База данных «Страховая компания»

СОДЕРЖАНИЕ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ СОКРАЩЕНИЙ ВВЕДЕНИЕ

1. ОБЗОР ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В СТРАХОВАНИИ

1.1 Описание предметной области

1.2 Роль и основные принципы страхования

1.3 Применение информационных систем в страховании

1.4 Основные понятия БД

1.5 Состав и функции СУБД

1.6 Свойство полей БД

1.7 Объекты Access

2. ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ ОСОБЕННОСТЬ НАЦИОНАЛЬНОЙ СТРАХОВОЙ ГРУППЫ

2.1 Анализ страховой компании

2.2 Моделирование условной практической ситуации

2.2.1 Заключение договора

2.2.2 Страховой случай

3. РЕАЛИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ В СТРАХОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

3.1 Назначение и функции программной системы

3.2 Создание таблиц

3.3 Связывание таблиц

3.4 Запросы

3.5 Формы

3.6 Отчеты ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ПРИЛОЖЕНИЯ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ СОКРАЩЕНИЙ БД — база данных;

ИНН — индивидуальный номер налогоплательщика;

КАСКО — комплексное автомобильное страхование, кроме ответственности;

ЭВМ — электронно-вычислительная машина;

АРМ — автоматизированное рабочее место;

ПЭВМ — персональная электронно-вычислительная машина;

СУБД — система управления с базами данных;

РСУБД ;

ЯОД — язык описания данных;

ЯМД — язык манипулирование данных;

СПО — средства подготовки отчетов;

СОАО «НСГ» — страховое открытое акционерное общество «Национальная Страховая Группа»;

ВСС — всероссийский союз страхования.

ВВЕДЕНИЕ

В России страхование, как и вся экономическая система, находится в состоянии реформирования. Страхование — это развивающаяся отрасль, опирающаяся на огромный, практически неосвоенный рынок, имеющий в России большое будущее. Основанием для такого прогноза является то, что во многих развитых странах мира страховые компании по своей мощности и размерам концентрируемого в них капитала стоят наравне с банками и являются важной отраслью финансового сектора экономики.

Роль страхования в современной экономике обусловлена выполняемой страхованием функцией финансового стабилизатора развития экономики, который, с одной стороны, позволяет субъектам экономики компенсировать ущербы, наступающие вследствие неизбежных случайных событий, а с другой стороны, накапливать финансовые ресурсы для инвестиций в народное хозяйство.

Актуальность выбранной темы определяется тем, что в условиях рыночной экономики залогом стабильного развития страховой компании служат её надежная клиентская база и финансовая устойчивость, т. е. базовые условия, при которых возможно эффективное развитие продажи страховых услуг. Именно поэтому проблема совершенствования современной методической базы для обеспечения деятельности менеджмента страховой компании; оперирующего в сфере рисковых видов страхования, в области формирования клиентской базы страховой компании является наиболее актуальной для российского страхования на данном этапе его развития.

Цель дипломной работы — рассмотреть работу страховой компании, разработать и внедрить клиентскую базу в страховую деятельность агентов СОАО «Национальная Страховая Группа», а также изучить программу Microsoft Access 2007.

Объектом исследования является система управления и среда деятельности страховщика, развивающего свой бизнес на рынке рисковых видов страхования в специфичных условиях российской рыночной экономики.

Предмет исследования представляет собой принципы и методы формирования и управления клиентской базой и повышения устойчивости страховой компании.

Поставленная перед нами цель открыла следующие задачи:

Исследовать роль и принципы страхования;

Определить преимущества использования информационных систем в страховании;

Изучить основные понятия базы данных, состав и функции систем управления базами данных;

Рассмотреть основные объекты Access;

Проанализировать деятельность страховой компании СОАО «Национальная Страховая Группа»;

Смоделировать практическую ситуацию;

Спроектировать базу данных.

Работа начинается с раскрытия сущности отношений клиента и страховой компании и понятия о системе формирования и устойчивости клиентской базы страховой компании. Далее в Главе 1 анализируются понятия предметной области управления страховой компании, рассматриваются роль и основные принципы страхования, описываются преимущества использования информационных систем в страховании, приведены основные понятия базы данных, состав и функции систем управления базами данных, а также основные объекты MS Access 2007.

Во 2 главе проанализирована деятельность страховой компании СОАО «Национальная Страховая Группа», рассмотрены и решены практические ситуации.

В 3 главе рассказывается о создании базы данных «НСГ» и ее реализация этой базы данных в страховой деятельности.

В заключении подведены итоги исследования, сделаны выводы и обобщения.

1. ОБЗОР ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В СТРАХОВАНИИ

1.1 Описание предметной области Областью применения БД является сфера страхования. Согласно действующему законодательству, страхование представляет собой отношения по защите имущественных интересов физических и юридических лиц при наступлении определенных событий (страховых случаев) за счет денежных фондов, формируемых из уплачиваемых ими страховых взносов (страховых премий). Такое определение страхования позволяет сделать вывод, что страхование — это отношения, в которых участвуют как минимум две стороны. В страховых отношениях может участвовать и большее число сторон, если это оговаривается в договоре страхования. Страхование выступает как совокупность особых замкнутых перераспределительных отношений между его участниками по поводу формирования за счет денежных взносов целевого страхового фонда, предназначенного для возмещения возможного чрезвычайного и иного ущерба предприятиям и организациям или для оказания денежной помощи гражданам.

В рамках данного дипломного проекта, была использована сетевая база данных «Страховая компания». Для автоматизации, наглядности и простоты управления рабочим процессом все данные отображаются на формах. Сотрудник, т. е. агент страховой компании, имеет возможность просмотра информации о клиентах, которая уже содержится в базе данных, а также возможность ее редактирования, обновления и удаления ненужных записей. Также имеется краткая информация о сотрудниках организации, на тот случай если понадобится быстрый поиск ИНН, телефона или адреса сотрудника. В спроектированной БД хранится вся информация о заключенных договорах, страховых случаях, видах страхования.

1.2 Роль и основные принципы страхования Страхование — система экономических отношений, предназначенная для преодоления и возмещения разного рода потерь, ущерба в результате непредвиденных случайностей. Оно представляет всем хозяйствующим субъектам и членам общества гарантии в возмещении ущерба, полученного в результате несчастных случаев, причиненного стихийным бедствием, вызванным непредвиденными обстоятельствами в деятельности предприятий, фирм, банков.

Многовековой опыт страхования убедительно доказал, что оно является мощным фактором положительного воздействия на экономику. Именно страхование повышает инвестиционный потенциал и дает возможность увеличить состояние и богатство нации (рис.1). Поэтому налаживание непрерывного и бесперебойного производственного процесса, поддержание стабильности и устойчивости экономического развития, повышение уровня жизни населения требуют формирования системы страховой защиты.

Рисунок 1. Страхование, как способ обеспечения будущего Страховая компания — определенная общественная форма функционирования страхового фонда, представляющая собой обособленную структуру, осуществляющую заключение договоров страхования и их обслуживание.

Страховой компании свойственны технико-организационное единство и экономическая обособленность ее ресурсов, их самостоятельный полный оборот. Страховая компания функционирует в экономической системе в качестве самостоятельного хозяйствующего субъекта и «встроена» в определенную систему производственных отношений. Экономически обособленные страховые компании строят свои отношения с другими страховщиками на основе перестрахования и соцстрахования.

Новая роль страховых компаний заключается в том, что они все больше выполняют функции специализированных кредитных институтов — занимаются кредитованием определенных сфер и отраслей хозяйственной деятельности. Страховые компании занимают ведущие после коммерческих банков позиции по величине активов и по возможности применения их в качестве ссудного капитала. Характер аккумулируемых ими ресурсов позволяет использовать их для долгосрочных производственных капиталовложений через рынок ценных бумаг. Такими возможностями банки, опирающиеся на сравнительно краткосрочно привлекаемые средства, не располагают. Поэтому страховые компании могут занять ведущее положение на рынке капиталов.

Страховые компании подразделяются на ряд типов.

· Акционерные страховые общества, т. е. формы организации страховых фондов на основе централизации денежных средств посредством продажи акций.

· Перестраховочные компании, осуществляющие вторичное страхование наиболее крупных и опасных рисков.

· Общества взаимного страхования, предусматривающие организацию страхового фонда на основе централизации средств посредством паевого участия его членов, создание, как правило, союзов средних и крупных собственников (домовладельцев, собственников гостиниц и т. д.).

· Государственная страховая компания публично-правовая форма организации страхового фонда, основанная государством.

· Негосударственный пенсионный фонд — особая форма организации личного страхования, гарантирующая рентные выплаты страхователям по достижении ими пенсионного возраста. В странах с развитой экономикой пенсионные фонды являются не только источником существенных инвестиций, но и неотъемлемым элементом системы «встроенных стабилизаторов», сглаживающих влияние экономических циклов на социальную сферу.

Страховой рынок — это особая социально-экономическая среда, определенная сфера экономических отношений, где объектом купли-продажи выступает страховая защита, формируются спрос и предложение на нее (рис. 2).

Рисунок 2. Схема страхового рынка Страховой рынок тесно связан со всеми звеньями процесса воспроизводства. Будучи составной частью экономики, страховой рынок отражает состояние и уровень развития производительных сил общества и в то же время активно влияет на развитие экономики. Страховые рынки подразделяются по отраслевому признаку, по масштабам — на национальный, региональный и международный.

1.3 Функции и роль страхования как экономической категории В странах с развитой рыночной экономикой страхование играет важную и многоплановую роль. Можно выделить четыре функции страхования: функцию возмещения убытков, социальную, инвестиционную и предупредительную.

Через механизм страхования возмещается значительная доля убытков, возникших вследствие пожаров, стихийных бедствий, техногенных катастроф и других случайных событий неблагоприятного характера. Тем самым страхование выполняет функцию возмещения убытков.

Получаемое от страховых компаний возмещение обычно направляется на восстановление (а при использовании дополнительных средств страхователей — и на модернизацию) утраченных и поврежденных материальных ценностей, что, в конечном счете, способствует экономическому росту.

Страхование широко используется для решения социальных проблем общества, т. е. оно выполняет социальную функцию. Данная роль страхования проявляется в нескольких аспектах. Прежде всего, страховые организации оказывают большую помощь застрахованным при утрате трудоспособности и наступлении инвалидности в результате несчастных случаев и заболеваний. Страховые компании финансируют лечение и реабилитацию потерпевших, компенсируют последним утраченные доходы. В случае смерти застрахованного его близким выплачиваются средства, которые позволяют не снижать достигнутый уровень жизни. Выплаты гражданам возмещения за утраченное или поврежденное имущество также способствуют сохранению достигнутого ими уровня материального достатка. Тем самым страхование исполняет роль стабилизатора уровня жизни граждан.

В последние годы существенно возрастает роль страхования в пенсионном обеспечении. Сокращение рождаемости и рост продолжительности жизни в развитых странах привели к уменьшению численности работающего населения и увеличению числа пенсионеров. Многие страны испытывают трудности при реализации государственных пенсионных программ, построенных на распределительном принципе. Государственные расходы на пенсионное обеспечение и так слишком велики, и дальнейший их рост просто невозможен. В создавшейся ситуации договоры пенсионного страхования, заключаемые за счет средств граждан или их работодателей, с одной стороны, повышают уровень жизни пенсионеров, а с другой — снижают финансовую нагрузку на государство.

Далее, страхование способствует реализации сберегательных потребностей населения. Многие крупные расходы (например, связанные с приобретением жилья, автомобиля, затратами на образование) граждане не могут осуществить за счет своих текущих доходов, поэтому они нуждаются в накоплении денежных средств. Одним из способов организации таких накоплений является заключение договоров страхования жизни. Кроме того, страховые организации являются работодателями, решая проблему безработицы. В странах с развитым страховым рынком в страховании занято до 1% трудоспособного населения.

С помощью страхования мобилизуются накопления для развития национальной экономики. Тем самым страхование выполняет инвестиционную функцию. Общеизвестно, что страны, которые смогли больше накопить, имеют тенденцию к более быстрому экономическому росту. В отличие от коммерческих банков, которые специализируются на привлечении средств на короткий период, страховые организации (особенно компании по страхованию жизни) располагают полученными в виде страховых взносов средствами в течение длительного времени (10 и более лет). В связи с этим в экономически развитых странах страховые компании являются крупнейшими инвесторами. Стабильный приток денежных средств, долгосрочность обязательств страховых организаций сделали их идеальным источником «длинных денег» для бизнеса и правительства.

С помощью страхования обеспечивается снижение вероятности наступления различных неблагоприятных событий, и уменьшаются убытки от проявления таких событий, тем самым страхование выполняет предупредительную функцию. Данная функция страхования проявляется в двух аспектах.

Во-первых, часть получаемых взносов по договорам страхования страховые организации направляют на формирование специальных резервов предупредительных мероприятий. Средства из этих резервов используются для финансирования мер, направленных на предотвращение аварий, пожаров, стихийных явлений природы, несчастных случаев, болезней.

Во-вторых, предупредительная функция страхования проявляется в том, что страховые организации требуют от своих клиентов, чтобы они сами осуществляли определенные меры, направленные на снижение вероятности наступления событий, от которых заключаются договоры страхования.

Применение информационных систем в сфере страхования Страхование является одним из самых информационно насыщенных и информационно зависимых видов бизнеса.

Развитие в нашей стране рыночных отношений, включение в мировые интеграционные процессы заставляет уже сегодня приближаться к требованиям мировых стандартов. Возрастают требования к объективной оценке финансового положения предприятий, координации стратегий, что направлено на снижение финансовых рисков и получение конкурентных преимуществ.

Это обусловливает необходимость внедрения в процесс страхования автоматизированных информационных технологий.

Внедрение информационных технологий в процесс планирования и управления деятельностью страховых компаний предусматривает не только обработку больших и взаимосвязанных массивов данных, но может использоваться также для их анализа и обоснований вариантов управленческих решений. При этом важную роль играют учет разнообразных сведений о секторах экономики, регионе, фирме и других хозяйствующих субъектах, а также учет финансовых, трудовых и материальных ресурсов.

Объемы информации, высокие требования к точности и достоверности, необходимость эффективного анализа финансового состояния клиентуры и страховой фирмы — вот основные причины, предопределяющие автоматизацию страхового бизнеса.

С внедрением вычислительной техники в страховую деятельность страховые задачи стали обрабатываться с использованием всего многообразия технических средств, например, калькулятор для расчета страховой премии по КАСКО (рис.3).

Рисунок 3. Калькулятор КАСКО Автоматизация задач страхового дела зависит в первую очередь от изменения форм взаимодействия машины и пользователя. На начальных этапах применения ЭВМ преимущественно решались задачи, формирующие сводные данные о результатах деятельности страховой организации за отчетный период. ЭВМ использовались в режиме пакетной обработки, что вызывало задержку в принятии решений и исключало работу страховщиков с клиентами в реальном масштабе времени.

Положение изменилось в настоящее время, когда значительная часть работающих в страховых компаниях компьютеров представляет собой один из типов распределенных вычислительных систем. Распределенные системы в страховой деятельности строятся на базе АРМ специалиста, соединенных каналами связи в вычислительные сети многопроцессорных компьютеров и многомашинных вычислительных комплексов.

Автоматизированные рабочие места оснащены персональными компьютерами и прикладными программами, предназначенными для реализации отдельных функций (расчет заработной платы, учет страховых полисов) или блоков функций, например бухгалтерских операций, инвестиций и т. п. Все АРМ подсоединены к единой технологической платформе, работающей на базе более мощного сервера. При такой схеме электронной обработки информации организуется многопользовательская работа с разными или одними и теми же программами и наборами данных. Это позволяет избежать избыточности и противоречивости данных, а также их потери и искажения. Практикуется ввод данных и одной службой пользователей из числа сотрудников компании по паролю, т. е. имеющих соответствующие полномочия для работы с этими данными. Такие возможности в настоящее время предоставляют автоматизированные информационные технологии страховой деятельности достаточно широко.

Появление подобных систем, реализующих задачи в области финансово-кредитной деятельности, объясняется, в первую очередь, тем, что эти системы потенциально имеют лучшее соотношение «производительность/стоимость». Технический прогресс привел к появлению дешевых и мощных ПЭВМ и высокоскоростных средств связи. Страховым компаниям стало выгодно покупать несколько компьютеров среднего класса и связывать их в сеть, что обеспечивает быстрое техническое оснащение вновь создаваемых в рыночных условиях страховых компаний.

Широкое использование распределенных вычислительных систем в страховом деле предопределили характер самих прикладных задач и организацию их решения. Сотрудники, отделы, филиалы страховой компании, отдельные потребители информации (агенты, брокеры), как правило, рассредоточены по некоторой территории. Эти пользователи достаточно автономно решают свои задачи, поэтому заинтересованы в использовании собственных вычислительных ресурсов. Однако решаемые ими задачи тесно взаимосвязаны, поэтому их вычислительные средства должны быть объединены в единую систему. Адекватным решением в такой ситуации является лишь использование вычислительных сетей (локальных, открытых, глобальных).

Очевидное преимущество распределенных систем — принципиально более высокая надежность, необходимая избыточность информации.

Надежность здесь понимается, как способность системы выполнять свои функции при отказах отдельных элементов аппаратуры и неполной доступности данных. Основой повышенной надежности распределенных систем является обоснованная избыточность информации.

Избыточность хранимых данных страховой компании проявляется, например, в том, что в распределенных базах некоторые наборы данных могут дублироваться на запоминающих устройствах нескольких серверов, так что при отказе одного из них данные все равно остаются доступными.

Для филиалов страховой компании кроме надежности и избыточности, распределенные системы дают возможность совместного использования информационных, программных и технических ресурсов, обеспечивают средства связи с другими филиалами, а также гибкость распределения работ по всей системе.

Применение распределенных систем порождает необходимость решения ряда проблем, которые связаны, прежде всего, с организацией эффективного взаимодействия отдельных их частей.

Во-первых, это сложности, обусловленные программным обеспечением: выбор операционной системы, языков программирования и прикладных программ; обучение сотрудников страховой компании работе в распределенной среде; определение и разграничение функций пользователей.

Во-вторых, проблемы, вытекающие из соединения компьютеров в сеть: предусматриваются средства зашиты от потери сообщений, например из-за перегрузки сети; требуются связанные с большими затратами специальные меры по повышению пропускной способности, защите информации.

В-третьих, это вопросы обеспечения коммерческой тайны, которые гораздо сложнее решаются в системе, допускающей работу ряда пользователей одновременно. В некоторых случаях, когда для страховой компании безопасность отдельных видов страхования особенно важна, приходится отказываться от включения ПЭВМ и АРМ специалиста в распределенную информационно-вычислительную систему компании.

Использование вычислительных сетей в страховой деятельности в то же время приводит к повышению эффективности работы за счет сокращения сроков обработки информации, увеличения аналитических возможностей, что выражается, прежде всего, в увеличении прибыли компании. Именно благодаря внедрению автоматизированных информационных систем и технологий в страховое дело обеспечивается повышение конкурентоспособности страховых услуг, увеличивается доля компании на страховом рынке.

Рассмотрим более детально, какие новые возможности получает страховая компания, строящая свою работу в условиях вычислительной сети.

Прежде всего, использование сети приводит к улучшению коммуникаций, т. е. к улучшению процесса обмена информацией и взаимодействия между сотрудниками компании, а также ее клиентами. Сеть позволяет сотрудникам, находящимся в различных офисах, работать на единой технологической платформе, с общей информационной базой и взаимодействовать как с файл-сервером, так и с другими узлами сети.

Получая легкий и более полный доступ к информации, сотрудники принимают обоснованные решения за счет высокой степени ее достоверности и оперативности, наличие сети уменьшает потребность страховой компании в других формах передачи информации, таких, как телефон или обычная почта. Таким образом достигается не только обоснованность выводов, повышение точности, достоверности результатов, но и уменьшение временных, трудовых и стоимостных затрат на принятие решений, улучшается обслуживание клиентов страховых компаний.

Не менее важным является возможность лучшего использования дорогостоящих ресурсов, таких, как серверы ПЭВМ большой мощности, цветные принтеры, модемы, оптические диски, которые создают неограниченные возможности специалисту для аналитической работы. Пользователь вычислительной сети — работник страховой компании — работает за своим компьютером и не придает значения тому, что он пользуется данными мощного компьютера-сервера, находящегося нередко за сотни километров от его АРМ, а отправляет почту через модем, подключенный к коммуникационному серверу, общему для нескольких подразделений компаний или даже включающему обслуживание предприятия. У пользователя создается иллюзия, что эти ресурсы подключены непосредственно к его компьютеру, так как для их использования от него требуется совсем немного дополнительных усилий.

Наконец, сети предоставляют страховой компании свободу в выборе мест территориального расположения ее филиалов, т. е. позволяют компаниям располагать не только филиалы, но и рабочие места страховщиков и специалистов там, где они наиболее эффективны для выполнения страховых операций. Здесь немаловажное значение имеет и широкое использование страховщиками переносных (мобильных) компьютеров.

Основные понятия базы данных База данных — это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Например, СУБД Microsoft Access, входящая в пакет Microsoft Office (рис.4).

Рисунок 4. Microsoft Office Access 2007

Можно определить базу данных как физическое пространство (место на внешнем носителе компьютера), на котором в строго определенном порядке записываются и хранятся конкретные значения реквизитов (данные) первичных информационных форм, относящиеся к одному роду объектов учета. Здесь особо следует подчеркнуть однородность каждой базы данных, например, для накопления информации об автотранспорте, похищенных вещах и т. п.

В базе данных хранятся данные, предназначенные для совместного использования. Здесь особо выделяется возможность совместного использования информации хранящейся в базе данных многими пользователями одновременно. Многопользовательский режим доступа к данным, хранящимся в базе, может быть организован различными способами:

использование в сети файл-серверов, на которых физически хранятся вся база данных. При такой организации каждый пользователь работает с базой данных так, как будто она размещена на собственном компьютере. Недостатком такой организации многопользовательской БД является большая нагрузка на каналы связи т. к. при обслуживании запроса порции данных считываются с диска центрального компьютера (файл-сервера) небольшими порциями и передаются на рабочее место, где происходит их обработка;

технология клиент-сервер, при которой вся обработка информации, все транзакции, задаваемые пользователями, выполняется самим сервером, а на рабочие станции передаются только результаты. К пропускной способности каналов связи в этом случае предъявляются значительно меньшие требования, однако центральный компьютер, обслуживающий базу данных, должен быть значительно мощнее, чем в первом варианте. При этом, рабочие станции могут быть бездисковыми терминалами;

распределенная структура, когда части (фрагменты) одной базы данных физически находятся на различных серверах сети. По такому принципу строятся глобальные информационные системы типа Internet.

Для создания и обслуживания таких систем используется специализированное программное обеспечение — системы управления базами данных СУБД.

К основным функциям СУБД любого типа можно отнести:

создание (конструирование) базы данных путем описания структуры хранимой информации и взаимосвязей между ее частями;

занесение, хранение и удаление информации из базы данных — т. е. поддержание БД в актуальном состоянии;

обслуживание выборок и запросов пользователей.

Различные СУБД позволяют создавать и обслуживать базы данных различной структуры: иерархические, сетевые и т. д. Наибольшее распространение получили так называемые реляционные БД. Реляционные базы данных представляют собой набор связанных таблиц и ничего кроме них. Термин «реляционная» указывает на то, что между таблицами базы данных могут быть установлены различные отношения. РСУБД составляют один из крупных сегментов рынка баз данных: они включают все от систем клиент-сервер до настольных систем.

Как отмечалось выше, реляционная модель БД рассматривает все данные как группы таблиц или отношений, которые содержат фиксированные количества рядов и столбцов. Иными словами многие объекты, используемые в реляционной базе данных, аналогичны объектам электронных таблиц. Рассмотрим основные термины и определения связанные с РСУБД.

Поле — базовый элемент любой базы данных, не обязательно реляционной. Поля это элементарный информационный объект базы данных. В данном случае, «элементарный», означает, что поле не может быть разбито на более мелкие порции информации. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов в Access. Оно является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением точки, восклицательного знака, надстрочного знака и квадратных скобок. Имя не может начинаться с пробела и содержать управляющие символы с кодами ASCII от 00 до 31. Максимальная длина имени — 64 символа.

В Access допускается использование девяти типов данных. Раскрывающийся список возможных типов данных вызывается нажатием кнопки списка при выборе типа данных каждого поля:

Текстовый — тип данных по умолчанию. Текст или цифры, не участвующие в расчетах. Число символов в поле не должно превышать 255. Максимальное число символов, которое можно ввести в поле, задается в свойстве Размер поля. Пустые символы в неиспользуемой части поля не сохраняются.

Поле MEMO Длительный текст, например, некоторое описание или примечание. Максимальная длина — 65 535 символов.

Числовой. Числовые данные, используемые в математических вычислениях. Конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля. Поле может иметь размер 1, 2, 4 или 8 байт (16 байт— только если для свойства Размер поля задано значение Код репликации). Для проведения денежных расчетов определен другой тип данных — Денежный.

Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков — в дробной части. Длина поля 8 байт. При обработке числовых значений из денежных полей выполняются вычисления с фиксированной точкой (более быстрые, чем вычисления для полей с плавающей точкой). Кроме того, при вычислениях предотвращается округление. Учитывая эти обстоятельства, применительно к полям, в которых планируется хранить числовые значения с указанной точностью, рекомендуется использовать денежный тип данных.

Дата/время. Значения даты или времени, относящиеся к годам с 100 по 9999 включительно Длина поля 8 байт Счетчик. Тип данных поля, в которое для каждой новой записи автоматически вводятся уникальные последовательно возрастающие (на 1) целые числа или случайные числа. Значения этого поля нельзя изменить или удалить. Длина поля: 4 байта для длинного целого, для кода репликации — 16 байт. По умолчанию в поле вводятся последовательные значения. В таблице не может быть более одного поля этого типа. Используется для определения уникального ключа таблицы Логический. Логические данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений: Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл./Выкл. Длина поля 1 бит.

Поле объекта OLE. Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозаписи или другие данные и двоичном формате), связанный или внедренный и таблицу Access. Длина поля — не более 1 Гбайт (ограничивается объемом диска).

Гиперссылка. Адрес гиперссылки, включающий путь к файлу на жестком диске в локальной сети (в формате UNC) или адрес страницы в Internet или Intranet (URL). Кроме того, адрес может включать текст, выводимый в поле или в элементе управления, дополнительный адрес — расположение внутри файла или страницы, подсказку — текст, отображаемый в виде всплывающей подсказки. Если щелкнуть мышью на поле гиперссылки, Access выполнит переход на соответствующий объект, документ, Web-страницу или другое место назначения. Длина каждой из частей гиперссылки — не более 2048 знаков. Для полей типа OLE, MEMO и Гиперссылка не допускается сортировка и индексирование.

Мастер подстановок. Выбор этого типа данных запускает мастера подстановок. Мастер строит для поля список значений на основе полей из другой таблицы. Значения в такое поле будут вводиться из списка. Соответственно, фактически тип данных поля определяется типом данных поля списка. Возможно также определение поля со списком постоянных значений.

Запись — набор данных специфицирующих некоторый объект. Например, в БД автотранспортных средств каждая запись содержит сведения о транспортном средстве (госномер, марку, год выпуска, № кузова и т. п.). Каждая запись БД содержит уникальный набор информации — в нашем примере, каждая запись представляет данные о конкретном транспортном средстве. В РСУБД записи не хранятся в каком либо порядке набора. Иными словами в концепции РСУБД вообще не существует номера записи, как в системах другого типа.

Таблица — это набор полей. Данные, содержащиеся в таблице, хранятся в виде записей. Каждая таблица базы данных представляет некоторый тип хранящихся в ней объектов. В БД может быть любое количество таблиц, между которыми могут быть установлены различные отношения. Тот факт, что таблица представляет только один тип объекта, отнюдь не является недостатком. Наоборот, это один из ключей к созданию эффективной базы данных.

Ключевое поле — это поле, которое используется для связи между двумя и более таблицами. Ключи — это поля, которые являются общими для связываемых таблиц. При этом значение этих полей в связанных таблицах дублируется. Ключи могут быть первичными, внешними или составными. Позже мы рассмотрим эти типы ключей.

Отношение — это связь, устанавливаемая между двумя и более таблицами посредством ключевого поля. Принципиально возможны три типа отношений: один-к-одному, один-к-многим и многие-к-многим.

Соединение — виртуальная таблица, создаваемая, когда пользователь запрашивает информацию из различных таблиц связанных отношением. Ключевые поля в этом случае используются для поиска соответствующих записей в различных таблицах, из которых формируется соединение.

Первичный ключ — уникально идентифицирует каждую запись в таблице и не имеет повторяющихся значений. Выбор поля в качестве первичного ключа — одно из важнейших решений принимаемых при проектировании БД.

Если запись в таблице не может быть однозначно идентифицирована каким-либо одним полем, то можно использовать составной ключ — группу полей. Составные ключи используются значительно реже первичных.

Внешний ключ — это поле (или группа полей) одной таблицы, для которого имеется дублированное значение в другой, связанной таблице. В отличие от первичных ключей, внешние ключи зачастую многократно повторяются при установлении отношения один-к-многим.

Состав и функции систем управления базами данных База данных предполагает наличие комплекса программных средств, обслуживающих эту базу данных и позволяющих использовать содержащуюся в ней информацию. Такие комплексы программ называют СУБД.