Разработка базы данных «Деканат студентов»

Разработка базы данных «Деканат студентов»

1. Создание таблиц

Для того чтобы выполнить задание необходимо создать несколько таблиц для нашей базы данных «Деканат студентов». Создадим 6 таблиц:

1. Таблица «Группы». В таблице будут содержаться данные о названии группы и курса.

2. Таблица «Студенты». В таблице будут содержаться данные о студентах.

3. Таблица «Дисциплины». В таблице будут содержаться данные об изучаемых предметах.

4. Таблица «Контроль знаний». В таблице будут содержаться данные о видах контроля знаний (экзамен, зачет). Используется для создания отчета «Академическая справка»

5. Таблица «Оценки». В таблице будут содержаться данные о видах оценок и баллах за оценку, используется для создания запроса об успеваемости студентов.

6. Таблица «Успеваемость». В таблице будут содержаться данные об успеваемости студентов по изучаемым дисциплинам.

Создадим их в режиме конструктора. Для этого необходимо:

Запустить программу MS ACCESS.

В появившемся окне, установить флажок напротив опции «новая база данных» и подтвердить операцию.

В следующем окне выбрать папку базы данных и задать имя «Деканат студентов».

Переходим на вкладку «Таблицы».

Щелкнуть мышью по кнопке «Создать»

В появившемся окне, выбрать режим создания (конструктор) и подтвердить операцию.

Откроется окно конструктора таблицы. Создадим таблицу «Группы».

В столбец «имя поля» вводим имена столбцов нашей. В столбце «тип данных» выберем (используя кнопку вызова списка) тип данных. Поле «Описание» предназначено для комментариев.

Для связи с другими таблицами базы данных надо задать ключевое поле. Выберем для этого поле «Код группы» Щелчком правой кнопки мыши откроем контекстное меню и выберем в нем пункт «Ключевое поле».

Аналогичным образом создадим другие таблицы нашей базы данных «Студенты» и «Дисциплины», «Контроль знаний», «Оценки», «Успеваемость».

Для межтабличной связи зададим ключевые поля. В таблице «Студенты» выберем для этого поле «Код студента», в таблице «Дисциплины» — «Код дисциплины», «Контроль знаний» — «Код», «Оценки» — «Код оценки», «Успеваемость» — «Код». Щелчком правой кнопки мыши откроем контекстное меню и выберем в нем пункт «Ключевое поле».

Заполним таблицы демонстрационными данными.

2. Создадим межтабличные связи

Выполним команду Схема данных из меню Сервис В окне добавления таблиц добавим в схему все три таблицы Для создания связи на поле Код группы таблицы Группы необходимо нажать левую клавишу мыши и, удерживая ее, перетащите на поле Код группы таблицы Студенты.

В появившемся окне необходимо установить нужную связь: «Обеспечение целостности данных» означает, что перед тем как занести данные в подчиненную таблицу, программа будет проверять их на соответствие главной. (Таблица «Студенты» является подчиненной для таблицы «Группы»). «Каскадное обновление связанных полей» означает, что изменения в главной таблице автоматически будут влиять на подчиненную. «Каскадное удаление связанных полей» означает, что поля удаленные в главной таблице будут удалены и в подчиненной.

Отметим все флажки Аналогичным образом установим связи с остальными Базы данных.

Закроем схему сохранив ее.

3. Создание формы

Создадим форму в режиме «Мастера создания форм». Для этого необходимо:

Перейти на вкладку формы.

Щелкнуть по кнопке создать и выбрать режим Создание формы с помощью мастера.

В поле со списком Таблицы/запросы выбрать таблицу — источник Группы.

При помощи кнопки «>>», перенести все поля данной таблицы из окна доступные поля в окно выбранные поля и нажать кнопку «Далее».

В следующем окне установить флажок напротив опции в один столбец и перейти к следующему диалоговому окну.

Выбрать в нем желаемое оформление и перейти к следующему окну.

В последнем окне задать имя формы и нажмите на кнопку Готов.

Далее в режиме «Конструктор форм» можно доработать форму до необходимого нам состояния.

4. Создание запросов на выборку

база деканат форма сортировка Создадим запрос при помощи Мастера. Для этого необходимо:

1. Перейти на вкладку запросы.

2. Запустить «Мастер запросов» и в появившемся окне выбрать «Простой запрос» и нажать кнопку «Далее».

3. Создадим 3 запроса: «Группы», «Успеваемость» и для отчета запрос «Академическая справка». Для создания запроса «Группы» в списке «Таблицы и запросы» выбираем таблицу «Группы» и из списка доступных полей при помощью кнопки «>>» переносим поле «Группа» и «Курс» в область «Выбранные поля» и нажимаем кнопку «Далее».

4. Задаем имя запроса «Группы запрос» и нажимаем кнопку «Готово».

5. В конструкторе запросов для поля «Курс» устанавливаем порядок сортировки «По возрастанию»

6. При нажатии на пиктограмму с именем «Группа запрос» появится результат выполнения запроса.

7. Далее создадим запрос «Выбор студентов по успеваемости». Для того чтобы выбрать студентов по успеваемости необходимо знать средний балл успеваемости студента. Поэтому необходимо задать параметры в запросе. Создадим запрос в конструкторе запросов. Перейдем на вкладку «Запросы» и запустим «Конструктор запросов». Добавим в запрос 4 таблицы: «Группы», «Студенты», «Успеваемость», «Оценки». Выберем для запроса необходимые нам поля. Далее нам необходимо вычислить средний балл студента. Для этого вызываем контекстное меню для поля балл и выбираем пункт «Групповые операции» или «Итоги» в зависимости от версии Access. Затем в выпадающем списке «Групповых операций» выбираем функцию «Avg», а в условиях отбора пишем выражение: =>[Введите средний балл], теперь при открытии запроса необходимо будет ввести средний балл успеваемости студента, например, если мы хотим знать кто учиться на «хорошо» и «отлично», то соответственно надо ввести средний балл «4» и т. п.

8. Создадим запрос «Академическая справка» для отчета.

Создадим его в режиме конструктора. Для этого необходимо:

1. Зайти на вкладку «Запросы» и запустить «Конструктор запросов».

2. Добавить все шесть таблицы.

3. Добавим в запрос нужные нам поля.

4. Для создания запроса нам необходимы группа, курс, Ф.И.О. студента, перечень изучаемых дисциплин, вид контроля знаний (экзамен, зачет) и оценка.

5. Для того чтобы выполнить запрос для конкретного студента зададим параметры запроса. В поле «Фамилия» в графе «Условия отбора» введем: [Введите фамилию], в квадратных скобках. Теперь при открытии запроса появиться диалоговое окно, в котором необходимо будет ввести фамилию студента для которого необходимо создать академическую справку. Сохраним запрос под именем «Отчет_Академическая справка».

5. Создание отчетов

Создадим отчет в режиме «Мастера отчетов» на основе созданного запроса «Отчет_Академическая справка». Для этого необходимо:

1. Зайти на вкладку «Отчеты»

2. Запустить «Мастер создания отчетов»

3. В выпадающем списке «Таблицы и запросы» выбрать запрос «Отчет_Академическая справка».

4. При помощи кнопки «>>» перенести все поля в область «Выбранные поля» нажать кнопку «Далее».

5. Настроим макет отчета. Установим флажок на пункте «В столбец» и в разделе «Ориентация страницы» установим флажок на пункте «Книжная» и нажмем кнопку «Готово». Откроется форма отчета, которую можно доработать в режиме «Конструктора» до необходимого нам состояния.