Разработка базы данных учёта товаров на предприятии розничной торговли

Дипломная работа

На тему: «Разработка базы данных учёта товаров на предприятии розничной торговли»

Специальность: 80 801.65 — Прикладная информатика в экономике

база данные учет товар услуга

• Введение
• 1. Анализ предметной области
• 1.1 История ООО «Евросеть»
• 1.2 Экономическая сущность задач учета складских операций
• 1.3 Существующая система учёта
• 1.4 Выписки из правовых документов по продаже непродовольственных товаров
• 1.5 Документирование
• 1.6 Товары. Товарооборот. Источник поступления товаров на торговые предприятия
• 1.7 Документальное оформление приёмки товаров по сопроводительным документам
• 1.8 Выводы по главе «Анализ предметной области»
• 2. Проектирование модели
• 2.1 Среда создания базы данных
• 2.2 Этапы проектирования базы данных
• 2.3 Свойства данных
• 2.4 Логическое построение базы данных
• 2.5 Схема данных
• 2.6 Выводы по главе «Проектирование модели»
• 3. Разработка приложения
• 3.1 Таблицы приложения
• 3.2 Создание запросов
• 3.3 Создание форм
• 3.4 Создание отчетов
• 3.5 Парольная защита
• Заключение
• Список литературы
• ВВЕДЕНИЕ
• Торговля — огромная отрасль народного хозяйства, в эту сферу вовлечено практически всё население страны либо в качестве продавцов, либо в качестве покупателей. Под торговлей мы понимаем хозяйственную деятельность по обороту, куплей и продаже товаров. Причём в качестве и продавцов, и покупателей могут выступать юридические лица, индивидуальные предприниматели и физические лица без регистрации в качестве предпринимателей. 8]
• На сегодняшней день существует большое многообразие предприятий розничной торговли. Розничная торговля является важнейшей отраслью хозяйственной деятельности. Основным показателем работы торговых предприятий является розничный товарооборот. В сфере розничной торговли заканчивается процесс обращения товаров, и они переходят в сферу личного потребления.
• Стоит вопрос о создании специализированной базы данных для учёта товаров в магазинах розничной торговли, так как работа с бумажными носителями затруднительна и не эффективна. Во время прохождения производственной практики в слоне связи «Евросеть», мне представилась возможность ознакомиться с данной проблемой и было принято решение создание базы данных для учёта товаров на данном предприятии.
• Целью данной дипломной работы является создание базы данных для ведения учёта товаров и услуг на предприятиях розничной торговли на примере компании «Евросеть СПБ».
• Идея создания этой программы появилась во время прохождения производственной практики в салоне связи «Евросеть». Компания Евросеть большая и быстро развивающаяся компания, в неё входят большое количество различных подразделений в связи с чем существует проблема выверки товара, в конкретных подразделениях. Поэтому была поставлена цель: разработать программу, используя которую сотрудники конкретных подразделений смогли бы сократить время и облегчить процесс выверки товара с бухгалтером. Для этого в каждом подразделении будет своя резервная база данных, где будет учитываться только их товар.
• В настоящее время на рынке программного обеспечения существует множество различных коммерческих программных продуктов, позволяющих вести учёт товаров на предприятии. Такие программные продукты не универсальны, не возможно найти такой, который бы полностью удовлетворял заказчика. Учёт на каждом предприятии отличается своей спецификой. А переделка готового коммерческого продукта под конкретное предприятие обойдётся намного дороже, чем написание нового. На данный момент существует множество программных пакетов, с помощью которых возможно разрабатывать и создавать базы данных, но наиболее распространенным является Microsoft Access. Его широкое применение в разработках баз данных произошло не только из-за того, что он входит, в стандартный пакет Microsoft Office, но и из-за его удобства, наглядности, функциональности и простоты использования.
• Таким образом, необходимо создать базу данных, которая бы решала следующие задачи:
• Ш Учёт готовой продукции на складе;
• Ш Возможность изменения номенклатуры товара;
• Ш Отображение ассортимента товаров;
• Ш Отображение контрагентов;
• Ш Учёт операций с товарами по контрагентам;
• Ш Печать необходимых отчётных документов.
• 1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 История ООО «Евросеть»

" Евросеть" - крупнейшая компания, работающая на рынке сотового ритейла и ведущий дилер крупнейших операторов связи.

Основными направлениями деятельности компании является осуществление розничной торговли сотовыми телефонами, цифровыми фотоаппаратами, телефонами DECT, CD и MP3-плеерами, аксессуарами, подключение к операторам связи в России, работа с московскими и региональными дилерами, и оказание информационных услуг клиентам

«Евросеть» была основана в 1997 г. российскими предпринимателями Тимуром Артемьевым и Евгением Чичваркиным, и первая ее розничная торговая точка открылась в Москве 2 апреля 1997 г. В период между 1997 и 1999 гг. «Евросеть» открыла еще 5 магазинов, а затем развернула первую крупномасштабную рекламную кампанию с целью ускорения развития своей сети в Москве. Вслед за первой кампанией в 2000 г. была введена политика конкурентных низких цен. В 2003 г. Группа начала расширять свою деятельность, продвигаясь в российские регионы, и в 2003 г. открыла 117 розничных торговых точек в Москве и других регионах России (по сравнению с 94 точками в 2002 г.).

В 2004 г. Группа диверсифицировала свою деятельность, перестав ограничиваться продажами сотовых телефонов, и расширила ассортимент предлагаемой ею продукции, включив в него цифровые фотоаппараты, CD-плееры и MP3-плееры и телефоны DECT. В течение 2004 г. «Евросеть» открыла свыше 800 торговых точек в России, а также свои первые торговые точки в Казахстане и Украине.

В 2001;2004 гг. «Евросеть» достигла ряда договоренностей с компаниями LG, Motorola, Samsung, Sony-Ericsson, Sagem, Philips, Pantech, а в январе 2005 г. — с фирмой Nokia, и в результате она предлагает широкий ассортимент продукции указанных производителей.

Коммерческая деятельность компании «Евросеть» носит централизованный и вертикально-интегрированный характер, и за ней осуществляется постоянный и строгий контроль из Москвы (где расположена управляющая компания). Централизованная модель ведения коммерческой деятельности обеспечивает жесткий контроль за всеми корпоративными решениями по операционным, финансовым и инвестиционным вопросам.

В феврале 2008 г. на торжественной церемонии награждения победителей премии «HR-бренд 2007», состоявшейся в московском театре Et Cetera, были объявлены лучшие работодатели по итогам 2007 года. Премия вручалась в 19 номинациях и отмечала достижения в построении HR-брендов и развитии корпоративной культуры в различных отраслях российской экономики. Компания «Евросеть» стала обладателем ГранПри «Розничные и ресторанные сети».

В 2004 и 2005 годах «Евросеть» получала награду — «Брэнд года / EFFIE-2004» и «Брэнд года / EFFIE-2005». В 2004, 2005 и 2006 годах «Евросеть» была удостоена титула «Супербрэнд» в международной программе «Супербрэнды». В 2006 бренд «Евросеть» вошел в рейтинг «Самые ценные бренды России 2006», подготовленном международным агентством Interbrand Zyntzmeyer & Lux AG и журналом «BusinessWeek Россия», где представлены 40 самых дорогих российских брендов. По итогам 2006 года компания «Евросеть» вошла в рейтинг ТОП-250 крупнейших розничных компаний мира, который ежегодно публикует одна из ведущих международных аудиторских и консалтинговых компаний — Deloitte.

«Евросеть» стала единственной российской розничной компанией, представленной в Топ-25 российских компаний по размеру зарубежных активов. В настоящее время компания представлена более 5100 магазинами, расположенными в России, Украине, Белоруссии, Молдавии, Эстонии, Латвии, Литве, Казахстане, Киргизии, Узбекистане и Армении. По результатам 2007 года оборот компании «Евросеть» составил $ 5,61 млрд. Согласно отчету компании Deloitte (14 января 2008), по результатам 2006 года «Евросеть» возглавила список самых динамично развивающихся ритейлеров мира и вошла в рейтинг ТОП-250 крупнейших международных розничных компаний.

1.2 Экономическая сущность задач учета складских операций

Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет — одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

Учет реализации товаров в оптовой торговле осуществляется по мере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов.

Учет товародвижения происходит по следующей схеме:

Основные операции в системе подразделяются на две группы: товарные и расчетно-денежные операции. При выполнении товарных операций, как правило, изменяется количество товаров на складах. К ним относится Продажа товаров, Закупка товаров, Перемещение товаров.

Закупкой товаров занимается отдел снабжения. В его функции также входит поиск новых поставщиков с более выгодными условиями поставки. На основании реальной приходной накладной данные заносятся в компьютер. Данные заносятся в виде документа «Поступление товаров», который хранится и редактируется в таблице Приход. Заносятся по мере поступления товара на склад. От пользователя требуется внимательность при занесении документов. Также приход учитывается и непосредственно на складе кладовщиком, поэтому проконтролировать информацию можно путем сравнения данных со склада и данных по компьютеру, при несоответствии этих данных необходимо будет поднять исходный документ. Закупка производится на основании заявок покупателей, оформленными менеджерами.

В отдел продаж входят менеджеры, которые занимаются непосредственно клиентами. Каждый менеджер имеет свою базу клиентов, с которыми он работает. Он заключает договора, оговаривает сроки, условия поставки и оплаты товара; осуществляет прием заказов от покупателей. Увеличивает свою базу клиентов за счет поиска новых.

Покупатель (юридическое лицо) делает заявку у менеджера на нужную ему продукцию.

Менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии товара на складе резервируется необходимое количество. Если товара нет, то оформляется заявка на поставку, где указывается дата составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки доставки товаров. Оформленная заявка поступает в отдел снабжения, где все заявки сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т. д. и определяется примерная дата поступления товара на склад. Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом. Снабженцы выставляют заявки на товар поставщикам, оплачивают выставленные счета и привозят товар, который поступает на склад фирмы.

После того, как клиент оплатил счет, выставленный ему менеджером, он имеет право приехать за своей продукцией. В течение трех дней после оплаты товар резервируется на складе кладовщиком.

На основании счета выписывается расходная накладная на склад. По этой накладной клиент может получить со склада продукцию, оплаченную им. На складе товар взвешивается или измеряется и в накладной указывается точное количество продукции и заверяется подписью кладовщика. С учетом сделанных пометок выписываются товарная накладная и счет-фактура, на которых потом ставятся подпись и печать.

1.3 Существующая система учёта

В настоящее время в компании Евросеть существует следующий порядок учёта товара. Товар приходит с главного склада находящийся в городе Санкт-Петербург, на данном складе он проверяется, упаковывается в мешки, при этом выгружаются накладные в электронном варианте одновременно в бухгалтерию и на торговую точку. При этом он автоматически списывается с остатков склада. Дальше товар с курьером транспортируется на различные торговые точки. При приезде курьера с товаром старший менеджер салона принимает товар мешки с товаром по реестру пломб, подписывает препроводительные ведомости и товарно-транспортные накладные у курьера. После этого происходит приёмка товара сотрудниками торговой точки. Приемка происходит следующим образом: происходит распаковка мешка, в мешке находятся накладные на перемещение товара и товарно-транспортная накладная. Происходит проверка наличия товара по накладной с фактическим количеством в мешке, одновременно с этим сверяется целостность комплектации товара, целостность упаковки и документации к нему (гарантийный талон, инструкция). Если при приёмке обнаружилось несоответствие накладной и фактического количества, то создается инцидент, который должен исправляться в течении суток со дня его создания. Если же при приемке никаких несоответствий выявлено не было, то сотрудник организации подписывает сопроводительные накладные, одна из которых остаётся на торговой точке, а другая отправляется в офис. После проверки фактического количества проверяется соответствие печатной накладной и электронной выгруженной ранее, и если всё соответствует, то электронная накладная проводиться в базе торговой организации и товар становится на остатки магазина.

В начале каждого месяца бухгалтер высылает на торговую точку остатки товара, числящиеся за ней на конец предыдущего месяца. Сотрудники торговой точки распечатывают присланные в электронном виде остатки и начинают проверять товар по фактическому количеству. После проведения инвентаризации все несоответствия с товаром разбираются вместе с бухгалтером по учёту имущества. Эти несоответствия могут возникать по различным причинам: сбой программы, не проведения накладной одним из складов организации, ошибки при приёме, не правильное проведение документов и т. д. Для того, чтобы проверка и поиск товара был упрощён и направлена создание данной базы данных, которая учитывала фактический приход, расход и всё движение товаров в магазине.

1.4 Выписки из правовых документов по продаже непродовольственных товаров

Средства связи, вычислительная и множительная техника, фотои киноаппаратура, электробытовые приборы, другие технически сложные товары бытового назначения до подачи в торговый зал или к месту выдачи покупки должны пройти предпродажную подготовку, которая включает: распаковку товара, удаление Завадской смазки, пыли, стружек; осмотр товара; проверку комплектности, качества изделия, наличия необходимой информации о товаре и его изготовителе; при необходимости сборку изделия и его наладку. 11]

Образцы предлагаемых для продажи товаров должны быть размещены в торговом зале, иметь оформленные ярлыки с указанием наименования, марки, модели, артикула, цены товара, а также краткие аннотации, содержащие его основные технические характеристики.

По требованию покупателя он должен быть ознакомлен с устройством и действием товаров, которые должны демонстрироваться в собранном, технически исправном состоянии.

Лицо, осуществляющее продажу, по требованию покупателя проверяет в его присутствии качество товара, его комплектность, наличие относящихся к нему документов, правильность цены.

При передаче технически сложных бытовых товаров покупателю одновременно передаются установленные изготовителем товара комплект принадлежностей и документы (технический паспорт или иной заменяющий го документ с указание даты и места продажи, инструкции по эксплуатации и другие документы). 11]

Продавец обязан своевременно в наглядной и доступной форме довести до сведения покупателя необходимую и достоверную информацию о товарах и их изготовителях, обеспечивающую возможность правильного выбора товаров. 10]

Информация в обязательном порядке должна содержать:

· Наименование товара;

· Фирменное наименование (наименование) и место нахождения (юридический адрес) изготовителя товара, место нахождения организации (организаций), уполномоченной изготовителем (продавцом) на принятие претензий от покупателей и производящей ремонт и техническое обслуживание товара;

· Сведения об основных потребительских свойствах товара;

· Обозначение стандартов, обязательным требованиям которых должен соответствовать товар;

· Правила и условия эффективного и безопасного использования товара;

· Гарантийный срок, если он установлен для конкретного товара;

· Срок службы или срок годности, если они установлены для конкретного товара, а также сведения о необходимых действиях покупателя по истечении указанных сроков и возможных последствиях при невыполнении таких действий, если товары по истечении указанных сроков представляют опасность для жизни, здоровья и имущества покупателя или становятся непригодным для использования по назначению;

· Цену и условия приобретения товара.

Если приобретаемый покупателем товар был в употреблении или в нём устранялся недостаток (недостатки), покупателю должна быть предоставлена информация об этом. [11]

Об имеющихся в товаре недостатках продавец должен предупредить покупателя не только в устной, но и в письменной форме (на ярлыке товара, товарном чеке или иным способом). 10]

Реализация товаров осуществляется только в торговом зале, отпуск товаров из подсобных помещений не допускается, так как этим нарушаются «Правила торговли». Подобные нарушения рассматриваются административным законодательством, за них установлена административная ответственность. За более серьёзные нарушения: обсчёт, обвес потребителей (покупателей) — предусмотрена уголовная ответственность. 8]

Согласно Закону РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчётов с населением» все организации должны осуществлять расчёты с населением наличными денежным средствами с применением контрольно-кассовых машин (ККМ).

Торговая организация в своей работе может использовать только те модели ККМ, которые внесены в Государственный реестр ККМ, используемые на территории Российской Федерации. Информация о моделях ККМ, включённых в Госреестр, публикуется в печати.

Торговые организации приобретают ККМ по договору купли-продажи у продавцов ККМ или в центрах технического обслуживания (ЦТО). Затем организация должна заключить договор на техническое обслуживание и ремонт ККМ с ЦТО, в котором приобретена ККМ или которое имеет соответствующий договор с продавцом ККМ. Проводить работы, связанные с распаковкой ККМ от заводской упаковки, можно только в присутствии представителей ЦТО. 8]

Предприятие, осуществляющее расчёты с населением при помощи ККМ, должно в обязательном порядке выдавать покупателю чек, подтверждающий приём от него наличных денег.

Получение наличных денег без применения ККМ может быть подтверждено выпиской товарного чека.

Безусловно, приём наличных денег от покупателей с использованием ККМ является самой прогрессивной формой расчёта. Она обеспечивает неукоснительный контроль за движением денежных средств, за получение денежной выручки. Кроме того, такой расчёт ускоряет подсчёт стоимости покупки, сокращает время затрачиваемое на покупку, то есть экономит время покупателя, облегчает работу торговых работников, повышает культуру торговли, культуру обслуживания. 8]

Нарушение требований действующего законодательства при применении ККМ влечёт за собой достаточно жёсткие меры наказания. На данный момент применяются следующие штрафные санкции:

· Невыдача чека или выдача чека с суммой ниже уплаченной наказывается штрафом в размере 10 минимальных заработных плат, но не менее 20% от стоимости покупки;

· Если отсутствует ценник на продаваемый товар, закон устанавливает штраф в 100 минимальных заработных плат;

· В случае ведения денежных расчётов с покупателями без применения ККМ применяется штраф в размере 350 минимальных заработных плат;

· Использование неисправных ККМ подвергается штрафу в 200 минимальных заработных плат. 8]

Торговая организация обязана выдать покупателю кассовый чек или вкладной (подкладной) документ вместе с покупкой. На чеке или вкладном документе должны отражаться следующие реквизиты:

· Наименование организации;

· ИНН (идентификационный номер) организации-налогоплательщика;

· Заводской номер контрольно — кассовой машины;

· Порядковый номер чека;

· Дата и время покупки;

· Стоимость покупки;

· Признак фискального режима. 8]

Кассир-операционист или продавец определяет общую сумму покупки по показанию индикатора кассовой машины или с помощью счётных устройств и получает от покупателя деньги в следующем порядке:

· Четко называет сумму полученных денег;

· Печатает чек на ККМ;

· Называет сумму причитающейся сдачи и выдаёт её вместе с чеком.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара с помощью штампов или путём надрыва в установленных местах.

Все чеки, пробитые на ККМ в течении смены и не выданные покупателям (снятие показаний в начале и в конце рабочего дня, нулевые чеки, полученные при проверке работы печатающего механизма), должны быть сданы вместе с кассовым отчётом.

1.5 Документирование

Хозяйственная деятельность торговых предприятий и организаций складывается из большого числа различных по содержанию финансово-хозяйственных операций, которые и отражаются в различных документах. 8]

В торговые предприятия ежедневно поступает масса товаров, тары, огромное количество денежных средств; идёт практически непрерывный процесс реализации товаров, совершаются уценки, переоценки материальных ценностей и буквально каждый шаг, каждая операция, каждое действие или явление отражается в определённом документе. [8]

Слово «документ» происходит от латинского documentum — доказательство. Под термином «документ» следует понимать письменное доказательство, свидетельство. Записи в счетах бухгалтерского учёта основываются на документах. Бухгалтерский документ является письменным подтверждением права совершения или действительного совершения хозяйственной операции.

Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения.

Таким образом, документация — это одна из отличительных особенностей бухгалтерского учёта, в котором все записи производятся только на основании полноценных документов. [8]

Документирование осуществляется на основании первичных документов: товарно-транспортных накладных, счетов, счетовфактур, накладных и так далее. Именно первичные документы являются основанием для регистрации финансовохозяйственных операций в учёте, обосновывают его правильность и придают ему юридическую силу. С формой и правилами их заполнения можно ознакомиться в «Положении о документах, о документообороте в бухгалтерском учёте» от 29.07.1983 г.№ 105.

Документ — это письменное свидетельство совершения какого-либо действия либо права на его совершение. Документ — это единственное законное основание для записей в учёте, для осуществления бухгалтерского учёта. 8]

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и заполняться в момент совершения операции, а если это невозможно, то по окончании операции.

Существуют особые требования по заполнению документов: они должны быть оформлены надлежащим образом, содержать исчерпывающие сведения о совершении того или иного действия, той или иной операции.

Основными требованиями являются:

· Своевременность заполнения;

· Реальность и достоверность записей. 8]

Соответствие этим требованиям позволяют вести полный и качественный учёт на торговом предприятии, контролировать сохранность товарно-материальных ценностей. Хорошо организованное ведение документов помогает предупредить правонарушения в торговле. На торговых предприятиях документы являются источниками контроля над поступлением, движением и выбытием товарно-материальных ценностей, за выполнением плана товарооборота, издержками обращения и производственными показателями. На основании документов ведётся анализ хозяйственной деятельности предприятия, осуществляется финансовый контроль, определяется финансовая устойчивость предприятия, его платёжеспособность, вскрываются скрытые резервы, намечаются пути дальнейшей деятельности и перспективного развития. В этом экономическое значение документов.

Форма документов играет важную роль. Удобное размещение реквизитов на бланках, наличие специальных мест для шифровки даёт возможность полностью механизировать учёт на предприятии. Такие способы обработки документов упрощают технику счёта, усиливают контроль над учётом и так далее. [5]

Упрощение счётных работ влечёт за собой рационализацию форм документов путём унификации и стандартизации бланков документов. Унификация предполагает единообразие форм документов, то есть разработку типовых форм бланков для отражения однородных операций (например, кассовые или банковские документы). Унификация документов значительно упрощает работу с ними, облегчает контроль. Стандартизация предполагает создание стандартных по размеру и формату бланков.

Законодательство по бухгалтерскому учёту содержит требования оформлять все хозяйственные операции первичными документами, составленными по унифицированным формам. Эти формы утверждает Госкомстат России. Организация может разработать формы самостоятельно или использовать ведомственные. При этом форма должна быть утверждена приказом руководителя организации. Следует также отметить, что унифицированные формы бланков носят рекомендательный характер. Организация может внести в эти формы дополнительные реквизиты и показатели. Также допускается изменение внешнего вида формы. [8]

1.6 Товары. Товарооборот. Источник поступления товаров на торговые предприятия

Товары в торговых организациях относятся к активам, предназначенным для продажи.

Товары служат частью материально-производственных запасов, которые приобретены или получены от других юридических или физических лиц и предназначены для продажи.

Единица бухгалтерского учёта товарных запасов выбирается торговой организацией самостоятельно. Этот выбор закрепляется в учётной политике. [8]

В общем смысле товарооборот — это обращение товаров, процесс продвижения их от производителя к потребителю.

Различают товарооборот:

· Оптовый — продвижение товаров от производства в розничную торговую сеть;

· Розничный — доведение товаров непосредственно до потребителей.

В свою очередь оптовый товарооборот делится на:

· Складской оборот — продажа товаров со склада торговому посреднику (торговой организации или индивидуальному предпринимателю) для дальнейшей перепродажи или организациям для профессионального использования;

· Транзитный оборот — продажа товаров со склада поставщиков, минуя склады оптовой организации;

· Внутрисистемный оборот — отпуск товаров одной базой другим базам одной и той же оптовой организации.

Хозяйственные связи являются необходимым условием деятельности любого предприятия независимо от вида его деятельности. К поставщикам относятся предприятия, предоставляющие товары, материалы, а также оказывающие услуги. Основным источником поступления товаров на различные торговые предприятия являются предприятия — изготовители (заводы, фабрики, организации потребительской кооперации и др.), а также бытовые предприятия — базы и склады. [8]

Кроме того, в условиях рыночной экономики поставщиками товаров становятся такие предприятия, как оптовые магазины (магазин — магазину), а также частные производители.

Доставка грузов может осуществляться практически всеми видами транспорта: железной дорогой, воздушным и водным транспортом. Но всё-аки основным видом транспортировки грузов остаются автоперевозки.

В магазины компании «Евросеть» товар доставляется собственной курьерской службой, со склада предприятия. В салон находящийся в городе Тихвине доставляется со склада расположенного в городе Санкт-Петербург. Закупает товар компания «Евросеть» работая непосредственно с фирмами-производителями напрямую (без посредников), что позволяет экономить на закупке товара и говорить о качестве продукции.

Основной задачей любого предприятия торговли, независимо от формы собственности, является наиболее полное удовлетворение потребностей потребителей, в связи с чем поддержание нужного ассортимента, его систематическое пополнение и обновление должны стать чётко отработанной системой. [8]

Для своевременно обеспечения магазинов товарами предприятия вступают в договорные отношения с предприятиями-поставщиками путём оформления заявок, заказов.

1.7 Документальное оформление приёмки товаров по сопроводительным документам

Основными элементами производственного процесса в торговой деятельности являются:

· Приемка товаров;

· Хранение товаров;

· Отпуск (продажа) товаров покупателям.

Правила документального оформления приемки, хранения и отпуска товаров установлены Методическими рекомендациями по учёту и оформлению операций приёма, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утверждёнными письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96 г. № 1−794/32−5. [8]

При продаже товаров розничная торговая организация должна руководствоваться также Законом РФ от 07.09.92 г. № 2300−1 «О защите прав потребителей». Правила продажи некоторых видов товаров утверждены Постановлением Правительства РФ от 19.01.98 г. № 55.

Своевременный и правильный учёт товаров, поступающих на торговые предприятия, сопровождается оформлением соответствующих документов.

Поставщики, отпуская товар, выписываются, соответствующие сопроводительные (товаросопроводительные) документы, каковыми в каждом конкретном случае являются счета, счета-фактуры, накладные, товарнотранспортные и железнодорожные накладные и пр., которые поступают на торговые предприятия одновременно с товарами. Само название (сопроводительные) говорит за себя, что эти документы сопровождают товары в пути следования от поставщика к покупателю (торговому предприятию). Все они имеют свою форму и обязательные реквизиты. По этим документам проверяют соответствие количества и качества, фактически поступивших товаров количеству и качеству товаров по документам поставщиков. [8]

Рассмотрим основные виды товаросопроводительных документов, сопровождающих движение товара от поставщика к потребителю.

1.7.1 Накладная

На торговых предприятиях накладные выступают как приходными, так и расходными документами. Накладные выписываются материально ответственными лицами при отпуске товаров со складов, баз, либо в бухгалтерии предприятий — поставщиков. Наряду с другими первичными документами накладная служит основанием для отражения выбытия и поступления товаров в учёте на торговом предприятии. [8]

В накладной указываются дата выписки, наименование поставщика и покупателя, наименование и сокращённое описание товара, его количество, цена за единицу и общая сумма (в том числе прописью) выделению цифрами и с указание НДС. Это необходимо для того, чтобы впоследствии иметь возможность предъявить сумму НДС в бюджет.

Накладная подписывается сдающей и принимающей сторонами, при наличии печати — заверяется печатью, при наличии штампа — штампом магазина, склада базы, равно как сдающей, так и получающей стороны.

Количество экземпляров выписывается, как правило, в количестве 2−4 штук. Количество зависит от специфики деятельности торгового предприятия, но лучше выписывать 4 штуки, каждой из сторон предназначено по 2 экземпляра (1-й — у материально ответственного лица, 2-й сдается в бухгалтерию). [8]

1.7.2 Счёт-фактура

Все предприятия поставщики — плательщики налога на добавленную стоимость (НДС) с января 1997 года обязаны составлять счета-фактуры на реализацию своей продукции в соответствии с Указом Президента и постановлением Правительства РФ «Порядок ведения журналов учёта счетовфактур при расчётах по налогу на добавленную стоимость» № 914 от 29.07.96 г. Другими словами, каждая отгрузка товара оформляется составлением счета-фактуры и регистрацией его в книге продаж и книге покупок. [8]

Счет-фактура составляется предприятием-поставщиком на имя предприятия — покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее 10 дней с даты отгрузки товара или предоплаты (аванса) предоставляется поставщиком покупателю и даёт право на зачет (возмещение) сумм налога на добавленную стоимость в порядке, установленным Законом Российской Федерации.

Копия счета-фактуры (второй экземпляр) остаётся у предприятияпоставщика, отражается в книге продаж, начисляется НДС.

День передачи товарораспорядительного документа (счета-фактуры) поставщиком получателю считается датой отгрузки. В счете-фактуре должны быть указаны следующие реквизиты:

· Порядковый номер счета-фактуры;

· Наименование и ИНН поставщика;

· Наименование получателя товара;

· Наименование товара;

· Цена (стоимостное выражение) товара;

· Сумма НДС;

· Дата предоставление счета-фактуры.

Счета-фактуры подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером, а также материально ответственным лицом, отпускающим товар, подписью скрепляются печатью предприятия — поставщика.

Сторона, получающая товар по счетам-фактур, в свою очередь подписывает данный документ.

Существуют определённые требования к оформлению счетов-фактур. Допущенные исправления заверяются подписью руководителя, датой исправления и печатью. Не допускаются помарки, подчистки. Заполняются счета-фактуры, как от руки, так и на пишущих машинках, компьютерах.

При реализации товаров за наличный расчет предприятиями розничной торговли вышеупомянутые требования Указа Президента и Постановления Правительства РФ будут считаться исполненными в соответствии с правилами, если продавец выдал покупателю кассовый чек, отражающий следующие обязательные реквизиты:

· Наименование предприятия-продавца;

· Тип и номер кассового аппарата;

· Дату выдачи чека;

· Номер чека;

· Цену продаваемого товара с НДС. [8]

1.8 Выводы по главе «Анализ предметной области»

Подводя итоги вышесказанного можно сказать, что на примере компании «Евросеть» видно, что компании розничной торговли (предпринимательства) развиваются достаточно динамично, товар постоянно совершенствуется, а это значит, что ассортимент может меняться достаточно быстро, и постоянно увеличиваться в количественном выражении. Вся деятельность компании регламентируется законами и постановлениями правительства РФ. Отчётность играет довольно важную роль в любой компании особенно в компаниях розничной торговли, где всё движение товара отображается в первичной документации. Продажа продукции и получение прибыли — одна из основных целей предприятия, поэтому учёт товарооборота — ключевая задача будущей программы.

Разработку базы данных лучше выполнять при помощи MS Access. Это удобная среда для разработки баз данных, позволяющая не только сконструировать систему хранения информации, но и создать удобный интерфейс для работы с базой, а также организовать выпуск необходимой печатной документации. К тому же разрабатывать программные продукты на основе имеющихся знаний о предметной области и MS Access довольно легко, так как здесь нам помогают визуальные методы программирования и встроенные мастера на каждом этапе создания программы.

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ МОДЕЛИ

2.1 Среда создания базы данных

Access — это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД).Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учёт планирование и тому подобное). С помощью Access можно разрабатывать приложения и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчётов. [7]

Access — мощное приложение Windows; впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Поскольку оба эти продукта — детища компании Microsoft, они прекрасно взаимодействуют между собой. Система Access работает под управлением Windows, так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows и Access и наоборот; можно создать проект формы в Access и вставить его в конструктор форм. [3]

С помощью объектов OLE (Object Linking and Embeddingсвязывание и внедрение объектов) в Windows и компонентах Microsoft Office (Excel, Word, Power Point и Outlook) можно превратить Access в настоящую операционную среду баз данных. С помощью новых расширений для Internet можно создавать формы, которые будут напрямую взаимодействовать с данными из Word Wide Web, и транслировать их в представление на языке HTML, обеспечивающее работу такими продуктами, как Internet Explorer и Netscape Navigator. [3]

При всем этом Access — не просто СУБД. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько и таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на сервере. С другой стороны можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBASE. Полученные результаты можно быстро и легко связать и объединить с данными из электронных таблиц Excel. Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые между собой Access и Word, Excel и PowerPoint. [3]

Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В её состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчётов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими де мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. [7]

Мощность и доступность Access делают эту систему лучшей СУБД из представленных сегодня на рынке. [7]

2.1.1Что же предлагает Access: Настоящая реляционная модель баз данных

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблица в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе: текстовый, числовой, счётчик, денежный, дата/время, МЕМО и логический. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений. [2]

Реляционная обработка данных в Access за счёт гибкой архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. При этом Access может использоваться как автономная СУБД в режиме файл — сервера или клиентского компонента таких продуктов, как SQLServer. [2]

В системе Access предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп. [2]

2.1.2 Мастера и конструкторы

Мастер (Wizard) может превратить часы работы в считанные минуты. Мастера задают наводящие вопросы относительно содержания, стиля и формата создаваемого объекта; затем они автоматически строят нужный объект. В составе Access около ста мастеров, помогающих конструировать базы данных, приложения, таблицы, формы, отчёты, диаграммы, почтовые наклейки, элементы управления и свойства. Допускается даже настройка мастеров для решения разных задач. [4]

2.1.3 Формы и отчёты WYSIWYG

Окна конструкторов форм и отчётов имеют одинаковый интерфейс и предоставляют пользователю много возможностей. Форма или отчёт конструируются по принципу WYSIWYG (What You See Is What You Get — что видишь, то и получишь). Добавляя очередной элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая форма. [4]

В формы и отчёты можно включать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники, а также оформлять их, выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые рисунки и диаграммы. При этом все параметры представления данных остаются полностью подконтрольными пользователю. Формы могут занимать много страниц, а в отчётах может быть предусмотрено много уровней группировки данных и подведения итогов. [4]

Формы и отчёты можно просматривать в режиме предварительного просмотра, обеспечивая наглядность путем изменения масштаба. В режиме конструирования отчёт можно просматривать с фиктивными данными, чтобы не дожидаться обработки большого реального файла. [4]

Конструирование отчётов — очень мощное средство, допускающее использовать до десяти уровней группировки и сортировки. Благодаря ему существует возможность создания отчётов, демонстрирующих процентные и итоговые показатели, получить которые возможно лишь за два прохода. Допускается создание многих типов отчётов, которые включают почтовые наклейки и списки рассылки почты. [4]

2.1.4 Многотабличные запросы и отношения

Одна из самых мощных возможностей Access одновременно и является наиболее важной. Отношения позволяют связать таблицы графически. Можно даже связывать таблицы, представляющие файлы разных типов (например таблицу Access и таблицу dBASE). После подобного связывания таблицы выступают уже как одно целое, и теперь можно строить запросы применительно к любым данным в них. Можно выбирать конкретные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии отбора нужных записей. Можно отображать результаты выполнения запроса в виде таблицы, формы или отчёта. От пользователей не требуется предварительной установки связи: вместо этого достаточно войти в конструктор запросов (например, когда требуется построить определённый отчёт). [4]

Запросы применяются и в других случаях. Можно создавать запросы, которые обеспечивают вычисление итогов, отображение сгруппированных и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаление записей и добавление одной таблицы к другой. [2]

2.1.5 Возможности DDE и OLE

С помощью DDE (Dynamic Data Exchange — динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) в формы и отчёты Access можно добавлять всевозможные новые объекты. Такими объектами могут быть звук, рисунки, диаграммы и даже видеоклипы. Можно внедрять объекты OLE (например, растровые изображения) или документы текстовых процессов (Word или WordPerfect) или устанавливать связи с электронными таблицами Excel. Связывая эти объекты со своей базой данных, пользователь может создавать динамические формы и отчёты, а также использовать одну и ту же информацию в разных приложениях Windows. [4]

2.1.6 Доступ к Internet

В Access предусмотрены все возможности, обеспечивающие связь приложения с Internet. Одним щелчком кнопкой мыши можно сохранить таблицы, запросы, формы и отчёты в формате HTML. Соответствующий мастер позволяет даже новичку перенести коды HTML из объекта на Web — страницу, делая их доступным для пользования всем, кто путешествует по Internet. Гиперссылки позволяют получать доступ к данным, которые размещены на Web — странице, прямо из форм Access. [4]

Многие считают, что размещение данных на web-страницах должно осуществляться web-администраторами. Access с полной определённостью доказывает, что эта операция может быть с успехом выполнена любым пользователем. А поможет ему в этом мастер размещения на Web — странице, обеспечивающий преобразование выбранных объектов базы данных в формат HTML и перенос их уже в таком виде на Web — страницу. С помощью этого мастера можно создать статические, либо динамические страницы, перенести их на Web — сервер, создать свою начальную страницу и даже использовать шаблоны для получения стандартного внешнего вида всех HTML — страниц. [4]

2.1.7 Встроенные функции

Access содержит свыше ста функций (небольших встроенных программ, которые в результате выполнения возвращают значение), выполняющих множество разных задач. Есть функции для манипулирования базами данных, строками, числами в формате даты и времени, математические, деловые и финансовые. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений в формах, отчётах и запросах. [4]

2.1.8 Макросы: программирование без программирования

Для людей не умеющих, или не желающих программировать в Access предусмотрены макросы. Они позволяют автоматизировать выполнение некоторых задач. Около пятидесяти макросов дают возможность манипулировать данными, создавать меню и диалоговые окна, открывать формы и отчёты, словом, автоматизировать выполнение практически любой задачи. С помощью макросов можно решить порядка 90% задач обработки данных. [4]

2.1.9 Модули: Visual Basic for Application программирование без данных

Access — это серьёзная среда разработки приложений с полнофункциональным языком программирования. Язык VBA реализует объктно — ориентированный подход к программированию и позволяет программисту делать практически всё, что только можно себе представить Он является полностью расширяемым и поддерживает процедуры API в любых динамических библиотеках (DDL) операционной системы Windows. [4]

Полнофункциональная среда разработки поддерживает множество мощных современных возможностей: многооконный режим для редактирования и отладки, автоматическую проверку синтаксиса, контрольные точки, пошаговое выполнение и даже синтаксическую справку, отображающих на экране варианты видимых команд. [2]

2.1.10 Информация для пользователей электронных таблиц

По сути дела, режим ввода данных в Access соответствует режиму ввода данных в формате Excel. Нужно просто ввести данные и определить заголовки столбцов; всё остальное Access сделает автоматически. [4]

Как и в Excel, в Access предусмотрен мастер свободных таблиц; информацию из баз данных Access можно легко переносить в Access. Базы данных Access можно связывать с таблицами Excel. В обоих продуктах можно создавать запросы и выполнять сортировку, используя один и тот же интерфейс. [4]

2.2 Этапы проектирования базы данных

Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных. [2]

Этапы проектирования базы данных.

Определить цель создания базы данных, основные её функции и информацию, которую она должна содержать. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать.

Разработать на бумаге структуру таблиц, которые должна содержать база данных. При проектировании таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определённая информация хранится только в одной таблице, то и изменять её придётся только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться номера и телефоны клиентов. [2]

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблиц. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении записи информация о клиенте осталась в базе данных. [2]

Определить необходимые в таблице поля. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, расчётным счетом, номером телефона. При разработке полей для каждой таблице необходимо помнить:

Каждое поле должно быть связано с темой таблицы;

Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

В таблице должна присутствовать вся необходимая информация;

Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поле «Имя» и «Фамилия», а не общее поля «Имя»).

Задать ключевое поле. Для того чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом. [3]

Определить связи между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами. [3]

Ещё раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочёты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными. [3]

Добавить данные и создать другие объекты базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчёты, макросы и модули. [3]

Использовать средства анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую её структуру и связи, а также переделывает её. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, даёт рекомендации по её улучшению, а также осуществляет их. [3]

2.3 Свойства данных

Для создания базы данных необходимо разработать модель, по которой составляется сама база. Для начала, необходимо точно знать, что же должно получиться в конце работы. Конкретные задачи уже поставлены:

Ш Учёт готовой продукции на складе;

Ш Возможность изменения номенклатуры товара;

Ш Отображение ассортимента товаров;

Ш Отображение контрагентов;

Ш Учёт операций с товарами по контрагентам;

Ш Печать необходимых отчётных документов.

Теперь уже можно моделировать таблицу свойств данных, которые будут использоваться в таблицах базы. Необходимо указать, какими будут эти данные, то есть их тип, как они будут обозначаться в самой базе, чтобы в последующем, во время составления самой базы данных не возникло путаницы в обозначениях, что может привести к некорректной работе, или, в крайнем случае, к увеличению времени составления базы данных, что тоже не желательно.