Разработка формализованной схемы объекта моделирования

Формализованная схема объекта моделирования представляет собой формальное представление организационных процессов моделируемого объекта. Чаще всего она используется, когда необходимо определить основные структуры (элементы), в которых происходят наиболее важные операции и с определенной периодичностью. Каждый объект формализованный схемы — это либо конкретный сотрудник, либо отдел, либо источник (носитель) информации и др.

Возможность представления конкретного моделируемого объекта в виде связанных между собой содержательных частей позволяет увидеть каким образом происходят следующие процессы: анализ, синтез информации, обработка запроса, вход и выход из состояния «загрузка», детерминация, интеграция, дифференциация и др.

Представим на рисунке 5.1 формализованную схему объекта «Департамент стратегического планирования» и опишем ее особенности более подробно.

Рисунок 5.1 — Формализованная схема объекта «Департамент».

Алгоритм обработки запроса-обращения управлениями Департамента стратегического планирования в «ручном режиме» имеет следующие этапы:

• 1. Физическим или юридическим лицом подается запрос-обращение в приемную Департамента. В течение 10 рабочих дней происходит обработка и формирование структуры запроса для получение ответа на обращение. Приемной Департамента согласуется и дополняется (по необходимости) полученная информация, что, в свою очередь, позволяется ускорить время исполнения задачи на следующих этапах.
• 2. После получения структуры запроса происходит его распределение — Начальником Департамента формируется распоряжение и ряд информационных материалов-приложений для дальнейшей работы (процесс длится не более 30 дней со дня получения).
• 3. Запрос попадает в нужный отдел (в зависимости от содержания) и обрабатывается компетентными сотрудниками управления в течение 3−5 рабочих дней (анализ, синтез, обработка, сравнение и исследование ситуации).
• 4. Обработанный запрос согласуется с другими отделами и Департаментами, если это необходимо для уточнения данных;
• 5. Формирование ответа на запрос-обращение происходит на основании распоряжения и внутреннего нормативно-правового регламента, правилам делопроизводства в течение 3−5 рабочих дней.
• 6. Ответ поступает в Приемную Департамента и отправляется физическому (юридическому) лицу почтовым или электронным отправлением.

Большинство процессов, которые необходимо формализовать для дальнейшего обследования, разбиваются на подпроцессы и интегрируются в подсистему процессов моделируемого объекта. Так, к примеру, этап № 3 можно дополнить следующим:

• — если запрос получен управлением макроэкономики и стратегического планирования, то используется статистическая информация и внутренний нормативно-правовой регламент работы управления;
• — если запрос получен управлением государственных программ, то используются методические рекомендации по разработке государственных программ и оценке их эффективности, а также внутренний нормативно-правовой регламент работы управления;
• — если запрос получен управлением организационной, правовой, кадровой работы и оценки регулирующего воздействия, то используется документация по кадровому и правовому обеспечению, а также методика оценки регулирующего воздействия, противодействия коррупции.

Отметим, что эти процессы являются замкнутыми и происходят циклично, по факту поступления других запросов-обращений и необходимости пересмотра информационной базы. Формализованная схема подпроцессов представлена на рисунке 5.2.

В таблице 5.1 представлены основные показатели по продолжительности каждого процесса в отдельности, а также расчет трудоемкости по каждому этапу. Это позволяет оценить период ожидания и обработки каждой заявки с целью построения имитационной модели к максимально реальным условиям.

Исходя из данных таблицы 5.1 можно сделать вывод, что наиболее приоритетными процессами являются «обработка запроса» и «подача запроса» в Департамент. Действительно, с целью дальнейшего формирования ответа на запрос-обращение необходимо привлечь определенное количество временных, информационных и интеллектуальных ресурсов.

Специалисты управлений периодически заняты другими задачами в порядке приоритета, а также находятся на совещаниях, оперативных заседаниях и планерках, что увеличивает продолжительность временного интервала каждой операции, и, как следствие, увеличивает вероятность загрузки канала (имитационная модель процессов).

Простаивание (перегрузка) каналов также может произойти, если в одно и то же время будет поступать определенное количество запросов-обращений без указания ранга (приоритета).