Общая стоимость владения информационной инфраструктурой

Технология сейчас играет стратегически важную роль, и среди всех инструментов, которые используют организации, ключевое место занимают компьютерные приложения. Организации, которые могут обеспечить доступ всем своим пользователям к важнейшим для ведения бизнеса приложениям вне зависимости от того, где и когда находятся эти пользователи и какими клиентскими устройствами они располагают, получают важное стратегическое преимущество в современной сетевой экономике. Для обеспечения высокой производительности организации быстрый доступ к приложениям необходим всем пользователям — сотрудникам, поставщикам, продавцам и потребителям.

Для коммерческих организаций используемые приложения играют ключевую роль в приобретении и сохранении конкурентных преимуществ. Но обеспечение доступа к приложениям в современной сложной и динамичной среде современного бизнеса требует все больших и больших затрат.

Сегодня без использования информационных технологий невозможно эффективно управлять работой предприятия, добиваться значительных конкурентных преимуществ. Однако применение ИТ в бизнесе современного предприятия обходится весьма недешево. Общая стоимость ИС зависит от множества различных факторов, начиная от выбора аппаратного и программного обеспечения, и заканчивая структурой отделов автоматизации предприятия и конечной производительностью каждого сотрудника. Значительную долю в общей стоимости информационной системы (ИС) составляют затраты на ее обслуживание, поддержку в рабочем состоянии и т. д. Когда компания решает вопрос о выборе информационной системы, выводы о затратах на обслуживание сделать гораздо сложнее. Поставщики обычно заявляют, что их система после установки работает в полностью автономном режиме. Но на практике поддержка в работоспособном состоянии информационной системы в любом случае будет требовать вложений, так как правила игры в бизнесе постоянно изменяются, и любая компания должна к ним приспосабливаться. Основными причинами этого являются:

• · изменения в законодательстве;
• · изменение оргструктуры компании;
• · появление новых технологий (например, распространение Интернета перевернуло все представления о бизнесе).

Обычно нужно оценить расходы, связанные с владением покупкой на протяжении нескольких лет. Методы такой оценки существуют и известны под названием TCO — total cost of ownership, или совокупная стоимость владения, которая помогает оценить затраты, связанные с использованием всех составляющих элементов ИС за период их жизненного цикла.

В принципе модель ТСО призвана помочь руководителям ИТ-отделов распределить средства таким образом, чтобы добиться максимальной отдачи от инвестиций в ИТ и при этом уложиться в бюджет, выделенный на внедрение. ТСО нередко оказывается решающим фактором при выборе и внедрении (или при отказе от внедрения) какого-либо информационного продукта.

Однако большинство экспертов считает, что получение точной оценки стоимости владения затруднено, особенно в масштабах большого предприятия.

Не менее важным является вопрос о том как снизить ТСО. По экспертным оценкам, при правильном подходе к снижению непродуктивных затрат, реальная экономия может составить до трети общих расходов на ИТ.

Основными направлениями снижения ТСО можно назвать:

• — внедрение аутсорсинга;
• — максимальную централизацию обработки и хранения информации;
• — уменьшение числа специализированных элементов (прежде всего компьютеров с прикладным ПО);
• — перенос прикладного ПО на серверы приложений;
• — обеспечение возможности входа в систему с любой точки;
• — обеспечение единообразного доступа, как по внутренней, так и по внешней телекоммуникационным сетям.

Также, по мнению экспертов, для сокращения совокупной стоимости владения ИС имеет смысл соблюдать следующие рекомендации при подборе активного сетевого оборудования:

• · должна быть обеспечена возможность легкой интеграции существующей инфраструктуры сети и новейших сетевых технологий;
• · системы, построенные на выбранном сетевом оборудовании, должны обеспечивать наименьшее время отклика и наибольшую производительность;
• · должна быть обеспечена возможность наращивания производительности ИС в соответствии с конкретными требованиями пользователей;
• · должен быть обеспечен необходимый уровень защиты информации.

Необходимо учитывать, что эффективность информационной системы закладывается на этапе ее создания, и управляющими параметрами здесь являются решения по архитектуре, стандартам, платформе, технологиям. Нередко высокая совокупная стоимость владения информационной системой — дефект, закладываемый при ее разработке. При этом надо учитывать, что совокупная стоимость владения ИС во многом определяется их эксплуатационными характеристиками, поэтому не совсем верно при разработке информационных систем делать основной упор исключительно на функциональность, а эксплуатационным характеристикам не уделять должного внимания.

Конечный смысл оценки TCO в том, чтобы заранее определить узкие места и минимизировать затраты, заранее предвидеть все сложности и сообщить о них клиенту, а главное, попытаться предупредить эти проблемы еще на этапе внедрения.

В 1997 году маркетинговая фирма Gartner Group опубликовала сенсационные данные; за три года совокупные расходы на покупку и содержание тогдашнего стандартного персонального компьютера составляли 30 000 долларов США. Именно тогда вошла в обиход понятие ТСО (Total Cost Ownership) — Общая стоимость владения (ОСВ).

В настоящее время концепция ТСО разработана для большинства информационных систем (ИС), технологий и платформ, она является общепризнанной для оценки эффективности ИТ.

ТСО является ключевым количественным показателем ИТ и ИС, так как позволяет оценивать совокупные затраты на ИТ, анализировать их и соотвественно управлять ИТ-затратами (ИТ-бюджетом) для достижения наилучшей отдачи от ИТ.

Оценка ТСО применяется как для «наведения порядка», так и для рассмотрения проектов. ТСО является одним из важнейших критериев при выборе лучшего проекта. Однако при принятии проекта необходимо учитывать также и другие качественные и количественные показатели: технические, технологические, управленческие, кадровые, финансовые. Не всегда наименьшее ТСО идет на пользу проекту.

Ключевым моментом является сравнение ТСО данного IT-проекта (например, ТСО в пересчете на одного пользователя системы) с ТСО других компаний аналогичного профиля. Сравнение происходит как правило со средними показателями по отрасли (аналогичным компаниям) и с «лучшими в группе». Средние и лучшие показатели рассчитываются и отслеживаются экспертами Gartner Group по многим предприятиям различных отраслей.

Определение ТСО важно при определении стоимости контрактов (особенно долгосрочных) аутсорсинга, лизинга и сервиса, при обосновании затрат на существующие ИТ или будущие проекты, в борьбе за ИТ-бюджет, при доказательстве эффективности работы ИТ-подразделений, для обоснования сокращения расходов на имеющиеся ИТ. На ТСО оказывает влияние качество подготовки, опыт и знания персонала, как пользователей, так и разработчиков. Постоянное отслеживание ТСО стало текущей работой в большинстве крупных компаний, которые используют ИТ-технологии. Реализуются целевые корпоративные программы по оптимизации ТСО.

Методика Gartner Group.

В программе исследований Gartner Group рассматриваются конкретные рекомендации по улучшению ТСО в зависимости от структуры ИС, типов платформ, операционных систем и т. д.

Архитектура ТСО и модели расчетов были разработаны и усовершенствованы экспертами Gartner Group на протяжении нескольких лет. Эти модели заложены в основу программного продукта ТСО «Менеджер», который облегчает работы по определению и управлению ТСО в крупных компаниях.

В основу модели ТСО положены две категории расходов: прямые (бюджетные) и косвенные. Источниками покрытия этих расходов служат бюджеты соответствующих подразделений компании (если существует многоуровневая система бюджетов).

Прямые расходы включают в себя следующие группы затрат:

• 1. Исследование. Какие продукты следует купить. Обычно это затраты на оплату труда экспертов, но сюда может относиться стоимость материалов, напр. заказ предпроектного обследования у третьих фирм или оплата консультаций.
• 2. Проектирование системы. Затраты те же, что и в предыдущем случае.
• 3. Приобретение компонентов системы. Стоимость аппаратного и программного обеспечения и других материалов (напр., учебных пособий и технической документации)
• 4. Доставка. Транспортные расходы по доставке приобретенных компонент к месту установки.
• 5. Установка системы. Включает стоимость сопутствующего ПО и оплату труда. Если установка привела к простою действующей системы или к временной потере производительности труда пользователей, эти расходы также учитываются.
• 6. Разработка или покупка прикладного программного обеспечения.
• 7. Обучение пользователей работе в новой системе. Сюда входит оплата сверхурочной занятости пользователей, стоимость учебных курсов, оплата тьюторов.
• 8. Развертывание системы, включая перевод существующих бизнес-процессов и обеспечение полной совместимости с существующими информационными ресурсами и приложениями. Сюда входит установка и настройка системы у конечных пользователей.

Существуют методологии определения составляющих расходов по выше указанным группам. Наиболее трудоемкую для расчетов группу составляют расходы на управление (сюда входят в том числе, расходы на проектирование, управление проектами, администрирование сетей, преодоление чрезвычайных ситуаций, настройки систем и подсистем, управление контрактами на закупку и управление поставками.

Косвенные расходы:

• 1. Обучение ИТ-персонала.
• 2. Управление операциями. Проведение обычных операций, таких, как активация или завершение работы, контроль над выполнением, управление выводом, резервное копирование и восстановление.
• 3. Управление системами. Разрешение проблем, управление изменениями, контроль производительности и др.
• 4. Поддержка работоспособности аппаратной части и ПО. Превентивная поддержка, корректирующая поддержка, общие операции по поддержке, определяемые спецификой установленных компонент.
• 5. Затраты на лицензии
• 6. Затраты на обновление (контракт на обновление)
• 7. Поддержка пользователей: тренинги, «справочный стол» (системы поддержки пользователей в сети), стоимость мер по разрешению проблем, включая приглашение сторонних специалистов, контракт на обслуживание и др.
• 8. Обеспечение безопасности (физической, информационной и т. д.)
• 9. Факторы внешней среды (электрооборудование, коммуникации, кондиционирование воздуха, оборудование помещения для размещения серверного и коммутационного оборудования; мебель, эргономические требования и т. д.)
• 10. Другие факторы, не попавшие ни в одну из статей расходов и зависящие от конкретной ситуации.

Какие данные нужны для расчета ТСО?

В соответствии с методикой Gartner Group необходимо собрать следующую информацию:

• — о бюджете предприятия (валовый доход, прибыль и т. п.);
• — общие данные о рабочих местах (количество, закупочная стоимость доступные сервисы такие как печать файловый сервисы электронная почта и т. п.);
• — данные об оборудовании и программном обеспечении (детальная информация о прямых и косвенных затратах, в том числе по модернизации и ремонту);
• — данные о платежах за услуги (каналы связи аренда оборудования и т. п.);
• — данные об управлении информационной инфраструктурой (корпоративной сетью, информационными системами, хранением данных, эксплуатацией);
• — данные о разработке ПО (создание, тестирование, документирование, адаптация и доработка);
• — данные о действиях конечного пользователя влияющих на ТСО.

Более подробно можно становиться на определении стоимости «человеческого фактора» в ТСО. Методика Gartner Group учитывает следующие составные части этого вклада:

• — время, затрачиваемое административным персоналом на решение проблем пользователей;
• — время, затрачиваемое пользователем на самообразование взаимопомощь вместо обращения в службу поддержки;
• — время, затрачиваемое пользователями в связи с неоптимальными приемами работы;
• — время, затрачиваемое пользователями на праздное время провождение и использование компьютера в личных целях;
• — расход времени, связанный с подключением переносных компьютеров (подключение к сети, инсталляция ПО, перенос данных и т. п.);
• — расходы, связанные с пропажей критически важных данных из компьютера пользователя (в связи с вирусной атакой, аппаратным или программным сбоем или случайно удаленным пользователем);
• — расход времени на запланированные простои (модернизация оборудования, сети, обновление ПО);
• — расход времени на незапланированные простои (по техническим причинам, из-за вирусных атак, в связи с использованием устаревшей техники).

Согласно результатам различных исследований, при оснащении предприятия компьютерной техникой ее стоимость составляет, в т. ч. и в России, от 20% до 50% общих издержек связанных с эксплуатацией оборудования. Остальное приходится на косвенные вопросы — ремонт и модернизацию, поддержку и обучение пользователей, установку и обновление программного обеспечения, всевозможные сетевые сервисы и другие мелочи, требующие со временем в немалые суммы.

Оценка общей стоимости владения

ОСВ включает:

• · стоимость компьютеров и программного обеспечения;
• · техническое обслуживание программно-аппаратных комплексов;
• · затраты на обучение и переобучение сотрудников;
• · затраты на установку новых версий ПО;
• · стоимость потребляемой электроэнергии;
• · зарплата сотрудников IT-департаментов;
• · оплата сотрудникам вынужденного безделья во время простоя компьютеров;
• · «товарищеская» помощь пользователей друг другу при возникновении трудностей;
• · потери рабочего времени при самостоятельном устранении мелких неполадок.

В последнее время для расчета ОСВ добавлены коэффициенты, учитывающие:

• — конфигурацию сети;
• — однородность/неоднородность серверных, сетевых и клиентских платформ;
• — различное энергопотребление рабочих станций и экономичных «блокнотных» ПК;
• — квалификацию пользователя;
• — сложность вычислительной среды, в которой ведется работа;
• — методы управления корпоративной сетью;
• — организация работы информационных технологий;