Документ как способ хранения информации

Древнейшие материалы для письма

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая — одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа — это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени. Материальную составляющую документа определяет материальный носитель информации — материальные объекты, в которых сведения (данные) находят свое отражение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.

Носитель документированной информации — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Предназначенность информации для хранения и передачи в пространстве и времени обусловливает её специфическую материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дискет и т. п.

Информация, содержащаяся в документе, обязательно закреплена на каком-то специальном материале (бумага, кино-, видео-, аудио-, фотоплёнка и т. п.), имеющем определённую форму носителя (лента, лист, карточка, барабан, диск и т. п.). Кроме того, информация всегда фиксируется каким-либо способом записи, предусматривающим наличие средств (краска, тушь, чернила, красители, клей и т. п.) и инструментов (ручка, печатный станок, видеокамера, принтер и т. п.).

Материальная основа документа — совокупность материалов, использованных для записи сообщения (текста, звука, изображения) и составляющих носитель информации.

В зависимости от материальной основы документы делятся на две большие группы: естественные и искусственные. Искусственные в свою очередь подразделяются на бумажные документы и документы на небумажной основе — полимерные документы (полимерно-плёночные и полимерно-пластиночные).

Таким образом, под материальной составляющей документа имеют в виду:

• 1) материальную основу документа;
• 2) форму носителя информации.

Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли.

Отсюда — непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.

Вопрос сохранения информации корнями своими уходит в глубокую древность. Информация была всегда, независимо от того воспринималась она человеком или нет. И человек, едва выделившись из животного мира, стал активно использовать её в своих собственных целях. Более того, он сам стал источником информации для других. Уже тогда информацию умели получать, обрабатывать, передавать, накапливать и что особенно важно — хранить.

Поначалу, для хранения и накопления информации, человек использовал свою память — он попросту запоминал полученную информацию и помнил её какое-то время. Тогдашние потоки информации не сравнить с нынешними, поэтому человеческой памяти пока хватало. Дело ограничивалось именами соплеменников, двумя заклинаниями злых духов, да десятком мифов и легенд. Постепенно, люди пришли к выводу, что такой способ хранения информации имеет ряд недостатков:

• 1) человек мог спутать различные данные;
• 2) неправильно понять другого человека;
• 3) элементарно забыть что-то важное;
• 4) его могли убить на охоте.

Появление первых документов, т. е. зафиксированной на различных носителях информации, относится примерно к XXX веку до н.э. Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись особым значением, символизировали понятия и явления. Например, стрела — символ войны. Разновидностью предметного документирования являются ракушечные и узелковые письма индейцев Северной и Южной Америки. Ракушечные письма (вампумы — нити с нанизанными на них раковинами) индейцев Северной Америки являлись средством запоминания и передачи сообщений. Их содержание выражалось цветом, количеством и взаиморасположением раковин. Вампум также мог использоваться вместо денег. Узелковое письмо (кипу), употреблявшееся в государстве древних инков также являлось средством удержания в памяти последовательности и логической связи устно передаваемых сообщений: к основной толстой верёвке прикреплялись более тонкие шнуры, нити и лоскуты различного цвета, где каждый элемент имел своё значение.

Во времена неолита появилось пиктографическое или рисуночное письмо (от лат. «пиктус» — писанный красками, нарисованный и греч. «графо" — пишу) — отображение общего содержания сообщения в виде рисунка или последовательности рисунков, обычно в целях запоминания. Оно не являлось средством фиксации какого-либо языка, т. е. письмом в собственном смысле. Это были изображения на стенах пещер или скалах, на каменных плитах, на кости в основном иллюстрирующие события из жизни племени.

С течением времени рисунки упрощались, в какой-то мере стандартизировались и заменялись знаками, обозначающими слова и слоги. Так возникла иероглифическая система (от греч. «hieros" — священный и «glyphe» — то, что вырезано) и идеографическое письмо (от греч. «idea» — образ, идея и «grapho» — пишу). Словесно-слоговое письмо Древнего Египта — одно из древнейших в мире — сформировалось примерно с конца IV тысячелетия до н.э. Древнейшие египетские письменные памятники — надписи на таблицах и булавах царей — представляют собой символические изображения, которые не имеют чёткого звукового значения и понимаются по принципу пиктограммы.

Различные виды письменности господствовали в странах Востока три тысячелетия, но потом их вытеснила более простая и удобная система — финикийская. Финикийцам, как торговому народу, нужна была простая и удобная письменность для составления коммерческих документов, и они создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков.

Самые древние найденные финикийские надписи относятся к XIII веку до н.э.

В IX—X вв.еках до н.э. греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначает не слово или слог, а определённый звук. Греческий алфавит стал исходным для всех европейских алфавитов. Свои книги и кодексы греки, а за ними и римляне стали писать на деревянных или костяных дощечках, покрытых воском. Писали по воску стилусом (от греч. «stylos» — палочка) — заострённым стержнем из металла или дерева. Когда запись становилась не нужна, она стиралась с помощью плоского обратного конца стилуса.

Письмо по воску было заимствовано различными народами и просуществовало около 18 веков практически без изменения, пока англосаксы не изобрели пергамент.

Пергамент появился примерно в III веке до н.э. Это была особым способом обработанная кожа молодых животных (в основном телячья). Пергаментные листы были плотными и жёсткими, в основном стягивались переплётом с металлическими застёжками. Благодаря своей прочности этот материал использовался также довольно долго. С удешевлением и всё более широким распространением пергамента появилась потребность в создании и общедоступного пишущего инструмента. Им стало определённым образом заточенное гусиное перо. С его помощью можно стало изменить стиль письма — сделать его прописным и наклонным.

В Древней Руси первыми документами стали берестяные грамоты. Новгородские русичи в X—XIII вв. н.э. продавливали текст документов на бересте — верхнем слое берёзовой коры. После неё практически до конца XIV века основным материалом для письма на Руси служил пергамент, который привозили из Греции и ганзейских городов. Самой древней формой документа на Руси была грамота — отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершка, т. е. 15−17 см. Размеры документа могли быть различными за счёт подклейки следующих листов. Документы писались сплошным тестом, без разделения на отдельные слова. После того как документ утрачивал свою ценность, текст счищали, а дорогостоящий материал использовали снова для записи информации. Таким образом, носитель мог использоваться несколько раз. И относилось это не только к пергаменту. Повторно использовались медали и печати, на которых перебивались изображения. В XV—XVI вв.еках из западноевропейских стран начали завозить тряпичную бумагу, а со второй половины XVII века — изготавливать свою, строить бумажные мануфактуры.

Чернила делались из дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков — наростов на дубовых листьях. Инструментами письма, как и в Европе, служили гусиные перья, которые применялись вплоть до 2-й половины XIX века, хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером чернильный текст посыпался мелким песком для впитывания излишек чернил, чтобы страницы не пачкались друг о друга и не склеивались.

Менялась также графика письменности: первоначально документы составлялись так называемым «уставным» письмом — буквами с прямыми очертаниями. В XIV веке стал использоваться полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счёт выносных букв и сокращений отдельных слов. К XIV веку стала использоваться точка в конце предложения.

С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки. Документы в делопроизводстве хранились в виде свитков-столбцов — из подклеенных листов бумаги («поставов»). Размеры таких столбцов могли быть очень большими. Например, Соборное уложение 1649 г. насчитывает в длину 309 метров. Текст в столбцах писался с одной стороны, что было неэкономно при тогдашней дороговизне бумаги.

В 1700 г. Петр I ввёл тетрадную форму документов из листов бумаги, сложенных вдвое (тетрадей), которые были переплетены в книги. На листах тетрадей писали с обеих сторон. Тогда же для особо важных документов Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, чуть позже разрабатывает «генеральные формуляры» — образцы, по которым следовало составлять текст документов, и вводит иностранные названия видов документов (регламент, инструкция, резолюция, рапорт, реляция и т. д.).

При Петре I и позже, при Екатерине Великой, были выделены реквизиты документа и определены их места на формулярах. В XIX веке стали использовать бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. Форма и местоположение реквизитов приобрели устойчивый вид.