Цель исследования. 
Анализ средств автоматизации управления университетом

Сопоставительный анализ программных средств управления высшими учебными заведения класса ERP.

Эффективность ERP решений в системе управления университетом

Проекты в сфере автоматизации должны рассматриваться организациями как инвестиционные стратегические решения, которые следует окупить за счет повышения эффективности управления, а также оптимизации распределения ресурсов [1, 2, 4, 14, 15, 17, 20, 24].

На практике внедрение средств автоматизации подчиняется одной трех стратегий [18, 19]:

• · —разработка информационной системы с использованием базовых средств, входящих в состав свободного программного обеспечения (ПО), а также проприетарного ПО. Данный вариант был наиболее характерным для периода формирования рынка информационных систем, когда сегмент образовательного процесса был наименее привлекательным для разработчиков.
• · —самостоятельная настройка и доработка готовых открытых или проприетарных решений. Как и в первом случае, подобный выбор приведет к лоскутной автоматизации, когда в вузе будет функционировать несколько различных систем, решающих отдельные группы задач.
• · —приобретение АСУ (информационной системы) у стороннего разработчика с услугами аутсорсинга или же дальнейшим сопровождением силами вуза. В данном случае система может быть либо заказной, что является наиболее дорогостоящим вариантом, или же тиражируемой.

На данный момент лоскутная автоматизация процессов управления деятельностью вузов является наиболее распространенной [12, 21]. Во многом это объясняется низким уровнем зрелости управления организаций, в результате чего полная автоматизация не сможет быть доведена до конца ввиду отсутствия описания всех необходимых бизнес-процессов.

Лоскутная автоматизация обладает рядом существенных недостатков:

• · —при функционировании нескольких разрозненных систем определенная группа задач может быть охвачена дважды, а часть — вовсе не автоматизирована. Например, при управлении инфраструктурой университета может быть задействована система контроля использования жилищного фонда, находящегося в ведении учебного заведения, а также отдельно учтен аудиторный фонд, но не затронуты площади, занимаемые административными подразделениями университета.
• · —в разработке каждой уникальной системы может принимать участие различный штат людей, что требует серьёзных материальных затрат на содержание, а также вызовет затруднение в случае кадровых перестановок, так как автор системы чаще всего не заинтересован в разглашении алгоритмов ее работы.

На данный момент, на рынке систем автоматизации для образовательных учреждений достаточно компаний, предлагающих свои услуги. Также среди вузов есть такие, которые успешно автоматизировали бизнес-процессы управления силами собственных специалистов. Наибольшее развитие получили ERP-системы (Enterprise Resource Planning). Они реализуют процессы планирования ресурсов организации. Их основная цель — реализация управленческого учета, а также планирование ресурсов образовательных учреждений на основе заданных критериев оптимального управления. В качестве разработчиков выступают компании, заслужившие известность и доверие многих предприятий программными продуктами автоматизации бизнеса и его отдельных сфер деятельности (например, бухгалтерии, управления складом, логистики): Галактика, SAP, 1С, Парус и т. д.

На этапе выбора приобретаемого продукта чрезвычайно важно определить все бизнес-процессы, которые должны быть автоматизированы для решения поставленных задач. Также необходимо установить практические аспекты и значимость его использования в текущей деятельности, понять актуальность передачи групп рутинных процессов средствам автоматизации, обеспечить инновационный характер решений [8, 9, 10, 11, 13, 15]. Проект внедрения утверждается руководством вуза и в команду проекта должны войти представители всех подразделений, чья деятельность будет автоматизирована.

Если в стратегию развития вуза заложено успешное прохождение ежегодной процедуры мониторинга эффективности деятельности, то при выборе сфер деятельности для автоматизации стоит ориентироваться в первую очередь на утвержденный перечень целевых показателей формы № 1-Мониторинг. Для оценки эффективности деятельности высших учебных заведений ежегодно утверждается перечень целевых показателей и показателей по направлениям деятельности высшего учебного заведения. По итогам процедуры мониторинга и полученной по учебным заведениям Минобрнауки РФ выполняет расчет основных показателей, а также формирует перечень вузов, нуждающихся в оптимизации своей деятельности. Данный процесс реализуется через программный продукт «1-Мониторинг».

В перечне показателей — основные сферы деятельности вузов. К ним относят: образовательную деятельность, научно-исследовательскую деятельность, международную деятельность, финансово-экономическую деятельность, инфраструктуру, трудоустройство, а также кадровый состав.

Для сравнения были выбраны две наиболее крупные системы: КИС «Галактика Управление вузом» и 1С: Университет.

«1С: Университет» — программный продукт компании 1С, ключевыми пользователями которого являются: приемная комиссия, деканаты, кафедры, учебно-методический отдел, профсоюзный комитет.

Посредством «1С: Университет» решаются задачи:

• · —определения организационной структуры вуза;
• · —сопровождения работы приемной комиссии;
• · —планирования учебного процесса;
• · —расчета и распределения нагрузки;
• · —управления контингентом;
• · —работы с приказами;
• · —учета платных услуг.

Важной особенностью «1С: Университет» является возможность формирования одной из основных форм статистической отчетности, входящих в форму № 1-Мониторинг — № ВПО-1 «Сведения об образовательном учреждении, реализующем программы высшего профессионального образования». Но при этом система позволяет сформировать только версию отчета для вывода на печать, но не позволит осуществлять загрузку выходного файла — архива базы данных, через личный кабинет вуза. Кроме того, в случае, если вуз имеет сеть филиалов, то сведения по их деятельности останутся вне внимания, так как в программном продукте не предусмотрен импорт данных по обособленным подразделениям. На основании формы № ВПО-1 рассчитываются все показатели из сферы образовательной и международной деятельности, а также имеющие отношение к кадровому составу. Но при этом инфраструктура и научно-исследовательская деятельность в 1С: Университет не затрагиваются.

Модульный принцип решения «Галактика Управление Вузом» позволяет выбрать оптимальную функциональность системы при ее настройке. В зависимости от потребностей вуза определяется этапность ввода в эксплуатацию решения и конфигурация системы.

«Галактика Управление Вузом» решает спектр задач управления, характерных для современных образовательных учреждений, связанных с образовательной, научной и финансово-хозяйственной деятельностью вуза:

• · —управления учебным процессом,
• · —управления финансами и бюджетирования,
• · —управления договорами и логистикой,
• · —платного обучения,
• · —управления персоналом (в т.ч. штатным расписанием, табельного учета),
• · —расчета заработной платы и стипендий,
• · —бухгалтерского и налогового учета,
• · —управления аудиторным фондом и жилыми помещениями,
• · —управления научно-исследовательской деятельностью,
• · —управления автотранспортом,
• · —управления капитальным строительством и ремонтами,
• · —управления материально-техническим обслуживанием.

Решение «Галактика Управление Вузом» может быть интегрировано с системой электронного документооборота и используемыми в вузе информационными системами.

Сопоставительный анализ рассмотренных систем приведен в табл. 1.

Таблица 1. Возможность расчета целевых показателей мониторинга эффективности деятельности вузов с использованием КИС «Галактика Управление вузом» и 1С: Университет.

Результаты табл. 1, позволяют производить выбор системы управления университетом в зависимости от поставленных целей и решаемых задач.