Разработка базы данных в СУБД Access для музыкального магазина

Содержание Введение

1. Краткая характеристика СУБД Access

2. Создание таблицы базы данных

3. Создание схемы данных

4. Создание форм, отчетов, запросов.

Выводы и рекомендации Библиографический список.

На сегодняшний день в мире работают сотни миллионов персональных компьютеров. Ученые, экономисты, политики считают, что к началу третьего тысячелетия:

— количество компьютеров в мире сравняется с числом жителей развитых стран;

— большинство этих компьютеров будет включено в мировые информационные сети;

— вся накопленная человечеством к началу третьего тысячелетия информация будет переведена в компьютерную (двоичную) форму, а вся информация будет готовиться при помощи (или при участии) компьютеров;

— вся информация будет бессрочно храниться в компьютерных сетях;

— полноценный член общества третьего тысячелетия должен будет каждодневно взаимодействовать с локальными, региональными или мировыми сетями с помощью компьютеров.

При такой компьютеризации практически всех отраслей жизнедеятельности человека возникает вопрос о создании программ позволяющих создавать подобные базы данных. Поэтому и была разработана данная программа, которая позволяет создать базу данных, хранящую в себе информацию.

В деловой и личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

В общем смысле термин база данных — это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области или разделе предметной области.

Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем выдвинуло требование создания удобных средств интеграции хранимых данных и управления ими.

Применение «ИС Продажа видео и аудио продукции» необходимо при организации деятельности таких учреждений, как точки торговли аудио и видео продукцией. Так как ассортимент товара постоянно увеличивается, то организацию учета поступлений и наличия товара удобно вести в базе данных, что обуславливает актуальность применения данной информационной системы.

Объект данной работы — «Продажа аудио продукции»

Предмет — проблема организации и хранения данных.

Цель работы — разработать эффективную и удобную базу данных.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

Разработать и заполнить таблицы соответствующими данными.

Установить тип связей в таблице.

Создать запросы для вывода необходимых полей.

Создать формы и отчеты.

1. Краткая характеристика СУБД Access

база данные access таблица Система управления базой данных (СУБД) является универсальным программным инструментом создания и обслуживания баз данных (БД) и приложений пользователя в самых разных областях. СУБД обеспечивает многоаспектный доступ к данным и использование одних и тех же данных различными задачами и приложениями пользователя.

В СУБД поддерживаются различные модели данных.

Модель данных — это метод логической организации данных, используемый СУБД. Наиболее известными являются иерархическая, сетевая и реляционная модели.

В СУБД для персональных компьютеров (настольных СУБД) поддерживается преимущественно реляционная модель, которую отличает простота и единообразие представления данных простейшими двумерными таблицами. Реляционная модель обеспечивает возможность использования в разных СУБД операций обработки данных, имеющих единую основу— алгебру отношений (реляционную алгебру) и универсального языка структурированных запросов — SQL (Sequential Query Language).

Основной логической структурной единицей манипулирования данными является строка таблицы — запись. Структура записи определяется составом входящих в неё полей. Совокупность полей записи соответствует логическим связанным реквизитам, характеризующим некоторую сущность предметной области.

СУБД Microsoft Access является системой управления реляционной базы данных, включающих все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или базы данных на SQL-сервере, а также для создания приложений пользователя, работающего с этими базами данных. База данных Access, создаваемая на локальном компьютере, отличается от баз данных других настольных СУБД. В её файле могут храниться не только данные, но и объекты интерфейса — формы, отчёты, а также программный код. Благодаря этому можно создать приложение, целиком хранящееся в одном—единственном MDB-файле, что существенно упрощает как создание, так и распространение приложений для работы с базами данных.

СУБД Access включает разнообразные и многочисленные относительно автономные программные средства, ориентированные на создание объектов база данных и приложений пользователя.

Средства графического конструирования позволяют пользователю создавать объекты базы данных и объекты приложения с помощью многочисленных графических элементов, не прибегая к программированию.

Диалоговые средства представлены разнообразными мастерами, которые в режиме ведения диалога с пользователем позволяют создавать объекты и выполнять разнообразные функции по реорганизации и преобразованию баз данных.

Среди многочисленных средств графического конструирования и диалоговых средств Access следует выделить средства для создания:

таблиц и схем баз данных;

— запросов выборки, отбирающих и объединяющих данные нескольких таблиц в виртуальную таблицу, которая может использоваться во многих задачах приложения;

— запросов на изменение баз данных;

экранных форм, предназначенных для ввода, просмотра и обработки данных в диалоговом режиме;

— отчётов, предназначенных для просмотра и вывода на печать данных из базы и результатов их обработки в удобном для пользователя виде;

страниц доступа к данным, обеспечивающим работу с базами данных в среде Internet;

— интерфейса управления приложением пользователя: меню, кнопочных форм, панелей управления приложением, позволяющих объединить различные операции по работе с базой данных в единый технологический процесс.

Средства программирования СУБД включают язык структурированных запросов SQL, язык макрокоманд и язык объектно-ориентированного программирования для приложений Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). VBA является частью семейства Microsoft Visual Basic, которое входит в состав Visual Studio.

2. Создание таблицы базы данных При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выбираем параметр Новая база данных, а затем нажимаем кнопку ОК.

Указываем имя и каталог базы данных и нажимаем кнопку ОК.

После создания пустой базы данных необходимо самостоятельно создать объекты этой базы данных (рисунок 1).

Рисунок 1 — Начало работы

ѕ Создание таблицы В Microsoft Access существует два способа создания таблицы. Для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу. Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные из другого источника.

ѕ Создание новой пустой таблицы В Microsoft Access существует три способа создания пустой таблицы.

— Использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащие все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.

— Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.

— Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат (рисунок 2).

Рисунок 2 — Создание таблицы «Произведения»

ѕ Определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода (рисунок 3).

Рисунок 3 — Конструктор

ѕ Добавление новых данных в режиме таблицы или формы Открываем таблицу в режиме таблицы (рисунок 4).

Нажимаем на панели инструментов кнопку Новая запись Вводим данные и нажимаем клавишу TAB для перехода к следующему полю.

В конце записи нажимаем клавишу TAB для перехода к следующей записи.

Рисунок 4 — Добавление новых данных

ѕ Изменение данных в поле Открываем таблицу в режиме таблицы.

Чтобы изменять данные внутри поля, устанавливаем указатель в любое место в пределах этого поля и нажимаем кнопку мыши.

Для выделения всего поля в режиме таблицы установим указатель на левый край поля. Когда указатель примет вид, нажимаем кнопку мыши (рисунок 5).

Рисунок 5 — Выделение всего поля Введем текст с клавиатуры.

Если при вводе текста допущена ошибка, нажимаем клавишу BACKSPACE. Для отмены изменений, внесенных в текущее поле, нажимаем клавишу ESC. Для того чтобы отменить изменения, внесенные во всю запись, снова нажимаем клавишу ESC перед выходом из поля. Microsoft Access сохраняет изменения в момент перехода к другой записи.

3. Создание схемы данных

Access позволяет строить реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой.

Простейшей и наиболее редкой формой связи между таблицами является связь «один к одному», при которой для каждой записи в одной таблице существует в лучшем случае одна связанная с ней запись в другой таблице.

Гораздо чаще встречается связь «один ко многим», при которой для каждой записи в одной таблице существует одна, несколько или ни одной записи в другой таблице.

Нередко приходится иметь дело также со связью «многие ко многим», при которой отсутствуют ограничения на множества пар записей, принадлежащих связи. Такая связь в Access не используется. Ее необходимо представить в виде двух связей «один ко многим».

Реляционные БД представляют связанную между собой совокупность таблиц-сущностей базы данных. Связь между таблицами может находить свое отражение в структуре данных, а может только подразумеваться, то есть присутствовать на неформализованном уровне. Каждая таблица БД представляется как совокупность строк и столбцов, где строки соответствуют экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы — атрибутам (признакам, характеристикам, параметрам) объекта, события, явления.

При практической разработке БД таблицы-сущности зовутся таблицами, строки-экземпляры — записями, столбцы-атрибуты — полями.

Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов.

Для решения поставленной задачи принята схема базы данных. Для открытия схемы данных была выбрана команда «Схема данных» в меню «Работа с базами данных». В данной схеме представлена взаимосвязь всех таблиц базы данных и отношения между ними (рисунок 6).

Рисунок 6 — Схема данных Составляющими базу данных являются пять таблиц, одна из них основная:

Исходная таблица — содержит кодовую информацию о произведении, а также информацию о том, на каком носителе оно находится.

И три дочерние:

Альбом — содержит информацию о названии альбома, дате выпуска.

Исполнитель — содержит информацию о наименовании исполнителя.

Стиль — содержит информацию о наименовании стиля.

4. Создание форм, отчетов, запросов

ѕ Создание форм Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Для настройки формы следует переключиться в режим конструктора.

Для создания простой формы, содержащей один столбец, используется кнопка Новый объект.

ѕ Создание формы с помощью автоформы Автоформа создает форму, в которой отображаются все поля и записи выбранной таблицы или запроса. Каждое поле расположено на отдельной строке, с левой стороны от которой отображается надпись к данному полю.

В окне базы данных выбираем вкладку Таблицы.

Выбираем таблицу, на основе которой необходимо создать форму.

Нажимаем кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов и выбираем элемент Автоформа (рисунок 7).

В базе данных лучше всего было создать формы для отображения произведений, их стиля, типа носителя, исполнителя и.т.д.

Рисунок 7 — Форма Произведения

ѕ Создание формы с помощью мастера В окне базы данных выбираем вкладку Формы.

Нажимаем кнопку Создать.

В диалоговом окне Новая форма выбираем нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна (рисунок 8).

Рисунок 8 — Создание формы Выбираем имя таблицы, содержащих данные, на основе которых будет создана форма.

Нажимаем кнопку OK.

Изменить созданную форму можно в режиме конструктора.

ѕ Создание формы или отчета на основе записей, отобранных с помощью фильтра Выводим на экран записи, отобранные с помощью фильтра, и нажимаем кнопку раскрытия списка, расположенную рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов.

Для автоматического создания стандартной формы или отчета с помощью мастера выбираем команду Автоформа или Автоотчет (рисунок 9).

Для того чтобы указать тип создаваемой формы или отчета, выбираем пункт Форма или Отчет, а затем выбираем в списке мастера или режим.

Рисунок 9 — Автоформа, Автоотчет Источником записей для нового объекта служат таблица или запрос, в которых был создан фильтр. Объект наследует этот фильтр.

Завершаем разработку макета или внесем другие необходимые изменения в форму или отчет, а затем сохраним их.

В новой форме или отчете будет применен порядок сортировки, указанный в базовой таблице или запросе.

Последующее изменение фильтра в таблице или запросе не влияет на форму или отчет, созданные с помощью ранее заданного фильтра.

ѕ Создание запроса Часто запросы в Microsoft Access создаются автоматически, и пользователю не приходится самостоятельно их создавать.

Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, используем мастер форм или мастер отчетов. Они служат для создания форм и отчетов. Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL. При желании инструкции SQL можно сохранить в качестве запроса.

Чтобы упростить создание запросов, которые можно выполнить независимо, либо использовать как базовые для нескольких форм или отчетов, воспользуемся мастерами запросов. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Затем для его наладки можно переключиться в режим конструктора.

Для создания запросов на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля, сохраним фильтр как запрос.

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

В базе данных музыкальные записи созданы запросы:

1) Произведения за период (мы задаем интересующий нас год или временной промежуток, в результате получаем результирующую таблицу, на которой видны нужные записи) (рисунок 10).

2) Поиск повторений (здесь видны повторяющийся записи в таблице произведения) (рисунок 11).

3) Альбом перекрестный запрос (здесь выводятся данные в компактном формате, подобно формату электронной таблицы) (рисунок 12).

Рисунок 10 — Запрос «Произведения за период»

Рисунок 11 — Запрос «Поиск повторений», режим SQL

Рисунок 12 — Перекрестный запрос — конструктор

ѕ Создание отчета Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя (рисунок 13). Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Рисунок 13 — Создание отчета Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

ѕ Создание отчета с помощью мастера В окне базы данных выбираем вкладку Отчеты.

Нажимаем кнопку Создать.

В диалоговом окне Новый отчет выбираем нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.

Выбираем имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет (рисунок 14,15).

Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.

Нажимаем кнопку OK.

Рисунок 14 — Произведения по альбому Рисунок 15 — Отчет «Стили»

ѕ Печать отчета Перед тем как открывать отчет в первый раз, рекомендуется проверить ориентацию страницы, размеры полей и другие параметры страницы.

Открываем отчет в режиме конструктора, режиме предварительного просмотра (рисунок 16).

Рисунок 16 — Предварительный просмотр отчёта Выбираем в меню Файл команду Печать.

Указываем требуемые значения параметров в диалоговом окне Печать.

В группе Принтер выбираем принтер.

В группе Печатать выбираем печать всего отчета или определенного диапазона страниц.

В группе Копии указываем число печатающихся копий и, при необходимости, печать с раскладкой по копиям.

Нажимаем кнопку OK.

Для вывода отчета на печать без открытия диалогового окна нажимаем кнопку Печать на панели инструментов.

Выводы и рекомендации

В проделанной работе опробованы и использованы основные методы и объекты системы управления базами данных Microsoft Access.

В ходе работы создано 5 таблиц (альбом, исполнитель, носители, произведения, стили), 5 форм (альбом, произведения, произведения 1, произведения 2, исполнитель), 3 запроса (поиск повторений для произведений, произведения за период, альбом перекрестный), 3 отчета (исполнитель, произведения, стили).

Библиографический список

1. Малыхина, М. П. Базы данных: основы, проектирование, использование [Текст] / М. П. Малыхина. — СПб.: БХВ — Петербург, 2004. — 512с.

2. Леонтьев, Ю. М. Microsoft Office 2000: Краткий курс [Текст] / Ю. М. Леонтьев. — СПб.: Питер, 2001. — 288с.

3. Бакаревич, Ю. Б. Самоучитель Microsoft Access 2000 [Текст] / Бакаревич, Ю.Б., Пушкина, Н.В. — СПб.: БХВ — Петербург, 2001. — 468 с.

4. Бойко, В. В. Проектирование баз данных информационных систем [Текст] / В. В Бойко, В. М. Савинков. — М.: Финансы и статистика, 2000. — 364с.

5. Симонович, С. В. Информатика. Базовый курс [Текст] / С. В. Симонович. — СПб.: Петербург, 2000. — 640с.

6. Тархов, С. В. Технология работы в интегрированном офисном пакете: Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика» [Текст] / С. В. Тархов. — Уфа, 2004. — 315с.

7. Кирия, В. Г. Информатика. Учебное пособие [Текст] / В. Г. Кирия. — Иркутск, 2000. — 382с.

8. Семенов, А.С. Access 2003. Практическая разработка баз данных [Текст] / А. С. Семенов — СПб.: Петербург, 2005. — 503с.

9. Диго, С.М. Access [Текст] / С. М. Диго — М.: Проспект, 2005. — 270с.

10. Ломтадзе, В. В. Информатика. Учебное пособие [Текст] / В. В. Ломтадзе, Л. П. Шишкина — Иркутск, 2004. — 116с.