Разработка и введение базы данных MS Access по учету товаров и услуг

Министерство образования и науки РФ Федеральное государственное автономное образовательное учреждение Высшего профессионального образования

«Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б. Н. Ельцина»

Институт физической культуры, спорта и молодежной политики Кафедра сервиса и туризма Специальность «Социально-культурный сервис и туризм»

Курсовая работа по предмету «Информатика»

На тему: Разработка и введение базы данных MS Access по учету товаров и услуг Выполнила:

Бадерко А.С.

Группа: 110 302к Проверил:

старший преподаватель Гуськов Д.В.

Екатеринбург 2012

1. Теоретико-методологические основы

1.1 Основные понятия базы данных и ее виды

1.2 СУБД Microsoft Office Access

1.3 Таблица

1.4 Запрос

1.5 Форма

1.6 Отчет

1.7 Макрос

Вывод

2. Практическая часть

2.1 Создание таблиц

2.2 Разработка запросов

2.2.1 Запрос на выборку

2.2.2 Запрос на сортировку

2.2.3 Запрос с параметром

2.3 Создание форм

2.4 Создание отчетов

Заключение

Библиография

Приложения

Неотъемлемой частью современной повседневной жизни стали базы данных, для поддержки которых требуется некоторый организационный метод, или механизм. Такой механизм называется системой управления базами данных (СУБД).

База данных (БД) — совместно используемый набор логически связанных данных (и их описание), предназначенный для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

Система управления базами данных (СУБД) — программное обеспечение (ПО), с помощью которого пользователи могут определять, создавать и поддерживать базу данных, а также получать к ней контролируемый доступ.

Ключевую роль при обеспечении эффективного хранения данных играют методы поддержания логических связей между данными. По способам организации связей выделяют различные модели данных.

Реляционная база данных. Реляционной называется база данных, в которой все данные, доступные пользователю, организованы в виде прямоугольных таблиц, а все операции над данными сводятся к операциям над этими таблицами. Практически все СУБД позволяют добавлять новые данные в таблицы.

Access — мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase. Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы (Word), электронные таблицы (Excel), презентации (PowerPoint).С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам. Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.

Система управления базами данных включает в себя три основных типа функций:

1. определение данных (задание структуры и описание).

2. обработка данных.

3. управление данными.

Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблона. В итоге, пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access.

Объект: База данных MS Access;

Предмет: Разработка и введение базы данных MS Access по учету товаров и услуг;

Цели: Разработка и введение базы данных MS Access по учету товаров и услуг.

Задачи:

1. Проанализировать существующий материал

2. Создать базу данных по учету товаров и услуг

Актуальность:

Информационные типы улучшают и ускоряют процессы работы при учете товаров и услуг, что позволяет предпринимателям и сотрудникам осуществлять поиск товаров и услуг по различным критериям.

В данной курсовой работе решение практических задач в СУБД Access будет рассмотрено на примере создания БД, содержащей основные данные о товарах и услугах салона красоты.

информационный ресурс access запрос макрос

1. Теоретико-методологические основы

1.1 Основные понятия базы данных и ее виды

База данных (БД) — организованная структура, предназначенная для хранения информации. Современные БД позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы (т.е. программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или другими программно-аппаратными комплексами.

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта.

Поля БД определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Например, свойства полей могут быть такими: имя поля, тип поля, размер поля, формат поля, маска ввода, подпись, значение по умолчанию, условие на значение, обязательное поле, индексированное поде, пустые строки, и т. д. Типы данных: текстовый, числовой, денежный, дата/время, счетчик, поле мемо (большой объем текста), логический, поле объекта OLE (для мультимедийных объектов), гиперссылка, место подстановок.

Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы. Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи. Если записей в таблице нет, то ее структура образована набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), тем самым изменяем структуру данных, и, соответственно, получаем новую базу данных.

Существует огромное количество разновидностей баз данных, отличающихся по различным критериям (например, в «Энциклопедии технологий баз данных» определяются свыше 50 видов БД).

Укажем только основные классификации.

Классификация БД по модели данных:

— иерархические,

— сетевые,

— реляционные,

— объектные,

— объектно-ориентированные,

— объектно-реляционные.

Классификация БД по среде физического хранения:

— БД во вторичной памяти (традиционные): средой постоянного хранения является периферийная энергонезависимая память (вторичная память) — как правило, жёсткий диск. В оперативную память СУБД помещает лишь кеш и данные для текущей обработки.

— БД в оперативной памяти (in-memory databases): все данные находятся в оперативной памяти.

— БД в третичной памяти (tertiary databases): средой постоянного хранения является отсоединяемое от сервера устройство массового хранения (третичная память), как правило, на основе магнитных лент или оптических дисков. Во вторичной памяти сервера хранится лишь каталог данных третичной памяти, файловый кеш и данные для текущей обработки; загрузка же самих данных требует специальной процедуры. Классификация БД по степени распределённости: централизованные (сосредоточенные); распределённые. Отдельное место в теории и практике занимают пространственные (англ. spatial), временные, или темпоральные (temporal) и пространственно-временные (spatial-temporal) БД.

1.2 СУБД Microsoft Office Access

Системы управления базами данных (СУБД) — это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержанием, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

Существует много систем управления базами данных. Они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю разные функции и средства. Большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

1. добавлять в таблицу одну или несколько записей;

2. удалять из таблицы одну или несколько записей;

3. обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

4. находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей, либо изменения в таблицах. Запросы к базе формируются на специально созданном для этого языке, который так и называется язык структурированных запросов (SQL — Structured Query Language). И последняя функция СУБД — это управление данными. Под управлением данными обычно понимают защиту данных от несанкционированного доступа, поддержку многопользовательского режима работы с данными и обеспечение целостности и согласованности данных.

1.3 Таблица

Таблица — это объект, который используется для хранения данных.

Она содержит данные по определенной теме, например, сведения о сотрудниках или товарах. Каждая запись в таблице включает данные об одном элементе, например о конкретном сотруднике. Запись состоит из полей и включает такие сведения, как имя, адрес и телефонный номер. Кроме того, запись обычно называется строкой, а поле — столбцом.

База данных может включать множество таблиц, в которых хранятся данные по различным темам. Каждая таблица может состоять из множества полей различного типа, включая текст, числа, даты и рисунки.

Для каждой таблицы должен быть определен ключ.

Ключ — это столбец (может быть несколько столбцов), добавляемый к таблице и позволяющий установить связь с записями в другой таблице. Существуют ключи двух типов: первичные и вторичные или внешние.

Первичный ключ — это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Внешний (вторичный) ключ — это одно или несколько полей (столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц. Из двух логически связанных таблиц одну называют таблицей первичного ключа или главной таблицей, а другую таблицей вторичного (внешнего) ключа или подчиненной таблицей. СУБД позволяют сопоставить родственные записи из обеих таблиц и совместно вывести их в форме, отчете или запросе.

Существует три типа первичных ключей: ключевые поля счетчика (счетчик), простой ключ и составной ключ. Поле счетчика (Тип данных «Счетчик»). Тип данных поля в базе данных, в котором для каждой добавляемой в таблицу записи в поле автоматически заносится уникальное числовое значение.

Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как первичный ключ. В качестве ключа можно определить любое поле, содержащее данные, если это поле не содержит повторяющиеся значения или значения Null.

Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц «многие-ко-многим».

1.4 Запрос

Запросы создаются пользователем для выборки необходимых ему данных из одной или нескольких связанных таблиц и представления выбранных данных также в виде таблицы. Запрос может формироваться двумя способами:

1. с помощью запросов по образцу — QBE (Query By Example);

2. с помощью инструкций языка структурированных запросов SQL (Structured Query Language), т. е. специализированного языка, предназначенного для организации запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных.

Практически все типы запросов в Access можно создать визуально. Исключение составляют сквозные запросы (SQL-pass-through), т. е. запросы из других приложений, запросы на изменение структуры данных и запросы объединения. Визуально можно построить запросы добавления, удаления, обновления и создания таблиц. Одной из наиболее сильных сторон Access являются фильтры, которые строятся с помощью запросов или посредством установки критериев. Для облегчения этой задачи используют параметрические запросы.

В Access имеется несколько видов запросов:

* запрос на выборку, т. е. выбирающий данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. В результате получают таблицу, существующую до закрытия запроса. Таблицу с результатами запроса можно использовать для работы с данными таблиц, на которых построен запрос;

* запрос на создание таблицы, основанный на запросе на выборку, но в отличие от последнего результат этого запроса сохраняется в новой таблице;

* запросы на обновление, добавление, удаление, являющиеся запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.⁴

1.5 Форма

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм.

Форма в БД — это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы.

Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

1. ввода и просмотра информации базы данных;

2. изменения данных;

3. печати;

4. создания сообщений;

Формы могут содержать графики и диаграммы и иметь специальные поля с функциями. В Access существует несколько режимов создания формы: Автоформа, Мастер форм, Конструктор форм.

Самый простой способ создания формы — Автоформа.

Формы являются основным диалоговым средством работы пользователя. Форма на основе одной таблицы может быть построена как самостоятельная для загрузки, просмотра и корректировки таблицы, так и в качестве вспомогательной для включения в составную форму.

В форму могут добавляться кнопки управления.

1.6 Отчет

Отчет — это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

1.7 Макрос

Макрос в Access представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями. Набор макрокоманд в Access очень широк, с помощью макросов можно реализовать многое из того, что позволяют сделать процедуры на VBA. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и, возможно, один или несколько аргументов, которые задаются пользователем.

Использование макросов оправдано тем, что их легко создавать, и для этого не нужно изучать синтаксис языка программирования. Для создания макроса требуется знать лишь основные приемы работы в Microsoft Access и Windows. Основное назначение макросов — это создание удобного интерфейса приложения: чтобы формы и отчеты открывались при нажатии кнопок в форме или на панели инструментов или же привычным выбором команды меню; чтобы при открытии приложения пользователь видел на экране не окно База данных (Database), наполненное множеством таблиц, запросов, форм и отчетов, а некую понятную форму, с помощью которой можно было бы сразу производить желаемые действия и т. Д.

Вывод

В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными методами и в результате получить сводные данные или разыскать в массе конкретную информацию. Этой цели служат базы данных. Используя Microsoft Office Access, который входит в пакет офисных приложений Microsoft Office, можно самостоятельно создать базу данных.

Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты, диаграммы и почтовые наклейки.

Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос. Запросы также позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные и специальные сообщения.

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

Для анализа данных или распечатки их определённым образом используются отчёты.

Access является инструментом, который может удовлетворить потребности самых разных категорий пользователей: от новичка, которому нравится дружественный интерфейс системы, позволяющий ему справиться с задачами, до профессионального разработчика, который имеет весь необходимый инструментарий для построения уникального решения для конкретного предприятия среднего бизнеса.

2. Практическая часть

2.1 Создание таблиц

В данной курсовой работе все таблицы были созданы с помощью конструктора.

Первая таблица называется «Товары»:

«Имя поля» содержит информацию о структуре таблицы, а колонка «Тип данных» содержит определенный тип каждого поля, в колонке «Описание» при необходимости вводится описание данных, которые будут вводиться в это поле таблицы. Также необходимо определить ключевое поле. После создание структуры таблицы, её нужно сохранить. Таким же образом создаются две последующие таблицы с названиями «Услуги» и «Учет клиентов». Все таблицы смотреть в приложении (№1, №2, №3).

Связи между таблицами в данной базе данных представлены как один к одному. Таблица «Товар» является связывающим звеном двух других таблиц «Услуги», «Учет клиентов» и по полю Код товара.

2.2 Разработка запросов

2.2.1 Запрос на выборку

Запрос «Наличие дисконтной карты» создан при помощи конструктора по таблице «Учет клиентов». Приложение №4 — Результат запроса «Наличие дисконтной карты». (Смотреть в параграфе Приложение).

2.2.2 Запрос на сортировку

Запрос «Сортировка по возрасту клиентов» создается при помощи конструктора.

Приложение № 5 — Результат запроса «Сортировка по возрасту». (Смотреть в параграфе Приложение).

В приложении указаны клиенты младше 02.10.1991 года.

Запрос «Сортировка по стоимости услуг» создается при помощи конструктора.

Приложение № 6 — Результат запроса «Сортировка по стоимости услуг». (Смотреть в параграфе Приложение).

2.2.3 Запрос с параметром

Запрос «Пол клиента» создается при помощи конструктора.

Для создания запроса выбраны поля ФИО клиента, номер клиента, наименование услуг, код товара, контактный телефон, дата рождения, наличие дисконтной карты, пол.

В строке «Условие отбора», в поле Пол ввели следующее выражение «[введите пол]» в результате которого при запуске запроса появляется диалоговое окно «Введите значение параметра», в которое необходимо ввести «женский» или «мужской».

Приложение № 7 — Результат запроса «Пол клиента», при введенном параметре «женский». (Смотреть в параграфе Приложение).

2.3 Создание форм

Форма для ввода данных создается при помощи мастера форм.

Для этого необходимо выполнить несколько простых шагов:

— на панели инструментов было выбрано «Мастер форм»;

— в диалоговом окне «Создание формы»

— выбирается внешний вид формы

— название формы в данной работе выбирается согласно названию таблицы.

Было создано 3 формы по таблицам: «Товары», «Услуги», «Учет клиентов». Приложения № 8, № 9, № 10 — фрагменты результатов форм: «Товары», «Услуги», «Учет клиентов».

2.4 Создание отчетов

Отчет «Товары» при помощи «Мастера отчетов».

Для того чтобы его создать необходимо выполнить несколько шагов:

— на панели инструментов выбрать «Мастер отчетов»;

— далее следует выбрать стиль отчета;

— далее необходимо группировать отчет и сортировка.

— затем выбрать макет (табличный), ориентация (книжная).

— Далее выбрать заголовок.

Таким же способом были сделаны отчеты по таблицам «Услуги» и «Учет клиентов».

Приложения № 11, № 12, № 13 — фрагменты результатов отчетов: «Товары», «Услуги», «Учет клиентов».

Заключение

В данной курсовой работе были кратко описаны основные характеристики СУБД Microsoft Access, рассмотрены функциональные возможности данной СУБД. Определены основные классы объектов БД Microsoft Access, которые имеют значение при использовании этого средства для решения наиболее важных, распространенных задач. Затем были выявлены характеристики области использования систем подобного класса, выявлены требования к СУБД в различных сферах деятельности.

MS Access можно использовать для создания простых или очень сложных приложений баз данных. В этой СУБД представлены новые эффективные способы организации, отслеживания, управления, обновления и распространения данных. Большинство специалистов мира в области проектирования и разработки приложений используют Microsoft Access в своих решениях.

Система управления базами данных Access давно заняла прочную позицию в современном мире информационных технологий.

Microsoft Access — хорошее решение для организаций, стремящихся совершенствовать управление бизнесом в условиях постоянно изменяющегося рынка, стремящихся в максимально короткие сроки получить правильное решение. В основном это относится к предприятиям малого и среднего бизнеса, которые составляют большинство среди компаний разных отраслей, в том числе салоны красоты.

Большинство специалистов мира в области проектирования и разработки приложений используют Microsoft Access в своих решениях.

Так же Microsoft Access 2010 позволяет эффективно работать с данными даже пользователям, не являющимся специалистами по базам данных.

База данных «отчет деятельности салона красоты» создана в СУБД Access 2010. С помощью этой программы в курсовой работе были применены такие объекты как — отчеты, макросы, формы, также создание запросов на выборку, на сортировку, запрос с параметром. Программу Microsoft Access 2010 можно использовать во всех сферах организационной и предпринимательской деятельности.

СУБД Access 2010 предоставляет необходимые средства для работы с базами данных, позволяя легко и просто создавать базы данных, вводить в таблицы информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты. При помощи данной базы данных можно узнать фамилию имя отчество клиента, его предпочтения в услугах, наличие дисконтной карты, возраст клиента, его контактный номер.

Библиография

1. Кен Кук, Джон Кауфельд, Лори Ульрих Фуллер: «Microsoft Office Access 2007 для „чайников“».

2. http://www.bestreferat.ru/referat-201 055.html — Реферат: Базы данных и СУБД. 23:11 21.05.12 (дата просмотра ресурса)

3. http://www.datbases.net/access2.html — Основные понятия СУБД. 00:22, 21.05.12 (дата просмотра ресурса)

4. http://office.microsoft.com/ru-ru/access-help/HA001224251.aspx — Что такое таблица. 00:56, 22.05.2012 (дата просмотра ресурса)

5. http://www.oraclub.ru/obrabotka-dannyh-v-baze/8-zaprosy-v-subd-access.html — Запросы в СУБД Access. 1:17, 22.05.2012 (дата просмотра ресурса)

6. http://www.bestreferat.ru/referat-218 898.html — Определение формы базы данных. 1:51, 22.05.2012 (дата просмотра ресурса)

7. http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t4₆.html — Системы управления базами данных и экспертные системы. 2:06, 22.05.2012 (дата просмотра ресурса)

Приложение № 1

Приложение № 2

Приложение № 3

Приложение № 4

Приложение №5

Приложение № 6

Приложение № 7

Приложение № 8

Приложение № 9

Приложение № 10

Приложение № 11

Приложение № 12

Приложение № 13