Организационная структура объекта автоматизации

В агентстве существует элементарная организационная структура, которая отражает двухуровневое разделение, присущее только в маленьких организациях.

Начальник офиса. Руководитель группы риэлторов Обязанности:

• — Руководство группой риэлторов.
• — Планирование, контроль и отчетность по работе офиса.
• — Контроль хода всех сделок.
• — Обучение риэлторов.
• — Прием и внесение авансов.

Старший юрисконсульт:

Обязанности:

• — Сопровождение сделки
• — Проверка «чистоты» документации
• — Контроль за соответствием законодательству деятельности агентства.

Бухгалтер Обязанности:

— составление и сдача отчетов Риэлтор Обязанности:

• — Прием звонков
• — Консультации потенциальных клиентов.
• — Заключение агентских договоров в офисе компании и с выездом к клиенту.
• — Подбор квартир по специализированной риэлтерской базе.
• — Показы квартир.
• — Сбор документов
• — Подготовка сделок.
• — Внесение авансов.

Офис менеджер Обязанности:

• — Административная поддержка деятельности офиса.
• — Встреча клиентов.
• — Отправка/прием факсов. Распечатка документов.
• — Закупка канцтоваров и др. товаров для жизнедеятельности офиса.
• — Ведение статистики посещения офиса сотрудниками.

Курьер

• — Доставка корреспонденции.
• — Доставка документов.

Рисунок 1 — Организационная диаграмма

1.2 Разработка модели процесса

В качестве средства автоматизации описания бизнес-процессов предметной области было решено использовать CASE-средство BPWin версии 4.0 со встроенным пакетом обновлений ServicePack 1, поддерживающее методологии IDEF0 (функциональная модель), IDEF3 (WorkFlow Diagram) и DFD (DataFlow Diagram). Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии (так называемая модель AS-IS) и идеального положения вещей — того, к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ). Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм — единичных описаний фрагментов системы. Сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром (контекстная диаграмма), после чего проводится функциональная декомпозиция — система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени детализации. После каждого сеанса декомпозиции проводится сеанс экспертизы: каждая диаграмма проверяется экспертами предметной области, представителями заказчика, людьми, непосредственно участвующими в бизнес-процессе. Такая технология создания модели позволяет построить модель, адекватную предметной области на всех уровнях абстрагирования. Если в процессе моделирования нужно осветить специфические стороны технологии предприятия, BPwin позволяет переключиться на любой ветви модели на нотацию IDEF3 или DFD и создать смешанную модель. Нотация DFD включает такие понятия, как внешняя сущность и хранилище данных, что делает ее более удобной (по сравнению с IDEF0) для моделирования документооборота. Методология IDEF3 включает элемент «перекресток», что позволяет описать логику взаимодействия компонентов системы.

Построение модели ИС начинается с описания функционирования предприятия (системы) в целом в виде контекстной диаграммы. На рисунке 2 представлена контекстная диаграмма ИС «Агентство Недвижимости» .

Контекстная диаграмма представляет собой самое общее описание системы и ее взаимодействия с внешней средой.

Основной функцией отражающей систему в целом является продажа недвижимости. На вход функции подаются:

Запрос от покупателя (заявка на приобретение жилья);

Жилой фонд (имеющаяся в продаже недвижимость).

В качестве управления на систему в целом действуют:

Законы РФ (правовые нормы, регулирующие отношения в области операций с недвижимостью);

Утвержденные шаблоны официальных документов (шаблоны договоров и дополнительных соглашений).

Механизмами являются:

Клиенты. Принимают решение о заключения договора, вносят дополнения и изменения в условия договора, влияют на денежные потоки.

Агенты. Выполняют основную работу по сбору и анализу информации, подготовке и оформлению документов, формированию отчетной документации.

Юридический отдел. Выполняет проверку документации на соответствие правовым нормам.

После преобразования входной информации, при воздействии управления с помощью описанных выше механизмов получаем:

Калькуляцию по сделкам. Расчет суммарных затрат на заключение договора и суммарной прибыли;

Документация по сделке. Набор документов, касающихся совершенной сделки.

Далее выполняется разбиение (детализация) контекстной диаграммы на диаграммы декомпозиции.

На рисунке 3 приведена диаграмма декомпозиции контекстной диаграммы.

Рисунок 3 — Диаграмма декомпозиции контекстной диаграммы ИС «Агентство Недвижимости» .

Основная функция разбивается на следующие работы:

" Бронирование" квартиры;

Заключение

договора;

Исполнение договора;

Завершение сделки.

Вход первой работы, выход последней, механизмы выполнения работ и управления описаны выше.

У каждой работы на выходе есть информация, которая поступает на вход следующего блока и так далее, до получения результирующей информации (выход контекстной диаграммы).

Выходом работы «Бронирование квартиры» является информация о заказе, которая включает в себя информацию о клиенте, недвижимости и характере сделки.

Выходом работы «Заключение договора» является график оплат, который определяет сроки и размер выплат за приобретенную недвижимость.

Выходом работы «Исполнение договора» является документ — «Квитанция» об оплате всей стоимости приобретенной недвижимости. В течение исполнения обязательств могут произойти события, нарушающие утвержденный в договоре график оплат (нарушение сроков, задолженность, расторжение сделки и так далее). В связи с этим необходимо вновь пройти процедуру заключения договора с внесением в него дополнительных изменений или пересчетом графика оплат.

Выходом работы «Завершение сделки» являются документы и отчеты, описанные в контекстной диаграмме.

В свою очередь каждый блок-работа диаграммы декомпозиции может быть декомпозирован.

На рисунке 4 приведена диаграмма декомпозиции для работы «Бронирование квартиры» .

Рисунок 4 — Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Бронирование квартиры» .

Она состоит из следующих блоков:

Заполнение карточки покупателя. Внесение информации о клиенте (имя, адрес проживания, телефоны, информация о представленных документах). Выходом этой работы является карточка клиента. В дальнейшем информация из карточки будет использована для установления контакта с клиентом, оформления документации;

Бронирование квартиры за покупателем. При оформлении заявки на покупку недвижимости выполняется ее бронирование за клиентом. В случае успешного заключения договора о покупке недвижимость переходит во владение клиентом. Если же сделка не будет завершена, и клиент не заявит о себе в течение 2-х недель бронирование с квартиры снимается и она может быть приобретена другим клиентом. Выходом этой работы является информация, выходящая из блока «Бронирование квартиры» .

Составление договора. Внесение первоначальной информации о клиенте и недвижимости в выбранный шаблон договора. На этом этапе выполнятся проверка юристами на соответствие договора правовым нормам. Выходом этого блока является договор формы 1;

Составление графика оплат. Расчет и включение в договор графика оплаты. При этом учитывается срок ссуды. Выходом этого блока является договор формы 2, включающий в себя рассчитанный график оплат;

Рисунок 5 — Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Заключение договора» .

Согласование с покупателем. Это процедура внесения корректив в шаблон договора и утверждения его покупателем. Выходом этого блока является договор, утвержденный покупателем;

Оформление договора. Утверждение договора администрацией предприятия. Выходом этого блока является утвержденный сторонами график оплат.

На рисунке 6 приведена диаграмма декомпозиции блока «Исполнение договора». Она включает в себя следующие блоки:

Оплата в кассу. Описывает процесс внесения оплаты в кассу организации согласно графику. Выходом блока является квитанция о внесении оплаты;

Контроль взаиморасчетов с покупателями. Отражает процесс учета регулярности и размеров оплаты, вносимой клиентами. В случае неуплаты в срок, выполняется уведомление клиента и начисление штрафа;

На рисунке 7 приведена диаграмма декомпозиции блока «Завершение сделки». Она включает в себя следующие блоки:

Выполнение операций по завершению сделки. Подготовка официальной документации, оповещение клиентов. Подготовка отчетности для администрации компании. Выходом этого блока является формы документов о завершении сделки.

Оформление и подписание официальных документов. Утверждение официальных документов. Выходной информацией этого блока является информация о завершении сделки, сроках и суммах платежей.

Расчет прибыли. Калькуляция прибыли от сделки. Расчет затрат.

Рисунок 6 — Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Исполнение договора» .

Рисунок 7 Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Завершение сделки»

На рисунке 8 представлена диаграмма декомпозиции в нотации DFD «ИС «Агентство недвижимости» «.

Рисунок 8 — Диаграмма декомпозиции в нотации DFD. ИС «Агентство недвижимости» .

IDEF3 — это способ описания процессов с использованием структурированного метода, позволяющего эксперту в предметной области представить положение вещей как упорядоченную последовательность событий с одновременным описанием объектов, имеющих непосредственное отношение к процессу.

IDEF3 является технологией, хорошо приспособленной для сбора данных, требующихся для проведения структурного анализа системы.

В отличие от большинства технологий моделирования бизнес-процессов, IDEF3 не имеет жестких синтаксических или семантических ограничений, делающих неудобным описание неполных или нецелостных систем. Кроме того, автор модели (системный аналитик) избавлен от необходимости смешивать свои собственные предположения о функционировании системы с экспертными утверждениями в целях заполнения пробелов в описании предметной области.

На диаграмме, представленной на рисунке 9, представлена декомпозиция процесса обработки заявки клиента в нотации IDEF3. На диаграмме изображен процесс обслуживания.

Рисунок 9 — Диаграммы декомпозиции в нотации IDEF3. «Агентство недвижимости» .

На рисунке 10 представлено итоговое расположение работ в дереве узлов:

Рисунок 10 — Диаграмма дерева узлов.

1.3 Обзор существующих аналогов

В настоящее время существует очень малое количество автоматизированных информационных систем, осуществляющих решение задачи автоматизации деятельности агентства недвижимости.

Например, система «Идеальный вариант: Недвижимость» в данной системе реализованы следующие возможности.

• — Ведение операций «Продажа», «Покупка», «Аренда» и т. д.
• — Учет заявок для продажи и аренды объектов недвижимости любого типа (свыше 100 реквизитов для описания объекта недвижимости)
• — Учет заявок на покупку и съем объектов недвижимости
• — Перекрестный поиск между заявками и описанием объектов недвижимости
• — Учет совершённых и отложенных сделок
• — Создание произвольных форм отчетов
• — Произвольные запросы по любым параметрам
• — Экспорт данных в форматы Excel, txt, csv и xml
• — Обмен данными между удалёнными офисами, используя e-mail, ftp или дискету
• — Предоставление клиенту информации в «безопасном» виде (возможность скрывать коммерческую информацию)
• — Слайд-шоу фотографий объектов недвижимости, чертежей и планов в любых форматах (bmp, jpeg, rle, wmf)
• — Управление доступом пользователей к различным режимам и функциям программы
• — Просмотр данных на Вашем вэб-сайте в интернете
• — Поддержка одновременной работы неограниченного числа пользователей
• — Мощная и быстрая база данных
• — Удобный и простой интерфейс
• — Подробная документация, встроенная в программу
• — Доступная консультационно-справочная служба

Также аналогичными вариантами являются системы:

• — «База Данных Объектов недвижимости»
• — «Недвижимость Эксперт»

Лучшая система из того что есть на рынке это конечно Идеальный вариант: Недвижимость" .

Однако, автоматизированная система Идеальный вариант: Недвижимость" является достаточно сложной и громоздкой. Система требует от пользователя высокой квалификации и, кроме того, требует достаточно сложной настройки и администрировании.

Немаловажным является фактор высокой стоимости автоматизированной системы «Идеальный вариант: Недвижимость», также на стоимость сильно повлияет необходимость найма квалифицированного специалиста для поддержки и обслуживания СУБД, обучение пользователей, невозможность экстренной техподдержки из-за сильной удаленности разработчика. Также нет необходимости в большинстве функций данной системы.

Таким образом, представляется нецелесообразным использование автоматизированной системы «Идеальный вариант: Недвижимость» в агентстве недвижимости для решения узкоспециализированной задачи создания автоматизированной информационной системы. Гораздо дешевле и быстрее представляется написание отдельного приложения, решающего данную задачу, являющегося простым в установке и использовании, дешевым и удобным в использовании.

2. Практическая часть