Разработка базы данных «Аэропорт»

/25

• Введение
• 1. Концептуальная модель базы данных
• 2. Создание физической модели базы данных
• 3. Создание таблиц в ACCESS
• 4. Создание запросов в ACCESS
• 5. Создание отчетов в MICROSOFT ACCESS
• 6. Создание главной формы
• Заключение
• Список литературы

В данной курсовой работе мы рассмотрим возможности системы управления базами данных «Microsoft Access 2003» и создадим базу данных предназначенной для отражения деятельности аэропорта.

" Microsoft Access" используется для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации выполнения повторяющихся задач. Следует отметить, что представление данных в «Microsoft Access» осуществляется в виде таблиц.

Разработка баз данных в «Microsoft Access» осуществляется с помощью простых и удобных форм ввода данных, обработки данных и генерации сложных отчетов.

" Microsoft Access" можно применять для размещения форм баз данных в виде HTML-документов на Web-страницах и для обмена данными с узлами «Internet» .

С помощью данной системы управления базами данных (СУБД) возможно производить запросы обеспечивающие выборку, сортировку и поиск данных; создавать приложения без программирования с использованием макросов Access, и многое другое.

Можно сказать, что «Microsoft Access» — это, прежде всего система управления базами данных. Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т. п.). С помощью «Access» можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

Как реляционная система управления базами данных «Access» обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач.

" Microsoft Access" - это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке «VBA», можно создавать такие мощные программы, как сама система «Access». По сути дела, многие инструментальные средства «Access» (например, мастера и конструкторы) написаны именно на «VBA» .

база access таблица запрос

1. Концептуальная модель базы данных

Концептуальная модель БД — это модель, описывающая структуры БД в общих, не связанных с какой-либо конкретной СУБД понятиях. Чаще всего для такого описания используется так называемая ER-диаграмма, или, иначе, модель «сущности-связи», описывающая БД с помощью понятий сущности, связей и ссылочной целостности.

Рассмотрим процесс создания базы данных на конкретном примере — создадим базу данных «Аэропорт» для решения задачи автоматизации учета пассажиров, авиакомпаний самолетов и их техосмотра. Под автоматизацией понимается возможность быстрого получения сводных данных о пассажирах, наличии брони на билеты, имеющиеся самолеты и их пригодность к полету. Входными документами являются: списки пассажиров, список самолетов, список авиакомпаний, список билетов и броней, сведения техосмотра, расписание рейсов, сведения о персонале, список касс.

Сущность — объект, характеризующий какую-либо сторону описываемого явления, обладающий относительной самостоятельностью, описание которого (информация о котором) должна сохраняться на носителях (в постоянной памяти). Сущности описываются атрибутами — поименованными характеристиками, определяющими какая информация должна быть отображена в ней. Наименование атрибута должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различных сущностей. Каждый представитель сущности называется ее экземпляром.

Для нашей задачи относительной самостоятельностью обладают следующие группы данных, которые мы и выделим в качестве сущностей и определим их атрибутами (таблица 1).

В нашем случае сущности частично перекликаются. Такое взаимодействие сущностей описывается как вхождение одной сущности в другую и, соответственно, наоборот, зависимость одной сущности от другой, и характеризуется понятием связь.

Таблица 1 — Сущности и их атрибуты

Связи определяют либо взаимозависимость и взаимодействие сущностей внутри БД. Связи описываются с помощью своих атрибутов, таких как имя, степень («один к одному», «один ко многим», «много к одному» и «много ко многим») и признаки обязательности.

Для обеспечения возможности установления связей между сущностями и задания условий ссылочной целостности необходимо иметь возможность отделения одного экземпляра сущности от другого, т. е. нужен ключ — минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся.

Но в нашем случае, для однозначного определения пассажира даже полного набора определенных для него атрибутов (ФИО, Рейс, Путь следования, Скидки, Касса, Багаж) может оказаться мало, т.к., можно представить ситуацию, когда в одной таблице могут присутствовать несколько человек с одинаковыми фамилиями, именами и отчествами. Поэтому в таких случаях поступают следующим образом: в сущности «Пассажиры» добавляется дополнительный атрибут, который однозначно идентифицирует каждого пассажира, например, некоторый уникальный номер — код.

При переходе от концептуальной модели к логической, каждая сущность представляется как таблица, заголовками столбцов которой являются ее атрибуты, называемые полями, а строками — экземпляры сущности — называемые записями. Корректность модели проверяется при удовлетворении каждой полученной таблицы правилам нормализации БД, которые в главных своих положениях гласят:

— в каждой таблице должен быть ключ, однозначно характеризующий каждую запись;

— в каждой таблице не должно быть повторяющихся значений в полях, не служащих для связи с таблицей, от которой данная таблица зависит.

2. Создание физической модели базы данных

Физическое моделирование БД — этап создания таблиц, их размещения на носителях (дисках), установления связей между ними, задания условий ссылочной целостности, создание требуемых запросов, реализуемый в конкретной СУБД, называется созданием физической модели данных.

MS Access относится к настольным СУБД, входит в состав пакета MS Office и, как и многие другие СУБД, выполняет следующие функции:

1) организация данных — создание таблиц данных и управление ими с целью модификации, добавления и удаления данных;

2) связывание таблиц для обеспечения ссылочной целостности;

3) анализ данных с помощью запросов;

4) создание форм для добавления, удаления и поиска данных в таблицах;

5) управление выдачей информации на печать — создание отчетов;

6) защита всей БД паролем ее создателя;

7) предоставление средств создания программных кодов на языке Visual Basic for Application (VBA) — макросов и модулей.

Реализуются все эти функции для каждой БД в одном файле с расширением. mdb. При распространении готовых приложений, модули для защиты от доступа иили соблюдения авторских прав выносятся в отдельный файл с расширением. mde. В этом случае БД Access состоит из двух файлов.

В СУБД «Access» поля таблиц задаются следующими атрибутами:

— Имя — имя поля длиной до 64 символов (первый символ — не пробел, остальные не" .", «!», «`», «[», «] «);

— Тип — один из предопределенных типов данных:

— текстовый — строка длиной до 255 символов;

— числовой — число определенного подтипа: байт

— денежный — 4 байта, 4 знака после запятой, диапазон 9,2233 Е14;

— логический — поля принимающие одно из значений ДаНет, ИстинаЛожь, ВклВыкл;

— счетчик — автоматически генерируемые последовательным или случайным образом номера для каждой новой записи (такое поле не редактируется пользователем);

— датавремя — поля для хранения дат и времени в выбранном формате;

— Формат — вид вывода значений поля;

— Подпись — заголовок поля в таблице или подпись в форме;

— Обязательное поле — является ли данное поле обязательным для заполнения или нет (если «Да», то пользователь не выведет курсор из этого поля, пока не введет какое-либо значение);

— Индексированное поле — является ли данное поле индексируемым или нет, причем значение «Да» имеет в свою очередь следующие варианты: «Совпадения допускаются» и «Совпадения не допускаются» (в последнем случае СУБД не допустит ввод в данное поле значения ранее уже введенного).

— MEMO — поля для хранения текстовых данных длиной до 64Кб;

— Гиперсвязь — поля, содержащие адреса Web-страниц, которые сами могут быть Web-страницами Internet;

— Размер — размер данных для полей типа Текст и Число;

— Число десятичных знаков — количество знаков после запятой для полей типа Число, Текстовый (от 1 до 255 байтов), Счетчик (длинное целое — 4 байта и код репликации — 128 байт);

— Формат — вид вывода значений поля;

— Маска ввода — строка символов, задающих форму для вводимых данных;

— Подпись — заголовок поля в таблице или подпись в форме;

— Значение по умолчанию — значение, присваиваемое полю в новых записях;

— Условие на значение — логическое выражение для проверки введенного значения;

— Сообщение об ошибке — сообщение, появляющееся при возвращении выражением, стоящим в условии на значение значения Ложь;

— Обязательное поле — является ли данное поле обязательным для заполнения или нет (если Да, то пользователь не выведет курсор из этого поля пока не введет какое-либо значение);

— Индексированное поле — является ли данное поле индексируемым или нет, причем значение Да имеет в свою очередь следующие варианты: Совпадения допускаются и Совпадения не допускаются (в последнем случае СУБД не допустит ввод в данное поле значения ранее уже введенного).

Поле, однозначно идентифицирующее каждую запись, нужно сделать Ключевым, что будет соответствовать построению уникального (с проверкой на отсутствие повторяющихся значений) индекса по этому полю.

К объектам Access относятся: таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений — формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули, которые представлены в окне базы данных Access. Все операции по работе с объектами базы данных и приложений начинаются в этом окне.

Таблицы создаются с помощью мастера или конструктора таблиц. Воспользовавшись любым из этих способов, создадим таблицы нашей БД, соответствующие их описаниям в текстовой форме (таблица 2.1).

Таблица 2 — Структура и переменные таблиц базы данных

Для назначения ключевого поля при работе в конструкторе таблиц следует установить курсор в нужное поле и выбрать пункт «Ключевое поле» из пункта главного меню «Правка», или контекстного меню правой кнопки мыши, или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов. Ключевое поле помечается символом ключа.

3. Создание таблиц в ACCESS

Запустить СУБД «Microsoft Access» можно следующим образом: «Пуск Все программы Microsoft Office Microsoft Office Access 2003». Появится окно программы «Microsoft Access» .

В соответствии с таблицей 2 создадим новые таблицы, руководствуясь вышеуказанными атрибутами полей таблиц.

Для этого необходимо в окне создания новых таблиц выбрать пункт «Создание таблицы в режиме конструктора» (рисунок 1).

Рисунок 1 — Окно создания таблиц

После этого появится форма для ввода данных в таблицу состоящая из трех основных элементов:

— Имя поля — вводим имя поля;

— Тип данных — устанавливаем тип данных;

— Описание — вводим при необходимости описание поля.

В левом нижнем углу расположены две вкладки «Общие» и «Подстановка» для применения к полям дополнительных параметров.

Теперь перейдем непосредственно к вводу данных в форму.

Результат ввода данных в форму изображен на рисунке 2.

Рисунок 2 — Режим конструктора

Как видно из рисунка 2, ключевым полем данной таблицы будет поле «№ билета». Далее мы сохраняем данную таблицу, щелкая на значке сохранения, и в появившемся окне вводим название данной таблицы «Билеты» .

Результатом предыдущих действий будет такая таблица (рисунок 3).

Рисунок 3 — Готовая таблица

Далее аналогичным образом создаются оставшиеся таблицы.

После создания таблиц вызовем «Схему данных» и создадим внешние связи таблиц. Для этого, в соответствии с описаниями связей в инфологической модели, нужно перетащить ключевые поля с ведущих таблиц на соответствующие поля дочерних таблиц. СУБД откроет окно, в котором будет указан автоматически определенный вид связи. Если связь установлена правильно, то в этом же окне включим переключатели обеспечения ссылочной целостности, каскадного удаления и каскадного обновления данных (рисунок 4). В противном случае следует отменить установление связи, проверить, одинаковы ли типы полей, между которыми устанавливается связь, в обеих таблицах правильно ли проиндексированы поля и после этого повторить попытку (рисунок 5).

Рисунок 4 — Окно " Изменение связей"

Рисунок 5 — Схема связей таблиц

4. Создание запросов в ACCESS

После заполнения необходимыми данными таблиц базы данных перейдем к созданию запросов.

Для построения нового запроса необходимо выбрать объект «Запросы» в окне БД нажать кнопку «Создать». В Access существует несколько типов запросов, каждый из которых можно сформировать несколькими способами. Это будет видно в открывшемся окне выбора типа и средства создания запроса. Запросы на выборку и объединение полей из разных таблиц легко создается в «Конструкторе запросов». Сначала необходимо указать все таблицы или ранее созданные запросы, участвующие в новом запросе. Это делается аналогично добавлению таблиц в схему данных. Добавленные таблицы отображаются в окне таблиц конструктора. Причем, между таблицами отображаются постоянные связи (установленные в схеме данных).

Создадим запрос, который будет отображать все сведения о пассажирах, пути следования и авиакомпаниях.

Для создания запроса воспользуемся функцией «Создание запроса в режиме конструктора». Перед нами появится окно конструктора запроса, разделенное горизонтально на две части. Верхняя часть предназначена для отображения схемы таблиц запроса, со связями. Нижняя часть предназначена непосредственно для настройки запроса, данная часть содержит следующие пункты настроек:

— Пункт «Имя таблицы» — предназначен для выбора таблицы, из которой будет происходить выборка данных для запроса;

— Пункт «Поле» — предназначен для выбора поля вышеуказанной таблицы, из которого будет происходить выборка данных для запроса;

— Пункт «Сортировка» — предназначен для сортировки данных в таблице запроса;

— Пункт «Вывод на экран» — предназначен для отображения или скрытия выбранного поля в таблице запроса;

— Пункт «Условие отбора» — предназначен для установки определенных условий отбора данных в запросе, устанавливается с помощью специальных операторов.

Первый запрос сформирован из одной таблицы — «Билеты». Отсюда берем атрибуты:

— «Ф. И.О. «;

— «Путь следования» ;

— «Авиакомпания» .

После добавления таблицы в верхнюю часть окна конструктора, отобразятся данные таблицы с их установленными связями, как и в «Схеме данных» (рисунок 6).

Рисунок 6 — Схема данных в окне конструктора запросов

После этого мы можем перейти в нижнюю часть окна конструктора запроса и в таблице установить следующие параметры отображения данных как показано на рисунке 7.

Рисунок 7 — Условие запроса

Из рисунка видно, что в данном запросе в соответствии с заданием будут выводиться следующие данные:

— «ФИО пассажира» ;

— «Путь следования» ;

— «Авиакомпания» .

5. Создание отчетов в MICROSOFT ACCESS

Отчеты — это объекты Access, предназначенные для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать.

Средства разработки отчетов в Access предназначены для конструирования макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде печатного документа. Отчет может быть создан с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Средства конструирования отчетов Access позволяют создать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку, вычисление данных. При необходимости в качестве основы отчета может использоваться многотабличный запрос.

Создадим отчет «Перелеты» .

Данный отчет будет содержать следующие данные:

— Ф. И.О. пассажира

— Путь следования;

— Авиакомпания;

Для удобства создания данного отчета сначала создадим запрос. Таблица, необходимая для создания запроса — «Билеты»; поля — «Ф.И. О.», «Путь следования», «Авиакомпания». Теперь непосредственно мы можем создать необходимый нам отчет на основе данного запроса. Выберем пункт «Создание отчета с помощью мастера», далее на экране появится окно мастера создания отчета. На первом этапе появится окно, в котором необходимо выбрать таблицу или запрос на основании которых будет строиться отчет (рисунок 8), В нашем случае мы выбираем запрос «Пассажиры». Ниже в левом окне мастера появятся элементы данного запроса, их мы добавляем в левое окно «Выбранные поля» и нажимаем кнопку «Далее» .

Рисунок 8 — Выбор таблиц или запросов для отчета

После этого перед нами появится окно добавления уровней группировки, в данном окне мы не производим никаких настроек, нажимаем на кнопку «Далее» .

Далее мы переходим к окну добавления порядка сортировки, как и в предыдущем окне, мы не производим никаких действий и нажимаем «Далее» .

Теперь появилось окно выбора макета для отчета, здесь мы выбираем пункт «в столбец»

В следующем окне выберем стиль макета «Деловой» .

Далее в последнем окне мы указываем имя запроса «Перелеты» и нажимаем на кнопку «Готово» .

Рисунок 9 — Готовый отчет

После этого на экране появится общий вид отчета (рисунок 9), в котором нужно будет лишь отредактировать размеры и положение элементов на листе путем растягивания и перемещения элементов.

6. Создание главной формы

Для организации эффективной работы пользователя нужно создать целостное приложение предметной области, все компоненты которого должны быть сгруппированы по функциональному назначению. При этом необходимо обеспечить удобный графический интерфейс пользователя. Для создания главной формы нашей базы данных «Аэропорт» можно воспользоваться конструктором форм и нарисовать ее вручную с применением изображения и созданием кнопок. Сначала добавляем на форму картинку, затем поверх фонового изображения рисуем кнопки. Для добавления кнопок на форму вызываем панель элементов (рисунок 11).

Рисунок 11 — Панель элементов

При создании кнопки появляется окно создания кнопки (рисунок 12). В категории и действии указывается соответствующий пункт. Так настраивается функция кнопки. Затем выбираем соответствующий элемент из списка, вводим название кнопки и жмем «Готово». Таким же образом добавляем остальные кнопки.

Все получается так, как на рисунке 13. Это и есть главная форма базы данных.

Рисунок 12 — Настройка кнопки

Рисунок 13 — Главная форма базы

Заключение

Исходя из данной курсовой работы, можно сделать вывод, что система управления базами данных «Microsoft Access» является одним из самых лучших средств для создания реляционных баз данных.

Как видно из курсовой работы, с помощью «Microsoft Access» создана база данных «Аэропорт», в которой непосредственно были созданы следующие таблицы:

— Рейсы;

— Техобслуживание;

— Самолеты;

— Пассажиры;

— Персонал;

— Авиакомпании;

— Бронь билета;

— Билеты;

— Кассы.

Были создан запрос «Пассажиры» и отчет «Перелеты», а также создана единая форма для удобства работы со всей базой.

MS Access действительно отличная СУБД, и с ее помощью можно создать неплохую базу данных, но на современном рынке информационных технологий и программного обеспечения ее постепенно вытесняют более мощные и специализированные системы.

1. СТИ.1010. УД.12.2 — 2008. Курсовые и дипломные проекты (работы). Основные требования к оформлению. — Шахты: ШФ ЮРГИ, 2008.

2. Диго С. М. Базы данных: проектирование и использование: Учебник. — М.: Финансы и статистика, 2005.

3. Диго С. М. Базы данных. Проектирование и создание: Учебно-методический комплекс. — М.: Изд. центр ЕАОИ. 2008. — 171 с.

4. Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных. — Спб.: КОРОНА принт, 2002 — 672 с.

5. Файлы справки MS Access.