Разработка системы информационной поддержки формирования и контроля прохождения заказа рекламного агентства

ДИПЛОМ на тему:

" Разработка системы информационной поддержки формирования и контроля прохождения заказа рекламного агентства"

План

Глава I. Технико-экономический анализ и характеристика деятельности предприятия

1.1 Характеристика объекта информатизации

1.2 Организационная структура ООО «Артмосфера»

1.3 Наличие средств вычислительной техники, программных средств, характер их использования на объекте

1.4 Описание бизнес-процессов на объекте информатизации

1.5 Степень износа средств вычислительной техники

1.6 Выявление проблем в деятельности объекта

1.7 Выбор проблем, подлежащих решению с использованием современных информационных технологий, и определение возможных путей реализации

1.8 Технико-экономические расчеты и выбор варианта информатизации Глава II. Проектирование системы информационной поддержки рекламного агентства

2.1 Предварительная постановка задач для компьютерной реализации

2.2 Внешняя спецификация

2.3 Разработка состава и структуры БД

2.4 Выбор пользовательского интерфейса

2.5 Обоснование выбора программно-технической платформы

Глава III. Программная реализация системы информационной поддержки и технико-экономические расчеты

3.1 Инструкция пользователя и контрольный пример

3.2 Расчет показателей экономической эффективности выбранного пути решения проблемы

3.2.1 Расчет единовременных затрат

3.2.2 Расчет эксплуатационных затрат по базовому и предлагаемому варианту

3.2.3 Показатели экономической эффективности

3.3. Обеспечение безопасности жизнедеятельности и информационная безопасность

3.3.1 Безопасность жизнедеятельности на предприятиях

3.3.2 Информационная безопасность

Заключение

Реформирование российской экономики по пути рыночных преобразований привело к появлению нового вида предпринимательской деятельности — рекламного бизнеса. Процесс формирования рекламы как составной части рыночной инфраструктуры и одного из секторов рыночной экономики в Российской Федерации начался по существу стихийно. Прежний опыт организации коммерческой рекламной деятельности, который имелся в условиях командно-административной системы управления, был совершенно недостаточен для новых экономических реалий. В условиях, когда хозяйственные связи между товаропроизводителями и потребителями устанавливались централизованно, потребность в рекламе как коммерческой информационной коммуникации во многом носила символический характер.

В этой связи на начальных этапах формирования рыночных отношений и рыночной инфраструктуры в России шло активное освоение форм и методов рекламной деятельности, сложившихся в странах с развитой рыночной экономикой. реклама в России очень быстро стала необходимой частью практически всех сторон жизни общества. В отличие от других российских рынков, находящихся в состоянии депрессии или сокращения, рынок рекламы стремительно развивался. За первые три года рыночных преобразований рынок рекламы структурировался, установились определенные пропорции между отдельными видами рекламной деятельности, стали складываться отношения между основными субъектами рекламного процесса.

Данный дипломный проект посвящен разработке системы информационной поддержки формирования и контроля прохождения заказов в рекламном агентстве. Базой для проектирования является ООО «Артмосфера». Целью автоматизации является решение ряда задач необходимых для усовершенствования управления фирмой и налаживания эффективного взаимодействия между подразделениями по средствам учета заказов и контроля над их прохождением.

В состав рассмотренных вопросов вошли:

Технико-экономический анализ и характеристика деятельности предприятия

Проектирование системы информационной поддержки рекламного агентства

Программная реализация системы информационной поддержки и технико-экономические расчеты

Глава I. Технико-экономический анализ и характеристика деятельности предприятия

1.1 Характеристика объекта информатизации

Общество с ограниченной ответственностью ООО «Артмосфера», основанное в 2001 году является разновидностью объединения капиталов, не требующих личного участия своих членов в делах общества. Характерными признаками этой коммерческой организации являются деление ее уставного капитала на доли участников и отсутствие ответственности последних по долгам общества. Имущество общества, включая уставной капитал, принадлежит на праве собственности ему самому как юридическому лицу и не образует объекта долевой собственности участников. Поскольку вклады участников становятся собственностью общества, нельзя сказать, что его участники отвечают по долгам общества в пределах внесенных ими вкладов. В действительности они вообще не отвечают по долгам общества, а несут лишь риск убытков (утраты вкладов).

Так как фирма является агентством не полного цикла и не может предложить на сегодняшний момент полного объема услуг для проведения полноценной рекламной компании, то основным видом деятельности, в котором фирма достигла хороших результатов, является предоставление услуг в сфере рекламной полиграфии. Но ограничиваться на этом компания не собирается и активно готовиться освоить новые направления реализации полноценной рекламной компании для своих клиентов.

В настоящий момент агентство не обладает собственной производственной базой, поэтому у него налажены стабильные контакты с большим количеством типографий, поставщиков и фирм, занимающихся производством сувенирной продукции, что не мешает компании напрямую конкурировать, выигрывая ценовые тендеры даже у типографий.

Сейчас в основном клиенты обращаются по отзывам. Это удобно, потому что клиенты, которые пришли по рекомендации, уже знакомы с уровнем качества, ответственности и работами фирмы. Но, тем не менее среди постоянных клиентов рекламного агентства присутствуют и крупные компании.

Клиенты:

DHL

Пивоварня Балтика

Невская Косметика

морской завод АЛМАЗ

телеканал ТНТ

телеканал СТС

Ломоносовский Фарфоровый Завод

сеть игровых автоматов ВУЛКАН

крупные туристические фирмы и гостиницы Поставщики и партнеры:

Типография «Капли Дождя»

ООО «Берег»

Группа компаний «Светоч»

ООО «Олди»

ООО «Русская Коллекция»

ООО «Светоч»

компания «Inter Present» и др.

Также компания является единственным представителем в Санкт-Петербурге московской фабрики сувенирного шоколада «ВК». Заказчики сувенирных шоколадок в первую очередь кафе, рестораны, клубы, а также компании, которые работают в сфере услуг и красоты: фитнес-центры, салоны красоты, гостиницы, бутики и др.

Среди важнейших видов деятельности можно перечислить:

разработка фирменного стиля и логотипов

разработка сувенирной продукции

разработка деловой и представительской документации

изготовление всех видов наружной рекламы

издание и верстка корпоративных газет

изготовление и печать визитных карточек

нанесение фирменных логотипов на сувенирную и другую продукцию

разработка и дизайн Интернет сайтов

консультирование и проведение, комплексные рекламные компании

1.2 Организационная структура ООО «Артмосфера»

В компании используется линейная организационная структура управления (Рис.1), характеризуемая прямыми двусторонними связями ответственности и информационного обмена, пронизывающими организацию сверху донизу, с подчинением каждого работника только одному руководителю, исключительно через которого работник и связан с системой. Линейная структура построена только из взаимоподчиненных органов в виде иерархической лестницы. Разделение системы управления на составные части происходит по производственному признаку с учетом степени концентрации производства, технологических особенностей, широты номенклатуры продукции и т. д. Среди всех известных систем управления наиболее стройная и жесткая, формально определенная. Она использует четкую систему взаимных связей. В ней ясно выражена ответственность. Она гарантирует быстроту реакции на прямой приказ. Полнота власти в данном варианте способствует эффективному решению функциональных проблем. Здесь могут отсутствовать звенья по планированию и подготовке решений, проявляться тенденции к волоките; когда возникает необходимость уладить проблемы стыковых подразделений, менеджеры верхних уровней перегружены делами и не успевают своевременно и качественно решать текущие вопросы.

Рис. 1 Организационная структура управления ООО «Артмосфера»

Для более четкого представления о деятельности компании необходимо рассмотреть функции, выполняемые каждым подразделением.

Функции генерального директора:

разрабатывает долгосрочные и краткосрочные планы деятельности организации;

осуществляет организационное планирование;

устанавливает порядок оплаты труда, распорядок рабочего дня, порядок выходных дней и отпусков;

решает вопросы по распределению прибыли;

разрабатывает планы закупки (их количество и ассортимент);

принимает решения о приеме и увольнении работников предприятия;

проводит анализ работы с партнерами и поставщиками;

осуществляет финансовое планирование;

проводит анализ денежных поступлений;

осуществляет экономический анализ заключаемых договоров.

Функции главного бухгалтера:

ведет бухгалтерский учет;

ведет налоговый учет;

выполняет контроль правильности операции, проводимых по расчетным счетам;

осуществляет начисление заработной платы работникам;

отвечает за хозяйственную часть.

АО — арт. отдел:

занимается разработкой дизайна, макетов, логотипов, фирменного стиля; предпечатной подготовкой.

Функции Арт. Директора:

визуализация рекламной идеи (концепции);

согласование эскизов с директором, подготовка материалов для презентации клиенту;

организация и проведение презентации;

контроль за реализацией идеи в дизайн-студии.

Функции Дизайнера:

комплексная разработка фирменного стиля объектов;

эскизное проектирование;

визуализация объектов;

оформление проектов;

работа с ответственными службами заказчика;

авторский надзор;

предпечатная подготовка.

Функции Корректора:

обнаружение и устранение грамматических ошибок, визуальных ошибок, полиграфических дефектов.

Функции Верстальщика:

изготовление репродуцируемого оригинал-макета;

подготовки графического материала для полиграфии и верстка.

МО — маркетинговый отдел:

осуществляет разработку планов производства и сбыта;

изучение рыночной конъюнктуры издательско-полиграфической продукции;

осуществляет экономику производства;

организацию условий поставки, хранения и транспортировки полиграфической продукции;

контролирует ход прохождения заказов в производстве;

осуществляет сбыт смежной продукции;

формирует и организует маркетинговую политику организации на основе анализа потребительских свойств выпускаемой продукции.

Функции менеджера по маркетингу:

определяет структуру отдела, вносит необходимые изменения и дополнения в соответствии с возникающими задачами;

определяет общие направления деятельности отдела в рамках общих целей и задач;

определяет стратегию деятельности по продвижению товаров и услуг;

проводит изучение деятельности конкурентов, определяет позицию предприятия в конкурентной борьбе;

организует получение данных по конкретным рынкам товаров и о научно-техническом прогрессе в конкретной области;

организует разработку планов маркетинга для предприятия, совместно с экономическими службами проводит экономический анализ и оценку планов маркетинга;

устанавливает контакты и организует получение от организаций и отдельных специалистов информации, необходимой для осуществления работы;

вырабатывает предложения в области ценовой политики;

разрабатывает методы анализа и оптимизации структуры и состояния базы данных маркетинговой деятельности;

проводит выявление и осуществляет анализ информационных потоков и взаимосвязей структурных подразделений предприятия, принимающих участие или влияющих на реализацию функций маркетинга;

осуществляет выявление основных тенденций развития производства (технического уровня, технологии, структуры издержек производства и пр.)

Функции менеджера по производству:

размещение заказов в производство;

согласование технического задания и сроков производство;

дальнейшее сопровождение заказа.

Функции менеджера по смежному производству:

поиск клиентов и осуществление активных продаж.

1.3 Наличие средств вычислительной техники, программных средств, характер их использования на объекте

Эффективное управление фирмой невозможно без непрерывного отслеживания состояния заказов, без оперативной координации деятельности сотрудников. Для обеспечения возможности внедрения на предприятии важнейших направлений информационных технологий, таких как создание систем управления, создание комплексных систем защиты информации необходимо наличие надежной инфраструктуры, на базе которой и происходит реализация подобных проектов. Одним из основных аспектов, помимо надежной и производительной вычислительной техники, несомненно, является наличие корректно спроектированной и профессионально настроенной локально-вычислительной сети компании. Физическая структура информационной системы ООО «Артмосфера» состоит из локальной вычислительной сети, реализованной по технологии Ethernet 10/100 Base Tx (Рис.2).

Рис. 2 Структура ЛВС ООО «Артмосфера Техническое обеспечение организации представлено: 6 персональных компьютеров на базе Intel и AMD с частотами 1500−2000 МГц, объем дискового пространства около 200 Гб, объем оперативной памяти от 512 Мб, все ПК имеют высокоскоростной выход в Интернет на базе технологии ADSL. Среди периферийного оборудования:

ч/б лазерный принтер HP LaserJet 1100;

цветной струйный принтер Epson Stylus Photo R300;

сканер Epson Perfection 4870 Photo;

ксерокс Canon PF 120;

факс.

На всех ПК установлена операционная система Windows 2000. Также в распоряжении пользователей имеются следующие лицензионные программные средства:

Microsoft Office 2000/XP (Word, Excel),

Adobe Illustrator CS,

Adobe PhotoShop CS,

Corel Draw 11,

Macromedia FreeHand 10,

The Bat,

«Банк-Клиент» Балтийского Банка

Adobe PostScript.

Составление и оформление контрактов, договоров, писем и прочих документов производится с помощью стандартных приложений Windows ХР. Основные шаблоны документов составлены в табличном процессоре Microsoft Excel и текстовом редакторе Microsoft Word.

Программные продукты от компаний Adobe и Macromedia используется для верстки и работы с графикой, дизайном, их используют сотрудники арт. отдела для разработки макетов, которые в дальнейшем будут использоваться при производстве полиграфической продукции:

Adobe Photoshop® CS Профессиональная программа, признанный стандарт по созданию и обработке цифровых изображений. Позволяет полностью управлять изображениями в растровом формате;

Adobe Illustrator® CS Промышленный стандарт в создании и обработке векторной графики;

Adobe PostScript® 3™ Промышленный стандарт в печатной технологии: язык программирования описывающий визуальное представление печатного документа.

Деловая переписка с партнерами по бизнесу осуществляется через почтовый ящик из программы «The Bat!» и пересылкой документов между сторонами по факсу. Программа «The Bat!» позволяет автоматизировано обрабатывать, структурировать и сортировать корреспонденцию. Это программа для работы с электронной почтой, позволяющая работать с неограниченным количеством почтовых ящиков, использовать мощные средства фильтрации писем, шаблоны сообщений, диспетчер писем. The Bat! защищает компьютер от вирусов, которые распространяются через электронные письма, осуществляет просмотр и администрирование почты по POP3 протоколу без загрузки на локальный компьютер с помощью диспетчера почты, импорт сообщений из почтовых баз популярных e-mail клиентов. Деловая переписка с партнерами по бизнесу осуществляется через почтовый ящик из программы «The Bat!» и пересылкой документов между сторонами по факсу.

«Банк-Клиент» Балтийского Банка используется для пересылки электронных документов по каналам телефонной связи. С ее помощью клиент банка может проводить основные банковские операции и получать необходимую информацию, не выходя из офиса.

1.4 Описание бизнес-процессов на объекте информатизации

ООО «Артмосфера» сотрудничая с типографиями и др. фирмами, заключает соглашения с заказчиками на разработку, изготовление и поставку рекламной продукции, является в некотором роде посредником, т.к. не имеет собственной производственной базы. Но между тем вся работа по разработке графического дизайна выполняется непосредственно собственными силами фирмы.

При поступлении нового заказа информация передается в МО к менеджеру по производству, который осуществляет поиск, и выбор наиболее приемлемого варианта по размещению заказа в производство с учетом всех нюансов будь то сроки, стоимость, качество ранее выполняемых заказов и бронирования производственного времени с подачей официальной заявки заказа.

Далее идет организационная часть, при которой более детально рассматриваются и согласовываются все нюансы заказа. Между клиентом и арт. отделом происходит работа по разработке и утверждению макетов и цветопроб.

При полной оплате и утверждении всех макетов с клиентом и фирмой, которая будет осуществлять производственную часть, заказ уходит в производство с последующей доставкой либо силами клиента, либо ООО «Артмосфера».

Рис. 3. Схема взаимодействия различных подразделений ООО «Артмосфера»

1.5 Степень износа средств вычислительной техники

Определим степень их износа, используя характеризующий её коэффициент в процентах (Ки). Срок службы ПК примем 5 лет.

Ки = Тф/Тн * 100%

Тф — фактический срок эксплуатации ПК (лет),

Тн — нормативный срок службы ПК, его амортизационный период (лет).

ПК № 1: Ки 1= 2/5 * 100% = 40%

ПК № 2: Ки 2= 1,5/5 * 100% = 30%

ПК № 3: Ки 3= 0,5/5 * 100% = 10%

ПК № 4: Ки 4= 0,5/5 * 100% = 10%

ПК № 5: Ки 5= 0,1/5 * 100% = 2%

Принтер: Ки принтера = 1,7/5 * 100% = 34%

Сканер: Ки сканера= 1,5/5 * 100% = 30%

Факс: Ки факса= 2/5 * 100% = 40%

Ксерокс: Ки ксерокса= 2/5 * 100% = 40%

1.6 Выявление проблем в деятельности объекта

Описание проблем, выявленных на основе предыдущего описания и анализа деятельности объекта, которые могут быть разрешены (или смягчены) путем внедрения современных информационных технологий:

Учет поступивших заказов не автоматизирован, запись осуществляется в записных книжках, что влечет за собой трудоемкость, риск ошибки и потери заказа и не передача его на анализ и размещение. В свою очередь это влечет к потери потенциального клиента и прибыли для фирмы, а в случае со смежным производством (сувенирный шоколад) потеря процентов со сделки для менеджера, ведущего это направление;

Невозможность своевременного и точного выявления ситуаций с прохождением заказа — это бронирование производственного времени на фирме, где будет проходить печать. Из-за несвоевременной подачи заявки и бронирования места может возникнуть ситуация, когда все производства будут заняты на длительный срок вперед, особенно это существенно в предновогодний период, когда объем работ увеличивается. Также контроль сроков исполнения, контроль стадий разработки и согласования дизайна макетов и цветопроб, контроль выставления счетов и их оплаты;

Невозможность быстрого оценивания прибыльности выполнения предлагаемого заказа, а также сбор мелких заказов от нескольких клиентов для последующей реализации;

Переписка с клиентами и производством по электронной почте недоступна руководству. Важные письма могут пропасть или быть стёрты; невозможно восстановить историю работы с клиентом;

При отсутствии менеджера по производству на рабочем месте (командировка, болезнь, отпуск) получить информацию о заказе невозможно. Возможные сделки срываются.

Менеджер по производству тратит много времени на поиск и выбор нужной фирмы или типографии с учетом конкретной особенности заказа.

Отсутствует общая БД по клиентам и производственникам, где отражалась бы полная и существенная информация о них, их производственных мощностях, об политике отношений с ними (различные особенности оплаты, скидки, сроки и т. д.);

Не организована БД клиентов по смежному направлению (сувенирный шоколад), При увольнении менеджер не оставляя подробной информации о клиенте и его особенностях, и уносит эту информацию с собой;

Отсутствует учет того, появился ли клиент сам, воспользовавшись рекламой, или он был привлечен менеджером. Соответственно учет этого факта при распределении процентов по заработной плате и дальнейшее ведение этого клиента.

1.7 Выбор проблем, подлежащих решению с использованием современных информационных технологий, и определение возможных путей реализации

Ознакомившись с тем как, проходит бизнес процесс в данной организации налицо сразу большое количество проблем требующих решения с помощью современных информационных технологий. Все проблемы, перечисленные в предыдущем разделе, могут быть решены с помощью информатизации. На мой взгляд, все проблемы неразделимы и их скорейшее решение жизненно необходимо для данной фирмы, но тем не менее я могу выделить первоочередные из них:

Автоматизация формирования учета поступивших заказов.

Осуществление контроля за заказом на всех стадиях его прохождения;

Организация БД клиентов и партнеров, осуществляющих производство.

В результате внедрения информационной системы позволяющей решить выше изложенные проблемы станет возможным налаживание бизнес процессов и приведение их должное состояние соответствующее современному ведению бизнеса.

Возможные пути решения выбранных проблем могут быть следующими:

приобретение готового проектного решения (типового пакета прикладных программ) адаптация (доработка) готового проектного решения;

разработка нового проекта силами сторонней организации;

разработка нового проекта силами сотрудников самой фирмы.

1.8 Технико-экономические расчеты и выбор варианта информатизации

Чтобы принять решение о выборе одного из вариантов решения проблемы, воспользуемся методом анализа иерархии.

Метод анализа иерархий (МАИ), предложенный Т. Саати, является замкнутой логической конструкцией, обеспечивающий с помощью простых правил анализ сложных проблем во всем их разнообразии. Метод основан на парных сравнениях альтернативных вариантов по различным критериям с использованием девятибалльной шкалы и последующим ранжированием набора альтернатив по всем критериям и целям. Взаимоотношения между критериями учитываются путем построения иерархии критериев и применением парных сравнений для выявления важности критериев и подкритериев. Применение МАИ позволяет включить в иерархию все имеющиеся у эксперта по рассматриваемой проблеме знания и воображение. Метод отличается простотой и дает хорошее соответствие интуитивным представлениям.

Для начала отметим характеристики того или иного варианта, наиболее весомые при выборе:

капитальные затраты на приобретение проектного решения,

эксплуатационные затраты,

простота освоения соответствующих проектных решений пользователями на объекте,

продолжительность внедрения проектов.

Таким образом, мы обозначили 4 критерия, которые являются наиболее значимые при выборе одного из путей решения проблемы.

Схема иерархии будет выглядеть следующим образом (Рис.4):

Рис. 4 Схема иерархии В методе анализа иерархии для установления относительной важности элементов иерархии используется шкала отношений, (Табл.1). Данная шкала позволяет эксперту ставить в соответствие степеням предпочтения одного сравниваемого объекта перед другим некоторые числа.

Таблица 1 Шкала отношений метода анализа иерархий

Для оценки однородности суждений в методе анализа иерархий используется индекс однородности суждений, который должен быть порядка 10% или менее, чтобы быть приемлемым. В некоторых случаях допускается значение индекса до 20%, но не более, иначе надо проверить свои суждения.

Начнем с построения матрицы попарных сравнений для критериев, т. е. со второго уровня иерархии (на третьем наша цель — выбор альтернативы решения проблемы). Для этого строим матрицу размерностью 4×4 (по числу критериев) и подпишем строки и столбцы наименованиями сравниваемых критериев.

Заполняем (Табл.2). Для этого попарно сравниваем критерий из строки с критерием из столбца по отношению к цели. Значения из шкалы относительной важности вписываем в ячейки, образованные пересечением соответствующей строки и столбца.

Таблица 2 Матрица попарных сравнений критериев

Теперь определим оценки компонент собственного вектора. Для примера рассчитаем для критерия «Капитальные. затраты»:

(1×3×7×5)¼ = 3,20 109. Получив сумму оценок собственных векторов (Сумма = 5,74 267), вычисляем нормализованные оценки вектора приоритета для каждого критерия, разделив значение оценки собственного вектора на эту сумму. На том же примере критерия «Капитальные затраты» получим: 3,20 109/ 5,74 267= 0,55 742

Сравнивая нормализованные оценки вектора приоритета можно сделать вывод, что наибольшее значение при выборе альтернативы решения проблемы мы придаём критерию «Капитальные затраты» (Табл.3).

Таблица 3 Шкала нормализованных оценок

Теперь необходимо проверить, насколько наши суждения были непротиворечивыми при составлении матрицы попарных сравнений критериев. Для этого рассчитаем индекс согласованности для этой матрицы. Разделив его на число, соответствующее случайной согласованности матрицы четвёртого порядка, равного 0,90 получим отношение согласованности 6,29%. Оно приемлемо, так как менее 10%. Свои суждения пересматривать не будем.

Строим матрицу сравнений (табл.4), для чего попарно сравниваем альтернативу из строки с альтернативой из столбца по отношению к примерной стоимости капитальных вложений для каждого варианта. Никакие другие критерии при этом не учитываем. Значения из шкалы относительной важности вписываем в ячейки, образованные пересечением соответствующей строки и столбца. Диагональ этой матрицы заполняем значением «1», а ячейки, лежащие ниже диагонали — обратными значениями. Аналогично предыдущему примеру находим оценки компонент собственного вектора, нормализованные оценки вектора приоритета и рассчитываем индекс согласованности для этой матрицы. Здесь он равен 2,79%. Свои суждения пересматривать не будем.

Таблица 4 Матрица сравнений альтернатив по капитальным затратам

Аналогично построим матрицу сравнений для остальных критериев (табл.5,6,7)

Таблица 5 Матрица сравнений альтернатив по эксплуатационным затратам

Индекс согласованности для этой матрицы составляет 3,32%.

Таблица 6 Матрица сравнений альтернатив по простоте освоения

Индекс согласованности для этой матрицы составляет 5,59%.

Таблица 7 Матрица сравнений альтернатив по продолжительности создания и освоения

Индекс согласованности для этой матрицы составляет 3,32%.

Заполняем таблицу результатов (Табл.8):

В самую верхнюю строку переносим из таблицы значений вектора приоритета для каждого критерия;

Для каждой из альтернатив заполняем столбцы критериев значениями локальных векторов приоритета;

Подсчитываем значения глобального приоритета для каждой из альтернатив как сумму произведений значения вектора приоритета для критерия и значения вектора локального приоритета этой альтернативы в отношении данного критерия, т. е. для варианта решения адаптация программного продукта расчёт будет выглядеть следующим образом: 0,557 421* 0,78 617+ 0,279 810* 0,104 729+ 0,54 399* 0,71 927+ 0,108 370* 0,104 729= 0,88 389

Таблица 8 Таблица результатов

Следует остановить свой выбор на альтернативе с максимальным значением глобального приоритета 0,649 711 — это вариант разработки проекта собственными силами.

Глава II. Проектирование системы информационной поддержки рекламного агентства

2.1 Предварительная постановка задач для компьютерной реализации

Перечень выбранных для автоматизации задач В результате обследования деятельности фирмы ООО «Артмосфера», были выявлены недостатки в работе, которые в последствии будут подвергнуты компьютерной реализации:

формирования заказа ;

контроль прохождения заказа;

создание единой БД клиентов и партнеров.

В соответствии с вышеперечисленными проблемами на предприятии должен быть создан комплекс задач, предусматривающий их решение с помощью информатизации.

Формирование заказа заключается в регистрации информации предоставляемой клиентом, учет всех технических, стоимостных, временных и материальных характеристик заказа.

Контроль прохождения заказа заключается в предоставлении и анализе информации о стадии на которой находится заказ (разработка, согласование, производство и т. д.)

Создание единой БД клиентов и партнеров заключается во вводе информацию о клиентах и партнерах в базу данных, анализе взаимоотношений, ранжировании информации в соответствии с заданными критериями.

Входной информацией являются все данные, передаваемые клиентом во время формирования заказа и технического задания по конкретному заказу. Также информация накапливаемая в процессе поиска партнеров или подходящей производственной базы (тех. хар-ки производств, прайс-листы, скидки и т. д.).

Выходной является та информация, которая влияет на поведение фирмы в целом или на поведение её отделов (вплоть до конкретного сотрудника фирмы).

2.2 Внешняя спецификация

Экранная форма образует основу интерфейса в человеко-машинном диалоге. Ее содержание должно отвечать принципу «дружественности»: обозначения реквизитов должны быть представлены на русском языке в соответствии с первичной для пользователя терминологией, процесс ввода информации должен сопровождаться подсказками и контролем.

Обращено особое внимание на контроль правильности вводимой информации, поскольку основная доля ошибок происходит по вине пользователя, а не машины.

Содержание экранной формы зависит от ее назначения. В данной разработке используются три класса экранных форм:

для ввода информации в базу данных, то есть для формирования и ведения базы данных;

для ввода параметров обработки информации по задаче и идентификаторов запросов (условия выборки);

для вывода результатов решения задачи и справочной информации;

Описание разработанных экранных форм и соответствующего программного обеспечения:

1. Форма добавления заказчика Содержит следующие реквизиты: порядковый номер заказчика, название компании, ФИО Заказчика, ИНН, р/c, номер договора, адрес, индекс, город, телефон/факс, мобильный телефон, графу для дополнительных данных. Форма служит для внесения новых и редактирования старых Заказчиков в БД. Также в этой форме можно узнать и дополнительную информацию о заказчике, например, номер мобильного телефона, существует также поле для внесения различных заметок. В будущем эту графу планируется расширить, чтобы собрать более полную информацию о клиенте, с которым будут совершаться новые сделки.

Рис. 5 Форма добавления заказчика

2. Форма добавление исполнителя Форма добавления исполнителя содержит такие же реквизиты как и форма добавления заказчика. И служит для внесения исполнителей в БД компании.

В будущем также планируется расширить графы этой формы для внесения производственных мощностей, условий сотрудничества и прочей информации. Единственное отличие от предыдущей формы это наличие контакта менеджера по работе с клиентами, который в большинстве случаев сможет дать полноценную информацию по ходу производства и др. работ.

Рис. 6 Форма добавления Исполнителя

3. Добавление нового заказа Данная форма служит для внесения в нее данных технического задания (смотри Приложение 1), которое формируется во время принятия заявки на выполнение заказа. Содержит поля: Название компании, ФИО Заказчика, Номер заказа, Номер договора, Дату подачи заявки, Срок в течении которого заказ должен быть выполнен, отметка о необходимости осуществления брони производственных мощностей в типографиях, расшифровка наименования работы, тираж, цветность, формат, материал, плотность, поле для дополнительных отметок и пожеланий, а также при повторном заказе отметка об ненадобности подтверждения цветопроб и изготовления клише и последнее поле исполнителя если заказ уже чутко определен с конкретным исполнителем.

Рис. 7 Форма добавления нового заказа

4. Форма согласование Данная форма необходима для слежения за процессом согласовательных мероприятий. По номеру заказа вы получаете краткую информацию и отметки о прохождении всех утверждений с датами.

Рис. 8 Форма Согласования

5. Форма поиска заказа, исполнителей и заказчиков Форма поиска заказа, клиента и исполнителя — по типу запроса вызывает форму соответствующую вашему выбору для дальнейшей корректировки и просмотра Рис. 9 Форма поиска

6. Форма состояния заказа

2.3 Разработка состава и структуры БД

Проектирование информационной базы включает в себя распределение информации, хранящейся в базе, по узлам обработки. На основе обследования предметной области и, исходя из поставленных задач, была спроектирована БД, состоящая из следующих таблиц: Заказы, Исполнители, заказчики, Договора и Согласования. На их основе были созданы экранные формы, с помощью которых и осуществляется работа в БД. Количество записей в БД ограничений не имеет.

В связи с ограниченность объема дипломной работы структура таблиц не приводится и будет показан только состав экранных форм.

2.4 Выбор пользовательского интерфейса

Основной задачей представления информации пользователю является создание эффективного интерфейса. Он включает в себя экранные формы и меню. Экранные форма были рассмотрены в разделе 2.2. «Внешняя спецификация». Теперь необходимо обосновать выбор типа меню.

Пользовательский интерфейс целесообразно строить на основе концептуальной модели предметной области, которая представляется совокупностью взаимосвязанных объектов со своей структурой. Функциональная часть разработки имеет иерархическую структуру, т. е. содержит комплексы, подкомплексы и, наконец, отдельные задачи. Выбор требуемой задачи в этом случае удобно осуществлять с помощью иерархического меню.

Пользователю предоставляется возможность последовательно конкретизировать выбор интересующего подкомплекса задач и, наконец, отдельной задачи, которую он собирается решать.

Содержание меню составлено исходя из описанной выше предметной области и обоснования состава задач, образующих функциональную часть системы, и их иерархическую взаимосвязь. Выбор пользователем пункта меню может завершаться:

появлением на экране меню нижнего уровня;

выполнением команды (например, возвратом в системное меню);

выполнением процедуры (например, процедуры ввода или вывода информации);

В главном меню (Рис.10) следует предусмотреть пункт «ВЫХОД», который позволяет вернуться к системному меню, что удобно при отладке системы.

Рис. 10. Главное меню.

2.5 Обоснование выбора программно-технической платформы

Выбор программного средства.

Современные средства управления данными предоставляют их пользователю широкие возможности для накопления, обработки и передачи большого количества данных. Кроме того, практически все вновь создаваемые системы содержат средства для обработки пользователем собственных приложений для более эффективного решения поставленной задачи. информационный технология проектирование рекламный Программная часть данного дипломного проекта реализована с использованием развитых средств, предоставляемых разработчикам пакетом Microsoft Visual Basic 6.0 и Microsoft Access ХР.

Access является системой, которая позволяет:

создавать БД и работать с ними;

создавать и разрабатывать таблицы;

работать с данными;

совместно использовать данные;

работать с формами, отчетами, страницами доступа, элементами управления, выражениями;

осуществлять защиту БД.

Язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language) — мощное средство для работы с БД, доступное в Access. Базовый набор языка стандартизован ANSI. Средства SQL являются, с одной стороны, альтернативой объектному подходу к работе с БД, а с другой — они активно используются как значения свойств и параметров методов различных объектов Access. Это непроцедурный язык. Он предназначен именно для построения запросов и манипуляции данными и структурами данных.

В Access также встроен язык программирования, называемый VBA (Visual Basic for Application). Он является современным языком визуального и объектно-ориентированного программирования. Преимуществом VBA является возможность очень быстрого создания работоспособных приложений, работающих в среде Windows для любой области компьютерных технологий: бизнес — приложения, мультимедиа, БД. VBA позволяет формировать приложения средствами графического редактирования (компоновки), это позволяет свести процесс создания программного кода к минимуму.

На момент разработки ПК выбранный программный продукт, входящий в состав Microsoft Office XP для автоматизации окупился, т.к. был приобретен предприятием 2 года назад для работы. В большей степени для работы были задействованы Microsoft Word и Microsoft Excel, в Microsoft Access была начата разработка по ведению БД поставщиков и клиентов.

Глава III. Программная реализация системы информационной поддержки и технико-экономические расчеты

3.1 Инструкция пользователя и контрольный пример

Запустив файл «Control.exe» на экране появится запрос пароля. Введите логин и пароль (Рис.11) и приступайте к работе с системой.

Рис. 11

Если пароль введен верно на экране появится главное меню (Рис. 11.1). Главное меню является иерархическим. Функции выполняемые различными пунктами меню Рис. 11.1

При выборе пункта меню «Сервис», «Исполнители» попадаем в форму (Рис.12) где заполняем все известные нам поля, все данные будут занесены в таблицу Исполнителей. Обязательны для заполнения номер, договор и название, т.к. в дальнейшем мы будем осуществлять поиск именно по этим полям.

Рис. 12

В меню «Сервис» «Заказчики» также заполняем все поля, обязательными являются те же поля что и в предыдущей форме.

Рис. 13

Заполняем форму технического задания, все значимые поля должны быть заполнены, не забывайте делать комментарии в полях Дополнительно.

Рис. 14

Рис. 15

Рис. 16

3.2 Расчет показателей экономической эффективности выбранного пути решения проблемы

Эффективность системы — это степень ее соответствия своему назначению. Различают экономическую и функциональную эффективность.

Критерий эффективности — не число, как показатель, а тенденция (например, свести к минимуму затраты — это критерий). Критерий и показатели, характеризующие систему в целом, определяют собой критерий и показатели ее подсистемы.

Оценка экономической эффективности основана на сопоставлении затрат и результатов.

Основным показателем экономической эффективности ИСЭ является годовой экономический эффект (экономическая прибыль):

где Эгод — годовая экономия (прибыль), вызванная ИСЭ. По рыночной терминологии — это хозяйственная или бухгалтерская прибыль. Она представляет собой разность между выручкой и явными затратами (Explicit Costs). Явные затраты — это все денежные издержки предприятия, включая амортизацию;

К — единовременные затраты (капиталовложения), связанные с созданием ИСЭ;

Е — норма прибыли (нормативная прибыльность).

Произведение ЕК по рыночной терминологии называется неявными затратами бизнеса (Implicit Costs), т.к. характеризует отдачу капитала, которая могла бы быть в иной сфере, например, при его помещении в банк. Величина Е в рыночных условиях не должна быть меньше годовой банковской процентной ставки (надежного банка).

Каждый бизнесмен обычно устанавливает величину Е больше банковской ставки, т.к. он намерен получить прибыль не только от своего капитала, но и от своей предприимчивости. В каждой сфере бизнеса устанавливается своя величина нормы прибыли Е. если какая-то сфера оказывается более прибыльной, то туда устремляются новые предприниматели со своим капиталом. А если при этом прибыльность падает, то наблюдается отток предпринимателей. В итоге устанавливается динамическое равновесие и соответствующая величина нормы прибыли Е. Величина Е является коэффициентом приведения единовременных затрат к годовым затратам.

Единицы измерения в формуле (размерность величин) следующие:

Э — руб./год, Эгод — руб./год, К — руб.,

Е — 1/год.

Годовой экономический эффект представляет собой абсолютный показатель эффективности. Система считается эффективной, если Э0.

Вспомогательными показателями экономической эффективности являются:

расчетная прибыльность:

Ер = Эгод / К и обратная величина — срок окупаемости:

Ток = 1/Ер = К / Эгод.

Рассмотренные показатели являются статическими показателями эффективности, т.к. не учитывается разновременность затрат на ИСЭ и результатов ее функционирования.

Внешний экономический эффект — это эффект, который обеспечивается за счет улучшения производственно-хозяйственной деятельности объекта управления и благодаря совершенствованию внешних функций управления.

Внутренний экономический эффект обеспечивается за счет совершенствования внутренних функций управления. Этот эффект связан с функционированием субъекта управления, образуется внутри экономических подразделений (отделов) за счет повышения производительности труда и сокращения численности управляющего персонала при внедрении ИСЭ.

Годовой экономический эффект можно представить как сумму внешнего и внутреннего эффектов:

Э = Эвнеш +Эвнут Далее, Эвнут = Пб — П, где Пб и П — соответственно годовые приведенные затраты по базовому и предлагаемым вариантам ИСЭ.

П = С + ЕК, где С — годовые эксплуатационные затраты на ИСЭ.

3.2.1 Расчет единовременных затрат

К = Кпр + Ктс + Клс + Кпо + Кио + Куч + Кво + Коэ, где Кпр — затраты на проектирование ИСЭ;

Ктс — затраты на технические средства управления;

Клс — затраты на создание линий связи локальных сетей;

Кпо — затраты на программное обеспечение;

Кио — затраты на формирование информационной базы;

Куч — затраты на обучение персонала;

Кво — затраты на вспомогательное оборудование (устройства пожаротушения, источники бесперебойного питания и т. д.);

Коэ — затраты на опытную эксплуатацию.

Кпр = Краб + Ксвт + Кипс + Кпроч, где Краб — затраты на заработную плату проектировщиков;

Ксвт — затраты на средства вычислительной техники, необходимой для проектирования комплекса задач;

Кипс — затраты на инструментальные программные средства, необходимые для проектирования комплекса задач Кпроч — прочие затраты (технические носители, консультации специалистов в предметной области и т. д.)

Расчет затраты на заработную плату проектировщика Предполагается, что проектирование системы информационной поддержки формирования и контроля прохождения заказа в рекламном агентстве займёт 2 месяца. Проектированием задачи будет заниматься один разработчик. Одновременно с проектированием ничем больше он заниматься не будет. Затраты на оплату труда по разработке составляют 100% от заработной платы разработчика. При окладе 8000 рублей затраты на оплату труда разработчика данной задачи составляют: 8000 руб.*100% = 8000 руб. в месяц. Учитывая начисления на заработную плату в государственные фонды (28%+4,0+3,6%+0,2%+1,2 = 37,0%) и накладные расходы, которые по данным бухгалтерии за 2 месяца в среднем составят 43%, рассчитаем общие затраты, связанные с оплатой труда разработчика:

Краб = 8000 руб. * (1 + 0,37 + 0,43) * 2 = 8000 руб./мес * 1,80 * 2 мес. = 28 800 руб.

Затраты на средства вычислительной техники, необходимой для проектирования комплекса задач К затратам на проектирование также необходимо отнести затраты на машинное время в период разработки. Стоимость компьютера составляет 30 000 руб., нормативный срок службы компьютера от 3 до 5 лет. В нашем случае компьютер эксплуатировался в течение 2 года (из запланированных 5 лет).

Рассчитаем годовой фонд машинного времени: 21 день в месяце*12 месяцев*8 часов = 2 016 часов. Рассчитаем стоимость одного часа машинного времени. Для этого определим следующие составляющие:

Амортизация составляет (30 000 руб./5лет) = 6000 руб. в год Затраты на обслуживание составляют руб. в месяц за 1 ПК. 480 руб. в месяц*12 месяцев = 5 760 руб. в год.

Стоимость 1 часа машинного времени составляет: 6 000 руб. в год + 5 760 руб. в год /2 016 часов = 6,3 руб./час На работу с ЭВМ приходится: 2 месяца*21 день в месяце*7 часов работы в день = 294 часов.

Затраты на машинное время за весь период разработки составили:

Ксвт = 6,3 руб./час*294 часов = 1852 руб.

Затраты на инструментальные программные средства, необходимые для проектирования комплекса задач равны нулю, т.к. программные средства для проектирования были приобретены ранее и уже окупились. Кипс = 0

Прочие затраты на проектирование:

Материалы: CD-RW — 2 шт.* 30 руб. = 60 руб.

бумага — 2 пачки*200 руб. = 400 руб.

Кпроч = 60 руб. в год. + 400 руб. в год = 460 руб.

Сумма затрат на проектирование:

Кпр = 36 000 руб. + 1 852 руб. + 460 руб. = 37 912 руб.

Расчет затрат на технические средства управления Стоимость компьютера составляет 35 000 руб. и прослужил он уже 2 года, т.о. коэффициент износа составляет 40%. Остаточная стоимость компьютера составит 14 000 руб. Необходимо учесть, что на формирование заказа на компьютере приходится 10% рабочего времени ЭВМ.

Ктс = 14 000 руб. * 10% = 1400 руб.

Клс = 0, линии были созданы заранее и уже окупились.

Кпо = 0, так как все ПО было приобретено 4 года тому назад и уже окупилось.

Расчет затрат на формирование информационной базы Формирование информационной базы заняло у разработчика 10 дней.

(4000 руб. в месяц*1,80)/21 день = 342 руб. в день.

10 дней*342 руб. в день = 3420 руб.

На работу с ЭВМ потребовалось: 6,3 руб. в час*60 часов = 378 руб.

Сумма затрат на формирование информационной базы составляет:

Кио = 3420 руб. + 378 руб. = 3798 руб.

Расчёт затрат на обучение персонала Чтобы обучить сотрудника отдела ПО пользоваться программой, разработчику потребовалось время в количестве двух часов. Обучение производилось в рабочее оплачиваемое время проектировщика, поэтому эти затраты мы не учитываем (затраты входят в затраты на з/плату проектировщика). Куч = 0

Затраты на вспомогательное оборудование не учитываются, т.к. дополнительное оборудование приобретать не требуется. Кво = 0

Расчет затрат на опытную эксплуатацию Опытная эксплуатация проводилась разработчиком в течение 10 дней.

(4000 руб. в месяц*1,80)/21 день = 342 руб. в день.

10 дней*342 руб. в день = 3420 руб.

На работу с ЭВМ потребовалось: 6,3 руб. в час*37,5 часа = 236 руб.

Общая сумма затрат на опытную эксплуатацию составляет:

Коэ = 3420 руб. + 236 руб. = 3656 руб.

Общая сумма единовременных затрат на создание и внедрение комплекса задач равна:

К = 37 912 руб. + 1400 руб. + 3798 руб. + 3656 руб. = 46 766 руб.

3.2.2 Расчет эксплуатационных затрат по базовому и предлагаемому варианту

Эксплуатационные затраты, в отличие от единовременных, являются повторяющимися. Они повторяются в каждом цикле производства, а рассчитываются в сумме за год. Эксплуатационные затраты осуществляются синхронно с производством. Эксплуатационные затраты составляют себестоимость продукции или услуг.

В состав эксплуатационных затрат на решение комплекса задач с использованием информационной системы входят следующие затраты:

Сб = Сзпб + Саоб + Стоб + Слсб + Сниб + Спрб, Где Сзпб — зарплата управленческого персонала, работающего с использованием ИСЭ в базовом периоде;

Саоб — амортизационные отчисления в базовом периоде;

Стоб — затраты на техническое обслуживание в базовом периоде;

Слсб — аренда линий связи (Глобальных Вычислительных Сетей) в базовом периоде;

Сниб — затраты на носители информации в базовом периоде;

Спрб — прочие затраты в базовом периоде.

Расчет эксплуатационных затрат:

Рассчитаем фонд оплаты менеджера по маркетингу с окладом 10 000 руб., начислениями 37,0% и накладными расходами 43%.

Сзпб = 10 000*1,80*11мес.*40% = 79 200 в год Амортизационные отчисления составляют:

ПК — 35 000 руб./2 лет*10% = 1750 руб. в год Саоб = 1750 руб. в год Затраты на техническое обслуживание:

ПК — 5 760 руб. в год*10% = 567 руб. в год; Стоб = 567 руб. в год Затраты на аренду линий связи Слсб = 0.

Затраты на носители информации:

CD-RW — 5шт * 30 руб. = 150руб в год Прочие затраты: Бумага — 1пачки * 100руб=100 руб. в год.

Спрб = 100руб в год Эксплуатационные затраты по базовому варианту составляют:

Сб = 79 200 + 1750 + 576 + 150 + 100. в год = 81 776 руб в год Расчет эксплуатационных затрат по предлагаемому варианту Расчет эксплуатационных затрат:

Фонд оплаты труда за год менеджера по производству