Анализ предметной области

Анализ подходов к управлению организацией

Главной целью большинства организаций является получение наибольшей прибыли при наименьших издержках. Её можно достичь путем обеспечения максимальной эффективности процессов организации. Высшая школа экономики отличается от большинства организаций, поскольку её задачей является не заработок денег, а подготовка высокоуровневых специалистов, но, тем не менее, достижение максимальной эффективности её процессов позволит минимизировать издержки на совершаемые операции и направить сэкономленные деньги на зарплату преподавателем, стипендии студентам или закупку нового оборудования для занятий.

Специалисты начали задумываться о том, как следует управлять предприятием, чтобы его работа была максимально эффективна, уже в XVIII—XIX вв.еках, когда в Европе бурно происходила индустриализация. В тот же период Адамом Смитом была описана концепция разделения труда, которая, по его мнению, повысила бы общее благосостояние в результате повышения общей производительности труда путем его разделения в организации по технологическим, квалификационным и функциональным признакам. Известные теоретики менеджмента, такие как Анри Файоль, Макс Вебер и Фредерик Тейлор в своих работах описывали идеи, которые вошли в основу функционального подхода.

До недавнего времени в большинстве российских организациях использовался функциональный подход управления. В его рамках деятельность предприятия рассматривается, как набор функций, распределённых между подразделениями и исполняемыми определёнными сотрудниками. Характерными признаками данного управленческого подхода являются:

• · Узкая специализация задач и ответственность сотрудников. Каждый работник имеет собственный перечень работ, который он должен выполнить и за который несёт персональную ответственность перед начальником.
• · Принцип единоначалия. У каждого сотрудника есть один начальник, которому он подчиняется, который имеет всю полноту власти над управляемой им структурой и несёт ответственность за результаты выполнения работ подчинённой структурой.
• · Слабые связи между параллельными структурами. Работники в большинстве случаев не имеют ни малейшего представления, что происходит с результатом выполнения их работ в дальнейшем.

Функциональный управленческий подход отлично применим в случае, когда в процессе задействована одна структура. Однако в действительности в большинстве бизнес_процессов задействовано множество параллельных структур, и при данном подходе получается, что качество конечного продукта будет ниже желаемого или будет уходить много времени на его создание. Так, например, разные отделы могут иметь своё видение насчёт качества продукта, основываясь на собственных показателях. В случае несовпадения мнений возникает конфликт, который ведёт к увеличению времени создания конечного продукта или снижает его качество. Как показывает практика, получается, что на работы, связанные с согласованием между параллельными структурами, уходит больше времени, чем на выполнение непосредственной работы по процессу. Описанная ситуация является следствием того, что сотрудник одного отдела не знает, что делается с результатами его работы в дальнейшем, не представляет, какие требования предъявляются к работе в других структурах и это ведёт к снижению эффективности.

В итоге можно сформулировать следующие недостатки функционального подхода:

• 1. Невысокая скорость выполнения процессов, перекладывание ответственности за результат продукта бизнес-процесса в случае участия в нём нескольких подразделений.
• 2. Увеличение времени выполнения процесса в случае возникновения нестандартной или нерегламентированной ситуации.
• 3. Работы каждого сотрудника в рамках данного процесса ориентированы не на высокое качество конечного продукта, а на одобрение работы непосредственным начальником.
• 4. У руководителей подразделений уходит большое количество времени на администрирование текущей деятельности.

В настоящее время организации стараются уйти от функционального подхода управления к процессному. Первые упоминания о нём возникли в 50−60 годах XX века. Его ключевая особенность заключается на главном недостатке функционального подхода к управлению организацией — горизонтальной связи. Процессный подход предлагает усилить взаимосвязи соседних структур и уйти от вертикальных зависимостей между сотрудниками. Выполнение бизнес-процесса при таком подходе будет нацелено на удовлетворение следующего сотрудника по цепочке. Так как последний сотрудник будет связан с непосредственным клиентом, получается, что вся работа будет нацелена, во-первых, на удовлетворение требований следующего участника процесса, а во-вторых на конечного клиента, так как в итоге он является окончанием цепочки. Другой отличительной особенностью является введение такого участника, как владелец бизнес-процесса. Он является альтернативой руководителям подразделений, в его руках будут сосредоточены права, полномочия и ответственность за выход подконтрольного бизнес-процесса.

Последователи процессного подхода видят в итоге деятельность организации, как множество бизнес-процессов, проходящих через исполнителей разных структурных подразделений работающих вместе над созданием конечного продукта. Работы исполнителей при этом должны быть максимально упрощены, не требовать высокого уровня квалификации в разных областях, требуется только качественное выполнение работниками своих операций в рамках процесса.

По мнению авторов процессного подхода, эффективность деятельность организации будет выше из-за его следующих преимуществ:

• 1. Более эффективное разграничение полномочий и ответственности персонала по сравнению с функциональным подходом.
• 2. Меньшее количество времени уходит на решения проблем, связанных с нестандартным ходом процесса.
• 3. Более высокое качество конечного продукта, ввиду большей заинтересованности в этом исполнителей и устранения разрозненности действия подразделений.
• 4. Меньшая нагрузка руководителей, связанной с контролем текущей деятельности.

Высшая школа экономики ставит себе задачу перейти в будущем на процессную модель управления. В первую очередь для выполнения этой задачи требуется описать существующие в НИУ ВШЭ бизнес-процессы. Для описания бизнес-процессов существует множество нотаций, самыми распространёнными являются: IDEF, BPMN. EPC и ARIS [5]. Выбор был сделан в пользу нотации BPMN, так как для поставленных в рамках данной ВКР задач она обладает наиболее полным набор элементов для описания задач, для работы с ней не требуется большой предварительной теоретической подготовки и модели, построенные в данной нотации, просты для понимания даже людям, не владеющих языками моделирования.