Организация и содержание учетно-операционной работы банка

Учетно-операционная работа представляет собой деятельность по документальному оформлению банковских операций, их отражению в учете и контролю за правильностью их совершения.

• 1) Характеристика учетно-операционной работы в банке. Основными задачами учетно-операционной работы являются:
  • — быстрое, четкое и качественное обслуживание клиентов банка;
  • — своевременное и точное отражение банковских операций в бухгалтерском учете и отчетности банка;
  • — предупреждение возможности возникновения недостач, незаконного расходования денежных средств и материальных ценностей;
  • — сокращение затрат труда и средств на совершение банковских операций на основе применения средств автоматизации;
  • — надлежащее оформление документов, исходящих из банка, облегчающее их доставку и использование по месту назначения, предупреждающее возникновение ошибок и совершение незаконных действий при выполнении учетных операций.

К учетно-операционной работе относятся:

• — открытие и ведение счетов клиентов банка;
• — прием и проверка правильности платежно-расчетных документов, поступающих от клиентов банка и служащих основанием для совершения расчетных операций по их поручению;
• — прием и проверка правильности кассовых документов, являющихся основанием для приема и выдачи наличных денег со счетов клиентов банка;
• — формирование и изготовление внутренних документов, являющихся основанием для совершения внутрибанковских операций;
• — контроль за своевременностью совершения платежей;
• — подготовка документов для их отражения в бухгалтерском учете;
• — ведение регистров бухгалтерского учета;
• — подготовка информации и составление бухгалтерской отчетности.

Организация учетно-операционной работы в банке основывается:

• — на утвержденной приказом руководителя банка учетной политике;
• — на определенном учетной политикой банка и другими внутрибанковскими положениями порядке подготовки, оборота и хранения документов по совершаемым в банке операциям, их отражения в регистрах бухгалтерского учета и составления в банке периодической бухгалтерской отчетности на основе данных бухгалтерского учета. Разработанные процедуры должны учитывать возможные аспекты проведения наиболее сложных и ответственных операций и обеспечивать единообразный порядок подготовки, оборота и хранения документов по совершаемым операциям и их отражения в регистрах бухгалтерского учета и отчетности как в головном банке, так и в его филиалах. При этом установленные учетной политикой банка формы и методы обобщения данных в регистрах бухгалтерского учета должны обеспечивать своевременное и правильное составление сводной отчетности банка;
• — на выделении в организационной структуре банка в качестве самостоятельного подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета, бухгалтерии;
• — на объединенных в локальную вычислительную сеть банка средствах вычислительной техники для ведения учета и подготовки отчетности, использование которых должно способствовать в необходимой мере автоматизации выполнения всех учетно-операционных процедур, а также должно обеспечивать ежедневное сведение баланса и отражение в нем всех проведенных за день операций.
• 2) Организация бухгалтерской работы в банке. За организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении операций ответственность несет руководитель кредитного учреждения. Руководители, в зависимости от объема учетной работы могут:
  • — учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение,

возглавляемое главным бухгалтером;

• — увести в штат должность бухгалтера;
• — передать ведение бухгалтерского учета бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
• — вести бухгалтерский учет лично.

Бухгалтерские операции выполняют работники, занятые приемом, оформлением, контролем расчетно-денежных и других документов, а также отражением банковских операций по счетам бухучета.

Организация работы строится на следующих принципах:

• — образуется единое бухгалтерское подразделение;
• — все работники объединяются в группы;
• — работникам предоставляются права ответственных исполнителей, которым поручается единолично оформлять и подписывать документы по выполняемым операциям. За исключением операций, требующих дополнительного контроля.

Обязанности работников бухгалтерии и распределение счетов, которые они обслуживают определяет главный бухгалтер банка. Распределение закрепляется в письменном виде в специальной книге. Банк самостоятельно определяет продолжительность операционного дня, времени, в течение которого обслуживаются клиенты и оформляются документы. Бухгалтерия — это структурное подразделение банка, которое возглавляет главный бухгалтер.

В обязанность главного бухгалтера, его заместителей и начальников отделов входит разработка должностных инструкций для бухгалтерских работников, с указанием закрепленных счетов и штампов, порядка введения и регистрации операций в книгах, журналах или передачи обработанных сведений на ВЦ (вычислительный центр) или на компьютерную систему.

Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и нарушают договорную и финансовую дисциплину. О таких документах главный бухгалтер сообщает руководителю банка и только после его письменного распоряжения о принятии указанных документов к учету главный бухгалтер исполняет его.

За невыполнение или недобросовестное выполнение своих обязанностей главный бухгалтер несет ответственность в соответствии с действующим законодательством. С главным бухгалтером согласовывается назначение, увольнение и перемещение материально-ответственных лиц (кассиров и т. д.).

• 3) Организация документооборота в банке. Система документооборота, претендующая на интегрирующую роль в современном банке, должна: позволять интегрировать различные подразделения и организации в рамках одного бизнес-процесса; реализовывать стандартные, шаблонные бизнес-процессы; реализовывать гибкие, настраиваемые индивидуально процессы и маршруты. В зависимости от принятой в банке схемы документооборота любой документ проходит те или иные стадии обработки:
  • а) Дополнительный контроль документов. Любой подготовленный

документ всегда проходит стадию дополнительного контроля, маршрутизация которой определяется как действующей нормативно-законодательной базой, так и существующими в банке технологией обработки документов. Пройдя все необходимые стадии, документ попадет на контроль и исполнение ответственному исполнителю с правом единоличной подписи.

б) Обработка документа. В независимости от того, сколько и каких этапов проходит документ, его обработка предусматривает совершение окончательных действий по документу с формирование проводок по счетам в учете и записью документов в регистры и реестры. Лицо обработавшее документ и несет ответственность за данный документ. Организация документооборота в банке предусматривает определенные этапы обработки документов, служащих основанием для совершения операций по балансу банка.

Технология организации проверки корректности и установки разрешения совершения с документом тех или иных действий предусматривает настройку функций контроля за денежными переводами, формируемыми ответственными исполнителями, когда за конкретным исполнителем закрепляется контролер, причем наряду с выполнением специфических функций авторизации денежных переводов, контролер может быть наделен функциями ответственного исполнителя по другим операциям, тогда функции контроля денежных переводов этого исполнителя выполняют другие лица. Отдельные документы до того, как они будут исполнены в балансе банка, подвергаются еще и дополнительному контролю со стороны контролирующих работников. По таким счетам исполнитель не может совершить проводку без участия другого работника. Организация учетно-операционной работы позволяет всегда получить полную информацию об исполнителе по документу, исполнителе по счету, исполнителе по контролю по любому отдельно взятому документу.

Банковскую документацию образует совокупность документов, используемых банком для ведения учета и контроля.

Расчетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: Наименование документа, Номер расчетного документа, Дата его составления, Наименование банка плательщика, его условный номер по межбанковским расчетам, Наименование плательщика и номер его счета банке, Наименование получателя средств, номер его счета в банке, Номер банка получателя денежных средств, Наименование банка получателя, его корреспондентский счет, Назначение платежа, Сумма платежа. Первые экземпляры всех платежных документов заверяются оттиском печати предприятия и подписями главного бухгалтера предприятия. Исправление в документах не допускается. Работники банка могут исправлять в платежных документах, инкассовых распоряжениях, требованиях, поручениях, указанные номера счетов, на номера других счетов тех же клиентов. Все документы по месту их формирования подразделяются на банковские и клиентские документы. К банковским документам относятся — мемориальные кассовые ордера, распоряжения кредитного отдела, платежные поручения по межбанковским и межгосударственным расчетам, перечни документов к этим платежным поручениям. К клиентским документам относятся — платежные поручения, платежные требования, чеки, срочные обязательства по ссудам, заявление о выдаче ссуды. Все расчетные денежные документы по характеру отражаемых в них банковских операций подразделяются на:

• 1) Мемориальные.
• 2) Кассовые приходные.
• 3) Внебалансовые.
• 4) Документы по межбанковским и межгосударственным расчетам.

Исполненные платежные документы хранятся в электронной форме на магнитных или иных видах носителей и не требуют распечатки или иного отображения содержания электронного платежного документа на бумажном носителе с целью хранения.

В целях бухгалтерского учета банк вправе формировать общую справку исполненных электронных платежных документов и использовать ее для выверки учетных записей, формирования мемориальных документов, а также других целей бухгалтерского учета, предусмотренных внутренними правилами учета.

Руководители банка обязаны проверять своевременность составления баланса и отчетности, осуществлять контроль за: своевременностью и полнотой зачисления средств на счета клиентов, использованием расчетно-кассовых документов по назначению, хранением и использованием печатей, штампов и бланков, чтобы исключить их утерю или использования в целях злоупотребления.