Основные приемы работы с редактором текста Word

К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word относятся следующие:

создание документа;

ввод текста;

редактирование текста;

рецензирование текста;

форматирование текста;

сохранение документа;

печать документа.

Создание документа. В текстовом процессоре Word принято использовать два метода создания нового документа: на основе готового шаблона или на основе существующего документа. Второй метод проще, но первый методически более корректен.

При создании документа на основе существующего документа открывают готовый документ (Файл Открыть), сохраняют его под новым именем (Файл Сохранить как), затем выделяют в нем все содержимое (Правка Выделить все) и удаляют его нажатием клавиши DELETE, после чего получают пустой документ, имеющий собственное имя и сохраняющий все настройки, ранее принятые для исходного документа.

Как видите, этот метод действительно прост, но чреват ошибками. Например, если забыть сохранить новый файл под другим именем, то можно легко уничтожить ценный документ, даже не успев создать новый.

Создание документа на основе готового шаблона выполняется следующим образом.

Командой Файл Создать открывают диалоговое окно Создание файла и выбирают шаблон. Если никаких предпочтений нет, следует выбрать шаблон Обычный на вкладке Общие. Созданный документ приобретает имя Документ 1, принятое по умолчанию. Его целесообразно сразу же сохранить под «правильным» именем, выбрав для него соответствующую папку и дав команду Файл Сохранить как.

Ввод текста. Технология ввода текста аналогична как при работе стандартного приложения Блокнот. Все операции ввода, редактирования и форматирования текста протоколируются текстовым редактором, и потому необходимое количество последних действий можно отменить. Последнее действие отменяют комбинацией клавиш CTRL+Z. Эта команда имеет кумулятивный эффект: серия команд отменяет серию последних действий. Другие аналогичные средства — команда Правка Отменить действие и кнопка Отменить действие на панели инструментов Стандартная. Длинные последовательности действий можно отменять также с помощью списка действий (кнопка, раскрывающая список, присоединена к кнопке Отменить действие).

После отмены ряда действий существует возможность вернуться к состоянию, предшествовавшему отмене. Для этого служит команда Правка Вернуть действие или кнопка Вернуть действие на панели инструментов Стандартная. (К ней также присоединена кнопка, раскрывающая список действий, допускающих возврат.).

Редактирование текста. Режимы вставки символов включается или выключается при нажатии клавиши INS. Текущий режим правки текста индицируется на экране индикатором ЗАМ. В режиме замены индикатор ЗАМ включен. Двойной щелчок на этом индикаторе позволяет переключать режимы. В текстовом редакторе существуют средства проверки правописания. Для работы в автоматическом режиме проверки правописания надо установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику на вкладке Правописание диалогового окна Параметры (Сервис ПараметрыПравописание). В автоматическом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а выражения, содержащие грамматические ошибки, зеленым. Для того чтобы узнать характер ошибки, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном фрагменте. В зависимости от характера ошибки контекстное меню содержит пункт Орфография или Грамматика. С их помощью открывается диалоговое окно, в котором имеются элементы управления для получения более точной справки о том, какое правило нарушено, и предложены варианты исправления предполагаемой ошибки. Встроенное автоматическое средство проверки правописания является, по существу, экспертной системой и допускает настройку. Так, например, если рекомендации экспертной системы неточны или неприемлемы, от них можно отказаться командой Пропустить (обычно такое бывает при проверке грамматики). Если же слово отмечено как орфографическая ошибка только потому, что оно отсутствует в словаре системы автоматической проверки (например, слово броузер), то его можно добавить в словарь. Встроенный словарь системы проверки правописания не подлежит правке. Все дополнения и изменения вносятся в специальный подключаемый пользовательский словарь. Каждый пользователь может создать несколько специализированных пользовательских словарей, ориентированных на различные области знаний (автомобильное дело, машиностроение, вычислительная техника и т. п.). Подключение нужного словаря для работы с конкретным документом выполняется выбором словарного файла в раскрывающемся списке Вспомогательные словари на вкладке Сервис Параметры Правописание.

Форматирование текста. Форматирование текста осуществляется средствами меню Формат или панели Форматирование. Основные приемы форматирования включают:

выбор и изменение гарнитуры шрифта;

управление размером шрифта;

управление начертанием и цветом шрифта;

управление методом выравнивания;

создание маркированных и нумерованных списков (в том числе многоуровневых);

управление параметрами абзаца.

При выборе типа (гарнитуры) шрифта следует иметь в виду следующие обстоятельства:

• ? Выбор гарнитуры шрифта действует на выделенный текстовый фрагмент. Если ни один фрагмент не выделен, он действует на весь вводимый текст.
• ? Особенность текстового редактора Microsoft Word 97 и состоит в том, что он ориентирован на работу с многоязычными шрифтовыми наборами (UNICODE). Выбор других шрифтовых наборов действует только до ближайшего переключения раскладки клавиатуры с основной (английской) на дополнительную (русскую), после чего происходит неконтролируемый автоматический возврат к использованию одного из шрифтов UNICODE, зарегистрированных в операционной системе.

Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт (Формат Шрифт). При выборе гарнитуры шрифта следует иметь в виду, что существует две категории шрифтов: с засечками и без засечек (рубленые). Характерными представителями первой категории являются шрифты семейства Times, а второй категории — шрифты семейства Arial. Шрифты, имеющие засечки, легче читаются в больших текстовых блоках — их рекомендуется применять для оформления основного текста. Шрифты, не имеющие засечек, рекомендуется использовать для заголовков в технических текстах, а также для оформления дополнительных материалов (врезок, примечаний и прочего). Большинство гарнитур шрифтов являются пропорциональными. Это означает, что и ширина отдельных символов, и расстояние между соседними символами не являются постоянными величинами и динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятным для чтения. Особую группу представляют так называемые моноширинные шрифты. В них каждый символ вместе с окаймляющими его интервалами имеет строго определенную ширину. Такие шрифты применяют в тех случаях, когда надо имитировать шрифт пишущей машинки (например шрифт Courier). При выборе размера шрифта руководствуются назначением документа, а также вертикальным размером печатного листа. Для документов, имеющих формат книжной страницы, обычно применяют шрифт размером 10 пунктов. Для документов, готовящихся для печати на стандартных листах формата А4 (210×297 мм) выбирают размер 12 пунктов.

При форматировании текста проводят также и настройку метода его выравнивания. Все последние версии текстового процессора Microsoft Word поддерживают четыре типа выравнивания:

• ? по левому краю;
• ? по центру;
• ? по правому краю;
• ? по ширине.

Выбор метода выполняют соответствующими кнопками панели инструментов. Кроме режима выравнивания настраиваются следующие параметры абзаца:

• ? величина отступа слева (от левого поля);
• ? величина отступа справа (от правого поля);
• ? величина отступа первой строки абзаца («красная строка»);
• ? величина интервала (отбивки между абзацами) перед абзацем и после него.

Эти режимы доступны из меню ФорматАбзац.

Специальное оформление маркированных и нумерованных списков часто используют в служебных документах. Для создания нумерованных и маркированных списков нужно сначала ввести элементы списка (строки), отделяя каждый элемент нажатием клавиши ENTER. А затем найти на панели кнопку Маркеры (список типа бюллетень) или Нумерация (нумерованный список) и нажать ее.