Археографическое оформление документов: заголовок, разновидность документа

Заголовок документа. В заголовке указываются: порядковый номер документа разновидность, автор, адресат, краткое содержание, дата документа, делопроизводственный номер, если он указан в документе, место написания.

В изданиях научного типа заголовки, как правило, должны включать все выше указанные элементы. Отсутствующие в документе элементы заголовка устанавливаются apxeoграфическим путем источниковедческого анализа документов и привлечения дополнительных источников и заключаются в квадратные скобки. Обоснование установленных археографом элементов заголовка приводится в текстуальных примечаниях с указанием источников информации. Неустановленные элементы заголовка также оговариваются в текстуальных примечаниях.

В научно-популярных и учебных изданиях, а также в периодической печати к документам могут составляться заголовки типа газетных, отражающие в краткой и выразительной форме только содержание документа. В таких случаях необходимые элементы заголовка приводятся в подзаголовке или примечании.

Составление заголовков газетного типа к официальным документам (декларациям, законодательным актам, постановлениям, приказам, обращениям и т. п.) нецелесообразно.

Состав заголовка к военным документам должен включать все обязательные элементы и некоторые специфические: время (часы и минуты), масштаб и год издания карты, степень секретности и срочности. Воспроизводится также делопроизводственный номер документа, ответом на который является публикуемый документ (заголовок и содержание его приводятся соответственно в примечании по тексту или содержанию).

Состав заголовка к графическим материалам. В заголовках к графическим материалам указывается их разновидность (чертеж, схема, план, диаграмма и т. п.) название предмета (объекта), автор и дата создания документа. Сведения об авторе графического документа берутся из углового штампа чертежа.

Заголовок к текстовым научно-техническим документам составляется в соответствии с общими правилами. При публикации научного наследия ученых сохраняется авторский заголовок, имеющийся в рукописи или типографском экземпляре, если материал публиковался прежде.

В зависимости от вида издания и характера публикуемых документов состав заголовка может быть сокращен за счет вынесения общих элементов заголовка в археографическую часть предисловия, в название издания, его разделов или в групповой заголовок. При издании документов одной разновидности в заголовке опускается указание на разновидность документа. В издании писем и чертежей одного лица в заголовках опускаются обозначения разновидности и автора, а в издании писем разных лиц к одному адресату в заголовках опускаются обозначения разновидности и адресата.

Групповой заголовок. Если при систематизации материалов в издании выделяются отдельные группы документов, связанные между собой по какому либо признаку, то к ним составляется общий заголовок. Обособление тематических групп документов проводится чаще всего в научно-популярных и учебных изданиях.

В групповой заголовок выносятся все общие элементы заголовков документов данной группы, указываются их крайние даты, а перед заголовком крайние номера документов. В состав заголовка каждого документа группы входят только те элементы, которые не вошли в групповой заголовок, и указывается дата каждого документа.

Заголовок к иноязычному документу составляется на языке археографического оформления сборника и помещается перед иноязычным текстом или перед переводом, если документ публикуется только в переводе.

Заголовок документа, включенного в состав другого документа. Если публикуется документ, целиком включенный, в состав другого документа, заголовок составляется к публикуемому документу, а название документа, в составе которого он находится, приводится в подстрочном примечании. Знак сноски ставится к заголовку. Отточия не ставятся ни в начале, ни в конце текста документа.

Разновидность документа устанавливается исходя из его формы и содержания в соответствии с научно-исторической классификацией документов. Если документ назван автором неточно или неправильно, работа археографа по установлению разновидности документа в издании научного типа отражается в комментариях.

При издании творческих материалов обязательно указывается авторское определение разновидности документа.

Разновидность военных документов определяется в соответствии с уставными документами, приказами по военному и морскому ведомствам и сложившейся практикой военного делопроизводства соответствующего периода.

Указание разновидности документов, переданных по коммуникационным средствам. При публикации записи текста документов, переданных по телеграфу, телетайпу, телефону или радио, в заголовке указывается разновидность документа, например, приказ, распоряжение, донесение, оперативная сводка, приветствие, независимо от способа передачи текста документа. Указание на способ передачи текста документа оговаривается в легенде.

Название «телеграмма» как вид документа сохраняется, если документ не может быть отнесен к какой-либо разновидности.

При публикации документов, распространенных в виде листовок, в заголовке указывается разновидность документа: приказ, воззвание, обращение и т. п. Для документов, представляющих собой текст разговоров по прямому проводу или беседы, в качестве разновидности указывается: «Запись разговора по прямому проводу», «Запись беседы». Участники разговора по прямому проводу в заголовках указываются в порядке соподчиненности старшего начальника с младшим, независимо от инициатора разговора.

Если во время разговора по прямому проводу был передан документ, то разновидность документа определяется по его содержанию с обязательным дополнением слов «по прямому проводу», так как в них часто отсутствуют важные признаки официального документа делопроизводственный номер, подписи.

При публикации записи бесед на магнитофонной ленте способ воспроизведения указывается в легенде.

Разновидность документов, опубликованных в периодических изданиях, указывается в заголовке в соответствии с общими требованиями. Определение жанров собственных материалов периодической печати. Разновидность собственных материалов периодической печати (передовых, редакционных и авторских статей, очерков, корреспонденции, информации и т. п.) указывается в соответствии с классификацией газетных жанров.