а также появление новых услуг.

Таким образом входной информацией разрабатываемой АИС является данные по работникам и услугам.

2.1.3 Описание входной информации в памяти компьютера Входная информация должна вводиться в компьютер посредством устройства ввода (клавиатуры) и размещаться для последующего хранения и использования на носителе в базе данных. В нашем случае информация должна храниться в таблицах, составляющих информационную основу Access. Создание таблиц выполняется с использованием «Конструктора таблиц». Структура таблиц приведена ниже.

Таблица 1 — Описание таблицы «Заказ» (Zakaz)

Таблица 2 — Описание таблицы «Квитанция» (Kvit)

Таблица 3 -Описание таблицы «Протокол» (prot)

Таблица 4 -Описание таблицы «Услуги в заказе» (RabInZak)

Таблица 5 — Описание таблицы «Работники» (Rabotnik)

Таблица 6 — Описание таблицы «Услуги» (RabV)

2.1.4 Характеристика результатной информации

Описание результатной информации

Важнейшей формой вывода сводных данных для пользователя по-прежнему остаются бумажные носители, получаемые на печатных устройствах. В нашем случае разрабатываемая АИС отдела приема заказов формирует ряд бумажных документов, необходимых для деятельности БТИ. С учетом формализации задач можно выделить следующие документы:

1. Одним из основных документов является бланк заказа, который является юридическим документом, определяющим отношения заказчика и БТИ. Данный документ включает в себя основные реквизиты заказа и услуг в заказе (табл. 7)

Таблица 7 — Описание документа «Заказ»

2. В целях обеспечения анализа работы БТИ необходимо знание сумм и количества услуг, по каждому виду услуг. Отчет формируется только после оформление заказа и оплаты его клиентом, также данный отчет может выполняться для прошедших месяцев (табл. 8).

Таблица 8 — Описание отчета

4. Отчет по выполненным услугам работниками.

Период отчета — календарный месяц. Отчет выполняется по работникам. В основе отчета находятся таблицы «Заказ», «Услуга в заказе», «Работник». Структура отчета приведена в (табл. 11).

Таблица 11 — Описание отчета

2.1.5 Используемые классификаторы

Работа бухгалтера по начислению платы за жилье и коммунальные услуги не связана с использованием общегосударственных классификаторов.

Вместе с тем, для обеспечения реализации запросов к нескольким таблицам и взаимоувязывания данных необходимо кодирование внутренней информации. В соответствии с инфологической и даталогической моделью АИС должна включать следующие коды:

CODZ — номер заказа, формируется автоматически;

CODR — код услуги, формируется автоматически;

Codk — код квитанции, формируется автоматически;

Формирование данных кодов обусловлено возможностью присвоения типу поля — счетчик, после чего Access будет присваивать уникальное значение полю при добавлении новой записи.

2.2 Программная реализация комплекса задач

2.2.1 Схема взаимосвязи программных модулей и ее описание

Программное обеспечение должно обеспечить автоматизированное решение выявленных задач сектора оплаты за жилье и коммунальные услуги. С учетом выбранной технологии — использования диалогового интерфейса программа должна состоять из основных функциональных блоков, обеспечивающих решение задач. Следовательно, программа должна включать следующие компоненты:

Блок работы с информацией о заказе — основная задача — ввод, просмотр и корректировка данных о заказе. Для обеспечения удобной работы данная форма должна вызываться несколькими способами: