Разработка базы данных учета товара на примере торгового предприятия ОАО «Телерис»

Дипломная работа на тему: «Разработка базы данных учета товара на примере торгового предприятия ОАО «Телерис» «

• Введение
• 1. Общие представления об исследуемой области
• 1.1 История развития ОАО «Телерис»
• 1.2 Услуги, предоставляемые ОАО «Телерис»
• 1.3 Организационная структура ОАО «Телерис»
• 2. Понятие перемещение товара
• 2.1 Догруз. Продажа. Внутреннее перемещение. Инвентаризация
• 2.2 Используемые документы
• 3. Проектирование Базы Данных
• 3.1 Краткая характеристика СУБД Microsoft Access
• 3.2 Работы с базами данных
• 3.3 Создание таблиц
• 3.4 Связь между таблицами
• 3.5 Создание запросов
• 3.6 Создание форм
• 3.7 Создание отчетов
• Заключение
• Список литературы
• Приложения

Современная фирма представляет собой адаптивную экономическую структуру, целью которой является увеличение прибыли при постоянно меняющихся внешних (законодательство, спрос, инфляция и т. д.) и внутренних (кадры, оборудование, запасы и т. д.) факторах, определяющих доходную и расходную составляющие прибыли. В условиях переходной экономики, когда частота изменений в организации бизнеса стала меньше одного года, эффективное управление фирмой предполагает наличие достоверной информации о состоянии дел по всем направлениям экономической деятельности и объективный анализ такой информации с целью принятия оперативных решений и планирования стратегии развития. Кроме того, информация требуется специалистам среднего звена для выполнения бизнес-процедур, а так же внешним организациям, в первую очередь государственным, осуществляющим контроль деятельности фирмы.

В таких условиях процесс автоматизации, информатизации, компьютеризации, является объективной необходимостью для любой организации. Практическая реализация процесса на конкретной фирме позволяет сделать прозрачной всю картину работы, включая планирование, закупки, запасы, продажи, финансовые потоки и другие аспекты. Однако подготовка и реализация проекта ставит перед руководством комплекс проблем: выработка концепции, согласование бизнес-процесса с возможностями информационных технологий, выбор программных и аппаратных средств и т. д., причем проблемы выработки концепции и выбора программного обеспечения имеют принципиальное значение.

В настоящей работе будет проведено исследование деятельности торгового предприятия ОАО «Телерис», специализирующейся на продаже услуг сотовых операторов, персональных средств связи, аксессуаров, портативной цифровой аудио — и фототехники, будет произведен анализ работы центра мобильной связи «Телерис», с целью последующей разработки базы данных.

Необходимость автоматизации появилась ввиду того, что руководство решило расширить услуги, предоставляемые компанией, и открыть салон сотовой связи на базе своего предприятия. Для экономии денежных средств (так как не известно, как будет развиваться новая услуга) было решено не устанавливать информационную систему в 1С.

Программная реализация информационной системы может базироваться на разработке ПО с использованием программных средств, ориентированных на создание и ведение баз данных Access. Microsoft Access — это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые нам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Исходя из этого наиболее удобной информационной системой управления базами данных является Access. Эта система имеет ряд преимуществ, среди которых отсутствие необходимости программирования для создания и эксплуатации баз, а так же интегрированность этой программы с Excel и Word, т. е. возможность импортировать и экспортировать данные между этими приложениями. Также Access является стандартным приложением Microsoft Office, что экономически выгодно для предприятия так как не потребуется дополнительных затрат для создания и внедрения и поддержки информационной системы управления базами данных.

Целью данной дипломной работы является разработка информационной системы учета товара в салоне сотовой связи «Телерис» .

Для достижения поставленных передо мной целей необходимо решить следующие задачи:

· осуществить анализ деятельности предприятия в целом и центра мобильной связи;

· получить общие представления об исследуемом процессе (процесс товародвижения в ЦМС);

· получить общие представления о предметной области;

· проследить процесс документального оформления учета товародвижения;

· составить общее логическое описание планируемой базы данных, т. е. была разработана модель данных, которая обеспечивает хранение, обработку, получение и последующий анализ полученной информации;

· собрать информацию, необходимую для хранения в базе;

· разработать внутреннюю модель, а именно: определить объекты, которые будут входить в базу, структурировать полученные данные в процессе проведения системного анализа путем выявления основных свойств объектов и функциональных зависимостей этих свойств;

· на основе полученных данных и установленных взаимосвязей создать схему данных, позволяющую эффективно работать с базой данных, вводить и получать необходимую пользователю информацию и обеспечивать сохранность данных;

· разработать удобный для пользователя макет приложения, который будет обслуживать базу данных по этому виду деятельности, откуда он будет иметь возможность непосредственно работать с базой данных, вводить и редактировать данные (без необходимости открывать таблицы), просматривать и выводить на печать документы.

Актуальность темы:

В настоящее время объём и оборот информации очень велик во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, политической, финансовой, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Объём «бумажной» работы в компании очень велик, но он необходим для учета движения. Но при всей своей необходимости «бумажный» учёт имеет множество недостатков, главные из которых таковы:

1. вероятность ошибок при расчётах и заполнении таблиц;

2. трудоёмкость исправления и внесения новых сведений;

3. большая трудоёмкость при работе с бланками, таблицами;

4. необходимость пересчитывать и перепечатывать заново много документов.

5. в масштабе страны громадный расход бумаги на бланки текущей документации;

В данной проектируемой системе основой задачей является учет и оперативное регулирование хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (накладных, товарных чеков). Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ, увеличиваются возможности сотрудника, кроме того, повышается качество и эффективность работы этого звена учёта.

информационная база перемещение товар

1. Общие представления об исследуемой области

1.1 История развития ОАО «Телерис»

" Телерис" - розничная сеть, специализирующаяся на продаже портативной цифровой аудио — и фототехники. Бизнес, который положил начало компании «Телерис», был основан в октябре 1995 года. С момента создания и до 2002 года основным видом деятельности группы являлась оптовая торговля портативной цифровой аудио — и фототехники. В этот период времени деятельность компании осуществлялась под брендом «Мир техники» .

Датой основания компании считается 9 октября 1995 года. Начав с минимального оборотного капитала, компания за короткий срок превратилась в крупное и стремительно развивающееся коммерческое предприятие.

К 2000 году компания «Мир техники» подписала прямые контракты с ведущими производителями портативной цифровой аудио — и фототехники, с такими, как: Samsung, Motorola, Philips, Ericsson и другими. К началу 2002 года компании «Мир техники» удалось занять лидирующие позиции: доля рынка по оптовым продажам аудиотехники и телефонии достигла 10%.

Правильно оценивая перспективы развития рынка продаж портативной цифровой аудио — и фототехники, в 2001 г. было принято стратегическое решение о концентрации усилий в области развития розничных продаж.23 апреля 2002 года состоялся официальный запуск розничной сети под новым брендом — «Телерис». После запуска бренда «Телерис» розничная сеть компании «Мир техники» продолжает стремительно развиваться. Руководством компании было решено расширить круг предоставляемых услуг, а именно пустить в оборот продажу сотовых и dect-телефонов, а также аксессуаров к ним. В связи с этим была выделена территория на базе самого магазина «Телерис» для открытия торговой точки по продажи сотовых телефонов и dect-телефонов, а также аксессуаров к ним.

Основными задачами салона «Телерис» являются: продажа услуг сотовых операторов, персональных средств связи, аксессуаров, портативной цифровой аудио — и фототехники; ведение документации, связанной с учетом товара, кассовой дисциплины; оформление догруза; перемещение товара внутри фирмы и внешне. В настоящее время партнерами компании являются: Samsung, SonyEricsson, Nokia, Motorola, Philips, Alcatel, Sagem, Siemens, Voxtel, Explay, Sony, BBK, Rover, Prolife и т. д.

В июле 2008 года открылся центр мобильной связи в городе Тихвине, для работы в котором были наняты сотрудники, проходившие обучение в том же городе.

1.2 Услуги, предоставляемые ОАО «Телерис»

" Телерис" - это торговая сеть европейского уровня с отличным качеством обслуживания. Собственный Учебный центр помогает персоналу компании постоянно повышать свою квалификацию и развивать мотивацию.

Реальное преимущество «Телерис» — качество коммуникации с потребителем. Под качеством коммуникации подразумевается целый комплекс маркетинговой активности — от прямой рекламы до оформления мест продаж. При этом по таким факторам, как уровень цен, ассортимент, удобство мест продаж сеть «Телерис» входит в число лучших. Стратегия развития компании «Телерис» направлена на увеличение рыночной доли, диверсификацию поставщиков, расширение продуктового ряда, рост стоимости бренда и экспансию в новые сегменты рынка услуг высокой добавленной стоимости в телекоммуникациях.

1.3 Организационная структура ОАО «Телерис»

Компания «Телерис» является открытым акционерным обществом, возглавляет которое, генеральный директор. В его подчинение входят все сотрудники данной компании.

Структура компании «Телерис» представлена на рисунке 1.

Рис.1

ОАО «Телерис» является самостоятельным структурным подразделением, которое непосредственно подчиняется генеральному директору. Компанию возглавляет директор по торговым операциям, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора. В подчинение директора торговых операций входят управляющие менеджеры, которые осуществляют контроль над работой оперативных менеджеров. В задачи оперативных менеджеров входит управление торговыми точками определенной зоны, распределение планов по оборотам между салонами его подчинения. А непосредственно на каждой точке руководство приходится администраторам торговых точек. Администратор осуществляет контроль над работой салона и его сотрудников. Решает конфликтные ситуации с клиентами, принимая решение об отправке неисправленного товара в сервис, так же отмечает личные продажи сотрудников. Менеджер по продажам и по финансовым операциям принимает приказы от администратора торговой точки. В обязанности менеджера по продажам (МП) входит консультирование клиента, помощь в определении товара, который хотят приобрести. В обязанности менеджера по финансовым операциям (МФУ) входит оформление продаж, кредитов, ведение документации на торговой точке, оформление догруза, проведение инвентаризации с помощью всех сотрудников. Иными словами товародвижение на торговой точке осуществляет МФУ. При оформлении продажи необходимо указать, какой товар, в каком количестве списывается с остатков, при догрузе по приходной накладной нужно отметить товарный состав этой накладной в базе. Так же осуществлять перемещение товара, если от клиента на точку возвращается неисправный товар, и впоследствии отправляется в сервис.

2. Понятие перемещение товара

2.1 Догруз. Продажа. Внутреннее перемещение. Инвентаризация

Догруз:

В салоне сотовой связи происходит постоянное движение товара. Компания «Телерис» изначально закупила определенное количество товара, который впоследствии распределялся между салонами и поступал в продажу. Для закупки товара между компаньонами заключается договор, подписываются документы, обговариваются условия поставки товара и на основании этих условий осуществляется доставка товара на общий склад ОАО «Телерис», где по приходным накладным осуществляется пересчет поступившего товара. Затем этот товар направляется в салоны сотовой связи, также по приходным накладным. Догруз осуществляется за счет поставки в салон товара подлежащего продаже со склада компании. Догруз формируется на складе компании, опечатывается пломбой и отправляется в цмс.

Сотрудники выставляют поступивший товар на витрины и продают его. Специальный отдел бухгалтеров торговых точек отслеживает количество и ассортимент проданного товара с целью выявления необходимости закупки нового товара. Пропорционально продажам поступают заявки компаньонам на новый товар. Таким образом, ассортимент и количество товара в компании постоянно обновляются. Из общего склада «Телерис» отправляется товар в салоны по приходным накладным, тем самым осуществляется «Догруз». Догруз формируется на складе, учитывая ассортимент торговой точки, упаковывается в мешок, который пломбируется, и номера пломб указываются на приходной накладной, товар погружают в машину и отправляют. Как правила в машине находится товар для разных торговых точек, когда машина прибывает на одну из них, водитель приносит опломбированный мешок с товар и сотрудники принимают его, ставя на остатки. И в свою очередь отдают водителю (либо экспедитору) опломбированный мешок с товаром, предназначенным для общего склада. Этим товаром может оказаться тот ассортимент, который в срочном порядке понадобился на другую точку и отправляется на склад резерва, либо товар возвращенный покупателем как неисправный (склад брака), либо товар, отправляющийся на склад экспертизы, то есть это тот товар, который необходимо отправить в сервис для проверки качества. Весь этот товар также отправляется по накладным, но уже расходным, а не приходным и списывается с остатков торговой точки.

Продажа (Возврат от клиента):

Главной целью любой компании является получение прибыли. В салонах сотовой связи это происходит за счет продаж товара и услуг. Поступивший со склада товар выставляется на витрину, менеджер по продажам консультирует покупателей, помогает определиться в выборе товара, после консультации и принятия решения клиента о совершении покупки, товар пробивается и списывается с остатков торговой точки, при этом оформляется товарный чек и расходная накладная, в зависимости от покупателя (физическое это лицо или юридическое). Дальше идет послепродажное обслуживание. Если товар оказался неисправным, либо просто не устраивает клиента, то клиент вправе сдать этот товар обратно в салон, для проверки качества (отправка на склад экспертизы), либо вернуть его (после чего товар отправиться на склад брака). При перемещении товара внутри компании (между складами), также оформляются приходные и расходные накладные. Решение о возможности возврата принимает администратор торговой точки или лицо его заменяющее. При продажах учитываются личные продажи, по количеству которых в дальнейшем будет начислена премия, либо проведено дополнительное обучение по продажам. Компании очень важны личные продажи для выявления лучших и выявления слабых звеньев, что бы в нужный момент менеджеры могли пройти повышение квалификации. Так же важно учитывать, кто отправляет товар на склад и принимает его, для более полного учета и правильного ведения документации салона.

Внутреннее перемещение товара:

После обращения покупателя в салон с желанием вернуть товар либо отправить в сервис для проверки качества, сотрудники должны удовлетворить это желание, проверив неисправность товара. Если дефект подтверждается, то товар принимается на точку, клиент пишет заявление на проведение экспертизы, товар приходуется (оформляется приходная накладная) и в дальнейшем осуществляется внутреннее перемещение, то есть списание товара с остатков торговой точки и приход его на склад через догруз. При догрузе оформляются товарно-транспортные накладные помимо приходных.

Также внутренне перемещение товара может происходить и при ситуации, когда один и тот же товар в разных салонах продается по-разному. Если специалисты по продажам, оценив продажи, считают необходимым направить на определенную точку товар той или иной позиции, в связи с тем, что на ней он лучше продается, то подается заявка на другие точки и товар отправляется на склад резерва, откуда перенаправляется на ТТ, где лучше продается. Перемещение также сопровождается накладными. Возможен вариант, когда при демонстрации обнаружен дефект, тогда такой товар отправляется сразу на склад брака, и списывается с остатков ТТ. Правильное движение, перемещение товара и оформление сопутствующих документов обеспечит наиболее качественную инвентаризацию.

Инвентаризация материальных ценностей:

Инвентаризация материальных ценностей заключается в проверке их фактического наличия в натуре по местам нахождения или эксплуатации. Она должна производиться при передаче имущества (в аренду, при продаже и т. д.), при преобразовании организации, в случае стихийных бедствий и. др. В действующих организациях она может проводиться один раз в три года, по внутреннему распорядку ОАО «Связной СПб» она проводится раз в месяц.

В ходе инвентаризации устанавливают соответствие между учетными данными и фактическим наличием материальных ценностей, определяют их комплектность, техническое состояние, степень использования по назначению.

Для проведения этой работы приказом (распоряжением) по организации создается инвентаризационная комиссия. До начала инвентаризации проверяют наличие и состояние инвентарных карточек (книг), технических паспортов или другой технической документации, документов на сданные и принятые в аренду объекты, подготавливают необходимую документацию (бланки, формы актов, инвентарных описей и т. п.), уточняют перечень материальных ценностей и основных средств по местам нахождения. Члены комиссии в присутствии должностных лиц и материально ответственных лиц, руководителей салонов, осматривают объекты основных средств и фиксируют в инвентарных описях их фактическое наличие по наименованиям, назначению и инвентарным номерам, а также сверяют наличие материальных ценностей. Отдельно записывают выявленные при инвентаризации неучтенные объекты, а так же непригодные для эксплуатации и восстановления материальные ценности. Объекты, не числящиеся в учете, отражаются в описи по восстановительной стоимости с учетом рыночных цен. Величину их изношенности комиссия определяет по фактическому состоянию объекта в процентах от установленной стоимости. Одновременно выявляется, когда и по чьему распоряжению возведены или приобретены неучтенные объекты, куда списаны соответствующие затраты. При инвентаризации выявляются расхождения учетных данных и фактических, все расхождения вносятся в протокол, акты и инвентаризационные описи.

Акты и инвентаризационные описи подписывают члены комиссии и материально ответственные лица.

Инвентаризационные описи представляются в бухгалтерию для внесения изменений и уточнений в инвентарные карточки, сводные ведомости и другие регистры по учету основных средств. В итоге составляют общую по организации сличительную ведомость результатов инвентаризации.

При выявлении недостачи или излишка объектов основных средств к инвентаризационным описям прилагают объяснения материально ответственных лиц. На основании этих объяснений принимается решение о порядке удержания сумм за недостачи. Излишки основных средств, независимо от причин их образования, приходуются.

Наличие недостач основных средств при том, что невозможно определить виновных, — своеобразный брак в работе организации. Чтобы его не допустить, нужно определить лиц, ответственных за сохранность и правильное использование основных средств по местам их нахождения, периодически проводить выборочную инвентаризацию и т. п.

Заключение

по результатам инвентаризации, предложения и решения инвентаризационной комиссии оформляют соответствующим протоколом, который утверждается руководителем организации.

Таким образом:

· догруз представляет собой доставку товара на торговые точки и вывоз товара, предназначенного для продажи, по разным причинам (брак, экспертиза (ремонт), резерв), при правильном оформлении сопутствующих документов (приходная накладная, накладная на перемещение (товарно-транспортная накладная (ттн)).

· Продажа — это передача товара физическому или юридическому лицу в пользование, после демонстрации этого товара, сопровождающаяся пробитием чека, оформлением товарного чека и расходной накладной. Возврат товара — это передача товара от покупателя сотруднику ТТ, для дальнейшего его оформления на склад экспертизы или брака, с оформлением приходной, расходной и товарно-транспортной накладной.

· Внутреннее перемещение товара — это перемещение товара с точки на другую торговую точку через склад резерва, с оформлением расходной накладной и ттн.

· Инвентаризация основных средств заключается в проверке их фактического наличия в натуре по местам нахождения или эксплуатации. В ходе инвентаризации устанавливают соответствие между учетными данными и фактическим наличием основных средств, определяют их комплектность, техническое состояние, степень использования по назначению. За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ, увеличиваются возможности сотрудника, кроме того, повышается качество и эффективность работы этого звена учёта.

При всех перечисленных перемещениях движениях товара очень важно правильное оформление документов, наличие на них данных, носящих информационный характер, то есть данные о клиенте, о продавце, о менеджере, юридические адреса, счета, перечень товара, количество, цена, сумма. Поэтому очень важно, что бы в разрабатываемой информационной системе выводились на печать все необходимые отчеты и накладные, что бы освободившееся время от рутинных работ могло быть с пользой использовано для работы другого характера.

2.2 Используемые документы

Расходная накладная применяется для учета расхода/продажи материальных ценностей внутри организации. Она хранится на складе и используется для складского учета. Ее удобно оформлять при расходе/продаже со склада большого количества материальных ценностей. Форма расходной накладной включает в себя необходимые показатели для складского учета: наименование организации, ее ИНН, наименование склада, а также наименование, единицы измерения, количество и сумму расхода каждого товара и ответственных за его передачу и хранение лиц. (Приложение 1.)

Приходная накладная применяется для учета поступления материальных ценностей внутри организации. Она хранится на складе и используется для складского учета. Ее удобно оформлять при оприходовании на склад большого количества материальных ценностей.

Форма приходной накладной разработана компанией на основе пожеланий пользователей и включает в себя необходимые показатели для складского учета: наименование организации, ее ИНН, наименование склада, а также наименование, единицы измерения, количество и сумму поступления каждого товара и ответственных его за передачу и хранение лиц. (Приложение 2.)

Товарный чек — это документ, подтверждающий факт приобретения данного товара у данного продавца в целях защиты прав потребителей и (или) оправдательный документ, использующийся совместно с кассовым чеком ККМ, в целях подтверждения обоснованности расходов и содержащий в общем случае сведения о продавце, наименование товара, дату продажи, артикул, сорт и цену товара, а также подпись лица, непосредственно осуществляющего продажу. (Приложение 3.)

Товарно-транспортная накладная необходима, когда для перевозки товара стороны нанимают автотранспортную организацию. Продавец на основании ТТН списывает товар с баланса в момент установленного договором поставки (купли-продажи) перехода права собственности. Грузоотправитель производит списание товара со своего склада, получатель груза приходует товарно-материальные ценности. Транспортная организация производит расчет стоимости своих услуг. Для водителя грузоперевозчика товарно-транспортная накладная — основание для перевозки груза, необходимое для предъявления сотрудникам органов внутренних дел.

3. Проектирование Базы Данных

3.1 Краткая характеристика СУБД Microsoft Access

Приложение Microsoft Access является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционными базами данных (СУБД). Система управления базами данных предоставляет нам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать задачи и с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблона. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access.

База данных — это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.

Access — мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют добавлять новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются от программ электронных таблиц (Excel), которые могут эмулировать некоторые функции баз данных. Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:

· СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы;

· СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно;

· СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц;

Access — мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase. Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы (Word), электронные таблицы (Excel), презентации (PowerPoint). С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer, Netscape Navigator, и др.

Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

Определение (задание структуры) данных.

Во время работы с документом или электронной таблицей мы обычно полностью свободны в определении содержимого документа или каждой ячейки таблицы. В текстовом редакторе такая гибкость необходима для того, чтобы поместить ту или иную информацию в нужное место на странице, а в электронной таблице мы должны иметь возможность хранить исходные данные, производить необходимые вычисления и представлять результаты в нужном виде. Эта гибкость обеспечивает успешное решение относительно небольших, хорошо сформулированных задач. Но когда электронная таблица содержит несколько сотен строк, а документы состоят из многих страниц, то работать с ними становится довольно трудно. С ростом объема данных вы можете обнаружить, что превышены установленные электронной таблицей или текстовым редактором ограничения на память или же вообще исчерпаны возможности компьютерной системы. Если мы разрабатываете документ или электронную таблицу, которые предназначены для других пользователей, то становится трудно (или даже невозможно) проконтролировать ввод новых и использование уже имеющихся данных. Например, когда в электронной таблице в одной ячейке должна храниться дата, а в другой — денежное поступление, пользователь чисто случайно может их перепутать. Кроме того, если нам понадобится работать не только с цифровой или текстовой информацией, мы можем обнаружить, что наша электронная таблица не может работать с информацией, представленной в виде рисунка или звука.

СУБД позволяет задать типы данных и способы их хранения. Мы также можете задать критерии (условия), которые СУБД будет в дальнейшем использовать для обеспечения правильности ввода данных. В самом простом случае условие на значение должно гарантировать, что мы не введем случайно в числовое поле буквенный символ. Другие условия могут определять область или диапазоны допустимых значений ваших данных. В наиболее совершенных системах мы можем задать отношения между совокупностями данных (обычно называемыми таблицами или файлами) и возложить на СУБД обеспечение совместимости или целостности данных. Например, можно заставить систему автоматически проверять отношение введенных заказов к конкретным клиентам.

Microsoft Access предоставляет нам максимальную свободу в задании типа ваших данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы). Мы можем задать также форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и предоставления этих данных при выводе на экран или печать. Для уверенности, что в базе данных хранятся только корректные значения, можно задать условия на значения различной степени сложности.

Обработка данных.

Работа с данными в текстовом редакторе или электронной таблице значительно отличается от работы с данными в СУБД. В документ, подготовленный с помощью текстового процессора, мы можем включить табличные данные и использовать для их обработки ограниченный набор функций. Можно выполнить поиск строки символов в исходном документе, с помощью ОLЕ (Object Linking and Embedding) включить в него таблицы, диаграммы или картинки из других приложений. В электронной таблице некоторые ячейки содержат обеспечивающие нужные вычисления или преобразования формулы, а данные, которые являются для них исходной информацией, мы можем ввести в другие ячейки. Данные из электронной таблицы, созданной для какой-то конкретной цели, очень трудно потом использовать в решении других задач. Чтобы выполнить новую задачу, мы можем организовать связь с данными другой электронной таблицы или использовать ограниченные возможности поиска для копирования выбранного подмножества данных одной из электронных таблиц в другую, которая потребуется нам для решения новой задачи.

СУБД позволяет работать с данными, применяя различные способы. Например, мы можем выполнить поиск информации в отдельной таблице или создать запрос со сложным поиском по нескольким связанным между собой таблицам или файлам. С помощью одной единственной команды можно обновить содержание отдельного поля или нескольких записей. Для чтения и корректировки данных мы можем создать процедуры, использующие функции СУБД. У многих систем имеются развитые возможности для ввода данных и генерации отчетов.

В Microsoft Access для обработки данных некоторых таблиц используется мощный язык SQL (Structured Query Language — Структурированный язык запросов). Используя, мы можем выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. Чтобы заставить Microsoft Access решать наши задачи, нам совершенно не требуется знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц использует однажды заданные вами связи между таблицами. Мы можем сконцентрировать свои усилия на решении информационных проблем, не затрачивая сил на построение сложной системы, которая отслеживает в нашей базе все связи между структурами данных. В Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое возможностями средство графического задания запроса — так называемый «запрос по образцу» (QBE, query by example), которое используется для задания данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, мы можем буквально за секунды построить довольно сложный запрос.

Управление данными.

Электронные таблицы и текстовые документы являются прекрасными средствами для решения так называемых «однопользовательских» задач, но они плохо приспособлены для работы в режиме коллективного пользования. Электронные таблицы также полезны в качестве шаблонов для простых форм ввода информации, но если нам нужно произвести комплексную проверку данных, то здесь их функций явно недостаточно. Электронная таблица хороша в качестве шаблона для счета-фактуры в небольшой фирме. Но если с расширением бизнеса начинает возрастать число сотрудников, вводящих в компьютер заказы, то без базы данных нам не обойтись. Точно так же электронная таблица может использоваться на крупных предприятиях для подготовки сотрудниками отчетов о своих затратах, но для составления общей бухгалтерской отчетности эти сведения все равно должны собираться в базе данных.

В тех случаях, когда возникает необходимость коллективного пользования информацией, настоящая система управления базами данных позволяет защищать информацию от несанкционированного доступа так, что право знакомиться с данными или корректировать их получают только определенные пользователи. Предназначенная для коллективного пользования СУБД имеет средства, не позволяющие нескольким пользователям одновременно корректировать одни и те же данные. Поскольку в Access к данным могут иметь доступ одновременно несколько пользователей, в нем предусмотрены надежные средства зашиты и обеспечения целостности данных. Мы можем заранее указать, какие пользователи или группы пользователей могут иметь доступ к объектам (таблицам, формам, запросам) нашей базы данных. Microsoft Access автоматически обеспечивает защиту данных от одновременной их корректировки разными пользователями. Microsoft Access также опознает и учитывает защитные средства других подсоединенных к нашей базе структур (таких, как базы данных РагаDох, dBASE, и SQL). Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты и диаграммы.

Проектирование реляционной БД заключается в разработке структуры данных, т. е. определении состава таблиц и связей между ними. При этом структура данных должна быть эффективной и обеспечивать:

· Быстрый доступ к данным;

· Отсутствие дублирования (повторения) данных;

· Целостность данных.

Этапы проектирования базы данных:

1. Определение цели создания базы данных;

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных;

3. Определение необходимых в таблице полей;

4. Задание индивидуального значения каждому полю;

5. Определение связей между таблицами;

6. Обновление структуры базы данных;

7. Добавление данных и создание других объектов базы данных.

3.2 Работы с базами данных

С базами данных обычно работают две категории пользователей (проектировщики, пользователи). Задача первых состоит в разработке структуры таблиц базы данных и согласование ее с заказчиком. Кроме таблиц проектировщики разрабатывают и другие объекты базы данных, предназначенные, с одной стороны, для автоматизации работы с базой, а с другой стороны — для ограничения функциональных возможностей работы с базой (если это необходимо из соображений безопасности). Проектировщики не наполняют базу конкретными данными, (заказчик может считать их конфиденциальными и не предоставлять посторонним лицам). Исключение составляет экспериментальное наполнение модельными данными на этапе отладки объектов базы.

Пользователи получают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются ее наполнением и обслуживанием. В общем случае пользователи не имеют средств доступа к управлению структурой базы — только к данным, да и то не ко всем, а к тем, работа с которыми предусмотрена на конкретном рабочем месте.

Соответственно СУБД имеет два режима работы: проектировочный и пользовательский. Первый режим предназначен для создания или изменения структуры базы и создание ее объектов. Во втором режиме происходит использование ранее подготовленных объектов для наполнения базы или получения данных из нее.

В предыдущей главе нами была подробно рассмотрена схема движения товаров, и на основе этого можно определить тот необходимый и достаточный набор данных, на основе которых станет возможным электронный учет обращений клиентов.

Таким образом, можно выделить следующие свойства:

Таблица 1. Ненормализованная таблица основных свойств БД.

Логическое проектирование

Предложенная таблица не может являться законченной базой данных. Сгруппировав данные по сходным признакам получим набор взаимосвязанных таблиц.

Таблица 2. Документы

Таблица 3. Товары

Таблица 4. Группы товаров

Таблица 5. Контагенты

Таблица 6. Персонал

Таблица 7. Кол-во

Разработка схемы данных.

Полученный набор таблиц необходимо связать между собой. Определение связей дает возможность ассоциировать данные с записями из других таблиц. Это необходимо выполнить, для того чтобы исключить дублирование или недостоверность информации. Для связи двух таблиц необходимо определить первичный ключ в родительской таблице и внешний ключ в дочерней. При этом необходимо помнить, что для правильной работы системы недопустимо использование связей типа «многие-ко-многим». Например, таблица Документы связана с таблицей Клиенты. Поскольку в каждом документе может быть только один клиент, а у одного клиента может быть множество документов, то таблица Клиенты будет родительской по отношению к таблице Документы. В качестве первичного ключа выбрано поле Post_id. Т.к. для этого поля тип данных определен как счетчик, то при добавлении записи исключены совпадения значений. Внешним же ключом будет являться поле Post_id из таблицы Документы. В отличие от одноименного поля в таблице Клиенты сюда можно вводить повторяющиеся значения.

Аналогично рассмотренной процедуре определяем связи в остальных таблицах. В таблице 8 дан список связанных таблиц.

Таблица 8. Связи

3.3 Создание таблиц

Важнейшим элементом реляционной модели является таблица. Реляционная модель состоит из взаимосвязанных таблиц. Каждая таблица содержит информацию об объектах одного типа, а совокупность всех таблиц образует единую БД. Таблицы, образующие БД, хранятся в файлах и похожи на отдельные документы или электронные таблицы. Однако в отличие от документов, таблицы БД поддерживают многопользовательский режим доступа, т. е. могут одновременно использоваться несколькими приложениями.

Каждая таблица БД состоит из строк и столбцов и предназначена для хранения данных об однотипных объектах информационной системы. Строка таблицы называется записью (рядом), столбец таблицы — полем (атрибутом). Каждое поле должно иметь уникальное в пределах таблицы имя.

Поле содержит данные одного из допустимых типов, например, строкового, целочисленного или даты. При вводе значения в поле таблицы БД автоматически производится проверка соответствия типа значения и типа поля.

Каждая таблица имеет свою структуру, которую образуют следующие элементы:

· Описание полей;

· Ключи;

· Индексы;

· Ограничения на значения полей;

· Ограничения ссылочной целостности между таблицами;

· Права доступа.

Основу структуры таблицы составляет описание полей, каждая таблица должна иметь хотя бы одно поле.

В диалоговом окне открытой БД можно создать таблицу в режиме конструктора:

Рис.2

Для этого:

1. на вкладке таблицы нужно нажать кнопку «Конструктор таблиц»

В результате открывается окно Конструктора таблиц.

Окно содержит три раздела:

Имя поля — обязательный раздел;

Тип данных — условно-обязательный раздел;

Описание — необязательный раздел.

2. В разделе Имя поля нужно указать имена полей таблицы.

3. В разделе Тип данных необходимо выбрать подходящий тип данных из предлагаемого списка.

Рис.3

4. В нашем примере для полей Наименование товара, страна - производитель, фирма - производитель целесообразно выбрать тип данных Текстовый, для цена товара - денежный.

5. Рассматриваемый пример не имеет смысла при пустых значениях полей Наименование товара, цена, фирма производитель, поэтому для них следует установить значение свойств Обязательное поле - Да, Пустые строки - Нет.

Для поля Номер товара выбираем тип данных Счетчик и делаем это поле ключевым, чтобы связать таблицу «Товары» с другими таблицами.

Ключ представляет комбинацию полей, данные в которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Простой ключ состоит их одного поля, а составной (сложный) — из нескольких полей. Поля, по которым построен ключ, называют ключевыми. В таблице может быть определен только один ключ.

Ключ обеспечивает:

Однозначную идентификацию записей таблицы;

Предотвращение повторения значений ключа;

Ускорение выполнения запросов к БД;

Установление связей между отдельными таблицами БД;

Использование ограничений ссылочной целостности.

После заполнения всех полей и их свойств выходим из режима Конструктора таблиц, сохранив все внесенные изменения. Теперь можно приступать к введению данных в таблицу.

После заполнения всех данных имеем таблицу «Товары» в следующем виде:

Рис.4

Аналогично создаем следующие таблицы: Группы товаров, Документы, Персонал, Контагенты, Кол-во.

3.4 Связь между таблицами

В частном случае БД может состоять из одной таблицы. Однако обычно реляционная модель состоит из взаимосвязанных таблиц. Организация связи (отношений) между таблицами называется связыванием или соединением таблиц.

Связи таблиц могут устанавливаться в следующих вариантах:

· При формировании схемы базы данных путем связывания таблиц создаваемой БД;

· При построении запросов к созданной БД;

· Путем связывания таблицы создаваемой БД с таблицей другой базы данных.

Связывать можно две или несколько таблиц. Отметим, что в реляционных БД могут быть и отдельные таблицы, не связанные ни с одной другой таблицей.

Для связывания таблиц используют поля связи. Поля связи должны быть индексированными. Связь между таблицами определяет отношение подчиненности, при котором одна таблица является главной (родительской, или матером), а вторая — подчиненной (дочерней, или детальной). Саму связь (отношение) называют связь «главный — подчиненный», «родительский — дочерний».

В подчиненной таблице для связи с главной таблицей берется индекс, который также называется внешним ключом. Состав полей этого индекса должен полностью или частично совпадать с составом полей индекса главной таблицы.

Работа со связанными таблицами имеет следующие особенности:

· При изменении (редактировании) поля связи записи главной таблицы нужно соответственно изменять и значения поля связи всех подчиненных таблиц;

· При удалении записи главной таблицы нужно удалять и соответствующие записи в подчиненной таблице (каскадное удаление);

· При добавлении записи в подчиненную таблицу значение ее поля связи должно быть установлено равным значению поля связи главной таблицы.

Ограничения по установке, изменению полей связи и каскадному удалению записей могут быть наложены на таблицы при их создании. Эти ограничения входят в структуру таблицы и действуют для всех приложений, которые выполняют операции с БД.

Связи могут быть:

«один-к-одному» (1:1) — одному значению атрибута, А соответствует одно значение атрибута В;

«один-ко-многим» (1:М) — одному значению атрибута, А соответствует несколько значений атрибута В;

«многие-к-одному» (М:1) — несколько значений атрибута, А соответствует одному значению атрибута В;

«многие-ко-многим» (М: М) — нескольким значениям атрибута, А соответствует несколько значений атрибута В.

Установление связей между таблицами осуществляется при помощи схемы данных. При создании связей должны быть выполнены следующие условия:

Связываемые таблицы должны иметь поля с одинаковым типом данных;

Таблицы должны храниться в одной базе данных;

1. Перед созданием Схемы данных все таблицы должны быть закрыты. Необходимо выбрать вкладку «Работа с базами данных» на ней Схема данных. Появится диалоговая панель Добавление таблицы

Выделенные таблицы будут добавлены в специальное окно — Схема данных.

2. Для связывания следует выделить поле в одной таблице, перетащить и наложить его на соответствующее поле в другой. В нашем случае нужно установить связь между таблицами Клиенты и Документы через поле Post_id.

При этом появляется диалоговое окно Изменение связей (Рис5). В левой части окна указано связываемое поле родительской таблицы, в правой — связываемое поле дочерней таблицы. При необходимости их можно изменить, щелкнув по стрелке прокрутки и затем выбрав желаемое значение. Флажок Обеспечение целостности данных задает условие — каждой записи одной из связанных таблиц строго соответствуют записи другой связанной таблицы.

Еще два флажка определяют режимы обновления и удаления полей:

Каскадное обновление связанных полей — устанавливает условие изменения значений поля дочерней таблицы в соответствии с изменениями значений поля родительской;

Каскадное удаление связанных записей — устанавливает условие удаления соответствующей записи в дочерней таблице в случае удаления записи из родительской.

Рис. 5. Окно Изменение связей

В области Тип отношения отображается тип отношения, которое устанавливается между таблицами (один-к-одному или один-ко-многим).